Die Dokumentenverwaltung und die Einhaltung von Vorschriften können zeitaufwändig sein. Mit ONE können Sie jetzt direkt Fragen zu Ihren Dokumenten, Ordnern und Vorlagen stellen – das spart Zeit und verbessert die Transparenz in Ihrem gesamten Unternehmen.
Überblick
Diese Funktion ermöglicht die Interaktion mit Ihrer Dokumentendatenbank in natürlicher Sprache. Anstatt Ordner oder Registerkarten manuell zu durchsuchen, können Sie einfach ONE Frage stellen und erhalten sofort Antworten.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Nutzen Sie diese Funktion, wenn:
- Sie müssen schnell die Einhaltung der Dokumentenvorschriften überprüfen (z. B. fehlende Unterschriften oder Dateien).
- Sie möchten den Status eines bestimmten Dokuments oder Mitarbeiters überprüfen.
- Sie bereiten Audits vor und müssen Lücken identifizieren.
- Sie benötigen Hilfe beim Verständnis oder der Verwendung von Dokumentvorlagen.
Anleitung zur Verwendung
- Öffne ONE
- Starten Sie ein Gespräch: Formulieren Sie Ihre Frage in natürlicher Sprache (so wie Sie sie einem Kollegen stellen würden).
- Prüfen Sie die von ONE bereitgestellte Antwort.
- Verfeinern Sie Ihre Frage gegebenenfalls, um spezifischere Ergebnisse zu erhalten.
- Compliance-Überwachung: "Zeigen Sie mir eine Liste aller Mitarbeiter, deren Unterschrift für die neue Sicherheitsrichtlinie den Status 'Ausstehend' hat."
- Persönlicher Status: „Hat Eduardo Oliveira seinen neuesten Vertrag bereits unterzeichnet? Wenn ja, wann?“
- Prüfung und Lücken: „Querschnitt der Einstellungen von 2025 und Auflistung aller Personen, bei denen eine Datei im Ordner ‚Ausweisdokumente‘ fehlt.“
- Validierung: „Bestätigen Sie das Upload-Datum des Promotionsvertrags von Maria Lopez und prüfen Sie, ob sie die neue Datei erhalten hat.“
- Vorlagenhilfe: „Welche vertragsbezogenen Variablen kann ich in meinen Vorlagen verwenden?“
Falls Sie nicht die erwarteten Ergebnisse erhalten, versuchen Sie, Ihre Frage mit genaueren Angaben (z. B. Name des Mitarbeiters, Dokumenttyp oder Datum) umzuformulieren.
Falls ONE die angeforderten Informationen nicht finden kann, vergewissern Sie sich, dass das Dokument auf der Plattform vorhanden und korrekt kategorisiert ist, und prüfen Sie, ob Sie die Berechtigung zum Zugriff auf die angeforderten Daten haben.
Wenn die Antwort unvollständig erscheint, stellen Sie eine Nachfrage oder liefern Sie mehr Kontext, um die Ergebnisse zu präzisieren.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Stellen Sie Ihre Fragen so präzise wie möglich (z. B. mit Angabe von Namen, Dokumenttypen oder Zeiträumen).
- Verwenden Sie eindeutige Schlüsselwörter wie „signiert“, „ausstehend“, „hochgeladen“ oder „fehlend“.
- Komplexe Anfragen sollten in kleinere Fragen unterteilt werden, um genauere Antworten zu erhalten.
- Überprüfen Sie wichtige Compliance-Informationen sorgfältig, bevor Sie Maßnahmen ergreifen.
Häufig gestellte Fragen
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Kann ONE überprüfen, ob ein Dokument unterschrieben wurde?
Ja, ONE kann bestätigen, ob ein Dokument unterschrieben wurde und, falls verfügbar, das Datum der Unterzeichnung angeben.
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Kann ich ONE verwenden, um fehlende Dokumente zu identifizieren?
Ja, Sie können ONE bitten, Mitarbeiter oder Zeiträume abzugleichen und fehlende Dateien oder unvollständige Ordner hervorzuheben.
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Kann ich Fragen zu bestimmten Mitarbeitern stellen?
Ja, Sie können nach einzelnen Mitarbeitern und deren Dokumentenstatus fragen (z. B. unterzeichnete Verträge, hochgeladene Dateien).
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Kann ONE mir mit Dokumentvorlagen helfen?
Ja, Sie können nach den verfügbaren Variablen und deren Verwendung in Ihren Vorlagen fragen.
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Aktualisiert ONE Dokumente oder stellt es nur Informationen bereit?
ONE stellt Informationen und Einblicke bereit, ändert aber weder Dokumente noch deren Status.
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Warum kann ONE auf bestimmte Dokumente nicht zugreifen?
Der Zugriff hängt von Ihren Berechtigungen ab. Wenn Sie keinen Zugriff auf ein Dokument haben, kann ONE keine Informationen darüber abrufen.
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Sind die von ONE bereitgestellten Informationen stets aktuell?
ONE spiegelt die aktuell auf der Plattform verfügbaren Daten wider. Stellen Sie sicher, dass Dokumente ordnungsgemäß hochgeladen und aktualisiert sind, um genaue Ergebnisse zu erzielen.