Die Verwaltung von Dokumenten und die Sicherstellung der Compliance kann zeitaufwendig sein. Mit ONE können Sie jetzt direkt Fragen zu Ihren Dokumenten, Ordnern und Vorlagen stellen – Zeit sparen und die Sichtbarkeit in Ihrer Organisation verbessern.
Überblick
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, mit Ihrer Dokumentendatenbank in natürlicher Sprache zu interagieren. Anstatt manuell durch Ordner zu suchen oder Tabs zu verfolgen, können Sie einfach ONE Fragen stellen und sofortige Antworten erhalten.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Verwenden Sie diese Funktion, wenn:
- Sie schnell die Compliance eines Dokuments überprüfen müssen (z. B. fehlende Unterschriften oder Dateien)
- Sie den Status eines bestimmten Dokuments oder Mitarbeitenden überprüfen möchten
- Sie Prüfungen vorbereiten und Lücken identifizieren müssen
- Sie Hilfe beim Verständnis oder der Nutzung von Dokumentvorlagen benötigen
Wie man es nutzt
- Öffnen Sie ONE
- Starten Sie ein Gespräch: Tippen Sie Ihre Frage in natürlicher Sprache (wie Sie es einem Kollegen fragen würden)
- Überprüfen Sie die Antwort von ONE
- Verfeinern Sie Ihre Frage bei Bedarf, um spezifischere Ergebnisse zu erhalten
- Compliance-Tracking: "Zeige mir eine Liste aller Mitarbeitenden mit einer 'Ausstehenden' Unterschrift für die neue Sicherheitsrichtlinie."
- Individueller Status: "Hat Eduardo Oliveira seinen neuesten Vertrag bereits unterschrieben? Wenn ja, wann?"
- Prüfung und Lücken: "Überprüfen Sie die Einstellungen von 2025 und listen Sie alle auf, die eine Datei in ihrem Ordner 'ID-Dokumente' vermissen."
- Validierung: "Bestätigen Sie das Hochladedatum des Beförderungsvertrags von Maria Lopez und überprüfen Sie, ob sie die neue Datei erhalten hat."
- Vorlagenhilfe: "Welche vertragsbezogenen Variablen kann ich in meinen Vorlagen verwenden?"
Wenn Sie nicht die erwarteten Ergebnisse erhalten, versuchen Sie, Ihre Frage mit spezifischeren Details (z. B. Name des Mitarbeitenden, Dokumenttyp oder Datum) umzuformulieren.
Wenn ONE die Informationen, nach denen Sie fragen, nicht finden kann, stellen Sie sicher, dass das Dokument in der Plattform existiert und richtig kategorisiert ist, und überprüfen Sie, ob Sie die Berechtigung haben, auf die angeforderten Daten zuzugreifen.
Wenn die Antwort unvollständig erscheint, stellen Sie eine Folgefrage oder geben Sie mehr Kontext, um die Ergebnisse zu verfeinern.
Fragen Sie ONE, um auf Ihre Dokumente zuzugreifen
Neben der Beantwortung von Fragen kann ONE alltägliche Dokumentenarbeiten für Sie erledigen. HR-Admins, Manager und Mitarbeitende können ONE in ihren eigenen Worten bitten, jede Aktion auszuführen, die sie manuell in Dokumenten durchführen würden:
- Eine Datei speichern: Eine Datei, die Sie hochladen, oder eine, die ONE erstellt hat, wird in einen Ordner gelegt, den ONE vorschlägt. Sie können dies bestätigen oder einen anderen Ordner auswählen, auch in den Dokumenten eines anderen Mitarbeitenden.
- Zur Unterschrift senden: ONE fordert die Unterschriften an, und jede Unterzeichnende erhält eine E-Mail.
- Überprüfen, wer nicht unterschrieben hat: ONE listet die ausstehenden Unterzeichnenden auf und kann ihnen eine Erinnerung senden.
- Dokumente verschieben: In den von Ihnen benannten Ordner.
- Finden und öffnen: ONE antwortet mit einem Link zum Dokument oder listet die Optionen auf, wenn mehrere Dokumente übereinstimmen.
- Löschen und wiederherstellen: Das Dokument wird in den Papierkorb verschoben und kann wiederhergestellt werden. ONE warnt Sie, bevor eine laufende Unterschrift storniert wird.
- Ordner verwalten: Ordner und Unterordner erstellen oder umbenennen.
- Öffnen Sie ONE
- Beschreiben Sie die Aktion, die Sie möchten, oder fügen Sie die Datei hinzu, die Sie speichern möchten
- Überprüfen Sie die Zusammenfassung. Vor jeder Änderung zeigt ONE jedes Dokument mit seinem Link, Platz und Ordner an
- Bestätigen Sie die Aktion. Nichts ändert sich, bis Sie bestätigen
ONE arbeitet innerhalb der Berechtigungen jeder Person in Factorial, sodass Sie nur auf die Dokumente und Ordner zugreifen können, die Sie bereits manuell verwalten können.
Unterschrifts Erinnerungen sind dieselben E-Mails, die Unterzeichnende beim ersten Mal erhalten haben. Jedes ausstehende Dokument sendet eine separate E-Mail, sodass ein Mitarbeitender mit mehreren ausstehenden Dokumenten eine E-Mail pro Dokument erhält.
Dokumente gleichzeitig an mehrere Mitarbeitende senden ist über ONE noch nicht verfügbar. ONE kann ein oder mehrere Dokumente an einen Mitarbeitenden gleichzeitig senden. Um Dokumente an viele Mitarbeitende zu senden, verwenden Sie In großen Mengen senden in Dokumenten.
Tipps und bewährte Verfahren
- Seien Sie so spezifisch wie möglich, wenn Sie Fragen stellen (z. B. Namen, Dokumenttypen oder Zeitrahmen angeben)
- Verwenden Sie klare Schlüsselwörter wie „unterschrieben“, „ausstehend“, „hochgeladen“ oder „fehlend“
- Zerlegen Sie komplexe Anfragen in kleinere Fragen für genauere Antworten
- Überprüfen Sie wichtige Compliance-Informationen, bevor Sie Maßnahmen ergreifen
FAQ
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Kann ONE überprüfen, ob ein Dokument unterschrieben wurde?
Ja, ONE kann bestätigen, ob ein Dokument unterschrieben wurde und, falls verfügbar, das Unterschriftsdatum angeben.
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Kann ich ONE verwenden, um fehlende Dokumente zu identifizieren?
Ja, Sie können ONE bitten, Mitarbeitende oder Zeiträume zu überprüfen und fehlende Dateien oder unvollständige Ordner hervorzuheben.
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Kann ich nach bestimmten Mitarbeitenden fragen?
Ja, Sie können nach einzelnen Mitarbeitenden und ihrem Dokumentstatus fragen (z. B. unterschriebene Verträge, hochgeladene Dateien).
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Kann ONE mir bei Dokumentvorlagen helfen?
Ja, Sie können nach verfügbaren Variablen und deren Verwendung in Ihren Vorlagen fragen.
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Kann ONE Änderungen an meinen Dokumenten vornehmen?
Ja. ONE kann Dokumente speichern, zur Unterschrift senden, Erinnerungen an Unterschriften senden, verschieben, löschen und wiederherstellen sowie Ordner erstellen oder umbenennen. Vor jeder Änderung zeigt ONE Ihnen, was es tun wird, und wartet auf Ihre Bestätigung.
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Warum kann ONE auf bestimmte Dokumente nicht zugreifen?
Der Zugriff hängt von Ihren Berechtigungen ab. Wenn Sie keinen Zugriff auf ein Dokument haben, kann ONE keine Informationen darüber abrufen.
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Ist die von ONE bereitgestellte Information immer aktuell?
ONE spiegelt die aktuellen Daten wider, die in der Plattform verfügbar sind. Stellen Sie sicher, dass Dokumente ordnungsgemäß hochgeladen und aktualisiert werden, um genaue Ergebnisse zu erhalten.