Gerenciar documentos e garantir conformidade pode ser demorado. Com ONE, você pode agora fazer perguntas diretamente sobre seus documentos, pastas e modelos—economizando tempo e melhorando a visibilidade em toda a sua organização.
Visão Geral
Esse recurso permite que você interaja com seu banco de dados de documentos usando linguagem natural. Em vez de procurar manualmente em pastas ou rastrear abas, você pode simplesmente perguntar ao ONE e receber respostas instantâneas.
Quando e por que deve ser usado
Use esse recurso quando:
- Você precisa verificar rapidamente a conformidade dos documentos (por exemplo, assinaturas ou arquivos ausentes)
- Você deseja verificar o status de um documento ou funcionário específico
- Você está preparando auditorias e precisa identificar lacunas
- Você precisa de ajuda para entender ou usar modelos de documentos
Como usar
- Abra ONE
- Inicie uma conversa: Digite sua pergunta usando linguagem natural (como você faria ao perguntar a um colega)
- Revise a resposta fornecida pelo ONE
- Refine sua pergunta, se necessário, para obter resultados mais específicos
- Rastreamento de conformidade: "Mostre-me uma lista de todos os funcionários com uma assinatura 'Pendente' para a Nova Política de Segurança."
- Status individual: "Eduardo Oliveira já assinou seu último contrato? Se sim, quando?"
- Auditoria e Lacunas: "Faça a correlação das contratações de 2025 e liste qualquer um que esteja sem arquivo na pasta 'Documentos de Identidade'."
- Validação: "Confirme a data de upload do contrato de promoção de Maria Lopez e verifique se ela recebeu o novo arquivo."
- Assistência com modelos: "Quais variáveis relacionadas a contratos posso usar em meus modelos?"
Se você não está obtendo os resultados esperados, tente reformular sua pergunta com mais detalhes específicos (por exemplo, nome do funcionário, tipo de documento ou data).
Se ONE não conseguir encontrar as informações que você está pedindo, certifique-se de que o documento exista na plataforma e esteja devidamente categorizado e verifique se você tem permissão para acessar os dados solicitados.
Se a resposta parecer incompleta, faça uma pergunta de acompanhamento ou forneça mais contexto para refinar os resultados.
Dicas e melhores práticas
- Seja o mais específico possível ao fazer perguntas (por exemplo, inclua nomes, tipos de documentos ou prazos)
- Use palavras-chave claras como “assinado,” “pendente,” “carregado,” ou “faltando”
- Divida consultas complexas em perguntas menores para respostas mais precisas
- Verifique informações críticas de conformidade antes de tomar qualquer ação
FAQ
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O ONE pode verificar se um documento foi assinado?
Sim, ONE pode confirmar se um documento foi assinado e, se disponível, fornecer a data da assinatura.
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Posso usar ONE para identificar documentos ausentes?
Sim, você pode pedir ao ONE para fazer a correlação de funcionários ou períodos de tempo e destacar arquivos ausentes ou pastas incompletas.
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Posso perguntar sobre funcionários específicos?
Sim, você pode perguntar sobre funcionários individuais e seu status de documentos (por exemplo, contratos assinados, arquivos carregados).
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O ONE pode me ajudar com modelos de documentos?
Sim, você pode perguntar sobre variáveis disponíveis e como usá-las em seus modelos.
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O ONE atualiza documentos ou apenas fornece informações?
ONE fornece informações e insights, mas não modifica documentos ou seu status.
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Por que o ONE não consegue acessar certos documentos?
O acesso depende das suas permissões. Se você não tem acesso a um documento, ONE não conseguirá recuperar informações sobre ele.
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As informações fornecidas pelo ONE estão sempre atualizadas?
ONE reflete os dados atuais disponíveis na plataforma. Certifique-se de que os documentos estejam devidamente carregados e atualizados para resultados precisos.