Gestire i documenti e garantirne la conformità può richiedere molto tempo. Con ONE , ora puoi porre domande direttamente sui tuoi documenti, cartelle e modelli, risparmiando tempo e migliorando la visibilità in tutta l'organizzazione.
Panoramica
Questa funzionalità consente di interagire con il database dei documenti utilizzando il linguaggio naturale. Invece di cercare manualmente tra cartelle o schede di monitoraggio, è sufficiente porre ONE domanda e ricevere risposte immediate.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
Utilizza questa funzione quando:
- È necessario verificare rapidamente la conformità dei documenti (ad esempio, firme o file mancanti).
- Desideri verificare lo stato di un documento o di un dipendente specifico
- Stai preparando delle verifiche contabili e devi individuare delle lacune
- Hai bisogno di aiuto per capire o utilizzare i modelli di documento?
Come usare
- Apri ONE
- Avvia una conversazione: digita la tua domanda usando un linguaggio naturale (come faresti con un collega).
- Esamina la risposta fornita da ONE
- Se necessario, riformula la domanda per ottenere risultati più specifici.
- Monitoraggio della conformità: "Mostrami un elenco di tutti i dipendenti con una firma 'In sospeso' per la nuova politica di sicurezza."
- Situazione individuale: "Eduardo Oliveira ha già firmato il suo ultimo contratto? Se sì, quando?"
- Verifica e lacune: "Confronta i dati delle assunzioni del 2025 ed elenca chiunque non abbia un file nella cartella 'Documenti identificativi'."
- Validazione: "Confermare la data di caricamento del contratto promozionale di Maria Lopez e verificare se ha ricevuto il nuovo file."
- Assistenza per i modelli: "Quali variabili contrattuali posso utilizzare nei miei modelli?"
Se non ottieni i risultati attesi, prova a riformulare la domanda con dettagli più specifici (ad esempio, nome del dipendente, tipo di documento o data).
Se ONE non riesce a trovare le informazioni richieste, assicurati che il documento esista sulla piattaforma e sia correttamente categorizzato, e verifica di avere l'autorizzazione per accedere ai dati richiesti.
Se la risposta sembra incompleta, poni una domanda di approfondimento o fornisci maggiori dettagli per affinare i risultati.
Consigli e buone pratiche
- Quando ponete domande, siate il più precisi possibile (ad esempio, includete nomi, tipi di documenti o periodi di tempo).
- Utilizza parole chiave chiare come "firmato", "in sospeso", "caricato" o "mancante".
- Per ottenere risposte più precise, scomponi le domande complesse in domande più piccole.
- Prima di agire, verifica attentamente le informazioni critiche relative alla conformità.
FAQ
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È ONE verificare se un documento è stato firmato?
Sì, ONE può confermare se un documento è stato firmato e, se disponibile, fornire la data della firma.
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Posso utilizzare ONE per identificare i documenti mancanti?
Sì, è possibile chiedere ONE di effettuare un confronto incrociato tra dipendenti o periodi di tempo e di evidenziare i file mancanti o le cartelle incomplete.
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Posso chiedere informazioni su dipendenti specifici?
Sì, è possibile chiedere informazioni sui singoli dipendenti e sullo stato dei loro documenti (ad esempio, contratti firmati, file caricati).
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ONE può aiutarmi con i modelli di documento?
Sì, puoi chiedere informazioni sulle variabili disponibili e su come utilizzarle nei tuoi modelli.
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ONE aggiorna i documenti o si limita a fornire informazioni?
ONE fornisce informazioni e approfondimenti, ma non modifica i documenti né il loro stato.
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Perché ONE non può accedere a determinati documenti?
L'accesso dipende dalle tue autorizzazioni. Se non hai accesso a un documento, ONE non sarà in grado di recuperare informazioni al riguardo.
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Le informazioni fornite da ONE sono sempre aggiornate?
ONE riflette i dati attualmente disponibili sulla piattaforma. Assicurati che i documenti siano caricati e aggiornati correttamente per ottenere risultati accurati.