Gli stati del ciclo introducono un modo chiaro e strutturato per gestire il tuo processo di busta paga dall'inizio alla fine. Ogni ciclo di busta paga ora si muove attraverso un insieme di stati definiti che riflettono il reale processo di busta paga HR — offrendoti una maggiore visibilità, controllo e fiducia ad ogni passo.

Che cosa sono gli stati del ciclo?

Gli stati del ciclo mostrano il ciclo di vita di una busta paga in Compensation: dove si trova la tua busta paga, cosa puoi fare ora e cosa viene dopo.

Ogni stato corrisponde a una vera fase della busta paga, dalla raccolta dei dati alla validazione finale:

Aperto → In preparazione → Calcolo → In revisione → Completato

Una linea temporale nella parte superiore di ogni ciclo di busta paga mostra questi stati. Evidenzia la fase attuale e la prossima azione da intraprendere. Altre azioni sono nel menu delle azioni aggiuntive.

Perché gli stati del ciclo sono importanti?

• Vedi i progressi a colpo d'occhio: la linea temporale mostra dove si trova il ciclo e cosa viene dopo.
• Sa cosa fare dopo: l'azione principale cambia con ogni fase, quindi non devi cercare tra ogni pulsante.
• Controlla quando i dati possono essere modificati: la data di chiusura stabilisce quando i manager possono ancora apportare modifiche e quando i dati sono bloccati.
• Riduci l'incertezza della busta paga: niente più congetture su se la busta paga è stata inviata, calcolata o finalizzata.

Stati del ciclo di busta paga spiegati

Aperto

Il ciclo di busta paga è aperto e modificabile.

• Stato predefinito quando viene creato un ciclo
• I manager possono aggiornare i dati di compensazione e inserire variabili
• La sincronizzazione con altri moduli è consentita (ad es. tracciamento del tempo, spese)
• Funziona fino alla data di chiusura

In preparazione

Il ciclo di busta paga è bloccato per i manager e altri moduli, ed è pronto per essere inviato per il calcolo.

• Attivato automaticamente a mezzanotte dopo la data di chiusura (nella fascia oraria del paese del ciclo di busta paga)
• Le modifiche dei manager e le sincronizzazioni da altri moduli sono bloccate
• Gli amministratori HR possono ancora regolare le variabili del ciclo
• Se una variabile Per Giorno Lavorato viene approvata in ritardo, la persona che gestisce la busta paga decide se pagarla in questo ciclo o nel successivo
• Il ciclo è pronto per essere esportato, sincronizzato o inviato al tuo contabile, a seconda della tua configurazione

Calcolo

I dati della busta paga sono stati inviati per il calcolo. A seconda della tua configurazione, questo significa:

• Esportazione di un file di busta paga
• Sincronizzazione dei dati con il tuo software di busta paga
• Invio delle informazioni sulla busta paga al tuo contabile o professionista della busta paga

A questo punto, stai aspettando i risultati della busta paga.

In revisione

I risultati della busta paga sono stati ricevuti e sono pronti per essere controllati.

• I risultati della busta paga sono importati in Factorial
• HR può rivedere importi, validazioni e risultati
• I file di pagamento SEPA possono essere generati per preparare i pagamenti degli stipendi (gli importi netti degli stipendi vengono utilizzati per generare il SEPA)
• Questa è l'ultima verifica prima di completare il ciclo
• Attivato tramite Importa risultati

Completato

Il ciclo di busta paga è finalizzato, questo è un passaggio manuale che deve essere attivato dall'amministratore HR.

• I risultati sono confermati e il ciclo è chiuso
• I dati della busta paga vengono inviati allo Spazio Finanziario per sbloccare le analisi
• I risultati della busta paga possono ancora essere importati
• Attivato tramite Segna come completato. Puoi completare un ciclo in una data specifica, non solo nell'ultimo giorno del mese.
• Se hai completato un ciclo per errore, puoi riaprirlo.

Come funziona la data di chiusura con gli stati del ciclo

La data di chiusura è l'ultimo giorno incluso nel ciclo di busta paga. Sostituisce il pulsante di blocco manuale: quando termina la data di chiusura, il ciclo passa automaticamente da Aperto a In preparazione.

Buono a sapersi:

• Ogni ciclo di busta paga ha una data di chiusura. Per impostazione predefinita è l'ultimo giorno del mese.
• Imposti il predefinito una volta in Impostazioni → Compensazione. Puoi sovrascriverlo per un'unica esecuzione di busta paga.
• Puoi cambiare la data di chiusura solo per le esecuzioni attuali e future, e solo a una data successiva.
• Cambiare la data di chiusura non riporta mai un ciclo in In preparazione a Aperto.

Come utilizzare

1. Vai su Compensazione
2. Apri il ciclo di busta paga pertinente
3. Controlla la linea temporale per vedere lo stato attuale
4. Segui la prossima azione evidenziata per far avanzare il ciclo:
   • Aperto → In preparazione: avviene automaticamente dopo la data di chiusura
   • In preparazione → Calcolo: esporta, sincronizza o invia al tuo contabile (l'azione mostrata dipende dalla tua configurazione)
   • Calcolo → In revisione: clicca su Importa risultati
   • In revisione → Completato: clicca su Segna come completato
   • Completato → torna a uno stato precedente: clicca su Riapri ciclo
5. Altre opzioni sono nel menu delle azioni aggiuntive

Posso completare un ciclo in una data personalizzata?

Sì. Puoi completare un ciclo di busta paga in una data personalizzata. Questo è utile quando la busta paga viene confermata prima o dopo rispetto a quanto previsto, o per allinearsi al tuo processo di busta paga interno o esterno.

Una volta completato il ciclo:

• I dati della busta paga vengono inviati allo Spazio Finanziario per sbloccare le analisi
• Non possono essere apportate ulteriori modifiche a meno che tu non riapra il ciclo
• I risultati della busta paga possono ancora essere importati

Posso riaprire un ciclo completato?

Sì. Se un ciclo è stato completato per errore, o hai bisogno di importare nuovi risultati di busta paga, puoi riaprirlo da solo.

Quali cicli possono essere riaperti

• Cicli completati per il periodo corrente, il periodo precedente e periodi futuri
• Per i periodi più vecchi, il pulsante Riapri ciclo è mostrato ma disabilitato

Quale stato torna il ciclo

Factorial sceglie lo stato per te, e la finestra di conferma lo mostra prima che tu confermi:

Cosa viene mantenuto

• I risultati della busta paga importati vengono mantenuti
• Nessuna riga di compensazione, compensazione aggiuntiva o note di osservazione vengono eliminate
• La pianificazione finanziaria mantiene gli ultimi risultati importati

Pagamenti dopo la riapertura

Se importi nuovi risultati della busta paga dopo la riapertura:

• Stessa retribuzione netta: niente di nuovo da inviare, quindi Invia per pagamento è disabilitato
• Retribuzione netta più alta: solo la differenza viene inviata come nuova richiesta di pagamento
• Retribuzione netta più bassa: niente viene inviato. Gestisci la differenza al di fuori di Factorial.

Come riaprire un ciclo

1. Vai su Compensazione e apri il ciclo completato
2. Clicca su Riapri ciclo nella barra degli strumenti
3. Controlla lo stato a cui tornerà il ciclo, quindi clicca su Conferma
4. La linea temporale si aggiorna al nuovo stato. Quando hai finito, clicca su Segna come completato per chiudere di nuovo il ciclo.

Per riaprire i cicli, hai bisogno del permesso Riapri ciclo completato.

FAQ

1. Posso riportare un ciclo a uno stato precedente? 
   Solo da Completato. Puoi riaprire un ciclo completato per il periodo corrente, precedente o futuro, e torna a In Revisione, In Preparazione o Aperto a seconda dei suoi dati. Altrimenti, i cicli si muovono solo in avanti: una volta che la data di chiusura è passata, un ciclo non può essere riportato a Aperto manualmente.
    
2. Perché non posso riaprire un ciclo più vecchio?
   Solo i cicli completati per il periodo corrente, precedente e futuro possono essere riaperti. Questo protegge le buste paga che sono già state pagate e riportate.
    
3. La giornata di chiusura è inclusa nel ciclo?
   Sì. Il ciclo passa a In preparazione a mezzanotte dopo la data di chiusura, quindi tutto ciò che è approvato nel giorno di chiusura è incluso.
    
4. Cosa succede alle ore approvate dopo la chiusura?
   Non vengono perse. Per le variabili Per Giorno Lavorato, scegli se pagarle nel ciclo corrente o in quello successivo. Le ore extra e speciali possono essere inviate al ciclo successivo.
    
5. Riaprire un ciclo elimina i miei risultati della busta paga?
   No. I risultati importati, le righe di compensazione, i supplementi e le note di osservazione vengono tutti mantenuti.
    
6. Posso completare la busta paga prima dell'ultimo giorno del mese?
   Sì. Puoi completare un ciclo in una data che corrisponde al programma di busta paga della tua azienda.