Gli stati del ciclo introducono un metodo chiaro e strutturato per gestire l'elaborazione delle buste paga dall'inizio alla fine. Ogni ciclo di elaborazione delle buste paga ora passa attraverso una serie di stati definiti che rispecchiano il reale processo di elaborazione delle buste paga delle risorse umane, offrendoti maggiore visibilità, controllo e sicurezza in ogni fase.
Che cosa si intende per fasi del ciclo?
Gli stati del ciclo rappresentano il ciclo di vita di un'elaborazione delle buste paga nel modulo Compensation. Mostrano lo stato attuale dell'elaborazione, le azioni disponibili e i passaggi successivi.
Ogni stato rispecchia una fase reale del processo di elaborazione delle buste paga, dalla preparazione dei dati alla convalida finale, e garantisce l'allineamento di tutte le persone coinvolte.
Gli stati disponibili sono:
Aperto → In preparazione → Calcolo → In revisione → Completato
Perché è importante monitorare lo stato del ciclo mestruale?
Gli stati del ciclo ti aiutano a:
- Comprendere i progressi a colpo d'occhio
Sapere esattamente a che punto del processo di elaborazione delle buste paga ti trovi e cosa succederà dopo. - Controlla quando i dati possono essere modificati
Definisci chiaramente quando i responsabili possono ancora apportare modifiche e quando i dati sono bloccati. - Ridurre l'incertezza relativa alle buste paga
Evitate confusione riguardo allo stato di invio, calcolo o finalizzazione degli stipendi. - Preparatevi ai futuri miglioramenti
Questa è la base per la visualizzazione della cronologia delle buste paga e per una maggiore integrazione con i professionisti del settore.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
Utilizzare gli stati del ciclo per:
- Monitorare in modo chiaro l'andamento di ogni ciclo di elaborazione delle buste paga.
- Impedire modifiche dell'ultimo minuto una volta che i dati sono stati convalidati
- Garantire l'integrità dei dati bloccando le modifiche quando necessario.
- È fondamentale coordinarsi meglio con contabili esterni o fornitori di servizi di elaborazione paghe.
- Allineare le date di completamento dell'elaborazione delle buste paga con i processi interni dell'azienda (ad esempio, completandola il 25 del mese anziché a fine mese).
Questa funzionalità è particolarmente utile per le aziende che:
- Molteplici soggetti coinvolti nella gestione delle buste paga
- Fornitori esterni di servizi di elaborazione paghe
- Flussi di lavoro interni di revisione o approvazione
- Calendari di pagamento degli stipendi non standard
Spiegazione delle fasi del ciclo di elaborazione delle buste paga
Aprire
Il ciclo di elaborazione delle buste paga è aperto e modificabile.
- Stato predefinito quando viene creato un ciclo
- I manager possono aggiornare i dati relativi alla retribuzione e inserire variabili
- Le risorse umane possono esaminare i cambiamenti e preparare il ciclo
- I moduli si sincronizzano automaticamente
- Nessun dato relativo alle buste paga è stato ancora bloccato o inviato.
In preparazione
Il ciclo di elaborazione delle buste paga è stato bloccato ed è pronto per essere inviato per il calcolo.
- Le modifiche e le sincronizzazioni automatiche sono bloccate
- I dati relativi alle buste paga vengono bloccati per garantirne la coerenza.
- Il ciclo è pronto per essere esportato o sincronizzato, a seconda della configurazione.
- Attivato tramite il pulsante di blocco
Una volta che un ciclo viene bloccato e passa allo stato "In preparazione" , questa azione non può essere annullata .
Calcolo
I dati relativi alle buste paga sono stati inviati per il calcolo.
A seconda della configurazione, ciò potrebbe includere:
- Esportazione dei dati relativi alle buste paga
- Sincronizzazione dei dati con il software di gestione delle paghe
- Invio delle informazioni relative alle buste paga al contabile o al professionista addetto alla gestione delle paghe.
- Attivato tramite esportazione
In questa fase si attendono i risultati dell'elaborazione delle buste paga.
In revisione
I risultati dell'elaborazione delle buste paga sono stati ricevuti e sono pronti per essere verificati.
- I risultati delle buste paga vengono importati nel sistema
- I dati sono pronti per la revisione.
- Le risorse umane possono esaminare importi, convalide e risultati
- È possibile generare file di pagamento SEPA, che consentono di preparare i pagamenti degli stipendi
- Questa è la fase di verifica finale prima di completare il ciclo
- Attivato tramite i risultati dell'importazione
Completato
Il ciclo di elaborazione delle buste paga è terminato.
- I risultati sono confermati
- Il ciclo di elaborazione delle buste paga è terminato e ufficialmente chiuso.
- Non sono possibili ulteriori modifiche.
- I dati relativi alle buste paga vengono inviati all'area di lavoro finanziaria per sbloccare le analisi.
- Attivato tramite il pulsante Completa
Inoltre, ora è possibile completare un ciclo di elaborazione delle buste paga in una data specifica , non solo l'ultimo giorno del mese.
Come usare
- Vai alla sezione Risarcimento
- Aprire il ciclo pertinente
- Esamina lo stato attuale visualizzato nella parte superiore del ciclo.
- Fai avanzare il ciclo eseguendo l'azione corrispondente:
- Fai clic su Blocca per passare da Aperto a In preparazione
- Utilizza Esporta per passare al calcolo
- Fai clic su Blocca per passare da Aperto a In preparazione
- Fai clic su Importa risultati per passare alla sezione In revisione
- Fai clic su Completa per finalizzare il ciclo
Se non è possibile modificare il ciclo di elaborazione delle paghe, il ciclo potrebbe trovarsi nello stato "In preparazione" , " In calcolo" , "In revisione" o "Completato" . Una volta bloccato, la modifica e la sincronizzazione automatica vengono impedite.
Se i responsabili non possono più inserire variabili, significa che il ciclo è bloccato ( In preparazione ). Verificare se il ciclo è stato bloccato prima del previsto.
Come cambiano gli stati?
Ogni cambiamento di stato è innescato da un'azione specifica:
- Apri → In preparazione
Si attiva cliccando sul pulsante di blocco .
.png)
- In preparazione → Calcolo
Attivato dall'esportazione dei dati relativi alle buste paga, dalla sincronizzazione con un software di gestione paghe o dall'invio dei dati a un contabile (a seconda della configurazione).
.png)
- Calcolo → In revisione
Attivato dall'importazione dei risultati delle buste paga.
.png)
- In fase di revisione → Completato
Si attiva cliccando sul pulsante Completato .
.png)
Cosa succede quando un ciclo si blocca?
Bloccare un ciclo è un'azione critica e irreversibile .
Una volta chiuso:
- I manager non possono modificare i dati relativi alla retribuzione
- La sincronizzazione dei dati da altri moduli è disabilitata
- I dati relativi alle buste paga vengono bloccati per garantire la precisione durante il calcolo.
È necessario bloccare il ciclo una volta che tutte le variabili relative alle buste paga sono state inviate e validate, e prima di inviare i dati esternamente.
Posso completare un ciclo in una data personalizzata?
Sì, è possibile completare un ciclo di elaborazione delle buste paga in una data personalizzata.
Questo è utile quando la conferma dello stipendio avviene prima o dopo il previsto, oppure quando è necessario allinearsi ai processi di elaborazione delle paghe interni o esterni.
Una volta completato il ciclo:
- Il ciclo è completamente terminato
- I dati relativi alle buste paga vengono inviati all'area di lavoro finanziaria per sbloccare le analisi.
- Non è possibile apportare ulteriori modifiche.
- È ancora possibile importare i risultati delle buste paga.
Promemoria: il completamento di un ciclo è un'azione definitiva e non può essere annullata.
Consigli e buone pratiche
- Blocca il ciclo solo dopo che tutti gli input variabili sono stati convalidati.
- Informare i responsabili prima di bloccare il ciclo per evitare modifiche bloccate impreviste
- Verifica attentamente i dati esportati prima di inviarli al tuo contabile.
- Utilizzare lo stato "In revisione" per eseguire controlli interni prima di completare il ciclo.
- Definisci scadenze interne chiare se prevedi di completare il ciclo entro la fine del mese.
FAQ
- Posso riportare un ciclo a uno stato precedente?
No. I cicli di elaborazione delle buste paga seguono un processo lineare. Una volta bloccata o completata, l'azione non può essere annullata.
- Posso completare l'elaborazione delle buste paga prima dell'ultimo giorno del mese?
Sì. È possibile completare un ciclo in una data definita che coincida con il calendario di pagamento degli stipendi della tua azienda.