Gestire documenti e garantire la conformità può richiedere tempo. Con ONE, ora puoi porre domande direttamente sui tuoi documenti, cartelle e modelli, risparmiando tempo e migliorando la visibilità all'interno della tua organizzazione.
Panoramica
Questa funzionalità ti consente di interagire con il tuo database di documenti utilizzando il linguaggio naturale. Invece di cercare manualmente tra le cartelle o tenere traccia delle schede, puoi semplicemente chiedere a ONE domande e ricevere risposte immediate.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
Utilizza questa funzionalità quando:
- Hai bisogno di controllare rapidamente la conformità dei documenti (ad es. firme o file mancanti)
- Vuoi verificare lo stato di un documento specifico o di un dipendente
- Stai preparando audit e hai bisogno di identificare lacune
- Hai bisogno di aiuto per comprendere o utilizzare modelli di documenti
Come utilizzare
- Apri ONE
- Inizia una conversazione: digita la tua domanda utilizzando il linguaggio naturale (come faresti con un collega)
- Esamina la risposta fornita da ONE
- Affina la tua domanda se necessario per ottenere risultati più specifici
- Monitoraggio della conformità: "Mostrami un elenco di tutti i dipendenti con una firma 'In attesa' per la Nuova Politica di Sicurezza."
- Stato individuale: "Eduardo Oliveira ha già firmato il suo ultimo contratto? Se sì, quando?"
- Audit e lacune: "Incrocia le assunzioni del 2025 e elenca chiunque manchi di un file nella loro cartella 'Documenti d'Identità'."
- Validazione: "Conferma la data di caricamento del contratto di promozione di Maria Lopez e verifica se ha ricevuto il nuovo file."
- Assistenza sui modelli: "Quali variabili relative ai contratti posso usare nei miei modelli?"
Se non stai ottenendo i risultati attesi, prova a riformulare la tua domanda con dettagli più specifici (ad es. nome del dipendente, tipo di documento o data).
Se ONE non riesce a trovare le informazioni che stai chiedendo, assicurati che il documento esista sulla piattaforma ed è correttamente categorizzato e controlla di avere il permesso di accedere ai dati richiesti.
Se la risposta sembra incompleta, fai una domanda di follow-up o fornisci più contesto per affinare i risultati.
Chiedi a ONE di agire sui tuoi documenti
Oltre a rispondere a domande, ONE può svolgere il lavoro quotidiano sui documenti per te. Gli amministratori HR, i manager e i dipendenti possono chiedere a ONE, con le proprie parole, di eseguire qualsiasi azione che farebbero manualmente nei Documenti:
- Archiviare un file: un file che carichi, o uno che ONE ha creato, va in una cartella che ONE suggerisce. Puoi confermarlo o scegliere un'altra cartella, anche nei documenti di un altro dipendente.
- Inviare per firma: ONE richiede le firme e ogni firmatario riceve un'email.
- Controllare chi non ha firmato: ONE elenca i firmatari in attesa e può inviare loro un promemoria.
- Spostare documenti: nella cartella che nomini.
- Trovare e aprire: ONE risponde con un link al documento, o elenca le opzioni quando ci sono più documenti corrispondenti.
- Eliminare e ripristinare: il documento va nel cestino e può essere ripristinato. ONE ti avvisa prima di annullare una firma in corso.
- Gestire cartelle: creare o rinominare cartelle e sottocartelle.
- Apri ONE
- Descrivi l'azione che desideri, o allega il file che vuoi archiviare
- Esamina il riepilogo. Prima di qualsiasi modifica, ONE mostra ogni documento con il suo link, spazio e cartella
- Conferma l'azione. Nulla cambia finché non confermi
ONE opera all'interno dei permessi di ciascuna persona in Factorial, quindi puoi agire solo sui documenti e sulle cartelle che puoi già gestire manualmente.
I promemoria per le firme sono le stesse email che i firmatari hanno ricevuto la prima volta. Ogni documento in attesa invia un'email separata, quindi un dipendente con più documenti in attesa riceve un'email per documento.
Inviare documenti a più dipendenti contemporaneamente non è ancora disponibile tramite ONE. ONE può inviare uno o più documenti a un dipendente alla volta. Per inviare documenti a più dipendenti, utilizza Invia in blocco nei Documenti.
Chiedi a ONE di creare e inviare modelli di documenti
ONE può anche creare modelli di documenti (DOCX e PDF) e inviarli a un dipendente per te. Questo è disponibile per gli utenti che possono gestire i modelli di documenti.
Per creare un modello:
- Apri ONE nella Home
- Trascina un file nella chat di ONE e chiedi a ONE di trasformarlo in un modello, o descrivi il documento di cui hai bisogno
- Conferma. ONE lo trasforma in un modello
Per inviare un modello a un dipendente:
- Apri ONE
- Chiedi a ONE di inviare il modello al dipendente. Ad esempio: "Invia la lettera di promozione a Alda, nuovo titolo Senior Analyst"
- ONE compila il modello con i dati del dipendente e ti chiede eventuali valori che Factorial non ha (ad esempio, un nuovo titolo di lavoro o la data di inizio del prossimo contratto)
- Controlla l'anteprima. ONE ti mostra il documento finale prima che venga inviato
- Scegli la cartella di destinazione e conferma
- Richiedi firme se necessario. Puoi dire a ONE chi deve firmare per primo
PDF compilabili: quando chiedi a ONE di inviare un PDF compilabile, scegli se compilarlo tu stesso o inviarlo al dipendente per la compilazione. Se lo compili tu, il dipendente riceve la versione finale, senza alcun modulo da compilare.
Consigli e migliori pratiche
- Sii il più specifico possibile quando fai domande (ad es. includi nomi, tipi di documenti o scadenze)
- Usa parole chiave chiare come “firmato,” “in attesa,” “caricato,” o “mancante”
- Scomponi query complesse in domande più piccole per risposte più accurate
- Controlla due volte le informazioni critiche sulla conformità prima di agire
FAQ
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Può ONE controllare se un documento è stato firmato?
Sì, ONE può confermare se un documento è stato firmato e, se disponibile, fornire la data della firma.
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Posso usare ONE per identificare documenti mancanti?
Sì, puoi chiedere a ONE di incrociare dipendenti o periodi di tempo e evidenziare file mancanti o cartelle incomplete.
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Posso chiedere informazioni su dipendenti specifici?
Sì, puoi chiedere informazioni su singoli dipendenti e sullo stato dei loro documenti (ad es. contratti firmati, file caricati).
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Può ONE aiutarmi con i modelli di documenti?
Sì. Puoi chiedere quali variabili sono disponibili e come usarle nei tuoi modelli. ONE può anche trasformare un file o una descrizione in un modello e inviare un modello a un dipendente compilato con i loro dati.
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Può ONE apportare modifiche ai miei documenti?
Sì. ONE può archiviare, inviare per firma, inviare promemoria per le firme, spostare, eliminare e ripristinare documenti, e creare o rinominare cartelle. Prima di qualsiasi modifica, ONE ti mostra cosa farà e aspetta la tua conferma.
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Perché ONE non può accedere a determinati documenti?
L'accesso dipende dai tuoi permessi. Se non hai accesso a un documento, ONE non sarà in grado di recuperare informazioni su di esso.
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Le informazioni fornite da ONE sono sempre aggiornate?
ONE riflette i dati attuali disponibili sulla piattaforma. Assicurati che i documenti siano correttamente caricati e aggiornati per risultati accurati.