L'invio di modelli di documenti in Factorial consente di:

• Genera documenti direttamente da modelli predefiniti
• Invia documenti a uno o più dipendenti in pochi passaggi
• Raccogliere firme elettroniche quando necessario
• Tieni traccia dello stato di ogni documento (inviato, firmato, completato)
• Conserva tutti i documenti dei dipendenti archiviati e organizzati in un unico posto

Questa funzionalità aiuta a standardizzare i processi di documentazione, ridurre il lavoro manuale e garantire la coerenza in tutta l'organizzazione.

Requisiti precedenti

Prima di inviare un modello di documento, assicurati che:

• Il modello di documento esiste già nel tuo account. In caso contrario, dovrai prima crearlo. Scopri come farlo in questo articolo.
• Hai attivato l' autorizzazione " Usa modelli di documento" . Scopri di più sulle autorizzazioni dei documenti qui .
• L'utente è consapevole che l'invio di un modello genererà un documento e richiederà la firma del dipendente (se applicabile), avviando il flusso di lavoro del documento. Per maggiori informazioni sulla firma elettronica, consultare questo articolo.
• Hai creato i dipendenti in Factorial . Scopri come farlo qui .

Assicuratevi che questi requisiti siano soddisfatti prima di iniziare il processo per evitare interruzioni o errori. Questo aiuta a garantire che il documento venga inviato correttamente e raggiunga il dipendente giusto senza errori.

Come inviare un modello di documento

È possibile inviare modelli di documenti dalla sezione Distribuisci documenti :

1. Nella barra laterale, vai su Documenti
2. Vai a Distribuisci file
3. Seleziona il modello del documento
4. Selezionare:
   1. Modello di documento
   2. Nome del file
   3. Cartella di destinazione nello spazio documenti dipendente Documenti
   4. Richiedi la firma elettronica
5. Fare clic su Importa modello
6. Seleziona i dipendenti che riceveranno il documento
7. Fare clic su Invia a x dipendenti

Cosa succede dopo l'invio di un modello di documento?

Dopo aver inviato un modello di documento in Factorial :

1. Il documento viene generato dal modello e inviato al/ai dipendente/i selezionato/i.
2. I dipendenti ricevono una notifica (via e-mail o tramite app) che li invita a rivedere e firmare il documento, se necessario.
3. È possibile monitorare lo stato del documento in Factorial : Inviato, Visualizzato, Firmato o Completato.
4. Una volta firmato, il documento viene archiviato in modo sicuro nel profilo del dipendente per riferimento futuro.
5. Eventuali aggiornamenti o follow-up possono essere monitorati e gestiti direttamente dalla piattaforma.

Ciò garantisce un flusso di lavoro trasparente e tracciabile e mantiene organizzata tutta la documentazione dei dipendenti.

Domande frequenti

1. Posso inviare lo stesso modello di documento a più dipendenti contemporaneamente?
   Sì. Factorial consente di selezionare uno o più dipendenti quando si invia un modello di documento. Ognuno riceverà la propria copia da rivedere e firmare.
   
2. I dipendenti possono modificare il documento dopo che l'ho inviato?
   No. I dipendenti possono solo rivedere e firmare il documento. Eventuali modifiche devono essere apportate al modello prima dell'invio.
   
3. Come posso verificare se un dipendente ha firmato il documento?
   È possibile controllare lo stato del documento in Factorial . Gli stati includono: Inviato, Visualizzato, Firmato e Completato.
   
4. Posso inviare nuovamente un documento se un dipendente non lo ha firmato?
   Sì. Puoi inviare nuovamente un modello di documento per ricordare ai dipendenti di rivederlo e firmarlo.
   
5. Posso allegare file aggiuntivi al modello quando lo invio?
   No. Se hai bisogno di file aggiuntivi, devi includerli nel modello stesso prima dell'invio.