La funzione Avvisi di rilevamento delle ore lavorate è progettata per semplificare la gestione delle schede attività, consentendo a manager e dipendenti di identificare e risolvere più facilmente le incongruenze. Grazie a questa funzione, è possibile affrontare rapidamente qualsiasi problema senza dover esaminare manualmente la scheda attività di ciascun dipendente.

Dalla pagina Monitoraggio del tempo ora è possibile:

• Verifica il numero di avvisi e la loro tipologia per periodo e per dipendente.
• Filtra per tipo di avviso
• Ordina per numero di avvisi

Nella pagina "Orari di entrata":

• I giorni con incongruenze sono ora evidenziati in rosso e mostrano un tooltip con gli avvisi rilevati.
• È possibile modificare il foglio presenze per risolvere gli avvisi

Gli avvisi nel sistema di rilevazione presenze (ad esempio, mancata registrazione dell'uscita ) sono progettati per segnalare le incongruenze nei fogli presenze, in modo che responsabili e dipendenti possano esaminarli e correggerli prima dell'approvazione.

Se la tua organizzazione desidera imporre una regola di "nessuna approvazione con avvisi" , questa deve essere gestita tramite la tua politica interna o il tuo flusso di lavoro , poiché Factorial non fornisce un blocco rigido integrato.

Passaggi pratici per gestire gli avvisi:

• Filtra i fogli presenze per tipo di avviso → Uscita mancante.
• Apri il foglio presenze del dipendente e correggi eventuali turni non risolti (cerca --:-- ).
• Approva il periodo una volta risolti gli avvisi.

Impostazione degli avvisi di monitoraggio del tempo

È possibile personalizzare gli avvisi temporali per monitorare gli eventi chiave del flusso di lavoro del team. Ecco i tipi di avviso attualmente supportati:

1. Timbratura mancante : visibile quando l'impostazione "Abilita avviso timbratura mancante" è attiva nelle Condizioni del foglio presenze. Questo avviso si attiva quando un dipendente che dovrebbe lavorare non ha ancora timbrato il cartellino, aiutando i responsabili a identificare i membri del team assenti o in ritardo.
2. Timbratura di uscita mancante : visibile quando l'impostazione "Restrizioni di timbratura di uscita" è abilitata e l'opzione "Mantieni il turno come non risolto" è selezionata. Questo avviso segnala i dipendenti che hanno timbrato l'entrata ma non l'uscita, lasciando il loro turno aperto e non risolto.

3. Pausa non registrata : visibile quando l'impostazione "Avvisi di pausa durante l'orario di lavoro" è abilitata. Questo avviso notifica ai responsabili quando un dipendente non ha registrato alcuna pausa durante il proprio turno, il che potrebbe indicare un rischio di non conformità con le normative sul lavoro.
4. Pausa insufficiente : visibile quando l'impostazione "Avvisi di pausa durante l'orario di lavoro" è abilitata. Questo avviso si attiva quando un dipendente ha registrato una pausa, ma la sua durata è inferiore alla soglia minima richiesta.

Gestione di avvisi e notifiche

Per facilitare il monitoraggio degli avvisi relativi al tempo, le notifiche vengono inviate regolarmente ai responsabili.

• Riepiloghi settimanali e mensili : i responsabili riceveranno una panoramica degli avvisi in sospeso relativi al loro team.

• Notifiche giornaliere : per le questioni più urgenti, è possibile attivare le notifiche giornaliere per rimanere aggiornati in tempo reale.

Tipi di allerta

• Configurazione : Attivare l'opzione "Avviso di mancata timbratura" nella sezione "Condizioni del foglio presenze" delle impostazioni dei criteri di rilevazione presenze. Quando viene creato un nuovo criterio per un'azienda con la funzionalità di rilevamento delle incongruenze di rilevazione presenze abilitata, questa impostazione viene attivata per impostazione predefinita.
• Come la vedono i manager:
  • Dashboard — Widget Stato del team: viene visualizzata una scheda "Timbrature mancanti" che mostra i dipendenti che non hanno ancora timbrato, con il relativo conteggio. Ogni dipendente visualizza un badge rosso di importanza critica con un'icona a forma di croce. I responsabili possono vedere quanto è in ritardo ciascun dipendente (ad esempio, "2 ore e 30 minuti di ritardo") e possono inviare un promemoria di timbratura via e-mail direttamente dal widget, singolarmente o in blocco. Il promemoria include un messaggio personalizzato con la possibilità di inviarne una copia al responsabile.
  • Tabella di rilevamento delle presenze : una colonna "Avvisi" mostra un badge rosso con il numero totale di avvisi per dipendente. I responsabili possono filtrare la tabella per tipo di avviso, incluso "Timbratura mancante", per visualizzare solo i dipendenti interessati.
  • Suggerimento per l'onboarding: la prima volta che la funzionalità è attiva, i responsabili visualizzeranno una procedura guidata in 3 passaggi che spiega gli avvisi nella pagina Monitoraggio del tempo.
• Come la vedono i dipendenti :
  • Notifica push : i dipendenti ricevono una notifica push con la scritta "Ricordati di timbrare il cartellino" e l'orario di ingresso programmato.
  • Notifica via e-mail: viene inviata un'e-mail con il messaggio: "Non hai ancora timbrato il cartellino, sei in ritardo per il lavoro oggi?" e l'orario previsto.
  • Promemoria di timbratura da parte del responsabile : se un responsabile invia un promemoria, il dipendente riceve una notifica nella casella di posta, un'e-mail e/o una notifica push che lo informa che il responsabile ha inviato un promemoria di timbratura.
  • Mobile: Nella schermata di rilevamento del tempo viene visualizzata una segnalazione di incoerenza.
  • Suggerimento per l'onboarding : i dipendenti visualizzano una procedura guidata in un unico passaggio sulla pagina di timbratura la prima volta.
  • Riepilogo settimanale: se il problema non viene risolto, l'avviso compare nell'e-mail di notifica settimanale del dipendente, con un link al suo foglio presenze.
• Risoluzione automatica: l'avviso viene risolto automaticamente quando il dipendente timbra il cartellino, viene registrato un congedo approvato per quel giorno o quando non era previsto che il dipendente lavorasse.

• Configurazione : Attivare l'interruttore "Restrizioni di uscita" in Condizioni foglio presenze, quindi selezionare l'opzione "Mantieni turno come non risolto". È possibile configurare anche una soglia di tolleranza (in minuti): l'avviso si attiva solo quando il tempo lavorato dal dipendente supera la durata stimata del turno più questa tolleranza.
• Esistono due modalità di limitazione dell'orario di uscita :
  • Richiesta di conferma di uscita : mostra al dipendente una finestra di dialogo di conferma che gli chiede di scegliere tra la registrazione delle ore lavorate o la conferma delle ore stimate. Questa modalità non crea un turno non risolto.
  • Mantieni il turno come non risolto: lascia il turno aperto e non risolto quando viene superata la soglia. Questa è la modalità che genera l'avviso di mancata registrazione dell'uscita.
• Come la vedono i manager:
  • Tabella di rilevamento delle presenze : la colonna "Avvisi" mostra il numero di avvisi di uscita mancanti per ciascun dipendente. I responsabili possono filtrare per "Uscite mancanti".
  • Visualizzazione foglio presenze: le righe dei turni interessati mostrano un bordo sinistro rosso. Il campo di uscita mostra --:-- a indicare che il turno non è stato risolto. I responsabili con autorizzazioni di modifica vedono un'icona a forma di matita per creare richieste di modifica.
  • Avviso a comparsa: passando il mouse sul badge di avviso viene visualizzato il messaggio "Uscita mancante" con una descrizione.
• Come la vedono i dipendenti:
  • Web — Widget di timbratura: viene visualizzato un widget "Hai dimenticato di timbrare l'uscita" con il messaggio "Hai lasciato un turno non risolto in data odierna" e le opzioni "Risolvi" o "Ignora".
  • Mobile — Widget: Un banner ben visibile mostra il messaggio "Sembra che tu abbia dimenticato di timbrare l'uscita", con la data e un pulsante "Risolvi".
  • Mobile — Visualizzazione giornaliera: il turno interessato mostra l'etichetta "Non risolto". Il campo di uscita visualizza --:-- in rosso.
  • Comportamento relativo ai turni : quando un dipendente tenta di timbrare l'entrata mentre ha un turno non ancora definito, il sistema crea una nuova timbratura di entrata anziché timbrare l'uscita; il vecchio turno rimane non definito finché non viene corretto manualmente.

• Configurazione : Abilitare in Avvisi, promemoria e correzioni delle pause nelle policy di rilevamento del tempo. Requisiti:
  • Le pause manuali devono essere abilitate (i dipendenti possono tenere traccia delle pause).
  • Le regole relative al tempo di riposo devono essere attivate.
  • È necessario configurare almeno una regola relativa alla durata delle pause (ad esempio, "Dopo 6 ore di lavoro, è richiesta una pausa di 30 minuti"). È possibile definire fino a 3 regole per ciascuna policy.
  • La modalità di gestione delle violazioni delle pause deve essere impostata su "Nessuna azione" (solo avviso). Se impostata su "Correzione automatica", il sistema detrae automaticamente il tempo di pausa anziché visualizzare avvisi.
  • Le regole relative alla durata delle pause definiscono delle soglie: ad esempio, 4 ore → pausa di 15 minuti, 6 ore → pausa di 30 minuti, 8 ore → pausa di 45 minuti. Il sistema seleziona la regola più appropriata in base alle ore lavorate.
• Come la vedono i manager:
  • Tabella di monitoraggio del tempo : il conteggio degli avvisi include le violazioni relative alle pause non rispettate. Filtrabile per "Pause non rispettate".
  • Foglio presenze - Riga turno: un'etichetta di avviso rossa su ogni turno interessato indica la regola specifica violata (ad esempio, "Dopo 6 ore di lavoro è richiesta una pausa di 30 minuti").
• Come la vedono i dipendenti:
  • Web — Widget del pannello di controllo: viene visualizzato un widget "Avvisi di violazione" con una descrizione della violazione e due opzioni: "Rivedi il foglio presenze" o "Ignora".
  • Web — Finestra modale di timbratura: Quando si timbra l'uscita con una violazione del tempo di riposo, viene visualizzata una finestra modale che avvisa dell'insufficienza del tempo di pausa, con le opzioni "Timbra l'uscita" o "Timbra l'uscita e correggi" (che reindirizza alla scheda presenze).
  • Mobile : Al momento della timbratura di uscita, compare una schermata che spiega l'infrazione (ad esempio, "Hai lavorato più di 6 ore senza pause sufficienti. È richiesta una pausa di 30 minuti").
  • Notifiche push : Durante il lavoro viene inviato un promemoria: "Ricordati di fare una pausa di 30 minuti ogni 6 ore di lavoro."

• Configurazione:
  • Utilizza le stesse impostazioni di Mancanza di tempo di pausa (in Avvisi, promemoria e correzioni per le pause). L'impostazione chiave è la durata minima della pausa (base_minimal_duration): la durata minima che ogni singola sessione di pausa deve avere (ad esempio, 15 minuti). Questa impostazione è separata dalle regole relative al tempo totale di pausa. Si applica la stessa regola di soppressione della correzione automatica: se "Correzione automatica" è abilitata, gli avvisi vengono soppressi e le correzioni vengono applicate automaticamente.
• Come la vedono i manager:
  • Tabella di monitoraggio del tempo: il conteggio degli avvisi include le violazioni relative alla durata insufficiente delle pause. Filtrabile per "Durata insufficiente delle pause".
  • Foglio presenze - Riga turno: un'etichetta di avviso rossa indica "Le pause devono essere di almeno X minuti".
• Come la vedono i dipendenti:
  • Web — Widget del pannello di controllo: Stesso widget "Avvisi di pausa" di "Pausa mancante", con una descrizione specifica per la violazione della durata minima.
  • Mobile — Modale : Quando si termina una pausa troppo breve, viene visualizzata una finestra modale con il messaggio "La tua pausa è troppo breve", la durata minima e i minuti rimanenti, e le opzioni "Continua la pausa" o "Torna al lavoro".
  • Mobile — Messaggio di fine turno: se si effettua una breve pausa all'uscita, viene visualizzato un messaggio che spiega "Le pause devono essere di almeno X minuti".