Risparmia tempo e mantieni il tuo processo di firma dei documenti coerente con configurazioni di firma riutilizzabili. Gli amministratori possono definire i firmatari, l'ordine di firma e le posizioni opzionali del timbro di firma una volta sola, in modo che i mittenti possano riutilizzare la stessa configurazione ogni volta che inviano un documento privato per la firma di un Dipendente o di un'Azienda.
Panoramica
Le configurazioni di firma riutilizzabili consentono agli amministratori di creare configurazioni di firma standard nelle Impostazioni documenti. Una configurazione può includere:
- Le persone che devono firmare
- Se le firme vengono raccolte sequentially o in parallelo
- La pagina, la posizione e la dimensione di ciascun timbro di firma, se necessario
Quando si invia un documento, il mittente può selezionare una configurazione esistente, rivedere i firmatari e il posizionamento della firma, e inviare il documento senza dover configurare il flusso di firma da zero.
Questa funzionalità è disponibile per i documenti dei Dipendenti e i documenti privati dell'Azienda. Non è disponibile per i documenti Pubblici.
Come utilizzare
Creare una configurazione di firma riutilizzabile
- Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
- Accedi alla sezione Documenti
- Apri la scheda Modelli di firma
- Clicca su +Nuovo modello
- Compila i dettagli e aggiungi i firmatari richiesti
- Scegli se i firmatari devono firmare in sequenza o in parallelo
- Definisci il posizionamento del timbro di firma utilizzando un documento di esempio, inclusa la pagina, la posizione e la dimensione
- Salva la configurazione
Utilizzare un modello di firma quando si invia un documento
- Inizia a inviare un documento dei Dipendenti o un documento privato dell'Azienda per la firma
- Nelle impostazioni del documento, attiva il toggle per Richiedi firma elettronica
- Seleziona Utilizza un modello
- Rivedi i firmatari predefiniti e l'ordine di firma
- Anteprima delle posizioni dei timbri di firma, se sono stati definiti nella configurazione
- Fai eventuali aggiustamenti necessari o scegli di configurare manualmente il flusso di firma
- Invia il documento
Se una configurazione di firma riutilizzabile non è disponibile quando si invia un documento, verifica che stai inviando un documento dei Dipendenti o un documento privato dell'Azienda. Le configurazioni di firma riutilizzabili non sono disponibili per i documenti Pubblici.
Se la firma appare nel posto sbagliato, rivedi il posizionamento del timbro di firma salvato nella configurazione. La posizione, la pagina e la dimensione sono definite quando viene creata la configurazione.
Se hai bisogno di un flusso di firma diverso per un documento, puoi configurare manualmente il flusso di firma invece di utilizzare una configurazione di firma riutilizzabile.
Consigli e migliori pratiche
- Crea configurazioni per documenti che invii regolarmente, come contratti, accordi e politiche
- Utilizza nomi chiari per le configurazioni in modo che i mittenti possano identificare rapidamente la giusta configurazione
- Definisci le posizioni delle firme quando i documenti seguono un formato coerente
- Rivedi l'elenco dei firmatari e l'ordine di firma prima di salvare una configurazione per evitare di inviare documenti in modo errato
- La configurazione manuale è ancora disponibile quando un documento non si adatta a una configurazione esistente
FAQ
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Chi può creare configurazioni di firma riutilizzabili?
Gli amministratori possono creare configurazioni di firma riutilizzabili dalle Impostazioni documenti.
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Cosa può includere una configurazione di firma?
Una configurazione può includere i firmatari, l'ordine di firma e, opzionalmente, la pagina, la posizione e la dimensione di ciascun timbro di firma.
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I firmatari possono firmare contemporaneamente?
Sì. Puoi configurare una configurazione affinché le firme vengano raccolte in parallelo o in sequenza.
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Posso utilizzare una configurazione di firma per documenti Pubblici?
No. Le configurazioni di firma riutilizzabili sono attualmente disponibili solo per documenti dei Dipendenti e documenti privati dell'Azienda.
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Posso configurare un documento manualmente invece?
Sì. Puoi comunque costruire il flusso di firma manualmente quando hai bisogno di una configurazione diversa.