Ahorre tiempo y mantenga su proceso de firma de documentos consistente con configuraciones de firma reutilizables. Los/as administradores/as pueden definir firmantes, el orden de firma y las posiciones opcionales de los sellos de firma una vez, para que los remitentes puedan reutilizar la misma configuración cada vez que envían un documento privado de empleado o de empresa para firma.
Vista general
Las configuraciones de firma reutilizables permiten a los/as administradores/as crear configuraciones de firma estándar en Configuración de documentos. Una configuración puede incluir:
- Las personas que necesitan firmar
- Si las firmas se recogen secuencialmente o en paralelo
- La página, posición y tamaño de cada sello de firma, si es necesario
Al enviar un documento, el remitente puede seleccionar una configuración existente, revisar los firmantes y la colocación de la firma, y enviar el documento sin configurar el flujo de firma desde cero.
Esta funcionalidad está disponible para documentos de empleado y documentos privados de empresa. No está disponible para documentos Públicos.
Cómo usar
Crear una configuración de firma reutilizable
- En su barra lateral, ve a Configuración
- Acceda a la sección Documentos
- Abra la pestaña Plantillas de firma
- Haga clic en +Nueva plantilla
- Complete los detalles y agregue los firmantes requeridos
- Elija si los firmantes deben firmar secuencialmente o en paralelo
- Defina la colocación del sello de firma usando un documento de ejemplo, incluyendo la página, posición y tamaño
- Guarde la configuración
Usar una plantilla de firma al enviar un documento
- Comience a enviar un documento de empleado o documento privado de empresa para firma
- En los ajustes del documento, active el interruptor para Solicitar E-firma
- Seleccione Usar una plantilla
- Revise los firmantes predefinidos y el orden de firma
- Previsualice las posiciones de los sellos de firma, si fueron definidas en la configuración
- Realice los ajustes necesarios o elija configurar el flujo de firma manualmente
- Envíe el documento
Si no está disponible una configuración de firma reutilizable al enviar un documento, verifique que estés enviando un documento de empleado o documento privado de empresa. Las configuraciones de firma reutilizables no están disponibles para Documentos públicos.
Si la firma aparece en el lugar incorrecto, revise la colocación del sello de firma guardada en la configuración. La posición, página y tamaño se definen al crear la configuración.
Si necesita un flujo de firma diferente para un documento, puede configurar el flujo de firma manualmente en lugar de usar una configuración de firma reutilizable.
Consejos y mejores prácticas
- Cree configuraciones para documentos que envías regularmente, como contratos, acuerdos y políticas
- Use nombres claros para las configuraciones para que los remitentes puedan identificar rápidamente la configuración correcta
- Defina las posiciones de firma cuando los documentos sigan un formato consistente
- Revise la lista de firmantes y el orden de firma antes de guardar una configuración para evitar enviar documentos incorrectamente
- La configuración manual sigue estando disponible cuando un documento no se ajusta a una configuración existente
FAQ
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¿Quién puede crear configuraciones de firma reutilizables?
Los/as administradores/as pueden crear configuraciones de firma reutilizables desde la configuración de documentos.
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¿Qué puede incluir una configuración de firma?
Una configuración puede incluir los firmantes, el orden de firma y, opcionalmente, la página, posición y tamaño de cada sello de firma.
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¿Pueden los firmantes firmar al mismo tiempo?
Sí. Puede configurar una configuración para que las firmas se recojan en paralelo o secuencialmente.
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¿Puedo usar una configuración de firma para documentos Públicos?
No. Las configuraciones de firma reutilizables están disponibles actualmente solo para documentos de empleado y documentos privados de empresa.
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¿Puedo configurar un documento manualmente en su lugar?
Sí. Aún puede construir el flujo de firma manualmente cuando necesite una configuración diferente.