Las políticas en Factorial ayudan a las empresas a centralizar documentación interna importante y a asegurar que los/as empleados/as no solo tengan acceso a ella, sino que también la lean y la reconozcan cuando sea necesario.

Con las últimas mejoras, las Políticas ahora soportan todo el ciclo de vida de la política: desde la publicación de un documento, hasta dirigirlo a la audiencia correcta, solicitar reconocimiento y rastrear el cumplimiento a lo largo del tiempo.

¿Qué son las Políticas en Factorial?

Las políticas permiten a las empresas crear, subir, organizar y distribuir documentación interna como:

• Manuales para empleados
• Código de conducta
• Políticas de TI y seguridad
• Directrices de salud y seguridad
• Políticas de gastos y viajes
• Acuerdos de trabajo remoto
• Documentos de protección de datos y cumplimiento

Las políticas pueden dirigirse a grupos específicos de empleados y, cuando sea necesario, se puede solicitar a los/as empleados/as que confirmen que han leído y entendido el contenido.

Esto ayuda a los equipos de RRHH y Operaciones a mejorar la comunicación, el cumplimiento y la visibilidad en toda la empresa.

¿Qué puede hacer con las Políticas?

Con las Políticas, puede:

• Subir y publicar políticas de la empresa
• Controlar quién puede acceder a cada política
• Dirigir políticas por:
  • Entidad Legal
  • Lugar de trabajo
  • Equipo
• Solicitar reconocimiento de los/as empleados/as
• Rastrear tasas de reconocimiento
• Monitorear la adopción y visibilidad de las políticas
• Detectar qué empleados aún necesitan revisar documentación importante

¿Cuándo deben usarse las Políticas?

Las políticas son especialmente útiles cuando la información debe ser:

• Comunicada claramente
• Fácilmente accesible
• Reconocida por los/as empleados/as
• Auditable para fines de cumplimiento

Ejemplos comunes incluyen:

Esto es especialmente útil para políticas obligatorias como el código de conducta, protección de datos o directrices de salud y seguridad.

Cómo funciona la visibilidad

Al publicar una política, puede definir exactamente qué empleados/as deben tener acceso a ella.
La visibilidad se puede configurar utilizando uno o más de los siguientes filtros:

• Entidad Legal
• Lugar de trabajo
• Equipo

Esto asegura que los/as empleados/as solo vean políticas que son relevantes para ellos.

Cómo funciona el reconocimiento

El reconocimiento permite a las empresas solicitar a los/as empleados/as que confirmen que han leído y entendido una política.

Cuando el reconocimiento está habilitado:

1. Los/as empleados/as incluidos en la configuración de visibilidad reciben una tarea.
2. Pueden abrir y revisar la política.
3. Confirman la comprensión a través de una simple acción de reconocimiento.
4. RRHH y Administradores pueden rastrear el progreso del reconocimiento directamente desde la vista general de la política.

Esto es particularmente importante para documentación obligatoria o relacionada con el cumplimiento.

Cómo crear y publicar una política

1. Abra Políticas desde la barra lateral:
   Documentos → Políticas
2. Cree o suba una política
   Puede:
   • Subir un documento existente
   • Crear una nueva política directamente en Factorial
   • Los formatos soportados dependen de la configuración de su empresa.
3. Configura la visibilidad
   • Durante la publicación, selecciona los/as empleados/as que deben tener acceso eligiendo:
     • Entidad Legal
     • Lugar de trabajo
     • Equipo
     • Puede combinar múltiples filtros para crear reglas de visibilidad más precisas.
4. Habilite el reconocimiento (opcional)
   Active Solicitar reconocimiento si los/as empleados/as deben confirmar que han leído y entendido la política. Cuando el reconocimiento es requerido, elija una frecuencia de Recordatorio (cada 3, 7 o 14 días, o Nunca) para que los/as empleados/as que aún no han reconocido la política reciban recordatorios automáticos.
5. Publique la política
   Una vez publicada:
   • Los/as empleados/as incluidos en la configuración de visibilidad obtendrán acceso
   • Los/as empleados/as que requieren reconocimiento recibirán una tarea pendiente
   • RRHH y Administradores pueden rastrear el progreso desde la vista general de la política

Rastrear reconocimientos

Desde la vista general de Políticas, los Administradores y equipos de RRHH pueden monitorear:

• Total de empleados/as afectados/as
• Número de reconocimientos completados
• Reconocimientos pendientes
• Porcentaje general de reconocimiento

Esto ayuda a los equipos a identificar:

• Políticas con baja adopción
• Empleados/as que aún necesitan recordatorios
• Gaps de documentación en departamentos o ubicaciones

Tablero de Políticas y Insights

Las Políticas también incluyen un tablero dedicado que ayuda a los equipos de RRHH y Administradores a entender cómo interactúan los/as empleados/as con las políticas de la empresa e identificar brechas de conocimiento en toda la organización.

Dependiendo de los permisos, los Administradores y equipos de RRHH pueden acceder a análisis e insights relacionados con:

• Preguntas que los/as empleados/as están haciendo sobre las políticas
• Temas más buscados
• Áreas que generan confusión o preguntas repetidas
• Tendencias en preocupaciones o curiosidades de los/as empleados/as
• Políticas con bajo entendimiento o compromiso

Este tablero ayuda a las empresas a pasar de la documentación estática a un sistema de gestión del conocimiento más dinámico y basado en datos.

Por ejemplo, los equipos pueden detectar:

• Empleados/as que preguntan repetidamente sobre las reglas de vacaciones
• Confusión en torno a los procesos de reembolso de gastos
• Aumento de preguntas relacionadas con el trabajo remoto o horas extras
• Documentación faltante para preguntas operativas recurrentes

Estos insights se pueden usar para:

• Mejorar las políticas existentes
• Crear nuevas políticas proactivamente
• Aclarar secciones poco claras
• Identificar brechas de comunicación entre equipos o ubicaciones
• Detectar tendencias y patrones de comportamiento dentro de la empresa

El tablero es especialmente valioso para los equipos de RRHH, Operaciones, Legal y Comunicaciones Internas que buscan mejorar continuamente la documentación interna y la comprensión de los/as empleados/as.

El acceso al Tablero de Políticas depende de los permisos del usuario y de la configuración del plan de Políticas de su empresa.

Mejores prácticas

• Dirigir políticas cuidadosamente
  Evite compartir cada política con cada empleado/a. Limitar la visibilidad mejora la relevancia y reduce la sobrecarga de información.
   
• Usar un lenguaje simple y claro
  Las políticas redactadas en un lenguaje claro y comprensible suelen lograr tasas de reconocimiento más altas y una mejor comprensión por parte de los/as empleados/as.
   
• Volver a solicitar reconocimiento después de actualizaciones importantes
  Si una política cambia significativamente, solicite reconocimiento nuevamente para asegurar que los/as empleados/as estén al tanto de la nueva información.
   
• Revisar los datos de reconocimiento regularmente
  Monitorear las tasas de reconocimiento puede ayudar a identificar:
  • Equipos que carecen de información importante
  • Brechas de comunicación
  • Políticas que pueden necesitar aclaración o simplificación

Solución de problemas

Si los/as empleados/as no pueden ver una política
Verifique que:

• La política esté publicada.
• Las configuraciones de visibilidad incluyan el correcto:
  • Entidad Legal
  • Lugar de trabajo
  • Equipo

Si no se configura ninguna audiencia, los/as empleados/as no tendrán acceso.

Las tasas de reconocimiento son bajas
Verifique que:

• Se hayan dirigido a los/as empleados/as correctos.
• El reconocimiento se haya habilitado durante la publicación.
• El contenido de la política sea fácil de entender.

También puede usar Enviar recordatorios para recordar a los/as empleados/as que aún están pendientes, o establecer una frecuencia de recordatorio automática para la política.

No puedo ver los datos de reconocimiento
Es posible que no tenga los permisos requeridos para acceder a los análisis de políticas o la información de reconocimiento.

Contacte a su Administrador de la empresa para revisar sus permisos.

FAQ

1. ¿Quién puede crear y publicar políticas?
   Los Administradores y usuarios con los permisos apropiados pueden crear, editar y publicar políticas.
    
2. ¿Qué significa el reconocimiento para los/as empleados/as?
   Los/as empleados/as confirman que han leído y entendido la política a través de una simple acción de reconocimiento.
    
3. ¿Se envían notificaciones automáticamente?
   Los/as empleados/as reciben una tarea solicitando reconocimiento. Si establece una frecuencia de recordatorio al publicar, los/as empleados/as que aún no han reconocido la política también reciben recordatorios automáticos hasta que lo hagan. También puede enviar recordatorios manualmente en cualquier momento con Enviar recordatorios.
    
4. ¿Puedo rastrear quién reconoció una política?
   Sí. Los equipos de RRHH y Administradores pueden rastrear el progreso del reconocimiento y ver las tasas de finalización generales directamente desde la vista general de Políticas.
    
5. ¿Pueden los/as empleados/as acceder a políticas antiguas?
   Los/as empleados/as pueden acceder a cualquier política que esté:
   • Publicada
   • Visible para ellos de acuerdo con las configuraciones de visibilidad configuradas
      
6. ¿Qué sucede cuando se actualiza una política?
   Los Administradores pueden republicar la versión actualizada y opcionalmente solicitar reconocimiento nuevamente para asegurar que los/as empleados/as revisen los últimos cambios. Publicar una nueva versión reinicia el calendario de recordatorios, y los reconocimientos de versiones anteriores se mantienen en el registro.
    
7. ¿Puedo ver cuántos empleados han reconocido una política?
   Sí. Los equipos de RRHH y Administradores pueden ver el porcentaje de empleados/as afectados/as que han leído y confirmado la política.