1. ¿Es posible fichar sin conexión a internet?
No, no es posible.
2. ¿Cuándo se envía la notificación en caso de que no se haya registrado la entrada al trabajo?
Cuando finaliza el horario de entrada y el empleado aún no ha fichado, se envía una notificación por correo electrónico tanto al empleado como al gerente. El correo se envía aproximadamente un minuto después de que el empleado no haya fichado.
Si el empleado registra su entrada dentro del margen de tolerancia permitido, no se envía ninguna notificación. Sin embargo, si registra su entrada después de que finalice dicho margen, se envía una notificación.
Los gerentes también reciben un resumen semanal por correo electrónico de todos los incidentes relacionados con la puntualidad de los miembros de su equipo.
3. ¿Qué sucede cuando un empleado olvida fichar su salida?
Si las horas trabajadas superan las horas estimadas según los horarios de trabajo, la información del contrato y/o los días libres, se mostrará un mensaje con dos opciones:
- Confirme las horas estimadas.
- Registra las horas trabajadas.
El mensaje se muestra cuando el usuario pulsa el botón de salida tras haber superado las horas estimadas en al menos un minuto.
Si un empleado tiene varios turnos en un mismo día, el sistema solo modificará la hora de salida del último turno para garantizar que el tiempo total coincida con sus horas planificadas.
En la hoja de horas y en la exportación a PDF se muestra si un empleado utilizó la opción "Olvidé fichar la salida" para fichar y editar su hora de salida.
4. ¿Cómo puedo evitar que los empleados manipulen las hojas de registro de horas trabajadas?
Para garantizar la exactitud de las hojas de asistencia, hemos implementado un sistema de alertas que detecta y advierte sobre cualquier manipulación. Este sistema analiza los registros de entrada y salida en busca de inconsistencias o actividades sospechosas.
Si se detecta alguna manipulación en las hojas de registro de horas trabajadas, se genera automáticamente un informe de incidentes que documenta la "hora de entrada/salida manipulada" para su posterior investigación o para la adopción de medidas disciplinarias, si fuera necesario.
Para minimizar las falsas alarmas debidas a pequeñas variaciones horarias, el sistema compara la hora del reloj con la hora del servidor, permitiendo un margen de 2 minutos para las diferencias de zona horaria.
Se envían alertas por correo electrónico al responsable de aprobar las hojas de horas del empleado con un turno sospechoso. Los usuarios autorizados, incluidos los administradores de recursos humanos, también reciben estas alertas para garantizar que se puedan tomar medidas con prontitud.
5. Si alguien registra su entrada con la geolocalización activada y posteriormente edita la hora, ¿desaparece o cambia la ubicación?
No, la ubicación no desaparecerá. En su lugar, aparecerán dos registros en el historial: el primero mostrará la hora de entrada con la geolocalización, y el segundo reflejará la hora editada sin cambios en la información de ubicación.
6. ¿Cómo funcionan las pausas automáticas para las diferentes zonas horarias?
Los descansos automáticos se basan en las horas trabajadas por el empleado, por lo que la zona horaria no les afecta.
7. ¿Es posible restringir el registro de entrada a un área específica?
Actualmente, no es posible limitar el registro de entrada a un área específica.
8. ¿Cuál es el rango de precisión de las coordenadas de geolocalización?
La precisión de las coordenadas de geolocalización puede variar según factores como la cobertura móvil, la geografía de la zona, las condiciones meteorológicas y si la ubicación es interior o exterior. Para determinar la precisión de cada geolocalización, almacenamos parámetros denominados "precisión" para la latitud y la longitud. Este valor indica la diferencia en metros, y un número menor indica mayor precisión. Por ejemplo, un valor de 0 significaría una diferencia de solo centímetros, mientras que 1000 indicaría una diferencia de kilómetros.
9. ¿Cómo puedo asegurarme de que un empleado esté presente en el lugar de trabajo cuando ficha?
Si indicar "Trabajando desde casa" o "Trabajando desde la oficina" al fichar no es suficiente, la única forma de verificar su presencia física es mediante la geolocalización y comprobando las coordenadas proporcionadas en Google Maps.
Cómo utilizar la geolocalización en el control horario
10. ¿Es posible restringir el registro de entrada a un área específica?
Actualmente, no es posible limitar el registro de entrada a un área específica.
11. ¿Cuál es el proceso para obtener las hojas de registro de horas firmadas por los empleados?
Exporta tus hojas de horas aprobadas:
- En la barra lateral, haz clic en control horario
- Haz clic en el icono de los tres puntos , en la esquina superior derecha.
- Seleccione Exportar hoja de horas
- En Tipo de exportación, seleccione Exportación de seguimiento de tiempo - Versión completa
- En Formato de archivo, seleccione PDF
- Seleccionar empleados
- Rellena los demás campos y haz clic en Enviar.
Recibirás un correo electrónico con la exportación.
Enviar hojas de horas de forma masiva y solicitar firma electrónica:
- En la barra lateral, ve a Documentos.
- Haga clic en Enviar en lote
- Sube tus hojas de horas trabajadas.
- Seleccione el nombre de la carpeta
- En el tipo de carga, seleccione Conservar documentos con todas sus páginas.
- Haz clic en Cargar documento
- Haga clic en "Relacionar documentos con empleados"
- Active la opción Solicitar firma electrónica a todos los destinatarios.
- Haga clic en Enviar X documentos coincidentes
12. ¿La edición manual de las horas de entrada afecta a los tiempos de descanso en las hojas de control horario?
El impacto de editar manualmente las horas de entrada en los tiempos de descanso depende de la situación:
- Si la pausa automática está programada para ocurrir en el futuro, se mostrará en la hoja de horas en el momento correspondiente, aunque es posible que no refleje las actualizaciones en tiempo real.
- Sin embargo, si la pausa automática ya se ha registrado en la hoja de horas, los empleados deberán ajustar manualmente la hora de la pausa para garantizar la exactitud.
13. ¿Es posible importar datos de seguimiento de tiempo o hacerlo de forma masiva?
No es posible importar el registro de tiempo directamente a través de la interfaz Factorial . Sin embargo, puede hacerlo mediante la API, que permite la carga y gestión masiva de datos de registro de tiempo.
14. ¿Cuándo aparece el mensaje "Tienes turnos que completar"?
La frase “Tienes turnos que completar” aparece en Factorial cuando un empleado tiene turnos programados que aún no ha completado o no ha fichado al entrar o salir .
- El empleado tiene un horario de trabajo asignado .
- El sistema les recuerda que deben completar o registrar estos turnos.
- Normalmente aparece en la sección de Seguimiento de tiempo o en el panel de control del empleado cuando hay tiempo planificado pendiente .
15. ¿Cómo puedo configurar el sistema para que se registren las horas reales trabajadas por los empleados, en lugar de las horas programadas por defecto, especialmente cuando se utilizan horarios de trabajo fijos?
Si las hojas de horas de sus empleados muestran sus horas programadas (por ejemplo, de 09:00 a 18:00) independientemente de la hora a la que realmente ficharon, generalmente se debe a una de estas tres configuraciones:
-
Desactive la opción "Horas estimadas": Es posible que el sistema esté rellenando automáticamente los huecos para "completar" el día.
- Ruta: Configuración > control horario > Política > Configuración de la política.
- Acción: Desactive la opción "Habilitar restricciones de registro de salida".
-
Compruebe la opción "Registro automático de entrada": algunas empresas tienen esta función activada para horarios fijos, que registra la entrada y salida del empleado.
- Ruta: Configuración > control horario > Política > Configuración de la política.
- Acción: Asegúrese de que la opción "Habilitar autocompletar la hoja de horas" esté desactivada.
-
Revisión de "Redondeo": Si un empleado ficha a las 08:55 y el sistema registra las 09:00, no se está "aplicando por defecto" al horario, sino que se está redondeando.
- Ruta : Configuración > control horario > Política > Preferencias > Tolerancia de control horario.
- Acción: Establezca la tolerancia de seguimiento de tiempo en 0 minutos tanto para el registro de entrada como para el de salida, o simplemente asegúrese de que esta sección no esté habilitada.