1. ¿Es posible fichar sin conexión?
No, no es posible.
2. ¿Cuándo se envía la notificación en caso de no presentarse a un horario?
Cuando finaliza el tiempo límite de entrada y el/la colaborador/a aún no ha fichado, se envía una notificación por correo electrónico tanto al/a colaborador/a como al manager. El correo electrónico se envía aproximadamente un minuto después de la falta de fichaje.
Si el/la colaborador/a ficha dentro del rango de tolerancia permitido, no se envía ninguna notificación. Sin embargo, si ficha después de que finalice el rango de tiempo, se envía una notificación.
Los/as managers también reciben un resumen semanal por correo electrónico de todos los incidentes relacionados con la puntualidad de las personas de su equipo.
3. ¿Qué sucede cuando un/a colaborador se olvida de marcar su salida?
Si las horas trabajadas exceden las horas estimadas según los horarios de trabajo, la entrada del contrato y/o el tiempo libre, se mostrará un mensaje con dos opciones:
- Confirmar las horas estimadas.
- Registrar las horas reales.
El mensaje se muestra cuando el usuario hace clic en el botón de salida después de superar las horas estimadas en al menos un minuto.
Si un/a colaborador/a tiene varios turnos en un día determinado, el sistema solo modificará la hora de salida del último turno para garantizar que el tiempo total coincida con sus horas planificadas.
En la hoja de horas y en la exportación en PDF se muestra si un/a colaborador/a utilizó el modo “Olvidé marcar mi salida” para marcar mi salida y editar su hora de salida.
4. ¿Cómo puedo evitar que los/as colaboradores/as manipulen las hojas de horas?
Para garantizar la precisión de las hojas de horas, hemos implementado un sistema de alertas que detecta y avisa contra manipulaciones. Este sistema analiza las entradas de fichaje para detectar inconsistencias o actividades sospechosas.
Si se descubre que alguna planilla de horas ha sido manipulada, se genera automáticamente un informe de incidente que documenta el "tiempo de entrada/salida manipulado" para una mayor investigación o para tomar medidas disciplinarias, si es necesario.
Para minimizar las alertas falsas debido a pequeñas variaciones horarias, el sistema compara la hora del reloj con la hora del servidor, permitiendo un margen de 2 minutos para las diferencias de zona horaria.
Se envían alertas por correo electrónico al responsable de la aprobación de la hoja de horas del/a colaborador/a con un turno sospechoso. Los usuarios autorizados, incluidos los administradores de RR. HH., también reciben estas alertas para garantizar que se tomen medidas inmediatas.
5. Si una persona ficha con la geolocalización activada y posteriormente edita la hora, ¿la ubicación desaparece o cambia?
No, la ubicación no desaparecerá. En su lugar, aparecerán dos registros en el historial: el primero mostrará el registro de entrada con la geolocalización y el segundo reflejará la hora editada sin cambios en la información de ubicación.
6. ¿Cómo funcionan los descansos automáticos para diferentes zonas horarias?
Los descansos automáticos se basan en las horas trabajadas por el/la colaborador/a, por lo que la zona horaria no los afecta.
7. ¿Es posible restringir el registro de entrada a un área específica?
Actualmente no es posible limitar el registro de entrada a un área específica.
8. ¿Cuál es el rango de precisión de las coordenadas de geolocalización?
La precisión de las coordenadas de geolocalización puede variar según factores como la cobertura móvil, la geografía de la zona, las condiciones meteorológicas y si la ubicación es interior o exterior. Para determinar la precisión de cada geolocalización, almacenamos parámetros llamados "precisión" para la latitud y la longitud. Este valor indica la diferencia en metros; un número menor indica una mayor precisión. Por ejemplo, un valor de 0 significaría una diferencia de tan solo centímetros, mientras que 1000 indicaría una diferencia de kilómetros.
9. ¿Cómo puedo asegurarme de que un/a colaborador/a esté en el lugar de trabajo asignado cuando ficha su entrada?
Si indicar “Trabajando desde casa” o “Trabajando desde la oficina” durante el registro de entrada no es suficiente, la única forma de verificar su presencia física es mediante geolocalización y verificando las coordenadas proporcionadas en Google Maps.
Cómo utilizar la geolocalización en el seguimiento del tiempo
10. ¿Es posible restringir el registro de entrada a un área específica?
Actualmente no es posible limitar el registro de entrada a un área específica.
11. ¿Cuál es el proceso para obtener las hojas de horas firmadas de los/as colaboradores/as?
Exporte sus hojas de horas aprobadas:
- En la barra lateral, haga clic en Control Horario
- Haga clic en el icono de tres puntos, en la esquina superior derecha
- Seleccionar Exportar hoja de horas
- En Tipo de exportación, seleccione Exportación de seguimiento de tiempo - Versión completa
- En Formato de archivo, seleccione PDF
- Seleccionar empleados
- Rellene los demás campos y haga clic en Enviar
Recibirás un correo electrónico con la exportación.
Enviar planilla de horas de forma masiva y solicitar firma electrónica:
- En la barra lateral, vaya a Documentos
- Haga clic en Enviar en masa
- Sube tus hojas de horas
- Seleccione el nombre de la carpeta
- En el tipo de carga, seleccione Conservar documentos con todas sus páginas
- Haga clic en Cargar documento
- Haga clic en Hacer coincidir documentos con empleados
- Activar la opción Solicitar Firma Electrónica a todos los destinatarios
- Haga clic en Enviar X documentos coincidentes
12. ¿La edición manual de los horarios de entrada afecta los tiempos de descanso en las hojas de horas?
El impacto de editar manualmente los horarios de entrada y salida en los tiempos de descanso depende de la situación:
- Si la pausa automática está programada para ocurrir en el futuro, se mostrará en la hoja de horas en el momento apropiado, aunque es posible que no refleje actualizaciones en tiempo real.
- Sin embargo, si el descanso automático ya se ha registrado en la hoja de horas, los empleados deberán ajustar manualmente el tiempo del descanso para garantizar la precisión.