1. Est-il possible de pointer hors ligne ?
Non, ce n'est pas possible.
2. Quand la notification est-elle envoyée en cas de pointage manqué ?
Lorsque la plage horaire de pointage est écoulée et que l'employé n'a pas encore pointé, une notification par e-mail est envoyée à l'employé et au responsable. L'e-mail est envoyé environ une minute après le pointage manqué.
Si l'employé pointe dans la plage de tolérance autorisée, aucune notification n'est envoyée. Cependant, s'il pointe après la fin de la plage horaire, une notification est envoyée.
Les responsables reçoivent également un résumé hebdomadaire par e-mail de tous les incidents liés à la ponctualité pour les membres de leur équipe.
3. Que se passe-t-il lorsqu'un employé oublie de pointer ?
Si les heures travaillées dépassent les heures estimées en fonction des horaires de travail, des saisies de contrat et/ou des congés, un message sera affiché avec deux options :
- Confirmer les heures estimées.
- Pointer les heures réelles.
Le message s'affiche lorsque l'utilisateur clique sur le bouton de pointage après avoir dépassé les heures estimées d'au moins une minute.
Si un employé a plusieurs quarts de travail dans une journée donnée, le système ne modifiera que l'heure de pointage du dernier quart pour s'assurer que le temps total correspond à leurs heures prévues.
Dans la feuille de temps et dans l'exportation PDF, il est indiqué si un employé a utilisé la modal "Oublié de pointer" pour pointer et modifier son heure de pointage.
4. Comment puis-je empêcher les employés de falsifier les feuilles de temps ?
Pour garantir l'exactitude des feuilles de temps, nous avons mis en place un système d'alerte qui détecte et avertit contre la falsification. Ce système analyse les entrées de pointage pour détecter des incohérences ou des activités suspectes.
Si des feuilles de temps sont jugées manipulées, un rapport d'incident est automatiquement généré, documentant le "temps de pointage manipulé" pour une enquête ou des mesures disciplinaires, si nécessaire.
Pour minimiser les fausses alertes dues à de légères variations de temps, le système compare l'heure de pointage avec l'heure du serveur, permettant une marge de 2 minutes pour les différences de fuseau horaire.
Les alertes par e-mail sont envoyées à l'approbateur de la feuille de temps de l'employé ayant un quart suspect. Les utilisateurs autorisés, y compris les administrateurs RH, reçoivent également ces alertes pour garantir une action rapide.
5. Si quelqu'un pointe avec la géolocalisation activée et modifie ensuite l'heure, la localisation disparaît-elle ou change-t-elle ?
Non, la localisation ne disparaîtra pas. Au lieu de cela, deux enregistrements apparaîtront dans l'historique : le premier montrera le pointage avec la géolocalisation, et le second reflétera l'heure modifiée sans aucun changement dans les informations de localisation.
6. Comment fonctionnent les pauses automatiques pour différents fuseaux horaires ?
Les pauses automatiques sont basées sur les heures travaillées par l'employé, donc le fuseau horaire ne les affecte pas.
7. Est-il possible de restreindre le pointage à une zone spécifique ?
Actuellement, il n'est pas possible de limiter le pointage à une zone spécifique.
8. Quelle est la marge de précision des coordonnées de géolocalisation ?
La précision des coordonnées de géolocalisation peut varier en fonction de facteurs tels que la réception mobile, la géographie de la zone, les conditions météorologiques et si la localisation est à l'intérieur ou à l'extérieur. Pour déterminer la précision de chaque géolocalisation, nous stockons des paramètres appelés "précision" pour la latitude et la longitude. Cette valeur indique la différence en mètres, un nombre plus bas indiquant une plus grande précision. Par exemple, une valeur de 0 signifierait une différence de quelques centimètres, tandis que 1000 indiquerait une différence de kilomètres.
9. Comment puis-je m'assurer qu'un employé est sur place lorsqu'il pointe ?
Si indiquer "Travail à domicile" ou "Travail au bureau" lors du pointage n'est pas suffisant, le seul moyen de vérifier leur présence physique est d'utiliser la géolocalisation et de vérifier les coordonnées fournies dans Google Maps.
Comment utiliser la géolocalisation dans le suivi du temps
10. Est-il possible de restreindre le pointage à une zone spécifique ?
Actuellement, il n'est pas possible de limiter le pointage à une zone spécifique.
11. Quel est le processus pour obtenir des feuilles de temps signées des employés ?
Exporter vos feuilles de temps approuvées :
- Dans votre barre latérale, cliquez sur Suivi du temps
- Cliquez sur l'icône à trois points, dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez Exporter la feuille de temps
- Dans Type d'exportation, sélectionnez Exportation de suivi du temps - Version complète
- Dans le format de fichier, sélectionnez PDF
- Sélectionnez les employés
- Remplissez les autres champs et cliquez sur Soumettre
Vous recevrez un e-mail avec l'exportation.
Envoyer la feuille de temps en masse et demander une e-signature :
- Dans votre barre latérale, allez à Documents
- Cliquez sur Envoyer en masse
- Téléchargez vos feuilles de temps
- Sélectionnez le nom du dossier
- Dans le type de téléchargement, sélectionnez Conserver les documents avec toutes leurs pages
- Cliquez sur Télécharger le document
- Cliquez sur Associer des documents avec des employés
- Activez l'option Demander une e-signature à tous les destinataires
- Cliquez sur Envoyer X documents associés
12. La modification manuelle des heures de pointage affecte-t-elle les temps de pause dans les feuilles de temps ?
L'impact de la modification manuelle des heures de pointage sur les temps de pause dépend de la situation :
- Si la pause automatique est prévue pour se produire dans le futur, elle sera affichée dans la feuille de temps au moment approprié, bien qu'elle puisse ne pas refléter les mises à jour en temps réel.
- Cependant, si la pause automatique a déjà été enregistrée dans la feuille de temps, les employés devront ajuster manuellement le temps de pause pour garantir l'exactitude.
13. Est-il possible d'importer des données de suivi du temps ou de le faire en masse ?
Il n'est pas possible d'importer le suivi du temps directement via l'interface Factorial. Cependant, vous pouvez le faire en utilisant l'API, qui permet le téléchargement en masse et la gestion des données de suivi du temps.
14. Quand le message "Vous avez des quarts à compléter" apparaît-il ?
La phrase “Vous avez des quarts à compléter” apparaît dans Factorial lorsqu'un employé a des quarts de travail planifiés qu'il n'a pas encore complétés ou pointés.
- L'employé a des heures de travail assignées.
- Le système leur rappelle qu'ils doivent compléter ou enregistrer ces quarts.
- Il apparaît généralement dans la section Suivi du temps ou le tableau de bord de l'employé lorsque du temps planifié est en attente.
15. Comment puis-je configurer le système pour que les heures réelles travaillées par les employés soient enregistrées, au lieu des heures planifiées par défaut, surtout lors de l'utilisation d'horaires de travail fixes ?
Si les feuilles de temps de vos employés affichent leurs heures planifiées (par exemple, 09:00 à 18:00) indépendamment de l'heure à laquelle ils ont effectivement pointé, cela est généralement dû à l'une de ces trois configurations :
-
Désactiver "Heures estimées" : Le système pourrait remplir automatiquement les lacunes pour "compléter" la journée.
- Chemin : Paramètres > Suivi du temps > Politique > Paramètres de politique.
- Action : Désactiver "Activer les restrictions de pointage".
-
Vérifiez "Pointage automatique" : Certaines entreprises ont cela actif pour des horaires fixes, ce qui "pointe" pour l'employé.
- Chemin : Paramètres > Suivi du temps > Politique > Paramètres de politique.
- Action : Assurez-vous que "Activer le remplissage automatique de la feuille de temps" est désactivé.
-
Vérifiez "Arrondi" : Si un employé pointe à 08:55 et que le système enregistre 09:00, ce n'est pas "défaut" au calendrier, c'est un arrondi.
- Chemin : Paramètres > Suivi du temps > Politique > Préférences > Tolérance de suivi du temps.
- Action : Réglez la tolérance de suivi du temps à 0 minutes pour le pointage et le dépointage, ou assurez-vous simplement que cette section n'est pas activée.
16. Comment restreindre l'accès au pointage pour des individus spécifiques
Si vous devez vous assurer qu'un employé n'a pas accès à la fonctionnalité de pointage tout en gardant son profil actif, vous pouvez utiliser ces méthodes :
- Déplacez l'employé dans un groupe de permissions où l'accès 'Pointage' est désactivé.
- Excluez un employé du suivi du temps (Factorial — Comment exclure et inclure des employés du suivi du temps )