1. Quels dossiers existent par défaut pour les membres du personnel et l'entreprise ?
Par défaut, le compte des collaborateurs et collaboratrices comprend les dossiers suivants : Contrats, Arrêts maladie et absences pour raisons familiales et Documents d'identité.
De plus, les dossiers suivants sont inclus selon les circonstances :
- Dossier Notes de frais, si l'application est installée
- Dossier Fiches de paie, si la gestion de paie est installée
- Dossier Modelo 145, si l'entité légale se situe en Espagne
Par défaut, la page de l'entreprise comprend les dossiers suivants : Assurances sociales, Impôts, Rapports et Fiches de paie. De plus, les dossiers suivants sont inclus selon les circonstances :
- Dossier Dépenses, si l'application est installée
- Dossier Exportations des salaires, si la gestion de paie est installée
- Dossier Résumé la paie, si la gestion de paie est installée
2. Comment publier un document public pour tous le personnel ?
Pour rendre un document visible à tous les membres de l'entreprise, vous pouvez l'importer en tant que document interne. Voici les étapes :
- Dans votre barre latérale, accédez à Documents et accédez à la section Interne.
- Cliquez sur Ajouter des documents dans le coin supérieur droit
- Faites glisser et déposez le document
- Cliquez sur Importer le document
Pour garantir la visibilité, vous pouvez ajuster les paramètres de visibilité via le symbole de cadenas. Si le cadenas est ouvert, tout le monde peut voir le document.
De plus, vous avez la possibilité d'envoyer une notification par mail à une fois le document publié.
3. Quelle est la différence entre les différents espaces de stockage des documents ?
- Documents collaborateurs : cet espace contient les documents personnels des membres de l'entreprise organisés en dossiers. Chaque personne dispose de son propre espace et l'accès est déterminé par des autorisations. Les collaborateurs et collaboratrices peuvent retrouver cet espace dans la rubrique « VOUS / Mes documents » du menu principal.
- Documents internes de l'entreprise : cet espace partagé permet de publier des documents publics, tels que des politiques et des communications, accessibles par défaut à tous et à toutes. Les membres du personnel peuvent accéder à cet espace dans la rubrique « VOTRE ENTREPRISE / Documents / Interne » du menu principal.
- Documents administrateurs : cet espace est destiné aux documents de gestion, rapports et autres documents qui ne sont pas accessibles à tout le monde. L'accès à cet espace est basé sur des autorisations, permettant à certaines personnes de le consulter. Les profils habilités peuvent accéder à cet espace dans la rubrique « VOTRE ENTREPRISE / Documents / Interne » du menu principal.
4. Comment créer un système de dossiers pour gérer les documents ?
Factorial offre la flexibilité de configurer une structure de dossiers pour les documents de vos collaborateurs et collaboratrices et les documents internes de votre entreprise. Pour configurer le système de dossiers, procédez ainsi :
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
- Dans Général, sélectionnez Documents
Dans les paramètres des documents, vous pouvez :
- Ajouter, modifier ou supprimer des dossiers dans l'espace réservé aux documents collaborateurs.
- Ajouter, modifier ou supprimer des dossiers dans l'espace destiné aux documents internes de l'entreprise.
- Créer des champs personnalisés pour catégoriser et organiser encore mieux vos documents.
En utilisant ces options, vous pouvez établir un système de dossiers adapté à vos besoins spécifiques et gérer efficacement vos documents.
5. Que sont les champs personnalisés des documents ?
Les champs personnalisés des documents permettent aux responsables de définir des attributs pour les documents stockés dans les dossiers collaborateurs. Ces champs personnalisés peuvent avoir différents formats, tels que du texte, une date, un nombre ou une liste d'éléments à sélectionner, entre autres.
De plus, les managers ont la possibilité de définir les champs personnalisés comme obligatoires ou facultatifs. Lorsqu'un champ personnalisé est défini comme obligatoire, cela signifie qu'à chaque fois qu'un document est importé dans le dossier, le champ correspondant doit être complété. À l'inverse, les champs personnalisés facultatifs offrent une flexibilité, permettant de remplir le champ de manière facultative lors de l'importation de documents dans le dossier.
6. Comment le système d'envoi groupé automatise-t-il la création de documents et optimise-t-il la distribution simultanée à plusieurs personnes ?
Le système d'envoi groupé automatise la création de documents en utilisant les données stockées des collaborateurs et des collaboratrices. Il permet la création efficace de documents en les faisant correspondre aux informations pertinentes sur les membres du personnel. De plus, le système permet la distribution simplifiée des documents de façon groupée à plusieurs personnes.
Avec cette fonctionnalité, vous pouvez envoyer différents types de documents, notamment des fichiers PDF tels que des fiches de paie ou des modèles de documents stockés. Vous avez également la possibilité d'importer plusieurs fichiers PDF et le système analysera le texte du document pour identifier les noms, prénoms et documents d'identité. Sur la base de cette analyse, le système propose la personne correspondante à qui le document doit être envoyé automatiquement. Ce processus permet d'économiser du temps et des efforts, ainsi qu'une distribution efficace des documents aux destinataires souhaités.
7. Que se passe-t-il lorsque je clique sur « Faire correspondre les documents aux collaborateurs » ?
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Faire correspondre les documents aux collaborateurs », le système effectue une analyse de tous les documents importés. Il scanne chaque page des documents pour identifier s'il y a une correspondance avec trois variables qui identifient un profil : prénom, nom et identifiant principal.
Pour les membres des entités juridiques portugaises et allemandes, l'identifiant correspondant est le numéro d'identification fiscale au lieu de l'identifiant personnel principal.
Une fois que le système trouve une correspondance avec le prénom, le nom et l'identifiant sur une page, il relie ce document à la personne concernée. Après ce processus de correspondance, le système fournit un rapport indiquant le nombre de documents qui ont été reliés avec succès. Il offre également la possibilité d'envoyer ces documents directement aux personnes identifiées.
Cependant, les documents qui n'ont pas pu être automatiquement reliés devront être envoyés manuellement. Il s'agit de sélectionner les destinataires prévus dans la liste des collaborateurs et collaboratrices auxquel·les vous souhaitez envoyer chaque document, de façon manuelle.
8. Comment envoyer le même document à différents collaborateurs ?
Pour envoyer le même document à différentes personnes, procédez comme suit :
- Dans votre barre latérale, accédez à Documents
- Sélectionnez Envoi groupé
- Importez un document PDF
- Sélectionnez le nom du dossier
- Choisissez le type de téléchargement : fractionner les pages en tant que nouveaux documents, combiner tous les documents en un seul ou conserver les documents avec toutes leurs pages.
- Cliquez sur Importer un document
- Une fois le document importé, appliquez des filtres si nécessaire et sélectionnez les collaborateurs ou collaboratrices
- Activez l'option si vous souhaitez demander une signature électronique
- Cliquez sur Envoyer à X collaborateurs
Une fois le document envoyé, l'ensemble des utilisateurs et utilisatrices retrouveront le document importé dans leur section « Mes documents » dans le dossier choisi. Un mail sera envoyé chaque fois qu'un nouveau document est importé. Les membres du personnel recevront également une notification par mail et dans leurs tâches en attente si la signature électronique a été sollicitée.
Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité Modèles de documents pour automatiser la génération du même document (comme des contrats, des accords) pour plusieurs personnes.