1. Que signifie le statut « refusé » sur un document que j'ai envoyé pour signature ?

Le statut « refusé » sur un document que vous avez envoyé pour signature signifie que la personne a refusé de signer le document. Lorsqu'une personne refuse, elle doit donner une raison via un message texte collecté par le système. L'admin recevra une notification par mail avec le motif, qui apparaîtra également dans la visionneuse de documents.

2. Comment envoyer plusieurs documents à signer ?

Pour envoyer plusieurs documents pour signature, procédez comme suit :

1. Accédez à Documents dans votre barre latérale
2. Sélectionnez Envoi groupé
3. Téléchargez un document PDF et sélectionnez le nom du dossier
4. Choisissez le type de téléchargement :
   1. Fractionner les pages en tant que nouveaux documents
   2. Combiner tous les documents en un seul
   3. Conserver les documents avec toutes leurs pages
5. Cliquez sur Importer un document
6. Une fois le document importé, appliquez des filtres si nécessaire et sélectionnez les collaborateurs et collaboratrices
7. Activez l'option Solliciter une signature électronique
8. Cliquez sur Envoyer à X collaborateurs

Le document sera importé dans la section « Mes documents » du destinataire dans le dossier défini. Un mail est envoyé chaque fois qu'un nouveau document est importé, et la personne reçoit une notification par mail et dans ses tâches en attente.

4. Comment signer un document ?

Pour signer un document, vous devez suivre les étapes ci-dessous :

1. Ouvrez la notification reçue indiquant qu'une signature est requise
2. Lisez les instructions et cliquez sur Démarrer
3. Signez le document
4. Acceptez les conditions
5. Cliquez sur Envoyer le document

Le document que vous signez doit être au format PDF et ne doit pas être modifié ou crypté. Assurez-vous de placer la signature dans la case prévue à cet effet.

Après avoir signé et envoyé le document, votre admin sera informé de votre signature et recevra également une confirmation par mail.

5. Est-il possible de signer plusieurs pages d'un document ?

Avec la signature numérique avancée, il n’est pas nécessaire de signer plus d’une page. Signer une seule page est suffisant. La signature numérique fonctionne comme un tampon qui englobe toutes les pages du document.

Pour mieux comprendre, lisez l'article de notre partenaire Signaturit : Documents - Questions

6. La signature électronique Factorial est-elle légale ?

Oui, la signature électronique Factorial est légale. La solution de signature électronique fournie par Factorial est proposée via Signaturit, une société de technologie juridique accréditée en tant que fournisseur de services de confiance qualifié (QTSP). Cette société propose des solutions de signature électronique, de livraison électronique certifiée et d'identification électronique. Dans l'Union européenne, le règlement eIDAS établit les exigences minimales pour considérer une signature électronique valide et ses effets juridiques. Cependant, la validité juridique des signatures électroniques peut varier selon le document et est soumise à la législation de chaque pays. Par conséquent, il est recommandé de consulter votre conseiller juridique pour des cas d’utilisation spécifiques.

7. Quelle est la taille maximale d'un document envoyé pour signature ?

La taille maximale d'un document pouvant être envoyé pour signature électronique est de 15 Mo. Tout fichier plus volumineux sera correctement enregistré, mais aucune signature électronique ne pourra être demandée.