Le compte rendu est l'échange de suivi d'une évaluation des performances, directement dans Factorial. Une fois l'auto-évaluation et l'évaluation par le manager envoyées, le manager commence le compte rendu : les deux parties voient les réponses côte à côte, les commentent, conviennent d'actions (qui peuvent devenir des objectifs) et demandent des formations, puis le manager rédige une conclusion. Quand les deux parties l'ont envoyé, Factorial génère un PDF et l'enregistre dans les documents de la personne évaluée.

Avant de commencer

• L'option Autoriser les comptes rendus doit être activée dans l'évaluation (elle l'est par défaut).
• L'Auto-évaluation et l'Évaluation par le manager de la personne doivent être envoyées. Si l'évaluation ne comprend que l'Auto-évaluation, seule celle-ci est nécessaire et c'est le manager actuel de la personne qui mène le compte rendu.
• La personne évaluée ne peut pas commencer son propre compte rendu.

Étapes

Commencer un compte rendu (manager)

1. Va dans Performance > Évaluations et ouvre l'évaluation.
2. Dans l'onglet Insights, ouvre la carte Comptes rendus (« Compare les réponses et définis des actions pour atteindre des objectifs communs ») et clique sur Commencer ou Tout voir.
3. Le panneau Mes comptes rendus regroupe les personnes en Prêt à commencer, Non commencé et En attente d'envoi.
4. Clique sur Commencer le compte rendu pour une personne, ou sur Tout commencer pour commencer tous les comptes rendus prêts.
5. Confirme dans Commencer le compte rendu : « Quand tu cliqueras sur “Commencer”, nous informerons [nom], qui aura accès aux réponses de cette évaluation des performances. »

Travailler sur le compte rendu (manager et personne évaluée)

1. Ouvre le compte rendu depuis l'e-mail, ta boîte de réception ou Mes comptes rendus > Voir le compte rendu.
2. Compare les réponses côte à côte dans Questions, Performance globale et Évaluation des compétences. Utilise Masquer/Afficher pour replier une section. « Réponse manquante » signifie qu'une question est restée sans réponse.
3. Ajoute un commentaire sur une réponse si tu veux en discuter.
4. Dans Actions à mener, clique sur Ajouter une action…, rédige-la et enregistre. Sur une action, tu peux :
   • cliquer sur Définir un objectif pour en faire un objectif de la personne, puis sur Voir l'objectif pour l'ouvrir ;
   • la Modifier ou la Supprimer.
5. Dans Formations suggérées, clique sur Demander une formation et choisis Dans le catalogue ou Nouvelle proposition pour demander une formation (nécessite le module Formation).
6. Le manager rédige la Conclusion avec Ajouter une conclusion….
7. Utilise Commentaires (sous Conclusion) pour échanger. Les nouveaux commentaires s'affichent sans recharger la page.
8. Chaque partie clique sur Envoyer le compte rendu. Le manager peut cocher Inclure les commentaires dans le PDF dans la boîte de dialogue d'envoi.

Règles et fonctionnement

• Si l'auto-évaluation et l'évaluation par le manager n'ont pas toutes les deux été envoyées, le compte rendu affiche « Pas encore disponible ».
• Si le manager commence le compte rendu, la personne évaluée reçoit l'e-mail « Compte rendu de performance commencé » et peut voir les réponses de l'auto-évaluation et de l'évaluation par le manager, même si Restreindre la visibilité des résultats est activé.
• Si un·e admin ou un·e responsable commence le compte rendu, le manager de la personne reçoit la notification « Compte rendu du collaborateur commencé ».
• Si l'une des parties envoie le compte rendu, l'autre en est informée (« Compte rendu envoyé par [nom] » / « Ton compte rendu est prêt à être envoyé ») et le compte rendu affiche « [nom] a déjà envoyé le compte rendu. Aucune modification n'est possible. »
• Si tu as envoyé le compte rendu et que l'autre partie ne l'a pas encore fait, tu peux cliquer sur Modifier le compte rendu pour faire des changements ; l'autre partie est informée quand tu le renvoies.
• Si les deux parties l'ont envoyé, le compte rendu est verrouillé, le PDF est généré et les deux parties en sont informées. Consulte l'article Compte rendu en PDF et signature électronique.
• Si l'une des parties a envoyé le compte rendu, il n'est plus possible d'ajouter de commentaires.
• Si quelqu'un commente, la personne évaluée et l'évaluateur·rice sont informé·es par e-mail et dans leur boîte de réception.
• Seuls la personne évaluée, son évaluateur·rice et ses managers peuvent commenter.
• Si l'évaluation ne comprend que l'Auto-évaluation, le manager ne peut écrire que dans la section Conclusion.
• Si tu cliques sur Définir un objectif depuis une action, l'objectif est créé dans Objectifs et lié à l'action.
• Si l'évaluateur·rice est remplacé·e, la nouvelle personne peut commencer et signer le compte rendu.
• Si l'évaluation par le manager a des co-évaluateur·rices, l'un·e d'eux peut commencer le compte rendu et le signer côté manager, et reçoit ses notifications. Une seule personne signe côté manager. Consulte l'article Partager une évaluation par le manager avec des co-évaluateur·rices.

Résolution des problèmes

• Symptôme : « Le compte rendu affiche “Pas encore disponible”. » → Cause : l'auto-évaluation ou l'évaluation par le manager n'a pas été envoyée. → Solution : demande à l'évaluateur·rice concerné·e de l'envoyer.
• Symptôme : « Je ne peux plus commenter. » → Cause : l'une des parties a déjà envoyé le compte rendu. → Solution : la personne qui l'a envoyé peut cliquer sur Modifier le compte rendu pour le rouvrir tant que l'autre partie ne l'a pas envoyé.
• Symptôme : « La personne évaluée ne peut pas commencer le compte rendu. » → Cause : seuls les managers, l'évaluateur·rice manager, les responsables et les admins peuvent le commencer. → Solution : demande au manager de le commencer.
• Symptôme : « Il n'y a pas de carte Comptes rendus. » → Cause : Autoriser les comptes rendus est désactivée, ou l'évaluation ne comprend ni l'Auto-évaluation ni l'Évaluation par le manager. → Solution : un·e responsable peut activer Autoriser les comptes rendus dans Modifier > Fonctionnalités avant la fin de l'évaluation.

FAQ

1. Le compte rendu peut-il commencer avant la fin de l'évaluation ?

Oui, dès que l'auto-évaluation et l'évaluation par le manager sont envoyées.

2. Les actions deviennent-elles automatiquement des objectifs ?

Non. Clique sur Définir un objectif sur chaque action dont tu veux faire un objectif.

3. Qui peut voir le compte rendu ?

La personne évaluée, l'évaluateur·rice, les managers de la personne, les responsables de l'évaluation et les admins.

4. Pouvons-nous faire l'entretien d'évaluation dans Factorial plutôt qu'en présentiel ?

Oui, le fil Commentaires est prévu pour cela. Beaucoup d'équipes se réunissent aussi en personne et utilisent le compte rendu pour en consigner le résultat.