L'envoi de modèles de documents dans Factorial vous permet de :

• Générez des documents directement à partir de modèles prédéfinis
• Envoyez des documents à un ou plusieurs employés en quelques étapes seulement.
• Recueillir les signatures électroniques lorsque cela est requis
• Suivre l' état de chaque document (envoyé, signé, complété).
• Conservez tous les documents des employés stockés et organisés en un seul endroit.

Cette fonctionnalité permet de standardiser les processus de documentation, de réduire le travail manuel et de garantir la cohérence au sein de votre organisation.

Exigences préalables

Avant d'envoyer un modèle de document, assurez-vous que :

• Le modèle de document est déjà enregistré dans votre compte. Sinon, vous devrez le créer. Cet article vous explique comment procéder.
• L' autorisation « Utiliser des modèles de documents » est activée. Pour en savoir plus sur les autorisations relatives aux documents, cliquez ici .
• Vous comprenez que l'envoi d'un modèle générera un document et demandera la signature de l'employé (le cas échéant), lançant ainsi le processus de traitement du document. Plus d'informations sur la signature électronique dans cet article.
• Vous avez créé des employés dans Factorial . Apprenez comment faire ici .

Avant de commencer, assurez-vous que ces conditions sont remplies afin d'éviter toute interruption ou erreur. Cela permet de garantir que le document est envoyé correctement et parvient au bon destinataire sans erreur.

Comment envoyer un modèle de document

Vous pouvez envoyer des modèles de documents depuis la section Distribuer des documents :

1. Dans votre barre latérale, accédez à Documents
2. Accédez à la section Distribuer les fichiers
3. Sélectionnez le modèle de document
4. Sélectionner:
   1. Modèle de document
   2. Nom de fichier
   3. Dossier de destination dans l'espace de documents des employés « Mes documents ».
   4. Demande de signature électronique
5. Cliquez sur Importer le modèle
6. Sélectionnez les employés qui recevront le document.
7. Cliquez sur Envoyer à x employés

Que se passe-t-il après l'envoi d'un modèle de document ?

Une fois que vous avez envoyé un modèle de document dans Factorial :

1. Le document est généré à partir du modèle et envoyé au(x) employé(s) sélectionné(s).
2. Les employés reçoivent une notification (par courriel ou via l'application) les invitant à examiner et à signer le document, le cas échéant.
3. Vous pouvez suivre l'état du document dans Factorial : Envoyé, Consulté, Signé ou Terminé.
4. Une fois signé, le document est stocké en toute sécurité dans le profil de l'employé pour consultation ultérieure.
5. Toute mise à jour ou tout suivi peut être surveillé et géré directement depuis la plateforme.

Cela garantit un flux de travail transparent et traçable et permet de garder toute la documentation relative aux employés bien organisée.

FAQ

1. Puis-je envoyer le même modèle de document à plusieurs employés simultanément ?
   Oui. Factorial vous permet de sélectionner un ou plusieurs employés lors de l'envoi d'un modèle de document. Chacun recevra sa propre copie à examiner et à signer.
   
2. Les employés peuvent-ils modifier le document après que je l'aie envoyé ?
   Non. Les employés peuvent uniquement consulter et signer le document. Toute modification doit être effectuée dans le modèle avant l'envoi.
   
3. Comment puis-je vérifier si un employé a signé le document ?
   Vous pouvez consulter le statut du document dans Factorial . Les statuts possibles sont : Envoyé, Consulté, Signé et Terminé.
   
4. Puis-je renvoyer un document si un employé ne l'a pas signé ?
   Oui. Vous pouvez renvoyer un modèle de document pour rappeler aux employés de le consulter et de le signer.
   
5. Puis-je joindre des fichiers supplémentaires au modèle lors de l'envoi ?
   Non. Si vous avez besoin de fichiers supplémentaires, ils doivent être inclus dans le modèle lui-même avant l'envoi.