Factorial envoie des notifications aux moments clés du cycle de formation afin d'informer les employés et d'aider les administrateurs à gérer efficacement les cours. Cet article explique le rôle de chaque notification, son déclenchement et sa configuration.

Types de notifications de formation

Factorial propose trois principaux types de notifications d'entraînement. Chacune a une finalité différente et se déclenche à une étape différente du processus d'entraînement.

Avis d'inscription

Lorsque vous publiez une formation, vous pouvez choisir d'informer par courriel tous les employés concernés de leur inscription. Il s'agit de la première notification qu'ils reçoivent au sujet de la formation ; elle est envoyée uniquement lorsque la formation passe du statut « Brouillon » à « Publiée » .

Détails clés :

• Envoyé par courriel aux employés affectés à la formation
• Les employés ajoutés après la publication recevront également une notification lorsqu'ils seront affectés.
• Cette notification vous sera envoyée par e-mail et non via la boîte de réception Factorial

notifications de demande de formation

Lorsque les employés soumettent des demandes de formation, le processus d'approbation génère des notifications à chaque étape :

• Pour les approbateurs : une notification apparaît dans la boîte de réception → Demandes et un courriel est envoyé lorsqu’une demande nécessite leur examen. La demande ne passe pas au niveau d’approbation suivant tant qu’au moins un approbateur du niveau actuel ne l’a pas approuvée.
• Pour les candidats : un courriel est envoyé lorsque leur demande est approuvée ou rejetée, indiquant le motif du rejet le cas échéant.

Comment configurer les notifications d'inscription

Les notifications d'inscription font partie de l'étape de publication du cours. Il n'existe pas de page de paramètres distincte pour celles-ci.

1. Dans votre barre latérale, cliquez sur Formation
2. Sélectionnez le cours que vous souhaitez publier
3. Vérifiez que tous les participants ont été ajoutés.
4. Cliquez sur Publier
5. Lorsque le système vous le propose, choisissez d' informer les employés par courriel de leur inscription.

Pour que cette option apparaisse, le cours doit être à l'état de brouillon . Les employés ajoutés au cours après sa publication recevront également une notification par courriel lors de leur inscription.

Dépannage

Les employés affirment n'avoir jamais reçu de notification concernant leur inscription.

• Vérifiez si le cours a été publié. C'est la cause la plus fréquente. Les cours en statut brouillon n'envoient pas de notifications d'inscription. Consultez le cours et vérifiez son statut.
• Veuillez vérifier la boîte de réception de l'employé. Les notifications d'inscription sont envoyées par courriel et non dans la boîte de réception principale. Demandez-lui de vérifier son dossier de courriers indésirables.
• Confirmez l'inscription de l'employé à la formation. Des notifications d'inscription sont envoyées lorsqu'un employé est inscrit à une formation publiée.

Les approbateurs ne reçoivent pas de notifications de demande de formation

• Vérifiez la configuration du flux d'approbation. Accédez à Formation → Paramètres et assurez-vous que les groupes d'approbation sont correctement configurés.
• Vérifiez les autorisations. L’approbateur doit disposer des autorisations de formation requises, notamment l’accès à l’espace de gestion des formations et la possibilité de gérer les demandes de formation. Consultez la section Autorisations de formation pour obtenir la liste complète.
• Vérifiez l'ordre des niveaux d'approbation. La demande doit être approuvée au niveau actuel avant que les approbateurs du niveau supérieur ne soient notifiés.

FAQ

1. Où sont envoyées les notifications d'inscription ? Les notifications d'inscription sont envoyées par courriel. Elles n'apparaissent pas dans la boîte de réception Factorial .
2. Que se passe-t-il si j'ajoute un nouvel employé à un cours après sa publication ? Le nouvel employé recevra une notification d'inscription par courriel dès son affectation.
3. Puis-je personnaliser le contenu des notifications de formation ? Les notifications de formation utilisent les modèles standard de Factorial . Pour un contenu personnalisé, vous pouvez utiliser la fonctionnalité « Notifications personnalisées » dans Paramètres → Configuration avancée → Notifications personnalisées afin de créer des notifications automatisées avec des déclencheurs et des messages personnalisés.
4. Où apparaissent les notifications de demande de formation ? Les approbateurs les voient dans leur boîte de réception → Demandes et reçoivent un courriel. Les candidats reçoivent un courriel lorsque leur demande est approuvée ou refusée.