Lorsque qu'un.e employé.e quitte l'entreprise, remplacer ce poste rapidement est souvent une priorité. Avec la création automatique de remplacement, vous pouvez vous assurer que chaque départ est immédiatement reflété dans votre plan de recrutement, aidant votre équipe à rester alignée sur les besoins en personnel et à éviter de manquer des demandes de remplacement.
Dans cet article, vous apprendrez comment activer la création automatique de remplacement et comment le système génère des postes vacants ou des demandes lorsque qu'un.e employé.e est licencié.e.
En savoir plus sur la résiliation d'un.e employé.e ici.
Vue d'ensemble
La création automatique de remplacement permet au système de créer une demande de remplacement chaque fois qu'un.e employé.e est licencié.e. Le remplacement est automatiquement lié au poste correspondant dans le plan de recrutement, garantissant que votre planification de recrutement reste précise et à jour.
Selon votre configuration, le système peut créer soit :
- Un poste vacant
- Une demande (si les demandes sont activées pour votre entreprise)
Conditions requises
- Votre Factorial abonnement doit inclure le module ATS Hiring Plan.
- Pour utiliser le mode Demande, votre entreprise doit également avoir la fonctionnalité Demandes activée.
- Seul.e.s les administrateur.trice.s (ou les utilisateur.trice.s ayant la permission de licencier des employé.e.s) peuvent déclencher le flux de remplacement.
Quand et pourquoi cela devrait être utilisé
Utilisez cette fonctionnalité pour garder votre plan de recrutement aligné avec les changements d'effectifs et réduire le travail manuel pour les recruteur.se.s et les gestionnaires.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises avec un taux de rotation élevé des employé.e.s, où la création manuelle de demandes de remplacement peut prendre du temps et être facilement négligée.
Les avantages incluent :
- Prévenir les demandes de remplacement manquées
- Réagir plus rapidement aux départs d'employé.e.s
- Maintenir le plan de recrutement automatiquement à jour
- Assurer que les demandes de remplacement sont liées au bon poste
Les informations sur l'employé.e doivent être complètes afin que le système puisse créer automatiquement un poste vacant ou une demande.
Comment utiliser
- Allez dans Paramètres
- Ouvrez Recrutement
- Cliquez sur Processus
- Faites défiler vers le bas jusqu'à Création de remplacement
- Sélectionnez le type de demande que vous souhaitez que le système crée :
- Ne pas créer de remplacement : Rien ne se passe automatiquement lorsque qu'un.e employé.e est licencié.e
- Créer une demande (approbation requise) : Une demande de recrutement est créée et envoyée à travers votre flux d'approbation avant qu'un poste vacant ne soit ouvert
- Créer un poste vacant directement : Un poste vacant est ouvert immédiatement, prérempli avec les données de l'employé.e partant, sans étape d'approbation
Que se passe-t-il après qu'un.e employé.e soit licencié.e
Lorsque qu'un.e administrateur.trice licencie un.e employé.e et coche l'option "Ouvrir le remplacement" dans la modal de licenciement, Factorial commence le processus de remplacement en arrière-plan. Voici ce qui se passe étape par étape :
Étape 1 — Factorial collecte les données de l'employé.e partant
Dans les quelques minutes suivant l'enregistrement du licenciement, Factorial recueille automatiquement les informations suivantes à partir du profil et du contrat de l'employé.e :
- Titre de poste — à partir du rôle assigné dans votre catalogue de postes, ou du titre de poste sur leur contrat si aucun rôle de catalogue n'est défini.
- Équipe — l'équipe à laquelle l'employé.e appartenait.
- Lieu / lieu de travail — le bureau ou le lieu de travail à distance sur le profil de l'employé.e.
- Manager direct — le manager direct de l'employé.e.
-
Fourchette salariale — à partir du niveau du catalogue de postes assigné à l'employé.e
- La devise revient à la devise de l'entité légale si elle n'est pas définie dans le catalogue
Étape 2 — Factorial vérifie que les données sont complètes
Un remplacement ne peut être créé automatiquement que si tous les champs suivants sont présents sur le profil de l'employé.e au moment du licenciement :
- Titre de poste
- Manager direct
- Lieu / lieu de travail
- Salaire (au moins un montant minimum)
- Devise salariale
- Équipe
Si l'un de ces éléments est manquant, Factorial ne peut pas ouvrir le remplacement automatiquement.
Étape 3 — Le poste vacant ou la demande est créée
Selon votre mode configuré :
Mode Poste vacant
Factorial ouvre un nouveau poste vacant dans votre plan de recrutement, prérempli avec le rôle de l'employé.e partant, la fourchette salariale, l'équipe, le lieu, le manager direct, et une date limite de 30 jours. Le poste vacant est lié à l'employé.e licencié.e afin que vous puissiez suivre quel poste est en cours de remplacement. Il est prêt pour vous à examiner, enrichir et publier.
Mode Demande
Factorial crée une demande de recrutement avec les mêmes données préremplies et l'envoie à travers le flux d'approbation de votre entreprise. Une fois approuvée, la demande devient un poste vacant actif. La personne qui a soumis le licenciement reçoit une notification avec un lien pour suivre l'état d'approbation de la demande.
Si un poste vacant ou une demande n'a pas été créé après le licenciement d'un.e employé.e, cela pourrait être dû à :
- Les informations requises de l'employé.e sont incomplètes
- La fonctionnalité n'est pas activée dans Paramètres > Recrutement > Processus
- Les demandes sont sélectionnées, mais la fonctionnalité de demandes n'est pas activée pour l'entreprise
- Le système n'a pas pu associer l'employé.e à un poste dans le plan de recrutement
Vérifiez les données de l'employé.e et la configuration du plan de recrutement, puis essayez à nouveau. Si le problème persiste, contactez le support.
Si les recruteur.se.s ou les gestionnaires n'ont pas reçu de notification, vérifiez que les utilisateur.trice.s concernés ont les autorisations nécessaires et que les paramètres de notification sont configurés correctement.
Notifications
Toutes les notifications sont envoyées à la personne qui a effectué le licenciement — et non diffusées à toute l'équipe. Elles apparaissent dans la Factorial boîte de réception et sont également envoyées par email.
Poste vacant créé
Quand : Le poste vacant a été ouvert avec succès.
- Titre de la boîte de réception : Le poste vacant de remplacement [nom du poste vacant] est prêt à être complété
- Sujet de l'email : Un poste vacant de remplacement a été créé pour [nom de l'employé.e]
- Message : "Nous avons créé le poste vacant [nom du poste vacant] pour remplacer [nom de l'employé.e]. Ouvrez-le pour examiner les détails et compléter toute information manquante."
- Lien : Vous amène directement au nouveau poste vacant dans l'ATS.
Demande créée
Quand : La demande a été créée avec succès et attend une approbation.
- Titre de la boîte de réception : La demande de remplacement [nom de la demande] attend une approbation
- Sujet de l'email : Une demande de remplacement a été créée pour [nom de l'employé.e]
- Message : "Nous avons créé la demande [nom de la demande] pour remplacer [nom de l'employé.e]. Ouvrez-la pour examiner les détails et suivre son approbation."
- Lien : Vous amène directement à la page de la demande dans l'ATS.
Le remplacement n'a pas pu être créé
Quand : Factorial n'a pas pu ouvrir le remplacement automatiquement — soit parce que les données de l'employé.e étaient incomplètes, soit parce qu'un problème inattendu s'est produit.
- Titre de la boîte de réception : Nous n'avons pas pu créer le remplacement pour [nom de l'employé.e]
- Sujet de l'email : Action requise : le remplacement pour [nom de l'employé.e] n'a pas pu être créé automatiquement
- Message : "Nous n'avons pas pu ouvrir une demande de remplacement automatiquement pour [nom de l'employé.e]. Ouvrez le formulaire pour le compléter manuellement."
- Lien : Vous amène à un formulaire "Nouveau poste vacant" ou "Nouvelle demande" prérempli avec l'employé.e licencié.e déjà attaché.e, afin que vous puissiez remplir les champs manquants et soumettre manuellement.
Que faire si le remplacement ne peut pas être créé automatiquement ?
Il existe deux situations où Factorial vous envoie la notification "n'a pas pu être créé" :
1. Données de l'employé.e incomplètes
L'employé.e licencié.e manquait un ou plusieurs champs requis au moment du licenciement. Causes courantes :
| Champ manquant | Cause probable |
|---|---|
| Titre de poste | L'employé.e n'avait aucun rôle assigné dans le catalogue de postes et aucun titre de poste sur son contrat. |
| Manager direct | L'employé.e n'avait aucun manager assigné dans Factorial. |
| Lieu | L'employé.e n'avait aucun bureau ou lieu de travail lié à son profil. |
| Salaire | Aucune fourchette salariale n'était définie dans le catalogue de postes pour son niveau, et aucun salaire n'était fixé sur son contrat. |
| Devise salariale | Aucun salaire n'a été trouvé et l'entité légale n'a pas de devise configurée. |
| Équipe | L'employé.e n'était assigné.e à aucune équipe. |
Que faire : Cliquez sur le lien dans la notification pour ouvrir un formulaire prérempli. L'employé.e sera déjà attaché.e — remplissez les informations manquantes et soumettez manuellement.
2. Quelque chose d'inattendu s'est mal passé
Dans de rares cas, l'étape de création elle-même peut échouer pour une raison indépendante de votre volonté. Le comportement est le même : vous recevez la notification "n'a pas pu être créé" avec un lien pour ouvrir le formulaire manuellement et compléter le remplacement vous-même.
Cas où aucune notification n'est envoyée
Il existe quelques situations où Factorial saute complètement le processus de remplacement et n'envoie aucune notification :
| Situation | Pourquoi |
|---|---|
| La case "Ouvrir le remplacement" n'a pas été cochée lors du licenciement | Le processus est entièrement opt-in par licenciement. Pas de case à cocher = pas de tentative de remplacement. |
| Le mode de remplacement est réglé sur "Ne pas créer de remplacement" | Le paramètre de l'entreprise désactive explicitement la fonctionnalité. |
| Un remplacement existe déjà pour cet employé.e | Factorial vérifie si un poste vacant ou une demande liée à cet employé.e existe déjà et passe si c'est le cas, afin d'éviter les doublons. |
| Le mode Demande est sélectionné mais les Demandes ne sont pas activées | La fonctionnalité Demandes nécessite un droit distinct. Si elle est désactivée, aucune tentative de remplacement n'est faite. |
Conseils et meilleures pratiques
- Revoyez régulièrement les informations sur les employé.e.s pour vous assurer que toutes les données requises sont complètes avant qu'un licenciement ne se produise
- Confirmez que les postes sont correctement configurés dans le plan de recrutement pour garantir que les remplacements sont assignés avec précision
- Examinez régulièrement les nouveaux postes vacants ou demandes créés pour valider les priorités de recrutement
- Si votre entreprise utilise des flux de travail d'approbation, assurez-vous que les recruteur.se.s et les gestionnaires comprennent les prochaines étapes après avoir reçu une notification
FAQ
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Puis-je déclencher un remplacement après coup, sans re-licencier l'employé.e ?
Oui. Si la création automatique a échoué ou si vous n'avez pas coché la case au moment du licenciement, allez dans ATS → Plan de recrutement → Postes vacants (ou Demandes) et créez une nouvelle entrée manuellement. Sélectionnez l'employé.e licencié.e dans le champ "Employé.e remplacé.e" ou "Employé.e à remplacer" pour lier le poste vacant ou la demande à lui/elle.
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Qui reçoit la notification ?
Toujours la personne qui a effectué le licenciement. La notification n'est jamais envoyée à un large groupe.
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Combien de temps faut-il pour créer le remplacement ?
En général, dans les quelques minutes suivant l'enregistrement du licenciement. Cela peut prendre un peu plus de temps en cas de forte charge.
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Quel salaire est utilisé pour préremplir le poste vacant ?
Factorial utilise la fourchette salariale définie dans le catalogue de postes pour le niveau de l'employé.e (montants minimum et maximum). Si aucune fourchette n'est définie, elle revient au salaire brut. La devise est prise à partir du catalogue ; si elle n'est pas définie là, à partir de l'entité légale à laquelle l'employé.e appartenait.
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La date limite de remplacement peut-elle être changée ?
La date limite par défaut est fixée à 30 jours à partir de la date de licenciement. Vous pouvez l'éditer manuellement sur le poste vacant ou la demande une fois qu'elle a été créée.