Quan un/a empleat/da deixa l'empresa, reemplaçar ràpidament aquella posició sovint és una prioritat. Amb la creació automàtica de substitucions, pots assegurar-te que cada baixa es reflecteixi immediatament en el teu pla de contractació, ajudant el teu equip a mantenir-se alineat amb les necessitats laborals i evitar perdre les sol·licituds de substitució.
En aquest article, aprendràs com habilitar la creació automàtica de substitucions i com el sistema genera vacants o requisicions quan un/a empleat/da és acomiadat/da.
Aprèn més sobre com acomiadar un/a empleat/da aquí.
Visió general
La creació automàtica de substitucions permet al sistema crear una sol·licitud de substitució sempre que un/a empleat/da sigui acomiadat/da. La substitució s'enllaça automàticament amb la posició corresponent en el pla de contractació, assegurant que la teva planificació de reclutament es mantingui precisa i actualitzada.
Dependrà de la teva configuració, el sistema pot crear:
- Una vacant
- Un requisit (si els requisits estan habilitades per a la teva empresa)
Condicions
- La teva Factorial subscripció ha de incloure el mòdul de Pla de Contractació ATS
- Per utilitzar el mode de Requisits, la teva empresa també ha d'haver habilitat la funcionalitat de Requisits.
- Només els/les administradors/es (o usuaris/es amb permís per acomiadar empleats/des) poden activar el flux de substitució
Quan i per què s'hauria d'utilitzar
Utilitza aquesta funcionalitat per mantenir el teu pla de contractació alineat amb els canvis en el nombre d'empleats/des i reduir la feina manual per a reclutadors/es i managers.
Aquesta funcionalitat és especialment útil per a empreses amb una alta rotació d'empleats/des, on crear manualment sol·licituds de substitució pot ser llarg i fàcil de passar per alt.
Els beneficis inclouen:
- Prevenir sol·licituds de substitució perdudes
- Respondre més ràpidament a les baixes d'empleats/des
- Mantenir el pla de contractació actualitzat automàticament
- Assegurar que les sol·licituds de substitució estiguin enllaçades amb la posició correcta
La informació de l'empleat/da ha de ser completa perquè el sistema pugui crear automàticament una vacanta o requisició.
Com utilitzar
- Ves a Configuració
- Obre Reclutament
- Fes clic a Processos
- Desplaça't cap avall fins a Creació de substitucions
- Selecciona el tipus de sol·licitud que vols que el sistema creï:
- No crear substitució: No passa res automàticament quan un/a empleat/da és acomiadat/da
- Crear requisició (requereix aprovació): Es crea una requisició de contractació i s'envia a través del teu flux d'aprovació abans d'obrir una vacanta
- Crear vacant directament: Una vacanta s'obre immediatament, prèviament omplerta amb les dades de la persona que deixa l'empresa, sense cap pas d'aprovació
Què passa després que un/a empleat/da sigui acomiadat/da
Quan un/a administrador/a acomiada un/a empleat/da i marca l'opció "Obrir substitució" en el modal d'acomiadament, Factorial inicia el procés de substitució en segon pla. Aquí és el que passa pas a pas:
Paso 1 — Factorial recull les dades de la persona que deixa l'empresa
En pocs minuts després que l'acomiadament sigui guardat, Factorial recopila automàticament la següent informació del perfil i contracte de l'empleat/da:
- Títol del lloc de treball — del rol assignat al teu Catàleg de Feina, o el títol del lloc de treball en el seu contracte si no s'ha establert cap rol al catàleg
- Equip — l'equip al qual pertanyia l'empleat/da
- Ubicació / lloc de treball — l'oficina o ubicació remota al perfil de l'empleat/da
- Cap de línia — el/la directiu/va directe/a de l'empleat/da
-
Rang salarial — del nivell del Catàleg de Feina assignat a l'empleat/da
- La moneda es recupera de la moneda de l'entitat legal si no es defineix al catàleg
Paso 2 — Factorial comprova que les dades siguin completes
Una substitució només es pot crear automàticament si tots els següents camps estan presents al perfil de l'empleat/da en el moment de l'acomiadament:
- Títol del lloc de treball
- Cap de línia
- Ubicació / lloc de treball
- Salaris (almenys un import mínim)
- Moneda salarial
- Equip
Si falta algun d'aquests, Factorial no pot obrir la substitució automàticament.
Paso 3 — La vacanta o requisició és creada
Dependrà del mode configurat:
Mode de vacanta
Factorial obre una nova vacanta al teu Pla de Contractació, prèviament omplerta amb el rol de la persona que deixa l'empresa, rang salarial, equip, ubicació, cap de línia i un termini de 30 dies. La vacanta està enllaçada amb l'empleat/da acomiadat/da perquè puguis fer un seguiment de quina posició s'està substituint. Està llesta perquè la revisis, enriqueixis i publiquis.
Mode de requisició
Factorial crea una requisició de contractació amb les mateixes dades prèviament omplertes i l'envia a través del flux d'aprovació de la teva empresa. Un cop aprovada, la requisició es converteix en una vacanta activa. La persona que va presentar l'acomiadament rep una notificació amb un enllaç per fer un seguiment de l'estat d'aprovació de la requisició.
Si no es va crear una vacanta o requisició després d'acomiadar un/a empleat/da, pot ser perquè:
- La informació requerida de l'empleat/da està incompleta
- La funcionalitat no està habilitada a Configuració > Reclutament > Processos
- Les requisicions estan seleccionades, però la funcionalitat de requisicions no està habilitada per a l'empresa
- El sistema no va poder associar l'empleat/da amb una posició al pla de contractació
Verifica les dades de l'empleat/da i la configuració del pla de contractació, després torna-ho a intentar. Si el problema persisteix, contacta amb el Suport.
Si els/les reclutadors/es o managers no van rebre una notificació, comprova que els/les usuaris/es rellevants tinguin els permisos necessaris i que la configuració de notificacions sigui correcta.
Notificacions
Totes les notificacions s'envien a la persona que va realitzar l'acomiadament — no s'envien a tot l'equip. Apareixen a la Factorial bandeja d'entrada i també es lliuren per correu electrònic.
Vacant creada
Quan: La vacant es va obrir amb èxit.
- Títol de la bandeja d'entrada: La vacant de substitució [nom de la vacant] està llesta per ser completada
- Assumpte del correu electrònic: Es va crear una vacant de substitució per [nom de l'empleat/da]
- Missatge: "Hem creat la vacant [nom de la vacanta] per substituir [nom de l'empleat/da]. Obre-la per revisar els detalls i completar qualsevol informació que falti."
- Enllaç: Et porta directament a la nova vacant a l'ATS.
Requisició creada
Quan: La requisició es va crear amb èxit i està a l'espera d'aprovació.
- Títol de la bandeja d'entrada: La requisició de substitució [nom de la requisició] espera aprovació
- Assumpte del correu electrònic: Es va crear una requisició de substitució per [nom de l'empleat/da]
- Missatge: "Hem creat la requisició [nom de la requisició] per substituir [nom de l'empleat/da]. Obre-la per revisar els detalls i fer un seguiment de la seva aprovació."
- Enllaç: Et porta directament a la pàgina de requisició a l'ATS.
No es va poder crear la substitució
Quan: Factorial no va poder obrir la substitució automàticament — ja sigui perquè les dades de l'empleat/da eren incompletes o perquè alguna cosa inesperada va fallar.
- Títol de la bandeja d'entrada: No vam poder crear la substitució per [nom de l'empleat/da]
- Assumpte del correu electrònic: Acció requerida: no es va poder crear automàticament la substitució per [nom de l'empleat/da]
- Missatge: "No vam poder obrir una sol·licitud de substitució automàticament per [nom de l'empleat/da]. Obre el formulari per completar-lo manualment."
- Enllaç: Et porta a un formulari de "Nova vacant" o "Nova requisició" prèviament omplert amb l'empleat/da acomiadat/da ja adjunt, perquè puguis omplir els camps que falten i enviar-ho manualment.
Què passa si no es pot crear la substitució automàticament?
Hi ha dues situacions en què Factorial et envia la notificació "no es va poder crear":
1. Dades de l'empleat/da incompletes
L'empleat/da acomiadat/da no tenia un o més camps requerits en el moment de l'acomiadament. Causes comunes:
| Camp faltant | Probable causa |
|---|---|
| Títol del lloc de treball | L'empleat/da no tenia cap rol assignat al Catàleg de Feina i no hi havia títol del lloc en el seu contracte. |
| Cap de línia | L'empleat/da no tenia cap manager assignat a Factorial. |
| Ubicació | L'empleat/da no tenia cap oficina o lloc de treball vinculat al seu perfil. |
| Salaris | No es va definir cap rang salarial al Catàleg de Feina per al seu nivell, i no es va establir cap salari en el seu contracte. |
| Moneda salarial | No es va trobar cap salari i l'entitat legal no té cap moneda configurada. |
| Equip | L'empleat/da no estava assignat/da a cap equip. |
Què fer: Fes clic a l'enllaç de la notificació per obrir un formulari prèviament omplert. L'empleat/da ja estarà adjunt — omple la informació que falta i envia-ho manualment.
2. Alguna cosa inesperada va fallar
En casos rars, el pas de creació pot fallar per una raó fora del teu control. El comportament és el mateix: reps la notificació "no es va poder crear" amb un enllaç per obrir el formulari manualment i completar la substitució tu mateix/a.
Casos en què no s'envia cap notificació
Hi ha algunes situacions en què Factorial omet completament el procés de substitució i no envia cap notificació:
| Situació | Per què |
|---|---|
| No es va marcar la casella "Obrir substitució" durant l'acomiadament | El flux és completament optatiu per a cada acomiadament. Sense casella = sense intent de substitució. |
| El mode de substitució està configurat com "No crear substitució" | La configuració de l'empresa desactiva explícitament la funcionalitat. |
| Ja existeix una substitució per a aquest/a empleat/da | Factorial comprova si ja existeix una vacant o requisició vinculada a aquest/a empleat/da i s'omet si és així, per evitar duplicats. |
| El mode de requisició està seleccionat però les requisicions no estan habilitades | La funcionalitat de requisicions requereix un dret d'accés separat. Si està desactivada, no s'intenta cap substitució. |
Consells i millors pràctiques
- Revisa regularment la informació de l'empleat/da per assegurar-te que totes les dades requerides estiguin completes abans que es produeixi un acomiadament
- Confirma que les posicions estiguin correctament configurades al pla de contractació per assegurar-te que les substitucions s'assignin amb precisió
- Revisa regularment les vacantes o requisicions novament creades per validar les prioritats de contractació
- Si la teva empresa utilitza fluxos d'aprovació, assegura't que els reclutadors/es i managers entenguin els següents passos després de rebre una notificació
FAQ
-
Puc activar una substitució després del fet, sense tornar a acomiadar l'empleat/da?
Sí. Si la creació automàtica va fallar o no vas marcar la casella en el moment de l'acomiadament, ves a ATS → Pla de Contractació → Vacantes (o Requisicions) i crea una nova entrada manualment. Selecciona l'empleat/da acomiadat/da al camp "Empleat/da que es substitueix" o "Empleat/da a substituir" per vincular la vacant o requisició amb ells/es.
-
Qui rep la notificació?
Sempre la persona que va realitzar l'acomiadament. La notificació mai s'envia a un grup ampli.
-
Quina rapidesa es crea la substitució?
Normalment en pocs minuts després que l'acomiadament sigui guardat. Pot trigar una mica més en moments de càrrega alta.
-
Quin salari s'utilitza per omplir la vacanta?
Factorial utilitza el rang salarial definit al Catàleg de Feina per al nivell de l'empleat/da (imports mínims i màxims). Si no es defineix cap rang, es recupera el salari brut. La moneda es pren del catàleg; si no s'ha establert allí, de l'entitat legal a la qual pertanyia l'empleat/da.
-
Es pot canviar el termini de la substitució?
El termini per defecte està establert a 30 dies a partir de la data de l'acomiadament. Pots editar-lo manualment a la vacant o requisició un cop ha estat creada.