Què és una entitat legal?
Una entitat legal és una empresa o organització distintiva que té la seva pròpia identitat legal. Pot posseir actius, signar contractes i ser responsabilitzada per les seves accions. A Factorial, les entitats legals t'ajuden a gestionar múltiples empreses o filials dins d'un sol compte.
Per què són importants les entitats legals a Factorial?
- Operacions separades: Mantingues organitzades diferents empreses o filials.
- Configuracions personalitzades: Personalitza configuracions com moneda, adreça i detalls fiscals per a cada entitat.
- Gestió d'empleats/des: Assigna empleats/des a l'entitat legal correcta per a una nòmina i beneficis precisos.
Crear i gestionar entitats legals
Pots crear tantes entitats legals com sigui necessari per reflectir l'estructura real de la teva empresa.
- Hi haurà sempre una entitat legal principal, que representa les dades oficials de facturació i subscripció de la teva empresa.
- Les entitats addicionals que creïs seran considerades entitats legals secundàries, que poden ser configurades de manera independent (per exemple, amb diferents cicles de nòmina, monedes o informació fiscal).
La entitat legal principal no es pot eliminar, i el seu nom legal i NIF no es poden canviar, ja que estan vinculats als teus detalls de facturació i subscripció. Encara pots actualitzar altres detalls, com l'adreça o els detalls bancaris. Per canviar el seu nom legal o NIF, o per escollir una altra entitat legal principal, contacta amb el teu Factorial Account Manager.
Com afegir una nova entitat legal
- A la teva barra lateral, ves a Configuració
- En General, fes clic a Detalls de l'empresa
- Fes clic a Afegeix nova entitat legal - a la part superior dreta
- Introdueix un nom d'entitat legal
- Selecciona el País i la Moneda
- Fes clic a Afegeix entitat legal
Com editar la informació d'una entitat legal
- A la teva barra lateral, ves a Configuració → Detalls de l'empresa
- Selecciona l'entitat legal que vols
- En aquesta pàgina, pots afegir o editar detalls essencials sobre l'entitat legal, incloent:
- Informació legal: el nom legal de l'empresa i el Número d'Identificació Fiscal.
- Informació de moneda: la moneda utilitzada per l'entitat legal.
- Adreça: l'adreça legal de l'empresa.
El nom de l'entitat legal es pot canviar sempre que no sigui la entitat legal principal.
Crear o editar moltes entitats legals alhora
Si tens moltes entitats legals per crear o canviar, adjunta una fulla de càlcul a One o descriu-les al xat. One prepara una taula perquè la revisis i les desa totes una vegada que confirmis. Aprèn com crear i editar entitats legals a granel amb One.
Com eliminar una entitat legal
Si necessites eliminar una de les teves entitats legals secundàries de Factorial, segueix aquests passos:
- A la teva barra lateral, ves a Configuració
- Fes clic a Detalls de l'empresa
- Localitza l'entitat legal que vols eliminar
- Fes clic a la icona de engranatge (⚙️) al costat i selecciona Eliminar entitat legal
Notes importants:
- La entitat legal principal no es pot eliminar, i el seu nom legal i NIF no es poden canviar, ja que estan vinculats als teus detalls de facturació i subscripció. Encara pots actualitzar altres detalls, com l'adreça o els detalls bancaris. Per canviar el seu nom legal o NIF, o per escollir una altra entitat legal principal, contacta amb el teu Factorial Account Manager.
- Només els administradors amb els permisos correctes poden eliminar una entitat legal.
- Un cop eliminada, tota la informació vinculada a aquesta entitat legal ja no serà accessible.
Com afegir empleats/des
Per afegir empleats/des a l'entitat legal, el primer pas és crear grups d'empleats/des:
Ara, pots continuar afegint empleats/des al grup d'empleats/des creat anteriorment:
- Fes clic a Afegeix empleats/des
- Selecciona els/les empleats/des/des
- Fes clic a Assigna empleats/des
Com eliminar grups d'empleats/des
Si vols eliminar un grup d'empleats/des, primer has de reasignar els/les empleats/des/des d'aquest grup a un altre grup d'empleats/des. Un cop hagis assignat amb èxit els/les empleats/des/des al nou grup, pots procedir a eliminar el grup d'empleats/des original.
Si us plau, tingues en compte que cada empleat només pot estar associat a una entitat legal. Si tens empleats/des que treballen en múltiples mercats o per diferents empreses dins de la teva organització, et recomanem incloure'ls a l'entitat legal principal o a aquella on treballen la majoria de les seves hores. A més, considera la moneda utilitzada per l'entitat legal específica, ja que els nòmines dels/les empleats/des/des es generaran en la mateixa moneda.
Contractes
En aquesta secció, pots personalitzar les configuracions relacionades amb els contractes dels teus empleats/des.
Compartició d'informació entre entitats legals dins del mateix compte
A Factorial, la informació dins de diferents entitats legals pertanyents al mateix compte pot ser compartida, sempre que la visibilitat i els permisos d'acció ho permetin, segons la configuració de cada usuari o grup de permisos.
Això significa que fins i tot si els/les empleats/des/des pertanyen a diferents entitats legals, certes dades i accions poden ser vistes o gestionades quan s'han atorgat els permisos adequats entre entitats.
Per exemple:
-
Un empleat pot ser assignat com a gestor d'un altre empleat que pertany a una entitat legal diferent, sempre que l'usuari que realitza l'acció tingui permís per editar la informació dels/les empleats/des/des entre entitats.
Aquesta conducta també s'ha verificat en la demostració de la plataforma. - La visibilitat de les dades dels/les empleats/des/des i les accions administratives (com veure o editar la informació dels/les empleats/des/des o assignar rols) pot extendre's entre entitats legals, depenent de com s'han configurat les configuracions de visibilitat del grup de permisos.
Limitacions importants a considerar:
Per defecte, molts permisos com “Persones a la seva entitat legal” restringeixen la visibilitat i les accions als empleats/des dins de la mateixa entitat legal.
Per permetre que els usuaris vegin o actuïn sobre empleats/des d'altres entitats legals, s'han de configurar permisos més amplis (per exemple, “Tota l'empresa” o altres configuracions personalitzades).
Una configuració de permisos acurada és essencial per garantir la seguretat de les dades i el compliment intern.