cpnAcquis o rttAcquis

Les dades es transfereixen de Factorial a Silae a través de la nostra "Actualització de nòmina d'empleats" secció. Qualsevol acció que realitzis a Factorial que afecti la nòmina generarà una actualització d'empleat.

Per assegurar-te que les actualitzacions correctes es sincronitzin, és important activar les actualitzacions d'empleats rellevants a Factorial. Aquestes poden incloure noves contractacions, canvis de contracte, actualitzacions de dades personals i absències. Per fer-ho, ves a Configuració > Nòmina > Actualitzacions d'empleats, i habilita totes les actualitzacions que desitgis sincronitzar amb Silae.

Quan es genera una actualització d'empleat, podràs revisar-la i enviar-la a Silae marcant l'actualització d'empleat com a “Completa”. Els temps de transmissió poden variar segons el període. Per exemple, si s'envien un gran nombre d'incidències al final del mes durant el tancament de nòmina, el processament pot trigar fins a 5–10 minuts a completar-se.

Quan es crea un nou/na empleat/da a Factorial, es crea una actualització d'empleat. Pots obrir-la i comprovar que totes les dades són correctes, i després marcar-la com a "Completa" per sincronitzar el canvi amb Silae.

Altres coses importants a considerar:

• Quan creïs l'empleat i carreguis la informació del contracte, assegura't que la data del contracte (entrada a l'empresa) i la data d'ocupació (última actualització del contracte) siguin les mateixes a SILAE. D'altra banda, Silae crearà un nou contracte, resultant en duplicació.
• Per a empleats sense Número de Seguretat Social: El registre encara es crearà, però la validació es basarà en l'adreça de correu electrònic en comptes del Número de Seguretat Social. Per tant, l'adreça de correu electrònic esdevé un camp obligatori; d'altra manera, el perfil de l'empleat no es podrà crear a Silae.
• La data de naixement i el gènere proporcionats han de ser coherents amb el número de seguretat social.
• El nom de naixement és obligatori. Si es deixa buit, el cognom utilitzat es tractarà com el nom de naixement per evitar bloquejar la creació.
• El matricule no s'ha d'afegir a Factorial. Quan la nova contractació es sincronitzi, automàticament omplirem el camp de matricule a Factorial. Pots habilitar una opció a Silae per assegurar la unicitat del número de personal a través de múltiples fitxers o grups de fitxers si és necessari.
• El motiu d'inici d'ocupació s'enviarà per defecte com el codi 001: Contractació, inici d'activitat, contractació directa o contractació a través de competència (servei públic), inici de desplaçament, inici de vida cultural (religions). Pots modificar això a Silae, si cal.

Camps que s'envien a Silae

1. Dades de l'empleat
   • Nom
   • Cognom
   • Número de seguretat social (el client ha de seleccionar el número de seguretat social al camp de número d'identificació)
   • Nom de soltera (si es deixa en blanc a Factorial, el nom de pila també es sincronitzarà aquí)
   • Gènere
   • Correu electrònic professional
   • Correu electrònic personal (si es deixa en blanc a Factorial, el correu electrònic personal es substituirà pel correu electrònic professional)
   • Telèfon mòbil
   • Adreça de casa (ciutat, país, estat, carrer, número i codi postal)
   • Codi de comuna INSEE
   • Data de naixement
   • Departament de naixement (s'agafa del SSN i si és fora de França, s'envia com a codi “99” i l'usuari ha de editar-ho manualment a Silae)
   • Codi de país de naixement (s'agafa del SSN)
   • Nacionalitat
   • IBAN
   • BIC
2. Dades del contracte
   • Data d'entrada (basada en el camp Data d'inici del contracte de Factorial)
   • Data d'inici del contracte (basada en la Data efectiva del contracte de Factorial)
   • Data d'inici de la versió del contracte (basada en la Data efectiva del contracte de Factorial)
   • Data de finalització
   • Motiu d'inici (motiu sincronitzat per defecte: 001)
   • Establiment
   • Títol del lloc de treball - sota “altre títol del lloc de treball”
   • Codi del contracte d'ocupació (ha de ser un tipus de contracte disponible per defecte a Factorial)
   • Salaris base (ha de ser mensual o anual)
   • Per a empleats per hores → Hores de treball al contracte (ha de ser mensual o setmanal). Omplirà els camps de “Hores mensuals normals” i “Hores mensuals extraordinàries” a Silae)
   • Per a empleats amb un contracte per dies → Nombre de dies

Quan es actualitza el perfil o les dades del contracte d'un/a empleat/da a Factorial, es crea una actualització de l'empleat/da. Pots obrir-la i comprovar que totes les dades són correctes, i després marcar-la com a "Completada" per sincronitzar el canvi amb Silae.

Els següents camps generaran una actualització de l'empleat/da que es pot sincronitzar amb Silae:

1.  Dades de l'empleat/da
   • Cognom
   • Nom
   • Correu electrònic professional
   • Telèfon mòbil
   • Adreça de casa (ciutat, país, estat, carrer, número i codi postal)
   • Nacionalitat (només es canvia el codi, el text s'ha de canviar manualment des de Silae)
   • IBAN
   • BIC
2.  Dades del contracte 
   • Data d'inici de l'ocupació
   • Data d'inici del contracte
   • Data d'entrada
   • Data de finalització
   • Establiment
   • Càrrec (sota "altres càrrecs")
   • Codi del contracte d'ocupació (ha de ser un tipus de contracte que estigui disponible per defecte a Factorial)
   • Salaris base (ha de ser el salari mensual o el salari anual)
   • Per a empleats/ades per hores:
     • Les hores contractuals - s'han d'introduir les hores mensuals o setmanals (aquestes ompliran els camps “Hores normals mensuals” i “Hores extra mensuals” a Silae)
   • Per a empleats/ades amb un contracte diari:
     • Nombre de dies

Com crear un addendum o simplement modificar un contracte

• Crear un addendum: Quan es produeix un canvi en el contracte, si vols crear un nou treball a Silae, ves a la pestanya Contracte al perfil de l'empleat/da a Factorial, fes clic a Noves Condicions, i introdueix la data del canvi.
• Modificar un contracte: Si vols fer una modificació sense crear un nou treball a Silae, fes clic als tres punts i selecciona Corregir Condicions.

Assegura't que la data efectiva coincideix amb la data del treball a Silae. Si no ho fa, es crearà automàticament un nou treball a Silae:

Gestió de finalitzacions, extensions i successions de contractes

Quin és el flux de treball correcte a seguir a Factorial?

Si l'empleat/da marxa:

• Tanca el perfil de l'empleat/da a Factorial, introdueix la data de finalització i el seu motiu; l'entrada de terminació del contracte apareixerà a la secció "Actualitzacions" del mòdul de nòmina.

Si l'empleat/da torna a la companyia:

• Reactiva el mateix perfil per crear la nova condició.

Quan s'aprova l'absència d'un/a empleat/da a Factorial, es crea una actualització de nòmina de l'empleat/da. Pots verificar que totes les dades són correctes, i després marcar l'incident com a “Completat” per sincronitzar les dades amb Silae.

Tipus d'absències que es poden sincronitzar

Les absències de mitja jornada, jornada completa i per hores es poden sincronitzar. Les absències que impliquen regles complexes (com ara períodes d'espera, ajudes de Seguretat Social, complements de l'empleador o llindars) es envien des de Factorial però es calculen a Silae, que en aquest cas actua com a sistema principal. Silae determina tant la durada compensada com les quantitats a pagar.

Altres absències, generalment més simples, es gestioneu directament a Factorial, que actua com a sistema principal — no es requereix un processament addicional per part de Silae. 

•  Permís remunerat i RTT s'han d'enviar sempre en días o mitges jornades. 
• Permís per malaltia és calculat per Silae. Si s'envia en dies, es processa automàticament. 
• Absències per hores han de tenir els seus comptadors correctament configurats en hores (per exemple, formació, permís de conversió, festius, permís compensatori, permís remunerat/no remunerat). 

Si s'envien múltiples dies d'absències per hores, el total d'hores pot no mostrar-se immediatament, però el càlcul es reflexa amb precisió en el rebut de nòmina.

Modificar i suprimir una absència sincronitzada

Si has enviat una absència per un/a dels teus empleats/ades des de Factorial a Silae, i mentrestant el/la teu/a empleat/da ha suprimit aquesta absència del seu perfil, l'incidència d'absència es reobrirà amb el missatge: “L'absència ha estat suprimida”. Marcant aquesta incidència com a completada, la supressió s'enviarà a Silae:

Flux de treball general

Pas 1 – Identificar els codis EVP a Silae

Els elements variables de nòmina es transmeten cada mes des de Factorial per a la integració a Silae. Cada EVP a Silae correspon a un codi específic del client. Es poden trobar a Configuració > Variables d'entrada. Els codis EVP a utilitzar es llisten a la columna **“Nom”**:

Assegura't que tots els teus EVPs estan llistats en aquest menú, amb l'excepció de les hores natives*.

Pas 2 – Configurar els codis EVP a Factorial

A Factorial, aquests EVP s'introdueixen al mateix lloc que els codis d'absència, els números de fitxer dels empleats/ades i els codis d'establiment, sota els camps de “compensació addicional”:

Pas 3 – Enviar l'EVP des de Factorial a Silae

L'EVP s'introdueix a Factorial i s'enviarà manualment (a través d'un clic de botó) mitjançant l'API:

Pas 4 – Comprovar l'estat d'integració a Factorial

Un cop les dades s'han processat, l'estat d'integració torna a Factorial:

La resposta ha d'incloure l'ID i l'estat de processament, que pot ser una de les següents tres opcions:

• èxit – si l'EVP s'ha sincronitzat correctament amb Silae
• fallit – si un error tècnic ha impedit la sincronització
• invàlid – si les dades enviades són incorrectes o falten

Detalls addicionals sobre tipus variables específics

*Les hores natives

Per a les hores, no necessites introduir-les al menú de “Variables d'entrada”.

Només necessites assignar correctament els codis d'hores de Silae a Factorial, depenent de les categories utilitzades en la configuració de la teva nòmina.

1. Hores natives (codis Silae estàndard)

• HN = hores regulars
• HM = hores a tarifa incrementada
• HC = hores complementàries
• HCNSTEPA = hores complementàries no subjectes a TEPA
• HS25 = hores extra al 25%
• HS50 = hores extra al 50%
• HS100 = hores extra al 100%

2. Hores amb codis Silae personalitzats

Els següents codis corresponen a hores que depenen de configuracions Silae personalitzades.

Si la teva configuració utilitza algun d'aquests, assegura't de reproduir el codi exacte a Factorial:

3. Un EVP disfressat com hores regulars

Aquí hi ha alguns exemples - Aquestes són variables de nòmina (a sovint vinculades a perfils de prima o d'assignació) per les quals és essencial introduir el codi al menú específic de Silae “variables a introduir”:

• Hores de festiu: el nombre d'hores serveix com a multiplicador per a una prima o increment.
• Hores de guàrdia: Siga es requereix un codi de pagament variable (sovint el nombre d'hores de guàrdia) per activar l'assignació.
• Hores de torn de nit: El volum d'hores transmeses serveix únicament com a desencadenant per a l'element de pagament de prima de torn de nit.

Enviament d'un pagament anticipat

Si necessites enviar un pagament anticipat, has d'utilitzar el codi “acompte” a les dades d'integració de Factorial perquè puguem identificar correctament aquest tipus d'EVP.

No hi ha cap codi corresponent específic a Silae per a pagaments anticipats.

La integració recupera els comptadors de permisos acumulats de Silae a Factorial segons les teves necessitats, reflectint el permís acumulat. Els comptadors s'actualitzen a través de la plataforma KLYR a principis del mes següent, un cop les teves nòmines han estat validades. Després d'aquesta actualització, els comptadors de permís pagat (CP) i RTT es sincronitzen automàticament. Per al CP, això inclou tant els dies ja acumulats de l'any anterior (N‑1) com els dies actualment acumulats per a l'any en curs (N).

Com recuperar els comptadors de permisos acumulats de SILAE a Factorial?

1. Abans d'activar els comptadors, has de configurar la base de dies acumulatius a les teves polítiques de permisos a 0 per desactivar el càlcul automàtic d'acumulació per Factorial. Ves a Configuració > Permís i Absència > la teva política de permisos > Comptador → estableix la base de dies acumulatius a 0.
   

   

1. Introdueix el codi del comptador a Factorial a Descobreix > Integració. Cada línia correspon a un comptador diferent vinculat a una política de permisos.
   
   
2. Tingues cura a la configuració de Factorial de no permetre el traspàs de dies no utilitzats de l'any anterior, ja que el càlcul de permís acumulat de Silae inclou els dies traspassats.
   
3. Un cop activats i els codis de comptador completats, els comptadors acumulats i actualment acumulats de Factorial s'ajustaran per les teves accions a KLYR

Què és KLYR i com funciona?

KLYR és la plataforma utilitzada per sincronitzar els teus comptadors de permisos de Silae a Factorial. Així és com funciona:

1. Al final de cada mes, un cop les teves nòmines han estat validades, has de seleccionar:
   • El nom de la teva empresa
   • Les carpetes de nòmina (entitats) que vols sincronitzar
2. Tria el mes correcte:
   • Selecciona el mes anterior si estàs realitzant aquesta acció a principis del mes següent.
   • Selecciona el mes actual si has validat les teves nòmines abans del final del mes.
3. Accés a KLYR:
   • Per donar accés a algú a KLYR, envia les adreces de correu electrònic de les persones que necessiten accés a l'adreça següent: support@fortifydigital.zendesk.com

Un cop realitzat l'ajust, l'usuari veurà una nota al comptador de Factorial que diu “Actualitzat automàticament per Silae + un codi.” No obstant això, l'empleat no rebrà cap notificació.

Si Silae només ha començat a calcular les nòmines, és normal que els comptadors no s'hagin actualitzat encara. Els comptadors mensuals només es tenen en compte un cop totes les nòmines han estat validades i impreses.

Per exemple, si les nòmines han estat calculades però encara no revisades o impreses, la bombolla a la part superior roman groga. Un cop la bombolla es torni verda, la informació s'actualitzarà correctament.

Llista de comptadors i els seus codis associats a Silae:

Si es produeix un error de sincronització, un informe d'error s'enviarà al client per correu electrònic. El client ha de especificar l'adreça de correu electrònic a la qual li agradaria que s'enviés l'informe.

Aquests informes proporcionaran un resum detallat de totes les dades enviades a Silae, juntament amb l'estat de la seva actualització, permetent a l'usuari:

• Verificar que totes les dades s'han transmès correctament.
• Identificar i resoldre qualsevol problema relacionat amb les dades que no s'han transferit correctament.

Aquí hi ha un exemple d'un informe d'error:

El nou/a empleat/da NO es sincronitzarà (donarà un error).

Les dades del nou/a empleat/da a Factorial sobreescriuran les dades de l'empleat/da existent a Silae.

La majoria de les dades es sincronitzen de Factorial a Silae. No obstant això, hi ha 2 punts de dades específics que es sincronicen de Silae a Factorial:

• Matricula - sincronitzada a Factorial un cop l'empleat/da és creat/da a Silae
• Comptadors de temps lliure - ajustats automàticament a Factorial 5 dies després que es calculi la nòmina a Silae

Perquè un/a empleat/da sigui creat/da a Silae, s'ha de completar el Número de Seguretat Social (NSS). Si un/a empleat/da no el té, s'ha de crear manualment tant a Silae com a Factorial. Un cop s'assigni un NSS temporal a Silae, hauràs de copiar-lo i enganxar-lo a Factorial.

• Dades de naixement i Número de Seguretat Social no són coherents
• Codis no estan completats a la pàgina del Marketplace de Factorial.
• Sense accés API per a alguns dossiers de clients.