Les données sont transférées de Factorial vers Silae via notre section « Mises à jour de la paie des employés » . Toute action effectuée dans Factorial ayant un impact sur la paie générera une mise à jour concernant l'employé concerné.

Pour garantir la synchronisation correcte des mises à jour, il est important d'activer les mises à jour relatives aux employés dans Factorial . Cela peut inclure les nouvelles embauches, les modifications de contrat, les mises à jour des données personnelles et les absences. Pour ce faire, accédez à Paramètres > Paie > Mises à jour des employés et activez toutes les mises à jour que vous souhaitez synchroniser avec Silae.

Lorsqu'une mise à jour concernant un employé est générée, vous pouvez la consulter et l'envoyer à Silae en la marquant comme « Terminée ». Les délais de transmission peuvent varier selon la période. Par exemple, si un grand nombre de mises à jour sont envoyées en fin de mois lors de la clôture de la paie, le traitement peut prendre jusqu'à 5 à 10 minutes.

Lorsqu'un nouvel employé est créé dans Factorial , une mise à jour de son profil est générée. Vous pouvez l'ouvrir, vérifier l'exactitude des données, puis la marquer comme « Terminée » pour synchroniser la modification avec Silae.

Autres points importants à prendre en compte :

• Lors de la création du profil de l'employé et du chargement des informations contractuelles, assurez-vous que la DATE DU CONTRAT soit identique dans SILAE. Dans le cas contraire, SILAE créera un nouveau contrat, entraînant un doublon.
• Pour les employés sans numéro de sécurité sociale : vous devez d’abord créer l’employé dans Silae afin d’obtenir un numéro provisoire (après la première paie), puis l’importer dans Factorial . Vous pourrez ensuite synchroniser les modifications de cet employé entre Factorial et Silae.
• La date de naissance et le sexe indiqués doivent correspondre au numéro de sécurité sociale .
• Le nom de naissance est obligatoire. S'il est laissé vide, le nom de famille indiqué sera considéré comme le nom de naissance afin de ne pas bloquer la création du compte.
• Il n'est pas nécessaire d'ajouter le matricule dans Factorial . Lors de la synchronisation du nouvel employé, le champ « Matricule » sera automatiquement renseigné dans Factorial . Vous pouvez activer une option dans Silae pour garantir l'unicité du numéro de personnel dans plusieurs fichiers ou groupes de fichiers, si besoin.
• Le motif de début d'emploi sera par défaut codé 001 : embauche, début d'activité, recrutement direct ou par concours (fonction publique), début de détachement, début d'une activité culturelle (religions). Vous pouvez le modifier dans Silae, si nécessaire.

Des champs sont envoyés à Silae

1. Données des employés
   • Prénom
   • Nom de famille
   • Numéro de sécurité sociale (le client doit sélectionner son numéro de sécurité sociale dans le champ du numéro d'identification)
   • Nom de jeune fille (si ce champ est laissé vide dans Factorial , le prénom sera également synchronisé ici)
   • Genre
   • Courriel professionnel
   • Adresse électronique personnelle (si ce champ est laissé vide dans Factorial , l'adresse électronique personnelle sera remplacée par l'adresse électronique professionnelle).
   • Téléphone mobile
   • Adresse du domicile (ville, pays, état/province, rue, numéro et code postal)
   • Code communal INSEE
   • Date de naissance
   • Service des naissances (il récupère l'information à partir du numéro de sécurité sociale et, si la naissance a lieu hors de France, elle est envoyée sous le code « 99 » et l'utilisateur doit la modifier manuellement dans Silae).
   • Code du pays de naissance (il est tiré du numéro de sécurité sociale)
   • Nationalité
   • IBAN
   • BIC
2. Données contractuelles
   • Date d'entrée (basée sur le champ Date de début du contrat de Factorial )
   • Date de début du contrat (basée sur la date d'entrée en vigueur du contrat de Factorial )
   • Version du contrat Date de début (basée sur la date d'entrée en vigueur du contrat de Factorial )
   • Date de fin
   • Raison de démarrage (par défaut, raison synchronisée : 001)
   • Établissement
   • Intitulé du poste - sous « autre intitulé de poste »
   • Code du contrat de travail (doit être un type de contrat disponible par défaut dans Factorial )
   • Salaire de base (doit être mensuel ou annuel)
   • Pour les employés horaires → Heures de travail contractuelles (mensuelles ou hebdomadaires). Ces informations rempliront les champs « Heures mensuelles normales » et « Heures supplémentaires mensuelles » dans Silae.
   • Pour les salariés en contrat journalier → Nombre de jours

Lorsqu'une information relative au profil ou au contrat d'un employé est mise à jour dans Factorial , une mise à jour est créée. Vous pouvez l'ouvrir, vérifier l'exactitude des données, puis la marquer comme « Terminée » pour synchroniser la modification avec Silae.

Les champs suivants généreront une mise à jour des informations de l'employé qui pourra être synchronisée avec Silae :

1. Données des employés
   • Nom de famille
   • Prénom
   • Courriel professionnel
   • Téléphone mobile
   • Adresse du domicile (ville, pays, état/province, rue, numéro et code postal)
   • Nationalité (seul le code est modifié, le texte doit être modifié manuellement à partir de Silae)
   • IBAN
   • BIC
2. Données contractuelles
   • date de début d'emploi
   • date de début du contrat
   • Date d'entrée
   • Date de fin
   • Établissement
   • Intitulé du poste (sous « autre intitulé de poste »)
   • Code du contrat de travail (doit être un type de contrat disponible par défaut dans Factorial )
   • Salaire de base (doit être le salaire mensuel ou le salaire annuel)
   • Pour les employés horaires :
     • Les heures contractuelles (mensuelles ou hebdomadaires) doivent être saisies (elles rempliront les champs « Heures mensuelles normales » et « Heures supplémentaires mensuelles » dans Silae).
   • Pour les employés sous contrat journalier :
     • Nombre de jours

Comment créer un avenant ou simplement modifier un contrat

• Créer un avenant : lorsqu’une modification de contrat survient, si vous souhaitez créer un nouvel emploi dans Silae, accédez à l’onglet Contrat dans le profil de votre employé sur Factorial , cliquez sur Nouvelles conditions et saisissez la date de la modification.
• Modifier un contrat : Si vous souhaitez apporter une modification sans créer un nouvel emploi dans Silae, cliquez sur les trois points et sélectionnez Corriger les conditions .

Assurez-vous que la date d’effet correspond à la date de de l’emploi dans Silae. Si ce n’est pas le cas, un nouvel emploi sera créé automatiquement dans Silae

Gestion des fins de contrat, des extensions et des successions

Quel est le processus correct à suivre dans Factorial ?

• Si l’employé est sortant :
  • Finaliser le contrat du collaborateur via Organisation dans Factorial, saisissez la date de fin et le motif de fin. L’incidence de “Fin de contrat”  apparaîtra dans la section « Mises à jour » du module Paie.

• Si l’employé réintègre l’entreprise:
  • Réactivez le même profil pour créer la nouvelle condition.
     

Lorsqu'une absence d'un employé est approuvée dans Factorial , une mise à jour de la paie est créée. Vous pouvez vérifier l'exactitude des données, puis marquer l'incident comme « Terminé » pour synchroniser les données avec Silae.

Types d'absences pouvant être synchronisées

Les absences d'une demi-journée, d'une journée complète et à l'heure peuvent être synchronisées. Les absences soumises à des règles complexes (telles que les délais de carence, les allocations de sécurité sociale, les compléments de salaire de l'employeur ou les seuils) sont transmises par Factorial , mais calculées par Silae , qui fait alors office de système maître . Silae détermine la durée indemnisée et les montants à verser.

Les autres absences, généralement plus simples, sont gérées directement dans Factorial , qui fait office de système maître — aucun traitement supplémentaire n'est requis du côté de Silae.

• Les congés payés et les RTT doivent toujours être envoyés en jours ou demi-journées .
• Les congés maladie sont calculés par Silae. S'ils sont exprimés en jours, ils sont traités automatiquement.
• Les absences horaires doivent avoir leurs compteurs correctement configurés en heures (par exemple, formation, congé de conversion, jours fériés, congé compensatoire, congé payé/non payé).

Si plusieurs jours d'absences horaires sont signalés, le total des heures peut ne pas s'afficher immédiatement , mais le calcul est reflété avec précision dans le bulletin de paie .

Modification et suppression d'une absence synchronisée

Si vous avez transmis une absence d’un de vos collaborateurs depuis Factorial vers Silae, et que, entre-temps, votre employé a supprimé cette absence depuis son profil, alors l’incidence de l’absence sera rouverte avec le message : « L’absence a été supprimée ». En marquant cette incidence comme terminée, vous enverrez la suppression à Silae.

L’intégration récupère les compteurs de congés acquis depuis Silae vers Factorial de manière récurrente en obtenant les congés accumulés. Les compteurs sont mis à jour une fois par mois, au début du mois suivant. Après cette mise à jour, les compteurs de congés payés (CP) et de RTT sont automatiquement remontés, et pour les CP, cela inclut à la fois les jours déjà acquis l’année précédente (N-1) et les jours actuellement acquis pour l’année en cours (N).

Comment récupérer les compteurs des acquis de Silae vers Factorial ?

1. Avant d’activer les compteurs, vous devez définir la base des jours cumulés dans vos politiques de congés à 0 pour désactiver le calcul automatique des acquis par Factorial. Allez dans Paramètres > Congés et Absences > votre politique de congés > Compteur → définissez Base des jours cumulés à 0.
   

   

2. Saisissez le code compteur dans Factorial sous Découvrir > Intégration. Chaque ligne correspond à un compteur différent lié à une politique de congés.
   
3. Faites attention dans les paramètres de Factorial à ne pas autoriser le report des jours non pris de l’année précédente, car le calcul des congés payés acquis par Silae inclut les jours reportés.
    
4. Une fois activés et les codes de compteur complétés, les compteurs cumulés et en cours d’acquisition dans Factorial seront ajustés 5 jours après la clôture du cycle de paie dans Silae. Une fois l’ajustement effectué, l’utilisateur verra une note dans le compteur indiquant « Mise à jour automatique par Silae + un code ». Cependant, l’employé ne recevra aucune notification.

Si Silae vient de commencer le calcul des bulletins de paie, il est normal que les compteurs ne soient pas encore à jour. Les compteurs mensuels ne sont pris en compte qu'une fois tous les bulletins de paie validés et imprimés .

Par exemple, si les bulletins de paie ont été calculés mais pas encore vérifiés ni imprimés , la bulle en haut reste jaune . Une fois qu'elle deviendra verte , les informations seront correctement mises à jour.

Liste des compteurs et de leurs codes associés en Silae :

Flux général

Étape 1 – Identifier les codes EVP dans Silae

Les éléments variables de paie sont transmis chaque mois depuis Factorial pour intégration dans Silae.
Chaque EVP dans Silae correspond à un code spécifique au client.
Ils sont disponibles dans Paramétrage > Variables de saisie.
Les codes EVP à utiliser se trouvent dans la colonne « Nom » :

Assurez-vous que tous vos EVP sont bien listés dans ce menu, à l’exception des heures*.

Étape 2 – Configurer les codes EVP dans Factorial

Dans Factorial, ces EVP sont renseignés au même endroit que les codes d’absences, les matricules salariés et les codes d’établissement, dans les champs « rémunération complémentaire » :

Étape 3 – Envoyer les EVP de Factorial vers Silae

Les EVP sont saisis dans Factorial puis envoyés manuellement (via un bouton) par l’API :

Étape 4 – Vérifier le statut d’intégration dans Factorial

Une fois les données traitées, le statut d’intégration remonte dans Factorial.

La réponse doit inclure l’ID et le statut de traitement, qui peut être l’un des trois suivants :

• Succès – si l’EVP a été synchronisé avec succès dans Silae
• Échec – si une erreur technique a empêché la synchronisation
• Invalide – si les données sont incorrectes ou incomplètes

En cas d'erreur de synchronisation, un rapport d'erreur sera envoyé au client par courriel. Le client devra indiquer l'adresse courriel à laquelle il souhaite recevoir ce rapport.

Ces rapports fourniront un résumé détaillé de toutes les données envoyées à Silae, ainsi que l'état de leur mise à jour, permettant à l'utilisateur de :

• Vérifiez que toutes les données ont été transmises correctement.
• Identifier et résoudre tout problème lié aux données qui n'ont pas été transférées avec succès.

Voici un exemple de rapport d'erreur :

Le nouvel employé ne sera PAS synchronisé (une erreur s'affichera).

Les données du nouvel employé recruté dans Factorial écraseront les données de l'employé déjà en poste dans Silae.

La plupart des données sont synchronisées de Factorial vers Silae. Cependant, deux points de données spécifiques sont synchronisés de Silae vers Factorial :

• Matricule - synchronisée avec Factorial une fois l'employé créé dans Silae
• Les compteurs de congés sont ajustés automatiquement dans Factorial 5 jours après le calcul de la paie dans Silae.

Pour créer un employé dans Silae, son numéro de sécurité sociale (SSN) doit être renseigné. Si l'employé n'en possède pas, il doit être créé manuellement dans Silae et Factorial . Une fois le SSN temporaire attribué dans Silae, vous devrez le copier-coller dans Factorial .

• Les données de naissance et le numéro de sécurité sociale ne sont pas cohérents.
• Les codes ne sont pas renseignés sur la page Factorial Marketplace.
• Accès API impossible pour certains dossiers clients.