Les politiques dans Factorial aident les entreprises à centraliser des documents internes importants et à s'assurer que les employés ont non seulement accès à ceux-ci, mais qu'ils les lisent et les reconnaissent lorsqu'il le faut.

Avec les dernières améliorations, les Politiques prennent désormais en charge l'ensemble du cycle de vie des politiques : de la publication d'un document, à la ciblage du bon public, à la demande de reconnaissance, et au suivi de la conformité dans le temps.

Qu'est-ce que les Politiques dans Factorial?

Les Politiques permettent aux entreprises de créer, télécharger, organiser et distribuer des documents internes tels que :

• Manuels des employés
• Code de conduite
• Politiques informatiques et de sécurité
• Directives de santé et de sécurité
• Politiques de dépenses et de voyages
• Accords de travail à distance
• Documents de protection des données et de conformité

Les Politiques peuvent être ciblées vers des groupes spécifiques d'employés et, si nécessaire, les employés peuvent être invités à confirmer qu'ils ont lu et compris le contenu.

Cela aide les équipes RH et Opérations à améliorer la communication, la conformité et la visibilité au sein de l'entreprise.

Que pouvez-vous faire avec les Politiques ?

Avec les Politiques, vous pouvez :

• Télécharger et publier des politiques d'entreprise
• Contrôler qui peut accéder à chaque politique
• Cibler les politiques par :
  • Entité légale
  • Lieu de travail
  • Équipe
• Demander la reconnaissance des employés
• Suivre les taux de reconnaissance
• Surveiller l'adoption et la visibilité des politiques
• Détecter quels employés doivent encore examiner des documents importants

Quand les Politiques doivent-elles être utilisées ?

Les Politiques sont particulièrement utiles lorsque l'information doit être :

• Clara et précise
• Facilement accessible
• Reconnaître par les employés
• Auditable à des fins de conformité

Des exemples courants incluent :

Cela est particulièrement utile pour les politiques obligatoires telles que le code de conduite, la protection des données ou les directives de santé et de sécurité.

Comment fonctionne la visibilité

Lors de la publication d'une politique, vous pouvez définir exactement quels employés devraient y avoir accès.
La visibilité peut être configurée à l'aide d'un ou plusieurs des filtres suivants :

• Entité légale
• Lieu de travail
• Équipe

Cela garantit que les employés ne voient que les politiques qui les concernent.

Comment fonctionne la reconnaissance

La reconnaissance permet aux entreprises de demander aux employés de confirmer qu'ils ont lu et compris une politique.

Lorsque la reconnaissance est activée :

1. Les employés inclus dans les paramètres de visibilité reçoivent une tâche.
2. Ils peuvent ouvrir et examiner la politique.
3. Ils confirment leur compréhension par une simple action de reconnaissance.
4. Les RH et les Administrateurs peuvent suivre l'avancement de la reconnaissance directement depuis l'aperçu de la politique.

Cela est particulièrement important pour la documentation obligatoire ou liée à la conformité.

Comment créer et publier une politique

1. Ouvrir les Politiques depuis la barre latérale :
   Documents → Politiques
2. Créer ou télécharger une politique
   Vous pouvez :
   • Télécharger un document existant
   • Créer une nouvelle politique directement dans Factorial
   • Les formats pris en charge dépendent de la configuration de votre entreprise.
3. Configurer la visibilité
   • Lors de la publication, sélectionnez les employés qui devraient avoir accès en choisissant :
     • Entité légale
     • Lieu de travail
     • Équipe
     • Vous pouvez combiner plusieurs filtres pour créer des règles de visibilité plus précises.
4. Activer la reconnaissance (optionnel)
   Activez la demande de reconnaissance si les employés doivent confirmer qu'ils ont lu et compris la politique.
5. Publier la politique
   Une fois publiée :
   • Les employés inclus dans les paramètres de visibilité auront accès
   • Les employés nécessitant une reconnaissance recevront une tâche en attente
   • Les RH et les Administrateurs peuvent suivre les progrès depuis l'aperçu de la politique

Suivi des reconnaissances

Depuis l'aperçu des Politiques, les Administrateurs et les équipes RH peuvent surveiller :

• Nombre total d'employés concernés
• Nombre de reconnaissances complétées
• Reconnaissances en attente
• Pourcentage global de reconnaissance

Cela aide les équipes à identifier :

• Politiques avec une faible adoption
• Employés qui ont encore besoin de rappels
• Gaps de documentation à travers les départements ou les lieux

Tableau de bord des Politiques et Insights

Les Politiques incluent également un tableau de bord dédié qui aide les équipes RH et Administrateurs à comprendre comment les employés interagissent avec les politiques de l'entreprise et à identifier les lacunes de connaissance au sein de l'organisation.

Selon les autorisations, les Administrateurs et les équipes RH peuvent accéder à des analyses et des insights liés à :

• Questions que les employés posent concernant les politiques
• Sujets les plus recherchés
• Zones générant de la confusion ou des questions répétées
• Tendances des préoccupations ou de la curiosité des employés
• Politiques avec une faible compréhension ou engagement

Ce tableau de bord aide les entreprises à passer d'une documentation statique à un système de gestion des connaissances plus dynamique et basé sur les données.

Par exemple, les équipes peuvent détecter :

• Employés posant à plusieurs reprises des questions sur les règles de vacances
• Confusion autour des processus de remboursement des dépenses
• Augmentation des questions liées au travail à distance ou aux heures supplémentaires
• Documentation manquante pour des questions opérationnelles récurrentes

Ces insights peuvent être utilisés pour :

• Améliorer les politiques existantes
• Créer de nouvelles politiques de manière proactive
• Clarifier des sections peu claires
• Identifier les lacunes de communication entre les équipes ou les lieux
• Détecter des tendances et des comportements à l'intérieur de l'entreprise

Le tableau de bord est particulièrement précieux pour les équipes RH, Opérations, Juridique et Communications internes cherchant à améliorer continuellement la documentation interne et la compréhension des employés.

L'accès au tableau de bord des Politiques dépend des autorisations des utilisateurs et de la configuration du plan des Politiques de votre entreprise.

Meilleures pratiques

• Cibler les politiques avec soin
  Évitez de partager chaque politique avec chaque employé. Limiter la visibilité améliore la pertinence et réduit la surcharge d'information.
   
• Utiliser un langage simple et clair
  Les politiques rédigées dans un langage clair et compréhensible atteignent généralement des taux de reconnaissance plus élevés et une meilleure compréhension des employés.
   
• Redemander la reconnaissance après des mises à jour majeures
  Si une politique change de manière significative, demandez à nouveau la reconnaissance pour vous assurer que les employés sont au courant des nouvelles informations.
   
• Examiner régulièrement les données de reconnaissance
  Surveiller les taux de reconnaissance peut aider à identifier :
  • Équipes manquant d'informations importantes
  • Gaps de communication
  • Politiques qui peuvent nécessiter clarification ou simplification

Dépannage

Si les employés ne peuvent pas voir une politique
Vérifiez que :

• La politique est publiée.
• Les paramètres de visibilité incluent le bon :
  • Entité légale
  • Lieu de travail
  • Équipe

Si aucun public n'est configuré, les employés n'auront pas accès.

Les taux de reconnaissance sont faibles
Vérifiez que :

• Les bons employés ont été ciblés.
• La reconnaissance a été activée lors de la publication.
• Le contenu de la politique est facile à comprendre.

Vous pouvez également envisager de partager à nouveau ou de rappeler manuellement aux employés.

Je ne peux pas voir les données de reconnaissance
Vous n'avez peut-être pas les autorisations requises pour accéder aux analyses de politique ou aux informations de reconnaissance.

Contactez l'Administrateur de votre entreprise pour examiner vos autorisations.

FAQ

1. Qui peut créer et publier des politiques ?
   Les Administrateurs et les utilisateurs ayant les autorisations appropriées peuvent créer, modifier et publier des politiques.
    
2. Que signifie la reconnaissance pour les employés ?
   Les employés confirment qu'ils ont lu et compris la politique grâce à une simple action de reconnaissance.
    
3. Les notifications sont-elles envoyées automatiquement ?
   Actuellement, les employés reçoivent une tâche demandant la reconnaissance.
   Des capacités supplémentaires de notification et de rappel sont prévues pour les futures versions.
    
4. Puis-je suivre qui a reconnu une politique ?
   Oui. Les équipes RH et les Administrateurs peuvent suivre l'avancement de la reconnaissance et voir les taux de complétion globaux directement depuis l'aperçu des Politiques.
    
5. Les employés peuvent-ils accéder aux anciennes politiques ?
   Les employés peuvent accéder à toute politique qui est :
   • Publiée
   • Visible pour eux selon les paramètres de visibilité configurés
      
6. Que se passe-t-il lorsqu'une politique est mise à jour ?
   Les Administrateurs peuvent republier la version mise à jour et demander à nouveau la reconnaissance pour s'assurer que les employés examinent les dernières modifications.
    
7. Puis-je voir combien d'employés ont reconnu une politique ?
   Oui. Les RH et les Administrateurs peuvent voir le pourcentage d'employés concernés qui ont lu et confirmé la politique.