1. Est-il possible de pointer hors ligne ?
Non, ce n'est pas possible.
2. À quel moment la notification est-elle envoyée en cas de pointage manqué ?
Lorsque la plage horaire de pointage est terminée et que l'employé·e n'a pas encore pointé, une notification est envoyée par mail à l'employé·e et au responsable. Le mail est envoyé environ une minute après le pointage manqué.
🚨 Si le pointage est effectué pendant la plage de tolérance autorisée, aucune notification n'est envoyée. Cependant, s'il est effectué après la fin de la plage horaire, une notification est envoyée.
💡 Les managers reçoivent également par mail une synthèse hebdomadaire de tous les incidents liés à la ponctualité des membres de leur équipe.
3. Que se passe-t-il lorsqu'un·e employé·e oublie de pointer à son départ ?
Si les heures travaillées dépassent les heures estimées basées sur les horaires de travail, les contrats et/ou les absences, un message s'affichera avec deux options :
- Confirmez les heures estimées.
- Pointez les heures réelles.
💡 Le message s'affiche lorsque l'utilisateur·rice clique sur le bouton de pointage à son départ après avoir dépassé les heures estimées d'au moins une minute.
💡 Si une personne a plusieurs plannings sur un jour donné, le système modifiera uniquement l'heure de départ du dernier planning pour garantir que le temps total correspond à ses heures estimées.
🚨 Dans le relevé d'heures et dans l'exportation PDF, il est indiqué si quelqu'un a utilisé « Oublié de pointer au départ » pour pointer le départ et modifier l'heure.
4. Comment puis-je empêcher la falsification des relevés d'heures ?
Pour garantir l'exactitude des relevés d'heures, nous avons mis en place un système d'alerte qui détecte et met en garde contre toute falsification. Ce système analyse les entrées de pointage pour déceler des incohérences ou des activités suspectes.
Si des feuilles de temps sont manipulées, un rapport d'incident est automatiquement généré, documentant « l'heure d'arrivée/de départ manipulée » pour une enquête plus approfondie ou des mesures disciplinaires, si nécessaire.
Pour minimiser les fausses alertes dues à des variations horaires mineures, le système compare l'heure de l'horloge avec celle du serveur, en laissant une marge de 2 minutes pour les différences de fuseau horaire.
💡 Des alertes par mail sont envoyées à la personne en charge d'approuver le relevé d'heures présentant des horaires suspects. Les utilisateur·rice·s autorisé·e·s, y compris les RH, reçoivent également ces alertes pour garantir une action rapide.
5. Si quelqu'un se présente avec la géolocalisation activée et modifie ensuite l'heure, l'emplacement disparaît-il ou change-t-il ?
Non, l'emplacement ne disparaîtra pas. Au lieu de cela, deux enregistrements apparaîtront dans l'historique : le premier affichera l'heure d'arrivée avec la géolocalisation, et le second reflétera l'heure modifiée sans aucune modification des informations de localisation.
6. Comment fonctionnent les pauses automatiques pour les différents fuseaux horaires ?
Les pauses automatiques sont basées sur les heures travaillées, le fuseau horaire ne les affecte donc pas.
7. Est-il possible de limiter le pointage à une zone spécifique ?
Actuellement, il n’est pas possible de limiter le pointage à une zone spécifique.
8. Quelle est la plage de précision des coordonnées de géolocalisation ?
La précision des coordonnées de géolocalisation peut varier en fonction de facteurs tels que la qualité de la connexion mobile, la géographie de la zone, les conditions météorologiques et si l'emplacement est à l'intérieur ou à l'extérieur. Pour déterminer la précision de chaque géolocalisation, nous stockons des paramètres dits « précision » de latitude et de longitude. Cette valeur indique la différence en mètres, un nombre inférieur indiquant une précision plus élevée. Par exemple, une valeur de 0 indique une différence de quelques centimètres seulement, tandis que 1 000 montre une différence de plusieurs kilomètres.
9. Comment puis-je m'assurer qu'un·e employé·e est sur place lors du pointage de son arrivée ?
Si indiquer « Travail à domicile » ou « Travail à partir du bureau » lors du pointage ne suffit pas, la seule façon de vérifier une présence physique est d'utiliser la géolocalisation et de vérifier les coordonnées fournies dans Google Maps.
Comment utiliser la géolocalisation dans le suivi du temps
10. Est-il possible de limiter le pointage à une zone spécifique ?
Actuellement, il n’est pas possible de limiter le pointage à une zone spécifique.
11. Quel est le processus pour obtenir des relevés d'heures signés par les employé·e·s ?
Exportez vos feuilles de temps approuvées :
- Dans votre barre latérale, cliquez sur Suivi du temps
- Cliquez sur les trois points, dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez Exporter le rapport
- Dans Type d'exportation, sélectionnez Exportation de suivi du temps - Version complète
- Dans Format de fichier, sélectionnez PDF
- Sélectionnez les membres de l'équipe
- Remplissez les autres champs et cliquez sur Soumettre
💡 Vous recevrez un mail avec le fichier.
Envoyez une feuille de temps de façon groupée et demandez une signature électronique :
- Dans votre barre latérale, accédez à Documents
- Choisissez Envoyer en masse
- Importez vos relevés d'heures
- Sélectionnez le nom du dossier
- Dans Type de téléchargement, sélectionnez Conserver les documents avec toutes leurs pages
- Cliquez sur Téléchargez un document
- Cliquez sur Faire correspondre les documents avec les employés
- Activez l'option Demander une signature électronique à tous les destinataires
- Cliquez sur Envoyer X documents correspondants
12. La modification manuelle des heures de pointage affecte-t-elle les temps de pause dans les relevés d'heures ?
L'impact de la modification manuelle des heures de pointage sur les temps de pause dépend de la situation :
- Si la pause automatique est prévue dans le futur, elle sera affichée dans le relevé d'heures au moment approprié, même si elle ne reflète pas les mises à jour en temps réel.
- Cependant, si la pause automatique a déjà été enregistrée dans le relevé d'heures, les employé·e·s devront ajuster manuellement l'heure de la pause pour garantir l'exactitude.