Il est essentiel de tenir à jour les informations des employés pour garantir l'exactitude de la paie, des rapports et de la gestion du personnel. Cet article vous explique comment modifier les informations de chaque employé individuellement depuis son profil et en masse depuis la section « Organisation » , selon vos besoins.
L'accès à certains champs peut être restreint en fonction de vos autorisations. Si vous ne pouvez pas modifier certains champs , vérifiez les paramètres de votre rôle ou contactez un administrateur.
Factorial vous permet de mettre à jour les informations des employés de deux manières :
- Modification individuelle : Modifiez des champs spécifiques directement depuis le profil d’un employé.
- Modification groupée : Mettez à jour le même champ pour plusieurs employés simultanément depuis la page Organisation.
Les deux options vous permettent de maintenir des données sur vos employés précises et cohérentes tout en gagnant du temps.
Quand et pourquoi l'utiliser
Utilisez la modification individuelle lorsque :
- Vous devez mettre à jour les informations d'un employé en particulier
- Les modifications sont uniques (par exemple, informations personnelles, changements de rôle, mises à jour de contrat)
Utilisez l'édition groupée lorsque :
- Vous devez mettre à jour les mêmes informations pour plusieurs employés
- Vous gérez des changements organisationnels, tels que des mises à jour de départements ou des changements de localisation
Comment utiliser
Modifier un employé individuellement à partir de son profil
- Dans votre barre latérale, accédez à Employés
- Sélectionnez l'employé que vous souhaitez modifier
- Dans le profil de l'employé, naviguez à travers les différents onglets (par exemple Données personnelles, emploi, rémunération, contrat).
- Cliquez sur le champ que vous souhaitez mettre à jour.
- Apportez les modifications nécessaires
- Soumettez vos modifications
Vous pouvez modifier autant de champs que nécessaire en passant d'un onglet à l'autre.
Modifier les employés en masse
- Dans votre barre latérale, accédez à Organisation
- Sélectionnez les employés que vous souhaitez modifier en cochant la case correspondant à leur nom.
- Une fois sélectionné, un menu apparaîtra en bas de l'écran.
- Cliquez sur l' option de modification en masse
- Choisissez le champ que vous souhaitez mettre à jour
- Saisissez les nouvelles informations
- Confirmez et enregistrez les modifications
Si l'option de modification groupée n'apparaît pas, assurez-vous d'avoir sélectionné plusieurs employés. Cette option n'apparaît qu'après plusieurs sélections.
Conseils et bonnes pratiques
- Avant d'effectuer des modifications en masse, vérifiez attentivement les employés sélectionnés afin d'éviter les mises à jour indésirables
- Utilisez la modération individuelle pour les informations sensibles ou uniques
- Maintenez les données des employés à jour régulièrement afin de garantir l'exactitude des rapports et la conformité
- Si plusieurs options de formulation ou de champ apparaissent, choisissez celle qui reflète le mieux votre structure interne
Autorisations
L'accès à la modification des informations des employés est contrôlé par des autorisations basées sur les rôles afin de garantir la sécurité et l'exactitude des données. Seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent consulter ou modifier les dossiers des employés. Ces autorisations peuvent être configurées pour accorder un accès complet ou des droits de modification limités (tels que les informations personnelles, les informations professionnelles ou les données de rémunération), selon le rôle de l'utilisateur et le groupe d'autorisations qui lui est attribué.
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
- Autorisations d'accès
- Choisissez un groupe d'autorisations
- Cliquez sur employés
- Activez ou désactivez les autorisations selon les besoins.
- Modifier les employés en masse
- Modifier les informations personnelles
- Voir les informations personnelles
- Cliquez sur Enregistrer les modifications
En attribuant soigneusement les autorisations, les organisations peuvent garantir que les données sensibles des employés ne sont modifiées que par le personnel autorisé, tout en maintenant la conformité et l'intégrité des données.
FAQ
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Puis-je annuler une modification en masse ?
Non, les modifications en masse ne peuvent pas être annulées. Veuillez vérifier attentivement votre sélection avant de confirmer.
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Puis-je modifier en masse tous les champs des employés ?
Non, seuls certains champs peuvent être modifiés en masse. Si un champ n'est pas disponible, il doit être modifié individuellement.