Mantenere aggiornate le informazioni sui dipendenti è essenziale per una gestione accurata delle buste paga, dei report e del personale. In questo articolo, imparerai come modificare i dati dei dipendenti singolarmente dal profilo e in blocco dalla sezione Organizzazione , a seconda delle tue esigenze.
Alcuni campi potrebbero essere limitati in base alle tue autorizzazioni. Se non riesci a modificare determinati campi , controlla le impostazioni del tuo ruolo o contatta un amministratore.
Factorial consente di aggiornare le informazioni sui dipendenti in due modi:
- Modifica individuale : modifica campi specifici direttamente dal profilo di un dipendente.
- Modifica in blocco : aggiorna lo stesso campo per più dipendenti contemporaneamente dalla pagina Organizzazione.
Entrambe le opzioni ti aiutano a mantenere dati accurati e coerenti sui dipendenti, risparmiando tempo.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
Utilizzare la modifica individuale quando:
- Devi aggiornare le informazioni per un dipendente specifico
- Le modifiche sono uniche (ad esempio dati personali, modifiche di ruolo, aggiornamenti contrattuali)
Utilizzare la modifica in blocco quando:
- È necessario aggiornare le stesse informazioni per più dipendenti
- Stai gestendo cambiamenti organizzativi, come aggiornamenti di reparto o cambi di sede
Come usare
Modifica un dipendente individualmente dal suo profilo
- Nella barra laterale, vai su Dipendenti
- Seleziona il dipendente che vuoi modificare
- Nel profilo del dipendente, naviga tra le diverse schede (ad esempio Dati personali, lavoro, retribuzione, contratto)
- Fare clic sul campo che si desidera aggiornare
- Apportare le modifiche necessarie
- Invia le tue modifiche
È possibile modificare tutti i campi desiderati spostandosi tra le schede.
Modifica i dipendenti in blocco
- Nella barra laterale, vai su Organizzazione
- Seleziona i dipendenti che vuoi modificare spuntando le caselle accanto ai loro nomi
- Una volta selezionato, apparirà un menu nella parte inferiore dello schermo
- Fare clic sull'opzione di modifica in blocco
- Seleziona il campo che vuoi aggiornare
- Inserisci le nuove informazioni
- Conferma e salva le modifiche
Se l'opzione di modifica in blocco non viene visualizzata, assicurati di aver selezionato più di un dipendente. L'opzione appare solo dopo selezioni multiple.
Suggerimenti e buone pratiche
- Prima di apportare modifiche in blocco, ricontrolla i dipendenti selezionati per evitare aggiornamenti indesiderati
- Utilizzare la modifica individuale per informazioni sensibili o uniche
- Mantenere i dati dei dipendenti aggiornati regolarmente per garantire report accurati e conformità
- Se vengono visualizzate più opzioni di formulazione o di campo, scegli quella che meglio riflette la tua struttura interna
Permessi
L'accesso alla modifica delle informazioni sui dipendenti è controllato tramite autorizzazioni basate sui ruoli, per garantire la sicurezza e l'accuratezza dei dati. Solo gli utenti con le autorizzazioni appropriate possono visualizzare o modificare i record dei dipendenti. Queste autorizzazioni possono essere configurate per consentire l'accesso completo o diritti di modifica limitati (ad esempio, dati personali, informazioni sul lavoro o dati sulla retribuzione), a seconda del ruolo dell'utente e del gruppo di autorizzazioni assegnato.
- Nella barra laterale, vai su Impostazioni
- Autorizzazioni di accesso
- Scegli un gruppo di autorizzazioni
- Clicca sui dipendenti
- Abilita o disabilita le autorizzazioni secondo necessità
- Modifica i dipendenti in blocco
- Modifica le informazioni personali
- Vedi informazioni personali
- Fare clic su Salva modifiche
Assegnando le autorizzazioni con attenzione, le organizzazioni possono garantire che i dati sensibili dei dipendenti vengano modificati solo da personale autorizzato, mantenendo al contempo la conformità e l'integrità dei dati.
Domande frequenti
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Posso annullare una modifica in blocco?
No, le modifiche in blocco non possono essere annullate. Controlla attentamente la tua selezione prima di confermare.
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Posso modificare in blocco tutti i campi dei dipendenti?
No, solo campi specifici sono disponibili per la modifica in blocco. Se un campo non è disponibile, deve essere modificato singolarmente.