Mantenere aggiornato il DNI (Documento di Identificazione Personale) dei dipendenti è fondamentale per evitare problemi amministrativi o legali. Grazie alle notifiche personalizzate, è possibile ricevere avvisi prima della scadenza di un documento e intervenire tempestivamente.
In questo articolo imparerai come creare una notifica personalizzata in base alla data di scadenza del DNI (Do Notifica di Informazione Nazionale).
Per configurare questa notifica, devi innanzitutto creare un campo personalizzato per la data di scadenza dell'ID. Scopri come fare qui .
Come creare la notifica
Segui questi passaggi:
- Nella barra laterale, vai su Impostazioni
- Fai clic su Notifiche personalizzate
- Seleziona Crea una nuova notifica personalizzata
- Scegli il trigger in base a una data: prima o dopo un evento
- Fai clic su Salva
Imposta la notifica
Una volta creato il trigger:
Definire la condizione
Seleziona i dipendenti → Scadenza ID → il campo corrispondente alla data di scadenza del DNI (devi crearlo come campo personalizzato).
Quindi è possibile configurare, ad esempio:
- Da comunicare 30 giorni prima della data di scadenza
- Oppure imposta più promemoria (60, 30 e 7 giorni prima)
Aggiungi un'azione
Definisci cosa accade quando la condizione viene soddisfatta:
- Invia una notifica
- Invia un'e-mail
Selezionare i destinatari
Seleziona chi deve ricevere la notifica:
- Manager
- team delle risorse umane
- Il dipendente
- utenti specifici
Ciò garantisce che qualcuno possa intervenire tempestivamente.
Esempio di messaggio
È possibile personalizzare il contenuto della notifica. Ad esempio:
Il DNI di [Nome del dipendente] scadrà il [Data]. Assicurati di rinnovarlo in tempo.
Raccomandazioni
- Imposta la notifica con sufficiente anticipo (almeno 30 giorni prima).
- Aggiungi più promemoria se necessario
- Assicurati che il campo della data di scadenza sia compilato correttamente per tutti i dipendenti