Gestire le sessioni di formazione ora è più semplice ed efficiente. Con gli inviti di calendario, puoi notificare automaticamente i partecipanti e assicurarti che le sessioni vengano visualizzate direttamente nei loro calendari di lavoro (come Google o Outlook). Questo aiuta a ridurre le assenze e a evitare conflitti di orario.
Questa funzione è attiva solo per indirizzi email validi. È necessario collegare un indirizzo email valido al calendario Factorial .
Panoramica
La funzione "Invia inviti di calendario" consente ai responsabili della formazione di inviare automaticamente inviti di calendario a tutti i partecipanti a una sessione formativa. Questi inviti si basano sul programma della sessione e si aggiorneranno automaticamente in caso di modifiche.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
Utilizza questa funzione quando:
- Vuoi risparmiare tempo evitando la creazione manuale degli inviti
- Esegui sessioni di formazione frequenti o ricorrenti
- Desideri assicurarti che i partecipanti ricevano promemoria e visualizzino le sessioni nei loro calendari.
- Desideri ridurre le mancate presentazioni e i conflitti di programmazione
Come usare
- Nella barra laterale, vai a Formazione
- All'interno di un corso, vai alla scheda Gruppi di formazione
- Seleziona un gruppo di formazione
- Crea una nuova sessione
- Durante la creazione della sessione (nella procedura guidata di creazione, nella finestra modale o nel pannello laterale), individua l'interruttore Invia inviti del calendario in basso
- Abilita l'interruttore
- Se richiesto, collega il tuo calendario:
- Vai alle preferenze del tuo profilo e collega il tuo calendario, oppure
- Fai clic sul pulsante Connetti visualizzato nel messaggio per completare la configurazione.
- Salva la sessione
- Una volta abilitato:
- Tutti i partecipanti al gruppo di formazione riceveranno un invito via email tramite calendario.
- L'evento rifletterà la data e l'ora della sessione
- Qualsiasi aggiornamento alla sessione verrà automaticamente sincronizzato con l'invito del calendario.
Se gli inviti non vengono inviati, assicurati che il tuo calendario sia collegato nelle impostazioni del tuo profilo.
Se i partecipanti non hanno ricevuto l'invito, chiedete loro di controllare la cartella spam o posta indesiderata e di verificare che il loro indirizzo email sia impostato correttamente sulla piattaforma.
Consigli e buone pratiche
- Assicurati che il tuo calendario sia collegato prima di abilitare la funzione per evitare interruzioni
- Prima di inviare gli inviti, ricontrolla i dettagli della sessione (data, ora, fuso orario).
- Utilizzate titoli chiari per le sessioni, in modo che i partecipanti possano identificare facilmente la formazione nel loro calendario.
- Informare i partecipanti di accettare l'invito per ricevere promemoria
FAQ
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Devo inviare gli inviti manualmente dopo aver attivato l'opzione?
No. Gli inviti vengono inviati automaticamente a tutti i partecipanti una volta attivata la funzione.
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Cosa succede se aggiorno una sessione dopo aver inviato gli inviti?
L'invito del calendario si aggiornerà automaticamente con i dettagli della nuova sessione.
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Posso utilizzare questa funzione senza collegare un calendario?
No. È necessario collegare un calendario valido per abilitare e inviare gli inviti.
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Tutti i partecipanti riceveranno l'invito?
Sì, a condizione che appartengano al gruppo di formazione e abbiano un indirizzo email valido.