L'inventario IT di Factorial consente di generare automaticamente documenti di assegnazione (consegna) e rimozione (restituzione) ogni volta che i dispositivi vengono assegnati o non assegnati.

Questi documenti includono le policy IT della tua azienda, i dettagli dei dispositivi e vengono inviati per la firma elettronica tramite Signaturit.

Questa guida ti mostrerà:

• Come creare policy IT come modelli
• Come assegnare i modelli a ciascuna entità giuridica
• Come vengono generati i documenti durante l'assegnazione o la rimozione dei dispositivi
• Come inviare documenti per la firma e monitorarne lo stato

Imposta i tuoi modelli

Prima di iniziare

Per generare documenti IT, assicurati che il tuo account soddisfi i seguenti requisiti:

• Utilizzi il modulo Inventario IT
• Hai creato almeno un modello di assegnazione e un modello di rimozione
• A ciascuna entità giuridica è stato assegnato un modello
• Le assegnazioni dei dispositivi sono collegate a un dipendente (i documenti non vengono generati per gli spazi o le apparecchiature condivise)

Crea modelli di documenti

I modelli di documento definiscono le policy IT che appariranno nel PDF finale inviato ai dipendenti.

1. Vai alle Impostazioni dell'inventario IT
   • Fai clic su Impostazioni nella barra laterale
   • Scorri e apri Inventario IT
   • Selezionare la scheda Modelli di documento
2. Crea un nuovo modello
   • Fare clic su Nuovo modello
   • Inserisci un titolo
   • Scegli una lingua principale
3. Seleziona se questo modello è per:
   • Cessione (documenti di consegna)
   • Rimozione (restituzione documenti)
4. Incolla il testo della tua policy IT nella casella di testo grande
   • Non esiste un limite pratico di caratteri (supporta policy molto lunghe)
   • Questo testo appare prima della tabella dei dispositivi nel PDF
5. (Facoltativo) Abilita una seconda lingua
   • Se abilitato, il PDF mostrerà la policy prima nella lingua principale, poi nella lingua secondaria
6. Fare clic su Salva

Assegnare modelli alle persone giuridiche

Ogni entità giuridica deve essere collegata ai modelli di assegnazione e rimozione corretti.

1. Vai su Impostazioni → Inventario IT → Persone giuridiche
2. Per ogni entità, seleziona:
   • Un modello di assegnazione del dispositivo
   • Un modello di rimozione del dispositivo

È possibile assegnare modelli diversi a seconda del Paese, delle normative o dei processi interni.

Come vengono generati i documenti

Una volta configurati i modelli, Factorial genera automaticamente i documenti ogni volta che i dispositivi vengono assegnati o non assegnati.

A. Documenti di cessione (consegna)

Quando assegni un dispositivo a un dipendente:

1. Seleziona il/i dispositivo/i
2. Fare clic su Assegna
3. Scegli un dipendente
4. Conferma l'assegnazione

Factorial genera un documento Bozza e lo memorizza in:

• Inventario IT → Persone → (Profilo dipendente) → Documenti IT

B. Documenti di rimozione (restituzione)

Quando si annulla o si riassegna un dispositivo:

1. Apri il menu delle azioni del dispositivo
2. Seleziona Riassegna
3. Scegli un nuovo stato (ad esempio, Disponibile, In manutenzione, In pensione, Assegnato ad altra persona…. )
4. Confermare

Factorial genera un documento di rimozione , seguendo lo stesso flusso dei documenti di assegnazione.

Invio di documenti per la firma

I documenti vengono generati come bozze . È necessario inviarli manualmente per la firma, il che garantisce il pieno controllo sui tempi.

È possibile inviare documenti in tre modi:

A. Dalla scheda Persone (invio in blocco)

1. Vai a Inventario IT → Persone
2. Seleziona uno o più dipendenti
3. Fare clic su Invia documenti per la firma

Perfetto per l'inserimento o l'espulsione di più persone contemporaneamente.

B. Dal profilo del dipendente nell'inventario IT

1. Vai a Inventario IT → Persone
2. Fai clic su un dipendente
3. Scorri fino a Documenti IT
4. Clicca sui 3 punti
5. Fare clic su Invia per la firma

Monitoraggio dello stato del documento

I documenti seguono lo stesso ciclo di vita di qualsiasi altro documento Factorial :

• Bozza – generata ma non inviata
• In corso – in attesa della firma del dipendente
• Firmato - completato con successo
• Annullato/Non riuscito : il documento non è valido o la firma è stata rifiutata

Dove sono archiviati i documenti

Puoi trovare documenti IT in:

• Inventario IT → Persone → Profilo dipendente → Documenti IT
• Profilo dipendente → Documenti → Cartella Dispositivi IT

Ciò garantisce sia alle risorse umane che all'IT piena verificabilità e coerenza.

Risoluzione dei problemi

1. Il documento non è stato generato
   Verificare che:
   • All'entità giuridica sono assegnati dei modelli
   • Il dispositivo selezionato viene assegnato a una persona (non a uno spazio)
   • Il modello esiste ed è attivo
      
2. Nel PDF appare la lingua sbagliata
   • Assicurati che la lingua principale del modello sia impostata correttamente
   • Verificare se è abilitata una seconda lingua
      
3. Il dipendente non può firmare il documento
   • Prova a inviare nuovamente il documento
   • Controlla se è presente un documento più recente generato in attesa di firma

Domande frequenti

1. Posso usare modelli diversi per squadre o Paesi diversi?
   Sì, è possibile assegnare modelli univoci per ogni entità giuridica.
    
2. Posso modificare un documento dopo averlo generato?
   Non è possibile modificare un PDF generato, ma è possibile:
   • Aggiorna i modelli per i documenti futuri
   • Eliminare i documenti di bozza e riassegnare il dispositivo
      
3. Esiste un limite di dimensione per il testo della policy?
   Praticamente no: il campo supporta testi estremamente lunghi.
    
4. I documenti compaiono nel profilo del dipendente?
   Sì, sia nell'inventario IT che nel profilo del dipendente HR.