Panoramica
L' Importatore Universale consente di creare in blocco progetti e fasi in Factorial caricando un foglio di calcolo. Invece di aggiungere i progetti uno per uno, è possibile preparare tutti i dati in formato Excel o CSV e importarli in un'unica soluzione.
Questa guida ti illustra l'intero processo: dalla preparazione del file al caricamento, dalla mappatura delle colonne alla revisione dei dati e al completamento dell'importazione.
Prima di iniziare
Autorizzazioni
Per utilizzare l'importatore universale è necessaria l'autorizzazione "Importa risorse" . Se non visualizzi l'opzione di importazione, contatta l'amministratore Factorial .
Formati di file supportati
L'importatore accetta i seguenti tipi di file:
- .xlsx (Microsoft Excel)
- .xls (Excel legacy)
- .csv (valori separati da virgole)
Come funzionano progetti e fasi nel file
Ogni riga del tuo foglio di calcolo rappresenta un progetto o un progetto suddiviso in fasi. Ecco come funziona:
- Se si compilano solo le colonne a livello di progetto, la riga crea un progetto .
- Se si compilano anche le colonne relative alle fasi (Nome della fase, Stato della fase, ecc.), la riga crea un progetto con una fase .
- Per aggiungere più fasi allo stesso progetto, utilizzare più righe con lo stesso nome di progetto . L'importatore rileverà che appartengono allo stesso progetto e creerà un unico progetto con più fasi.
Esempio: per importare un progetto chiamato "Riprogettazione sito web" con due fasi ("Progettazione" e "Sviluppo"), creare due righe. Entrambe le righe avranno "Riprogettazione sito web" come nome del progetto, ma nomi di fase diversi.
Passaggio 1 - Accedere all'importatore
- Vai alla sezione Progetti dalla barra di navigazione laterale
- Fai clic sul pulsante Importa (icona di caricamento) nell'angolo in alto a destra dell'elenco dei progetti.
- Si aprirà la finestra dell'importatore universale
Passaggio 2 - Carica il tuo file
- Trascina e rilascia il file nell'area di caricamento oppure fai clic su Sfoglia per selezionare un file dal tuo computer.
- È inoltre possibile scaricare un modello per visualizzare il formato previsto prima di preparare i dati. Il modello include valori di esempio per guidarti
- Una volta caricato, l'importatore legge il file e passa alla fase di mappatura delle colonne.
Passaggio 3 - Mappa le tue colonne
L'importatore tenterà di associare automaticamente le colonne del foglio di calcolo ai campi Factorial . Esamina ogni mappatura e apporta le modifiche necessarie:
- Le colonne con un segno di spunta verde sono state abbinate automaticamente
- Le colonne contrassegnate da un'icona di avviso richiedono la tua attenzione: seleziona il campo Factorial corretto dal menu a tendina.
- È possibile saltare le colonne che non si desidera importare.
Una volta inseriti tutti i campi obbligatori, fare clic su Continua .
Passaggio 4 - Rivedi e correggi gli errori
L'importatore convalida i dati e mostra una schermata di riepilogo simile a un foglio di calcolo in cui è possibile:
- Visualizza tutte le righe con i relativi valori mappati
- Le celle con errori sono evidenziate in rosso: passa il mouse sopra di esse per vedere cosa non va.
- Modifica i valori direttamente nella schermata di revisione per correggere gli errori prima dell'importazione.
- Rimuovi le righe che non desideri importare
Gli errori di convalida più comuni includono:
| Errore | Cosa significa |
|---|---|
| Campo obbligatorio mancante | I campi Nome progetto, Stato, Entità giuridica o Tipo di budget sono vuoti. |
| Intervallo di date non valido | La data di scadenza è anteriore alla data di inizio. |
| Indirizzo email non valido | L'indirizzo email del responsabile del progetto non corrisponde al formato previsto. |
| Dati di progetto incoerenti | Due righe con lo stesso nome di progetto presentano valori diversi per i campi a livello di progetto (ad esempio, stati diversi). |
| Campo budget non applicabile | Il campo relativo al budget è compilato, ma non si applica al tipo o all'ambito di budget selezionato. |
Correggi eventuali errori e fai clic su Continua quando i dati sono corretti.
Passaggio 5 - Conferma e importa
Esamina il riepilogo dell'importazione che mostra quanti progetti e fasi verranno creati. Fai clic su Importa per avviare il processo.
L'importazione viene eseguita in background. Puoi:
- Chiudi la finestra e continua a lavorare: l'importazione si completerà automaticamente.
- Controlla la cronologia delle importazioni per vedere lo stato della tua importazione
Importazione
È possibile visualizzare le importazioni precedenti nella sezione Cronologia importazioni :
- Vai alle Impostazioni
- Accedi alla sezione Cronologia importazioni
- Qui vedrai tutte le importazioni precedenti con il relativo stato (completata, in corso o non riuscita), il numero di record importati e gli eventuali errori.
Riferimento ai campi disponibili
Di seguito è riportato l'elenco completo dei campi che è possibile includere nel file di importazione.
Campi di progetto
| Campo | Necessario | Descrizione |
|---|---|---|
| Nome del progetto | SÌ | Nome del progetto. Utilizzato per raggruppare le righe appartenenti allo stesso progetto. |
| Codice del progetto | NO | Un codice breve o un riferimento per il progetto. |
| Stato | SÌ | Stato del progetto. Valori accettati: Attivo , Bozza , Chiuso . |
| Data di inizio | NO | La data di inizio del progetto. |
| Scadenza | NO | La data di scadenza del progetto. Deve essere uguale o successiva alla data di inizio. |
| Descrizione | NO | Descrizione testuale del progetto. |
| Entità giuridica | SÌ | L'entità legale a cui appartiene il progetto. Deve corrispondere a un'entità legale esistente nel tuo account Factorial . |
| Responsabile del progetto (email) | NO | L'indirizzo email del dipendente responsabile del progetto. Deve corrispondere all'indirizzo email di un dipendente già in forza. |
| Tipo di bilancio | SÌ | Modello di budget. Valori accettati: Tempo e materiali , Prezzo fisso , Nessun budget . |
| Ambito di bilancio | NO | Indica se il budget viene monitorato a livello di progetto o delegato alle fasi. Valori accettati: Progetto , Fasi . |
| Costo stimato | NO | L'importo dei costi previsti. Applicabile solo ai budget a tempo e materiali o a prezzo fisso con ambito di progetto. |
| Costo dell'assistenza | NO | L'importo del costo fisso. Applicabile solo all'ambito del progetto. |
| Ore stimate | NO | Ore previste per il progetto. Applicabile solo ai budget a tempo e materiali con ambito di progetto. |
| Fatturabile | NO | Indica se il progetto è fatturabile. Valori accettati: vero / falso . Applicabile solo con ambito Progetto. |
| Budget stimato del cliente | NO | Il ricavo previsto dal cliente. Applicabile solo se il progetto è fatturabile, con budget a tempo e materiali o a prezzo fisso. |
Campi di fase
| Campo | Necessario | Descrizione |
|---|---|---|
| Nome della fase | NO | Il nome della fase da creare nell'ambito del progetto. |
| Codice di fase | NO | Un codice breve o un riferimento per la fase. |
| Data di inizio della fase | NO | La data di inizio della fase. |
| Data di scadenza della fase | NO | La data di scadenza della fase. Deve essere uguale o successiva alla data di inizio della fase. |
| stato della fase | NO | Stato della fase. Valori accettati: Attivo , Bozza , Chiuso . |
| Descrizione della fase | NO | Descrizione testuale della fase. |
| costo di fase | NO | Costo previsto per la fase. Applicabile solo quando l'ambito di budget è Fasi . |
| Costo fisso di fase | NO | Costo fisso per la fase. Applicabile solo quando l'ambito di budget è Fasi . |
| Ore di fase | NO | Ore previste per la fase. Applicabile solo quando l'ambito di budget è Fasi . |
| Fatturabile in base alla fase | NO | Indica se la fase è fatturabile. Applicabile solo quando l'ambito di budget è Fasi . |
| budget del cliente di fase | NO | Il ricavo previsto per cliente per la fase. Applicabile solo quando la fase è fatturabile e l'ambito del budget è Fasi . |
Consigli e buone pratiche
- Scarica prima il modello. Include dati di esempio e tutte le colonne disponibili, il che semplifica la corretta preparazione del file.
- Mantieni la coerenza nei nomi dei progetti. Quando importi più fasi per lo stesso progetto, assicurati che il nome del progetto sia identico in tutte le righe (comprese le maiuscole e gli spazi).
- I campi a livello di progetto devono essere coerenti. Se due righe condividono lo stesso nome di progetto, devono avere gli stessi valori per tutti i campi a livello di progetto (stato, persona giuridica, tipo di budget, ecc.). In caso contrario, verrà visualizzato un errore di convalida.
- Utilizzate l'ambito di budget con attenzione. Impostate l'ambito di budget su "Fasi" se desiderate monitorare il budget a livello di fase. Impostatelo su "Progetto" (o lasciatelo vuoto) per gestire il budget a livello di progetto.
- I progetti esistenti vengono abbinati in base al nome. Se nel tuo account Factorial esiste già un progetto con lo stesso nome, l'importatore aggiungerà le fasi a quel progetto anziché crearne uno duplicato. Tuttavia, non verranno aggiunte nuove fasi ai progetti che esistevano prima dell'avvio del processo di importazione.
- Le fasi vengono deduplicate anche in base al nome. All'interno della stessa importazione, se due righe hanno lo stesso nome di progetto e lo stesso nome di fase, verrà creata una sola fase.
FAQ
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Posso aggiornare i progetti esistenti con l'importatore?
Lo strumento di importazione è progettato per la creazione di nuovi progetti e fasi. Se esiste già un progetto con lo stesso nome, non verrà apportata alcuna modifica, ma sarà comunque possibile aggiungere nuove fasi.
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Cosa succede se l'importazione fallisce a metà?
Ogni riga viene elaborata in modo indipendente all'interno di una transazione. Se una riga non viene elaborata correttamente, ciò non influirà sulle altre. È possibile visualizzare quali righe sono state elaborate correttamente e quali no nella cronologia di importazione.
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Posso importare progetti senza fasi?
Sì. È sufficiente lasciare vuote tutte le colonne relative alle fasi e l'importatore creerà i progetti senza alcuna fase.
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C'è un limite di righe?
L'importatore gestisce file con centinaia di righe. Per importazioni molto grandi, si consiglia di suddividerle in più file.
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Posso annullare un'importazione?
I progetti e le fasi importati non possono essere annullati automaticamente. Se necessario, è necessario eliminarli manualmente.