Panoramica
Il Universal Importer ti consente di creare in blocco progetti e fasi in Factorial caricando un foglio di calcolo. Invece di aggiungere i progetti uno per uno, puoi preparare tutti i tuoi dati in formato Excel o CSV e importare tutto in una volta.
Questa guida ti accompagna attraverso l'intero processo: preparare il tuo file, caricarlo, mappare le colonne, rivedere i tuoi dati e completare l'importazione.
Prima di iniziare
Permessi
Hai bisogno del permesso Importa risorse per utilizzare l'importatore universale. Se non vedi l'opzione di importazione, contatta il tuo amministratore di Factorial.
Formati di file supportati
L'importatore accetta i seguenti tipi di file:
- .xlsx (Microsoft excel)
- .xls (Excel legacy)
- .csv (Valori separati da virgola)
Come funzionano progetti e fasi nel file
Ogni riga nel tuo foglio di calcolo rappresenta un progetto o un progetto con una fase. Ecco come funziona:
- Se compili solo le colonne a livello di progetto, la riga crea un progetto.
- Se compili anche le colonne delle fasi (Nome fase, Stato fase, ecc.), la riga crea un progetto con una fase.
- Per aggiungere più fasi allo stesso progetto, usa più righe con lo stesso nome di progetto. L'importatore rileverà che appartengono allo stesso progetto e creerà un progetto con più fasi.
Esempio: Per importare un progetto chiamato "Riprogettazione Sito Web" con due fasi ("Design" e "Sviluppo"), crea due righe. Entrambe le righe hanno "Riprogettazione Sito Web" come nome del progetto, ma nomi di fase diversi.
Passo 1 - Accedi all'importatore
- Vai su Progetti dalla navigazione laterale
- Clicca sul pulsante Importa (icona di caricamento) nell'area in alto a destra dell'elenco progetti
- Si aprirà la finestra dell'importatore universale
Passo 2 - Carica il tuo file
- Trascina e rilascia il tuo file nell'area di caricamento, oppure clicca su Sfoglia per selezionare un file dal tuo computer
- Puoi anche scaricare un modello per vedere il formato atteso prima di preparare i tuoi dati. Il modello include valori di esempio per guidarti
- Una volta caricato, l'importatore legge il tuo file e passa alla fase di mappatura delle colonne
Passo 3 - Mappa le tue colonne
L'importatore cercherà di corrispondere automaticamente le colonne del tuo foglio di calcolo ai campi di Factorial. Rivedi ogni mappatura e regola se necessario:
- Le colonne con un segno di spunta verde sono state abbinate automaticamente
- Le colonne con un icona di avviso necessitano della tua attenzione — seleziona il campo corretto di Factorial dal menu a discesa
- Puoi saltare le colonne che non desideri importare
Una volta che tutti i campi richiesti sono stati mappati, clicca su Continua.
Passo 4 - Rivedi e correggi errori
L'importatore valida i tuoi dati e mostra uno dove puoi:
- Vedere tutte le tue righe con i loro valori mappati
- Le celle con errori sono evidenziate in rosso — passa il mouse su di esse per vedere cosa c'è di sbagliato
- Modificare i valori direttamente nella schermata di revisione per correggere errori prima di importare
- Rimuovere righe che non desideri importare
Gli errori di validazione comuni includono:
| Errore | Cosa significa |
|---|---|
| Campo obbligatorio mancante | Nome progetto, Stato, Entità legale o Tipo di budget è vuoto. |
| Intervallo di date non valido | La data di scadenza è precedente alla data di inizio. |
| Email non valida | L'email del proprietario del progetto non corrisponde al formato atteso. |
| Dati di progetto inconsistenti | Due righe con lo stesso nome di progetto hanno valori diversi per i campi a livello di progetto (ad es., stati diversi). |
| Campo budget non applicabile | Un campo budget è compilato ma non si applica al tipo di budget o ambito selezionato. |
Correggi eventuali errori e clicca su Continua quando i tuoi dati sono puliti.
Passo 5 - Conferma e importa
Rivedi il riepilogo dell'importazione che mostra quanti progetti e fasi verranno creati. Clicca su Importa per avviare il processo.
L'importazione avviene in background. Puoi:
- Chiudere la finestra e continuare a lavorare — l'importazione verrà completata da sola
- Controllare la Storia Importazioni per vedere lo stato della tua importazione
Storia importazioni
Puoi rivedere le importazioni passate nella sezione Storia importazioni:
- Vai su Impostazioni
- Accedi alla sezione Storia importazioni
- Qui vedrai tutte le importazioni precedenti con il loro stato (completato, in corso o fallito), il numero di record importati e eventuali errori
Riferimento campi disponibili
Di seguito è riportato l'elenco completo dei campi che puoi includere nel tuo file di importazione.
Campi progetto
| Campo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|
| Nome progetto | Sì | Il nome del progetto. Usato per raggruppare righe appartenenti allo stesso progetto. |
| Codice progetto | No | Un codice o riferimento breve per il progetto. |
| Stato | Sì | Lo stato del progetto. Valori accettati: Attivo, Bozza, Chiuso. |
| Data di inizio | No | La data di inizio del progetto. |
| Data di scadenza | No | La data di scadenza del progetto. Deve essere il giorno stesso o successivo alla data di inizio. |
| Descrizione | No | Una descrizione testuale del progetto. |
| Entità legale | Sì | L'entità legale a cui appartiene il progetto. Deve corrispondere a un'entità legale esistente nel tuo account Factorial. |
| Proprietario del progetto (email) | No | L'indirizzo email dell'impiegato che possiede il progetto. Deve corrispondere all'email di un impiegato esistente. |
| Tipo di budget | Sì | Il modello di budget. Valori accettati: Tempo & Materiale, Prezzo Fisso, Nessun Budget. |
| Ambito di budget | No | Se il budget è tracciato a livello di progetto o delegato alle fasi. Valori accettati: Progetto, Fasi. |
| Costi stimati | No | L'importo dei costi pianificati. Applicabile solo per budget Tempo & Materiale o Prezzo Fisso con ambito Progetto. |
| Costo fisso | No | L'importo del costo fisso. Applicabile solo con ambito Progetto. |
| Ore stimate | No | Le ore pianificate per il progetto. Applicabile solo per budget Tempo & Materiale con ambito Progetto. |
| Fatturabile | No | Se il progetto è fatturabile. Valori accettati: vero / falso. Applicabile solo con ambito Progetto. |
| Budget stimato del cliente | No | Il reddito pianificato dal cliente. Applicabile solo se il progetto è fatturabile, per budget Tempo & Materiale o Prezzo Fisso. |
Campi fase
| Campo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|
| Nome fase | No | Il nome della fase da creare sotto il progetto. |
| Codice fase | No | Un codice o riferimento breve per la fase. |
| Data di inizio fase | No | La data di inizio della fase. |
| Data di scadenza fase | No | La data di scadenza della fase. Deve essere il giorno stesso o successivo alla data di inizio fase. |
| Stato fase | No | Lo stato della fase. Valori accettati: Attivo, Bozza, Chiuso. |
| Descrizione fase | No | Una descrizione testuale della fase. |
| Costo fase | No | Il costo pianificato per la fase. Applicabile solo quando l'ambito di budget è Fasi. |
| Costo fisso fase | No | Il costo fisso per la fase. Applicabile solo quando l'ambito di budget è Fasi. |
| Ore fase | No | Le ore pianificate per la fase. Applicabile solo quando l'ambito di budget è Fasi. |
| Fatturabile fase | No | Se la fase è fatturabile. Applicabile solo quando l'ambito di budget è Fasi. |
| Budget cliente fase | No | Il reddito pianificato dal cliente per la fase. Applicabile solo quando la fase è fatturabile e l'ambito di budget è Fasi. |
Consigli e migliori pratiche
- Scarica prima il modello. Include dati di esempio e tutte le colonne disponibili, rendendo più facile preparare correttamente il tuo file.
- Mantieni i nomi dei progetti coerenti. Quando importi più fasi per lo stesso progetto, assicurati che il nome del progetto sia identico in tutte le righe (inclusa la capitalizzazione e gli spazi).
- I campi a livello di progetto devono essere coerenti. Se due righe condividono lo stesso nome di progetto, devono avere gli stessi valori per tutti i campi a livello di progetto (stato, entità legale, tipo di budget, ecc.). Altrimenti, riceverai un errore di validazione.
- Usa saggiamente l'ambito di budget. Imposta l'ambito di budget su "Fasi" se desideri tracciare il budget a livello di fase. Impostalo su "Progetto" (o lascialo vuoto) per gestire il budget a livello di progetto.
- I progetti esistenti vengono abbinati per nome. Se un progetto con lo stesso nome esiste già nel tuo account Factorial, l'importatore aggiungerà fasi a quel progetto piuttosto che crearne un duplicato. Tuttavia, nuove fasi non verranno aggiunte a progetti esistenti prima dell'inizio del processo di importazione.
- Le fasi vengono anche deduplicate per nome. All'interno della stessa importazione, se due righe hanno lo stesso nome di progetto e lo stesso nome di fase, verrà creata solo una fase.
FAQ
-
Posso aggiornare progetti esistenti con l'importatore?
L'importatore è progettato per creare nuovi progetti e fasi. Se un progetto con lo stesso nome esiste già, non verranno apportate modifiche, ma possono comunque essere aggiunte nuove fasi.
-
Cosa succede se la mia importazione fallisce a metà strada?
Ogni riga viene elaborata in modo indipendente all'interno di una transazione. Se una riga fallisce, non influenzerà le altre righe. Puoi rivedere quali righe hanno avuto successo e quali hanno fallito nella Storia Importazioni.
-
Posso importare progetti senza fasi?
Sì. Basta lasciare vuote tutte le colonne delle fasi e l'importatore creerà progetti senza fasi.
-
Esiste un limite al numero di righe?
L'importatore gestisce file con centinaia di righe. Per importazioni molto grandi, considera di suddividerle in più file.
-
Posso annullare un'importazione?
I progetti e le fasi importati non possono essere annullati automaticamente. Dovresti eliminarli manualmente se necessario.