Übersicht
Der Universal Importer ermöglicht es Ihnen, Projekte und Phasen in Factorial in großen Mengen zu erstellen, indem Sie eine Tabelle hochladen. Anstatt Projekte einzeln hinzuzufügen, können Sie alle Ihre Daten im Excel- oder CSV-Format vorbereiten und alles auf einmal importieren.
Dieser Leitfaden führt Sie durch den gesamten Prozess: Vorbereiten Ihrer Datei, Hochladen, Zuordnen von Spalten, Überprüfen Ihrer Daten und Abschließen des Imports.
Bevor Sie beginnen
Berechtigungen
Sie benötigen die Berechtigung Ressourcen importieren, um den Universal Importer zu verwenden. Wenn Sie die Importoption nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Factorial-Administrator.
Unterstützte Dateiformate
Der Importer akzeptiert die folgenden Dateitypen:
- .xlsx (Microsoft Excel)
- .xls (Legacy Excel)
- .csv (Komma-getrennte Werte)
Wie Projekte und Phasen in der Datei funktionieren
Jede Zeile in Ihrer Tabelle repräsentiert entweder ein Projekt oder ein Projekt mit einer Phase. So funktioniert es:
- Wenn Sie nur die Spalten auf Projektebene ausfüllen, erstellt die Zeile ein Projekt.
- Wenn Sie auch die Phasenspalten (Phasenname, Phasenstatus usw.) ausfüllen, erstellt die Zeile ein Projekt mit einer Phase.
- Um mehrere Phasen zum selben Projekt hinzuzufügen, verwenden Sie mehrere Zeilen mit dem gleichen Projektnamen. Der Importer erkennt, dass sie zum selben Projekt gehören, und erstellt ein Projekt mit mehreren Phasen.
Beispiel: Um ein Projekt mit dem Namen "Website Redesign" mit zwei Phasen ("Design" und "Entwicklung") zu importieren, erstellen Sie zwei Zeilen. Beide Zeilen haben "Website Redesign" als Projektnamen, aber unterschiedliche Phasennamen.
Schritt 1 - Greifen Sie auf den Importer zu
- Gehen Sie zu Projekte im Navigationsbereich
- Klicken Sie auf die Importieren-Schaltfläche (Hochladen-Symbol) im oberen rechten Bereich der Projektliste
- Das Fenster des Universal Importers wird geöffnet
Schritt 2 - Laden Sie Ihre Datei hoch
- Ziehen Sie Ihre Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie auf Durchsuchen, um eine Datei von Ihrem Computer auszuwählen
- Sie können auch eine Vorlage herunterladen, um das erwartete Format zu sehen, bevor Sie Ihre Daten vorbereiten. Die Vorlage enthält Beispielwerte, die Ihnen als Leitfaden dienen
- Nach dem Hochladen liest der Importer Ihre Datei und wechselt zum Schritt der Spaltenzuordnung
Schritt 3 - Ordnen Sie Ihre Spalten zu
Der Importer versucht, Ihre Spalten aus der Tabelle automatisch den Factorial-Feldern zuzuordnen. Überprüfen Sie jede Zuordnung und passen Sie sie gegebenenfalls an:
- Spalten mit einem grünen Häkchen wurden automatisch zugeordnet
- Spalten mit einem Warnsymbol benötigen Ihre Aufmerksamkeit — wählen Sie das richtige Factorial-Feld aus dem Dropdown-Menü aus
- Sie können Spalten überspringen, die Sie nicht importieren möchten
Sobald alle erforderlichen Felder zugeordnet sind, klicken Sie auf Weiter.
Schritt 4 - Überprüfen und Fehler beheben
Der Importer validiert Ihre Daten und zeigt einen tabellenähnlichen Überprüfungsbildschirm, in dem Sie:
- Alle Ihre Zeilen mit ihren zugeordneten Werten sehen
- Zellen mit Fehlern sind rot hervorgehoben — fahren Sie mit der Maus darüber, um zu sehen, was falsch ist
- Werte direkt im Überprüfungsbildschirm bearbeiten, um Fehler vor dem Import zu beheben
- Zeilen entfernen, die Sie nicht importieren möchten
Häufige Validierungsfehler umfassen:
| Fehler | Was es bedeutet |
|---|---|
| Erforderliches Feld fehlt | Projektname, Status, Rechtsträger oder Budgettyp ist leer. |
| Ungültiger Datumsbereich | Das Fälligkeitsdatum ist früher als das Startdatum. |
| Ungültige E-Mail | Die E-Mail-Adresse des Projektinhabers entspricht nicht dem erwarteten Format. |
| Inkonsistente Projektdaten | Zwei Zeilen mit dem gleichen Projektnamen haben unterschiedliche Werte für projektbezogene Felder (z. B. unterschiedliche Status). |
| Budgetfeld nicht anwendbar | Ein Budgetfeld ist ausgefüllt, gilt jedoch nicht für den ausgewählten Budgettyp oder -umfang. |
Beheben Sie alle Fehler und klicken Sie auf Weiter, wenn Ihre Daten sauber sind.
Schritt 5 - Bestätigen und importieren
Überprüfen Sie die Importzusammenfassung, die zeigt, wie viele Projekte und Phasen erstellt werden. Klicken Sie auf Importieren, um den Prozess zu starten.
Der Import läuft im Hintergrund. Sie können:
- Das Fenster schließen und weiterarbeiten — der Import wird automatisch abgeschlossen
- Die Importhistorie überprüfen, um den Status Ihres Imports zu sehen
Importhistorie
Sie können vergangene Importe im Abschnitt Importhistorie überprüfen:
- Gehen Sie zu Einstellungen
- Greifen Sie auf den Abschnitt Importhistorie zu
- Hier sehen Sie alle vorherigen Importe mit ihrem Status (abgeschlossen, in Bearbeitung oder fehlgeschlagen), die Anzahl der importierten Datensätze und etwaige Fehler
Referenz der verfügbaren Felder
Im Folgenden finden Sie die vollständige Liste der Felder, die Sie in Ihre Importdatei aufnehmen können.
Projektfelder
| Feld | Erforderlich | Beschreibung |
|---|---|---|
| Projektname | Ja | Der Name des Projekts. Wird verwendet, um Zeilen zu gruppieren, die zum selben Projekt gehören. |
| Projektcode | Nein | Ein kurzer Code oder eine Referenz für das Projekt. |
| Status | Ja | Der Projektstatus. Akzeptierte Werte: Aktiv, Entwurf, Geschlossen. |
| Startdatum | Nein | Das Startdatum des Projekts. |
| Fälligkeitsdatum | Nein | Das Fälligkeitsdatum des Projekts. Muss am oder nach dem Startdatum liegen. |
| Beschreibung | Nein | Eine textliche Beschreibung des Projekts. |
| Rechtsträger | Ja | Der Rechtsträger, dem das Projekt gehört. Muss mit einem bestehenden Rechtsträger in Ihrem Factorial-Konto übereinstimmen. |
| Projektinhaber (E-Mail) | Nein | Die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters, der das Projekt besitzt. Muss mit der E-Mail eines bestehenden Mitarbeiters übereinstimmen. |
| Art des Budgets | Ja | Das Budgetmodell. Akzeptierte Werte: Zeit & Material, Festpreis, Kein Budget. |
| Budgetumfang | Nein | Ob das Budget auf Projektebene verfolgt wird oder den Phasen zugewiesen ist. Akzeptierte Werte: Projekt, Phasen. |
| Geschätzte Kosten | Nein | Der geplante Kostenbetrag. Nur anwendbar für Zeit & Material- oder Festpreisbudgets mit Projektumfang. |
| Festkosten | Nein | Der Betrag der Festkosten. Nur anwendbar mit Projektumfang. |
| Geschätzte Stunden | Nein | Die geplanten Stunden für das Projekt. Nur anwendbar für Zeit & Materialbudgets mit Projektumfang. |
| Abrechenbar | Nein | Ob das Projekt abrechenbar ist. Akzeptierte Werte: ja / nein. Nur anwendbar mit Projektumfang. |
| Geschätztes Kundenbudget | Nein | Das geplante Einkommen vom Kunden. Nur anwendbar, wenn das Projekt abrechenbar ist, für Zeit & Material- oder Festpreisbudgets. |
Phasenfelder
| Feld | Erforderlich | Beschreibung |
|---|---|---|
| Phasenname | Nein | Der Name der Phase, die unter dem Projekt erstellt werden soll. |
| Phasencode | Nein | Ein kurzer Code oder eine Referenz für die Phase. |
| Phasenstartdatum | Nein | Das Startdatum der Phase. |
| Phasenfälligkeitsdatum | Nein | Das Fälligkeitsdatum der Phase. Muss am oder nach dem Phasenstartdatum liegen. |
| Phasenstatus | Nein | Der Status der Phase. Akzeptierte Werte: Aktiv, Entwurf, Geschlossen. |
| Phasenbeschreibung | Nein | Eine textliche Beschreibung der Phase. |
| Phasenkosten | Nein | Die geplanten Kosten für die Phase. Nur anwendbar, wenn der Budgetumfang Phasen beträgt. |
| Festkosten der Phase | Nein | Die Festkosten für die Phase. Nur anwendbar, wenn der Budgetumfang Phasen beträgt. |
| Phasenstunden | Nein | Die geplanten Stunden für die Phase. Nur anwendbar, wenn der Budgetumfang Phasen beträgt. |
| Phasenabrechenbar | Nein | Ob die Phase abrechenbar ist. Nur anwendbar, wenn der Budgetumfang Phasen beträgt. |
| Phasen-Kundenbudget | Nein | Das geplante Einkommen vom Kunden für die Phase. Nur anwendbar, wenn die Phase abrechenbar ist und der Budgetumfang Phasen beträgt. |
Tipps und bewährte Praktiken
- Laden Sie zuerst die Vorlage herunter. Sie enthält Beispieldaten und alle verfügbaren Spalten, was es einfacher macht, Ihre Datei korrekt vorzubereiten.
- Halten Sie die Projektnamen konsistent. Wenn Sie mehrere Phasen für dasselbe Projekt importieren, stellen Sie sicher, dass der Projektname in allen Zeilen identisch ist (einschließlich Groß- und Kleinschreibung und Leerzeichen).
- Projektbezogene Felder müssen konsistent sein. Wenn zwei Zeilen denselben Projektnamen haben, müssen sie für alle projektbezogenen Felder (Status, Rechtsträger, Budgettyp usw.) die gleichen Werte haben. Andernfalls erhalten Sie einen Validierungsfehler.
- Verwenden Sie den Budgetumfang weise. Setzen Sie den Budgetumfang auf "Phasen", wenn Sie das Budget auf Phasenebene verfolgen möchten. Setzen Sie ihn auf "Projekt" (oder lassen Sie ihn leer), um das Budget auf Projektebene zu verwalten.
- Vorhandene Projekte werden nach Namen abgeglichen. Wenn ein Projekt mit demselben Namen bereits in Ihrem Factorial-Konto existiert, wird der Importer Phasen zu diesem Projekt hinzufügen, anstatt ein Duplikat zu erstellen. Neue Phasen werden jedoch nicht zu Projekten hinzugefügt, die vor Beginn des Importprozesses existierten.
- Phasen werden ebenfalls nach Namen dedupliziert. Innerhalb des gleichen Imports, wenn zwei Zeilen denselben Projektnamen und denselben Phasennamen haben, wird nur eine Phase erstellt.
FAQ
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Kann ich bestehende Projekte mit dem Importer aktualisieren?
Der Importer ist dafür ausgelegt, neue Projekte und Phasen zu erstellen. Wenn ein Projekt mit demselben Namen bereits existiert, werden keine Änderungen daran vorgenommen, aber neue Phasen können weiterhin hinzugefügt werden.
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Was passiert, wenn mein Import während des Vorgangs fehlschlägt?
Jede Zeile wird unabhängig innerhalb einer Transaktion verarbeitet. Wenn eine Zeile fehlschlägt, hat dies keine Auswirkungen auf die anderen Zeilen. Sie können überprüfen, welche Zeilen erfolgreich waren und welche fehlgeschlagen sind, in der Importhistorie.
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Kann ich Projekte ohne Phasen importieren?
Ja. Lassen Sie einfach alle Phasenspalten leer, und der Importer erstellt Projekte ohne Phasen.
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Gibt es eine Zeilenbegrenzung?
Der Importer verarbeitet Dateien mit Hunderten von Zeilen. Bei sehr großen Importen sollten Sie in Betracht ziehen, diese in mehrere Dateien aufzuteilen.
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Kann ich einen Import rückgängig machen?
Importierte Projekte und Phasen können nicht automatisch rückgängig gemacht werden. Sie müssten sie manuell löschen, falls erforderlich.