Aperçu
Le Importateur Universel vous permet de créer en masse des projets et des phases dans Factorial en téléchargeant une feuille de calcul. Au lieu d'ajouter des projets un par un, vous pouvez préparer toutes vos données au format Excel ou CSV et tout importer d'un coup.
Ce guide vous guide à travers tout le processus : préparation de votre fichier, téléchargement, mappage des colonnes, révision de vos données et finalisation de l'importation.
Avant de commencer
Permissions
Vous avez besoin de la permission Importer des ressources pour utiliser l'importateur universel. Si vous ne voyez pas l'option d'importation, contactez votre administrateur Factorial.
Formats de fichiers pris en charge
L'importateur accepte les types de fichiers suivants :
- .xlsx (Microsoft excel)
- .xls (Excel ancien)
- .csv (Valeurs séparées par des virgules)
Comment les projets et les phases fonctionnent dans le fichier
Chaque ligne de votre feuille de calcul représente soit un projet, soit un projet avec une phase. Voici comment cela fonctionne :
- Si vous ne remplissez que les colonnes au niveau du projet, la ligne crée un projet.
- Si vous remplissez également les colonnes de phase (Nom de la phase, Statut de la phase, etc.), la ligne crée un projet avec une phase.
- Pour ajouter plusieurs phases au même projet, utilisez plusieurs lignes avec le même nom de projet. L'importateur détectera qu'elles appartiennent au même projet et créera un projet avec plusieurs phases.
Exemple : Pour importer un projet appelé "Refonte de site web" avec deux phases ("Conception" et "Développement"), créez deux lignes. Les deux lignes ont "Refonte de site web" comme nom de projet, mais des noms de phase différents.
Étape 1 - Accéder à l'importateur
- Allez dans Projets depuis la navigation latérale
- Cliquez sur le bouton Importer (icône de téléchargement) dans la zone en haut à droite de la liste des projets
- La fenêtre de l'importateur universel s'ouvrira
Étape 2 - Téléchargez votre fichier
- Glissez-déposez votre fichier dans la zone de téléchargement, ou cliquez sur Parcourir pour sélectionner un fichier depuis votre ordinateur
- Vous pouvez également télécharger un modèle pour voir le format attendu avant de préparer vos données. Le modèle inclut des valeurs d'exemple pour vous guider
- Une fois téléchargé, l'importateur lit votre fichier et passe à l'étape de mappage des colonnes
Étape 3 - Mapper vos colonnes
L'importateur essaiera de faire correspondre automatiquement les colonnes de votre feuille de calcul aux champs de Factorial. Examinez chaque correspondance et ajustez si nécessaire :
- Les colonnes avec une coche verte ont été appariées automatiquement
- Les colonnes avec une icône d'avertissement nécessitent votre attention — sélectionnez le champ Factorial correct dans le menu déroulant
- Vous pouvez ignorer les colonnes que vous ne souhaitez pas importer
Une fois que tous les champs requis sont mappés, cliquez sur Continuer.
Étape 4 - Réviser et corriger les erreurs
L'importateur valide vos données et affiche un écran de révision semblable à une feuille de calcul où vous pouvez :
- Voir toutes vos lignes avec leurs valeurs mappées
- Les cellules avec des erreurs sont surlignées en rouge — survolez-les pour voir ce qui ne va pas
- Modifier directement les valeurs dans l'écran de révision pour corriger les erreurs avant d'importer
- Supprimer les lignes que vous ne souhaitez pas importer
Les erreurs de validation courantes incluent :
| Erreur | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Champ requis manquant | Le nom du projet, le statut, l'entité légale ou le type de budget est vide. |
| Plage de dates invalide | La date d'échéance est antérieure à la date de début. |
| Email invalide | L'email du propriétaire du projet ne correspond pas au format attendu. |
| Données de projet incohérentes | Deux lignes avec le même nom de projet ont des valeurs différentes pour les champs au niveau du projet (par exemple, des statuts différents). |
| Champ de budget non applicable | Un champ de budget est rempli mais ne s'applique pas au type de budget ou au périmètre sélectionné. |
Corrigez toutes les erreurs et cliquez sur Continuer lorsque vos données sont propres.
Étape 5 - Confirmer et importer
Examinez le résumé de l'importation montrant combien de projets et de phases seront créés. Cliquez sur Importer pour commencer le processus.
L'importation s'effectue en arrière-plan. Vous pouvez :
- Fermer la fenêtre et continuer à travailler — l'importation se terminera d'elle-même
- Vérifier l'Historique des importations pour voir l'état de votre importation
Historique des importations
Vous pouvez examiner les importations passées dans la section Historique des importations :
- Allez dans Paramètres
- Accédez à la section Historique des importations
- Ici, vous verrez toutes les importations précédentes avec leur état (terminé, en cours ou échoué), le nombre d'enregistrements importés et les erreurs éventuelles
Référence des champs disponibles
Voici la liste complète des champs que vous pouvez inclure dans votre fichier d'importation.
Champs du projet
| Champ | Requis | Description |
|---|---|---|
| Nom du projet | Oui | Le nom du projet. Utilisé pour regrouper les lignes appartenant au même projet. |
| Code du projet | Non | Un code ou une référence courte pour le projet. |
| Statut | Oui | Le statut du projet. Valeurs acceptées : Actif, Brouillon, Fermé. |
| Date de début | Non | La date de début du projet. |
| Date d'échéance | Non | La date d'échéance du projet. Doit être à la date de début ou après. |
| Description | Non | Une description textuelle du projet. |
| Entité légale | Oui | L'entité légale à laquelle appartient le projet. Doit correspondre à une entité légale existante dans votre compte Factorial. |
| Propriétaire du projet (email) | Non | L'adresse email de l'employé qui possède le projet. Doit correspondre à l'email d'un employé existant. |
| Type de budget | Oui | Le modèle de budget. Valeurs acceptées : Temps & Matériaux, Prix fixe, Pas de budget. |
| Périmètre du budget | Non | Si le budget est suivi au niveau du projet ou délégué aux phases. Valeurs acceptées : Projet, Phases. |
| Coût estimé | Non | Le montant du coût prévu. Applicable uniquement pour les budgets Temps & Matériaux ou Prix fixe avec un périmètre de projet. |
| Coût fixe | Non | Le montant du coût fixe. Applicable uniquement avec un périmètre de projet. |
| Heures estimées | Non | Le nombre d'heures prévues pour le projet. Applicable uniquement pour les budgets Temps & Matériaux avec un périmètre de projet. |
| Facturable | Non | Si le projet est facturable. Valeurs acceptées : vrai / faux. Applicable uniquement avec un périmètre de projet. |
| Budget client estimé | Non | Le revenu prévu du client. Applicable uniquement si le projet est facturable, pour les budgets Temps & Matériaux ou Prix fixe. |
Champs de phase
| Champ | Requis | Description |
|---|---|---|
| Nom de la phase | Non | Le nom de la phase à créer sous le projet. |
| Code de la phase | Non | Un code ou une référence courte pour la phase. |
| Date de début de la phase | Non | La date de début de la phase. |
| Date d'échéance de la phase | Non | La date d'échéance de la phase. Doit être à la date de début de la phase ou après. |
| Statut de la phase | Non | Le statut de la phase. Valeurs acceptées : Actif, Brouillon, Fermé. |
| Description de la phase | Non | Une description textuelle de la phase. |
| Coût de la phase | Non | Le coût prévu pour la phase. Applicable uniquement lorsque le périmètre du budget est Phases. |
| Coût fixe de la phase | Non | Le coût fixe pour la phase. Applicable uniquement lorsque le périmètre du budget est Phases. |
| Heures de la phase | Non | Le nombre d'heures prévues pour la phase. Applicable uniquement lorsque le périmètre du budget est Phases. |
| Phase facturable | Non | Si la phase est facturable. Applicable uniquement lorsque le périmètre du budget est Phases. |
| Budget client de la phase | Non | Le revenu prévu du client pour la phase. Applicable uniquement lorsque la phase est facturable et que le périmètre du budget est Phases. |
Conseils et meilleures pratiques
- Téléchargez d'abord le modèle. Il inclut des données d'exemple et toutes les colonnes disponibles, facilitant ainsi la préparation correcte de votre fichier.
- Gardez les noms de projet cohérents. Lorsque vous importez plusieurs phases pour le même projet, assurez-vous que le nom du projet est identique dans toutes les lignes (y compris la capitalisation et les espaces).
- Les champs au niveau du projet doivent être cohérents. Si deux lignes partagent le même nom de projet, elles doivent avoir les mêmes valeurs pour tous les champs au niveau du projet (statut, entité légale, type de budget, etc.). Sinon, vous obtiendrez une erreur de validation.
- Utilisez le périmètre du budget judicieusement. Définissez le périmètre du budget sur "Phases" si vous souhaitez suivre le budget au niveau de la phase. Définissez-le sur "Projet" (ou laissez-le vide) pour gérer le budget au niveau du projet.
- Les projets existants sont appariés par nom. Si un projet avec le même nom existe déjà dans votre compte Factorial, l'importateur ajoutera des phases à ce projet plutôt que de créer un doublon. Cependant, de nouvelles phases ne seront pas ajoutées aux projets qui existaient avant le début du processus d'importation.
- Les phases sont également dédupliquées par nom. Dans la même importation, si deux lignes ont le même nom de projet et le même nom de phase, une seule phase sera créée.
FAQ
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Puis-je mettre à jour des projets existants avec l'importateur ?
L'importateur est conçu pour créer de nouveaux projets et phases. Si un projet avec le même nom existe déjà, aucun changement ne sera apporté, mais de nouvelles phases peuvent toujours être ajoutées.
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Que se passe-t-il si mon importation échoue en cours de route ?
Chaque ligne est traitée indépendamment dans une transaction. Si une ligne échoue, cela n'affectera pas les autres lignes. Vous pouvez consulter quelles lignes ont réussi et lesquelles ont échoué dans l'historique des importations.
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Puis-je importer des projets sans phases ?
Oui. Il suffit de laisser toutes les colonnes de phase vides, et l'importateur créera des projets sans phases.
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Y a-t-il une limite de lignes ?
L'importateur gère des fichiers de plusieurs centaines de lignes. Pour des importations très volumineuses, envisagez de les diviser en plusieurs fichiers.
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Puis-je annuler une importation ?
Les projets et phases importés ne peuvent pas être annulés automatiquement. Vous devrez les supprimer manuellement si nécessaire.