Visió general
El Universal Importer et permet crear en massa projectes i fases a Factorial pujant una fulla de càlcul. En comptes d'afegir projectes un per un, pots preparar totes les teves dades en format Excel o CSV i importar-ho tot alhora.
Aquest manual et guia a través del procés complet: preparant el teu fitxer, pujant-lo, mapejant columnes, revisant les teves dades i completant la importació.
Abans de començar
Permisos
Necessites el permís Importar recursos per utilitzar el Universal importer. Si no veus l'opció d'importació, contacta amb el/la teu/va administrador/a de Factorial.
Formats de fitxer compatibles
L'importador accepta els següents tipus de fitxers:
- .xlsx (Microsoft excel)
- .xls (Excel antic)
- .csv (Valors separats per comes)
Com funcionen els projectes i les fases al fitxer
Cada fila a la teva fulla de càlcul representa un projecte o un projecte amb una fase. Així és com funciona:
- Si només omples columnes a nivell de projecte, la fila crea un projecte.
- Si també omples columnes de fase (Nom de fase, Estat de fase, etc.), la fila crea un projecte amb una fase.
- Per afegir múltiples fases al mateix projecte, utilitza múltiples files amb el mateix nom de projecte. L'importador detectarà que pertanyen al mateix projecte i crearà un projecte amb múltiples fases.
Exemple: Per importar un projecte anomenat "Redisseny del lloc web" amb dues fases ("Disseny" i "Desenvolupament"), crea dues files. Ambdues files tenen "Redisseny del lloc web" com a nom de projecte, però noms de fase diferents.
Pas 1 - Accedeix a l'importador
- Vés a Projectes des de la navegació lateral
- Fes clic al botó Importar (icona de pujada) a l'àrea superior dreta de la llista de projectes
- La finestra de l'importador universal s'obrirà
Pas 2 - Puja el teu fitxer
- Arrossega i deixa anar el teu fitxer a l'àrea de pujada, o fes clic a Examinar per seleccionar un fitxer del teu ordinador
- També pots baixar una plantilla per veure el format esperat abans de preparar les teves dades. La plantilla inclou valors d'exemple per guiar-te
- Un cop pujat, l'importador llegeix el teu fitxer i passa al pas de mapeig de columnes
Pas 3 - Mapeja les teves columnes
L'importador intentarà correlacionar automàticament les columnes de la teva fulla de càlcul amb els camps de Factorial. Revisa cada correlació i ajusta si cal:
- Les columnes amb un tic verd han estat correlacionades automàticament
- Les columnes amb un icona d'advertència necessiten la teva atenció — selecciona el camp correcte de Factorial del menú desplegable
- Pots saltar columnes que no vols importar
Un cop tots els camps requerits estiguin mapejats, fes clic a Continuar.
Pas 4 - Revisa i corregeix errors
L'importador valida les teves dades i mostra una pantalla de revisió semblant a una fulla de càlcul on pots:
- Veure totes les teves files amb els seus valors mapejats
- Les cel·les amb errors estan ressaltades en vermell — passa el cursor per sobre per veure què està malament
- Edita valors directament a la pantalla de revisió per corregir errors abans d'importar
- Elimina files que no vols importar
Errors de validació comuns inclouen:
| Error | Què significa |
|---|---|
| Camp requerit absent | El nom del projecte, Estat, Entitat legal o Tipus de pressupost està buit. |
| Rang de dates no vàlid | La data de venciment és anterior a la data d'inici. |
| Correu electrònic no vàlid | El correu electrònic del propietari del projecte no coincideix amb el format esperat. |
| Dades del projecte inconsistents | Dos files amb el mateix nom de projecte tenen valors diferents per camps a nivell de projecte (per exemple, estats diferents). |
| Camp de pressupost no aplicable | Un camp de pressupost està omplert però no s'aplica al tipus de pressupost o abast seleccionat. |
Corregeix qualsevol error i fes clic a Continuar quan les teves dades estiguin netes.
Pas 5 - Confirma i importa
Revisa el resum de la importació que mostra quants projectes i fases es crearan. Fes clic a Importar per iniciar el procés.
La importació es realitza en segon pla. Pots:
- Tancar la finestra i continuar treballant — la importació es completarà per si sola
- Comprovar l'Historial d'importació per veure l'estat de la teva importació
Historial d'importació
Pots revisar les importacions passades des de la secció Historial d'importació:
- Vés a Configuració
- Accedeix a la secció Historial d'importació
- Aquí veuràs totes les importacions anteriors amb el seu estat (completades, en curs o fallides), el nombre de registres importats i qualsevol error
Referència de camps disponibles
A continuació es mostra la llista completa de camps que pots incloure al teu fitxer d'importació.
Camps de projecte
| Camp | Requerit | Descripció |
|---|---|---|
| Nom del projecte | Sí | El nom del projecte. S'utilitza per agrupar files que pertanyen al mateix projecte. |
| Codi del projecte | No | Un codi curt o referència per al projecte. |
| Estat | Sí | L'estat del projecte. Valors acceptats: Actiu, Borrador, Tancat. |
| Data d'inici | No | La data d'inici del projecte. |
| Data de venciment | No | La data de venciment del projecte. Ha de ser el mateix dia o després de la data d'inici. |
| Descripció | No | Una descripció textual del projecte. |
| Entitat legal | Sí | L'entitat legal a la qual pertany el projecte. Ha de coincidir amb una entitat legal existent al teu compte de Factorial. |
| Propietari del projecte (correu electrònic) | No | L'adreça de correu electrònic de la persona que és propietària del projecte. Ha de coincidir amb el correu electrònic d'una persona existent. |
| Tipus de pressupost | Sí | El model de pressupost. Valors acceptats: Temps i Material, Preu Fix, Sense Pressupost. |
| Abast del pressupost | No | Si el pressupost es rastreja a nivell de projecte o es delega a les fases. Valors acceptats: Projecte, Fases. |
| Cost estimat | No | L'import de cost previst. Només aplicable per a pressupostos de Temps i Material o Preu Fix amb Abast de Projecte. |
| Cost fix | No | L'import de cost fix. Només aplicable amb Abast de Projecte. |
| Hores estimades | No | Les hores previstes per al projecte. Només aplicable per a pressupostos de Temps i Material amb Abast de Projecte. |
| Facturable | No | Si el projecte és facturable. Valors acceptats: veritable / fals. Només aplicable amb Abast de Projecte. |
| Pressupost estimat del client | No | L'import previst d'ingressos del client. Només aplicable si el projecte és facturable, per a pressupostos de Temps i Material o Preu Fix. |
Camps de fase
| Camp | Requerit | Descripció |
|---|---|---|
| Nom de fase | No | El nom de la fase a crear sota el projecte. |
| Codi de fase | No | Un codi curt o referència per a la fase. |
| Data d'inici de fase | No | La data d'inici de la fase. |
| Data de venciment de fase | No | La data de venciment de la fase. Ha de ser el mateix dia o després de la data d'inici de la fase. |
| Estat de fase | No | L'estat de la fase. Valors acceptats: Actiu, Borrador, Tancat. |
| Descripció de fase | No | Una descripció textual de la fase. |
| Cost de fase | No | El cost previst per a la fase. Només aplicable quan l'abast del pressupost és Fases. |
| Cost fix de fase | No | El cost fix per a la fase. Només aplicable quan l'abast del pressupost és Fases. |
| Hores de fase | No | Les hores previstes per a la fase. Només aplicable quan l'abast del pressupost és Fases. |
| Fase facturable | No | Si la fase és facturable. Només aplicable quan l'abast del pressupost és Fases. |
| Pressupost del client de fase | No | L'import previst d'ingressos del client per a la fase. Només aplicable quan la fase és facturable i l'abast del pressupost és Fases. |
Consells i millors pràctiques
- Descarrega primer la plantilla. Inclou dades d'exemple i totes les columnes disponibles, facilitant la preparació correcta del teu fitxer.
- Mantenir els noms dels projectes consistents. Quan importis múltiples fases per al mateix projecte, assegura't que el nom del projecte sigui idèntic a totes les files (incloent la capitalització i els espais).
- Els camps a nivell de projecte han de ser consistents. Si dues files comparteixen el mateix nom de projecte, han de tenir els mateixos valors per a tots els camps a nivell de projecte (estat, entitat legal, tipus de pressupost, etc.). D'altra manera, obtindràs un error de validació.
- Utilitza l'abast del pressupost amb saviesa. Estableix l'abast del pressupost a "Fases" si vols rastrejar el pressupost a nivell de fase. Estableix-ho a "Projecte" (o deixa-ho en blanc) per gestionar el pressupost a nivell de projecte.
- Els projectes existents es correlacionen per nom. Si un projecte amb el mateix nom ja existeix al teu compte de Factorial, l'importador afegirà fases a aquell projecte en comptes de crear un duplicat. No obstant això, noves fases no s'afegiran a projectes que existien abans que comencés el procés d'importació.
- Les fases també es deduplicaran per nom. Dins de la mateixa importació, si dues files tenen el mateix nom de projecte i el mateix nom de fase, només es crearà una fase.
FAQ
-
Puc actualitzar projectes existents amb l'importador?
L'importador està dissenyat per crear nous projectes i fases. Si un projecte amb el mateix nom ja existeix, no es faran canvis, però es poden afegir noves fases.
-
Què passa si la meva importació falla a mitges?
Cada fila es processa de manera independent dins d'una transacció. Si una fila falla, no afectarà les altres files. Pots revisar quines files han tingut èxit i quines han fallat a l'historial d'importació.
-
Puc importar projectes sense fases?
Sí. Simplement deixa totes les columnes de fase buides, i l'importador crearà projectes sense cap fase.
-
Hi ha un límit de files?
L'importador gestiona fitxers amb centenars de files. Per a importacions molt grans, considera dividir-les en múltiples fitxers.
-
Puc desfer una importació?
Els projectes i fases importats no es poden desfer automàticament. Hauries de suprimir-los manualment si cal.