L'importador d'empleats et permet afegir informació dels/les empleats/des a Factorial en massa en comptes de crear cada perfil manualment. Abans d'iniciar la importació, prepara les teves entitats legals, grups d'empleats, llocs de treball, equips i catàleg de llocs de treball perquè puguis incloure tanta informació com sigui possible en la primera importació.
Visió general
L'importador d'empleats és un full de càlcul que et permet pujar informació dels/les empleats/des i dels contractes a Factorial en massa.
L'importador inclou columnes obligatòries, que contenen la informació mínima necessària per crear un perfil d'empleat, i columnes opcionals, que et permeten afegir informació personal, organitzativa i de contracte addicional.
- Entitats legals i grups d'empleats: Crea totes les entitats legals i grups d'empleats que necessitis. Has de completar un importador separat per a cada entitat legal.
- Camp d'informació del contracte: Revisa els camps del contracte disponibles a la teva entitat legal i afegeix o modifica camps si és necessari.
- Llocs de treball: Crea els llocs de treball i, si és aplicable, les seves àrees de treball.
- Equips: Crea els equips als quals pertanyran els/les empleats/des.
- Catàleg de llocs de treball: Crea i mapeja les posicions, rols i nivells rellevants a la secció Rols.
Recomanem completar tanta informació com sigui possible durant la primera importació. Això redueix la necessitat d'actualitzar manualment els perfils d'empleats o d'utilitzar editors en massa més endavant.
Important: S'ha de fer una única importació per a cada entitat legal.
Prepara el teu catàleg de llocs de treball
El Catàleg de llocs de treball és el lloc central per veure, organitzar i gestionar l'arquitectura de llocs de treball de la teva organització.
Els llocs de treball estan organitzats en una clara jerarquia de:
- Famílies
- Funcions
- Rols
La vista d'arbre t'ajuda a entendre com estan relacionades les posicions i identificar llacunes en l'estructura del teu lloc de treball.
Selecciona una Família, Funció o Rol per obrir la seva visió general. A partir d'allà, obre Detalls per revisar i configurar les condicions associades amb la posició. Pots gestionar informació com ara:
- Nivells
- Condicions laborals
- Habilitats i competències
- Horaris laborals i polítiques de localització
- Dispositius assignats
El Catàleg de llocs de treball actua com una única font de veritat per a l'estructura de llocs de treball de la teva organització. Un cop configurat, pot reduir la feina manual en altres processos:
- Reclutament: Les posicions laborals es poden completar automàticament en les ofertes laborals.
- Onboarding: Els contractes i dispositius informàtics es poden assignar automàticament.
- Desenvolupament: Els camins professionals i les estructures salarials poden romandre consistents a través de l'organització.
Com utilitzar
1. Prepara la informació a Factorial
Abans de descarregar l'importador, crea i configura les entitats legals, grups d'empleats, llocs de treball, equips i informació del catàleg de llocs de treball que vulguis utilitzar.
L'importador utilitza aquesta informació existent per omplir els menús desplegables. Per exemple, les columnes Lloc de treball, Equip, Grup d'empleats i Posició laboral utilitzen informació que ja existeix a Factorial.
2. Accedeix a l'importador
- Al teu panell lateral, ves a Organització
- En Persones, fes clic a la fletxa al costat de +Afegir persona i selecciona Importar persones
- Selecciona una entitat legal
- Descarrega el full de càlcul o puja el teu propi
- Les columnes disponibles al full de càlcul depenen de la informació i configuració disponibles al teu compte de Factorial.
3. Completa les columnes obligatòries
Les columnes A–E contenen la informació mínima necessària per crear un perfil d'empleat.
| Columna | Camp | Què és? | Format | Consideracions |
|---|---|---|---|---|
| A | Nom | El nom legal de l'empleat/da. | Text | Utilitza el nom legal de l'empleat/da. |
| B | Cognom | El cognom legal de l'empleat/da. | Text | Utilitza el cognom legal de l'empleat/da. |
| C | Adreça de correu electrònic | L'adreça de correu electrònic associada a l'empleat/da. | Text | Assegura't que l'adreça de correu no contingui lletres majúscules. Pot ser una adreça de correu personal o de treball. |
| D | Data d'inici del contracte | La data en què comença la relació laboral. |
dd/mm/yyyy* |
Aquesta data depèn del format de data configurat a les teves preferències. |
| E | Data efectiva del contracte | La data a partir de la qual s'apliquen les condicions del contracte. |
dd/mm/yyyy* |
Pot ser la mateixa que la data d'inici del contracte, però no pot ser anterior. També s'utilitza per calcular la prorrata d'absències. |
El format de data pot variar segons les teves preferències de Factorial.
Important: L'importador només inclou el contracte actual de l'empleat/da. Els contractes històrics s'han d'afegir per separat.
4. Completa la informació opcional de l'empleat/da
Les següents columnes et permeten afegir informació organitzativa i de l'empleat/da addicional.
| Columna | Camp | Què és? | Format | Consideracions |
|---|---|---|---|---|
| F | Data d'acabament del contracte | La data en què acaba el contracte. |
dd/mm/yyyy* |
Si es completa, l'empleat/da es desactiva automàticament a Factorial |
| G | Lloc de treball per defecte | El lloc de treball on l'empleat/da realitza la major part de les seves activitats. | Desplegable | Selecció única. |
| H | Àrea de treball per defecte | Una subdivisió dins d'un lloc de treball. | Desplegable | Opcional. Pot ser especialment útil per al mòdul de torns. El desplegable de l'àrea de treball no està vinculat al lloc de treball a la columna G, així que pots seleccionar una àrea de treball de qualsevol lloc de treball. |
| I | Llocs de treball | Altres llocs de treball on l'empleat/da també realitza activitats. | Desplegable | Es poden fer seleccions múltiples a Google Sheets. |
| J | Equips | Els equips utilitzats per estructurar i classificar els/les empleats/des. | Desplegable |
Un empleat pot pertànyer a múltiples equips i tenir diferents rols dins d'ells. Només visible quan s'han creat equips. |
| K | Posició laboral al Catàleg de llocs de treball | El rol i nivell que l'empleat/da ocupa a l'organització. | Desplegable | Aquesta columna només apareix quan s'han creat rols al Catàleg de llocs de treball. |
| L | Títol laboral preferit | El nom informal utilitzat internament per referir-se a la posició de l'empleat/da. | Text | Si es deixa en blanc, Factorial utilitza el rol i nivell del Catàleg de llocs de treball. Aquest títol es pot mostrar a Organització > Persones > Títol laboral. |
| M | Descripció del lloc de treball | Una breu descripció del rol de l'empleat/da. | Text | Si es selecciona una posició del Catàleg de llocs de treball a la columna K, la seva descripció configurada s'utilitza automàticament. |
| N | Adreça de correu electrònic del/la gerent | Identifica el/la gerent de l'empleat/da a l'organigrama. | Text | Assegura't que l'adreça de correu no contingui lletres majúscules. Per a la primera importació, recomanem deixar aquest camp en blanc i assignar els/les gerents més tard en massa. |
| O | Adreça de correu electrònic del/la supervisor/a d'absències | Identifica una altra persona responsable de les aprovacions relacionades amb l'absència de l'empleat/da. | Text | Es pot utilitzar per crear fluxos de treball d'aprovació més flexibles. |
El format de data pot variar segons les teves preferències de Factorial.
5. Completa la informació personal i del contracte
Les columnes P–BE contenen informació addicional sobre l'empleat/da, el contracte, el temps de treball i informació personal.
| Columna | Camp | Què és? | Format | Consideracions |
|---|---|---|---|---|
| P | Data d'antiguitat | La data utilitzada per calcular l'antiguitat de l'empleat/da. |
dd/mm/yyyy* |
Apareix al perfil de l'empleat/da. |
| Q | Identificador de l'empresa | Un codi alfanumèric personalitzable que es pot utilitzar com a identificador de l'empleat/da, incloent per a fins de registre d'entrada si escau. | Alfanumèric | El format pot ser personalitzat. |
| R | Número de telèfon | El número de telèfon de l'empleat/da. | Format internacional | Comença amb el codi del país, per exemple, +34. |
| S | Data de naixement | La data de naixement de l'empleat/da. |
dd/mm/yyyy* |
— |
| T | Gènere | El gènere de l'empleat/da. | Desplegable | Les opcions es poblen des de Factorial. |
| U | Nacionalitat | La nacionalitat de l'empleat/da. | Desplegable | — |
| V | Tipus d'identificació | El tipus de document d'identificació (DNI, NIE, etc.) | Desplegable | — |
| W | Número d'identificació | El número associat al document d'identificació. | Alfanumèric | No incloguis espais ni barres. |
| X | Data de caducitat de l'ID | La data de caducitat del document d'identificació. | dd/mm/yyyy |
— |
| Y | Número de la Seguretat Social | El número d'identificació de la Seguretat Social de l'empleat/da. | Alfanumèric | No incloguis espais ni barres. |
| Z | Nivell d'educació | El nivell d'educació de l'empleat/da. | Desplegable | Les opcions disponibles es poden editar des de Configuració > Entitats legals > Contractes. |
| AA | Adreça - Ciutat | La ciutat de residència de l'empleat/da. | Text | — |
| AB | Adreça - Codi postal | El codi postal de l'empleat/da. | Text | — |
| AC | Adreça - Província | La província o regió de l'empleat/da. | Text | — |
| AD | Adreça - País | El país de residència de l'empleat/da. | Desplegable | — |
| AE | Nom de contacte d'emergència | El nom de la persona de contacte d'emergència de l'empleat/da. | Nom i cognom | — |
| AF | Telèfon de contacte d'emergència | El número de telèfon de la persona de contacte d'emergència. | Format internacional | Comença amb el codi del país, per exemple, +34. |
| AG | Nombre de compte | El número de compte bancari de l'empleat/da. | Alfanumèric | No incloguis espais. Utilitza lletres majúscules quan sigui aplicable. |
| AH | Format del compte bancari | El format del compte bancari de l'empleat/da. | Desplegable | Obligatori si es proporciona un compte bancari. |
| AI | Codi bancari addicional | Un codi bancari addicional, com un BIC. | Alfanumèric | No incloguis espais. Utilitza lletres majúscules quan sigui aplicable. |
| AJ | Grup d'empleats | El grup d'empleats assignat a l'empleat/da. | Desplegable | Les opcions es poblen des de Factorial. Es poden editar més tard des de Configuració > Entitats legals > Veure entitat legal > Grups d'empleats. |
| AK | Quantia salarial | El salari brut de l'empleat/da. | Número | — |
| AL | Període de quantia salarial | El període associat a la quantia salarial. | Desplegable | Obligatori si es especifica la quantia salarial. |
| AM | Tipus de contracte | El tipus de contracte de l'empleat/da. | Desplegable | Les opcions es poden editar des de Configuració > Entitats legals > Contractes. |
| AN | Tipus d'horari laboral | El règim d'horaris laborals de l'empleat/da. | Desplegable | Les opcions es poden editar des de Configuració > Entitats legals > Contractes. |
| AO | Té període de prova | Indica si l'empleat/da té un període de prova. | Sí/No | — |
| AP | Data d'acabament del període de prova | La data en què acaba el període de prova. | dd/mm/yyyy |
— |
| AQ | Té acord de teletreball | Indica si l'empleat/da té un acord de teletreball. | Sí/No | — |
| AR | Categoria professional | La categoria professional de l'empleat/da. | Desplegable | Les opcions es poden editar des de Configuració > Entitats legals > Contractes. |
| AS | Grup de contribució | El grup de contribució de l'empleat/da. | Desplegable | — |
| AT | Notes del contracte | Notes privades relacionades amb un contracte específic. | Text | — |
| AU | Hores del contracte | El nombre d'hores contractades. | Número |
Recomanem introduir hores setmanals. És obligatori especificar si són diàries, setmanals o mensuals. |
| AV | Període d'hores del contracte | El període associat a les hores contractades. | Desplegable |
Recomanem seleccionar un període setmanal. Obligatori si es especifica la quantitat d'hores. |
| AW | Dias laborals de la setmana | Els dies en què l'empleat/da treballa normalment. | Desplegable | Es poden fer seleccions múltiples a Google Sheets. |
| AX | Màxim d'hores anuals | El màxim nombre d'hores laborals permeses per any. | Número | — |
| AY | Màxim d'hores setmanals | El màxim nombre d'hores laborals permeses per setmana. | Número | Recomanat per a la programació automàtica |
| AZ | Política de treball en festius | La política que s'aplica al treball realitzat en dies festius. | Desplegable | — |
| BA | Mínim d'hores de descans entre dies laborals | El període mínim de descans requerit entre dies laborals. | Número | Recomanat per a la programació automàtica |
| BB | Màxim d'hores diàries | El màxim nombre d'hores laborals permeses per dia. | Número | Recomanat per a la programació automàtica |
| BC | Contracte intermitent indefinit | Indica si l'empleat/da té un contracte intermitent indefinit. | Sí/No | — |
| BD | Adreça - Carrer i número | L'adreça i número del carrer de l'empleat/da. | Text | — |
| BE | Adreça - Informació addicional | Informació addicional sobre l'adreça. | Text | — |
El format de data pot variar segons les teves preferències de Factorial.
6. Utilitza seleccions múltiples quan sigui necessari
Factorial pot interpretar seleccions múltiples en una sola columna. Això és útil per a camps com Equips, Llocs de treball i Dias laborals de la setmana.
Excel no permet seleccionar múltiples opcions dels menús desplegables estàndard. Si utilitzes Google Sheets, pots habilitar seleccions múltiples:
- Selecciona la columna on vols permetre seleccions múltiples.
7. Completa la informació del/la gerent amb cura
El camp de correu electrònic del/la gerent requereix que els usuaris referenciats com a gerents ja estiguin disponibles en el procés d'importació. Per aquest motiu, recomanem deixar la columna N en blanc durant la primera importació i assignar els/les gerents després utilitzant les opcions d'edició en massa de Factorial.
8. Revisa el full de càlcul abans d'importar
Abans de pujar el fitxer, comprova que:
- Totes les columnes obligatòries estiguin completes
- Les adreces de correu electrònic no continguin lletres majúscules
- Les dates utilitzin el format correcte
- Les dates efectives dels contractes no siguin anteriors a les dates d'inici dels contractes
- Els valors del desplegable coincideixin amb les opcions disponibles a Factorial
- els/les empleats/des estiguin assignats a l'entitat legal correcta
- Les posicions del Catàleg de llocs de treball, equips, llocs de treball i grups d'empleats ja s'hagin creat
- Les seleccions múltiples utilitzin el format correcte si utilitzes Google Sheets
- Les adreces de correu electrònic del/la gerent i del/la supervisor/a coincideixin amb els/les usuaris/es correctes de Factorial
9. Importa els/les empleats/des
Puja l'importador completat a Factorial i segueix les instruccions que apareixen a la pantalla.
Consells i bones pràctiques
- Prepara primer la teva configuració de Factorial. Crea entitats legals, grups d'empleats, llocs de treball, equips i posicions del Catàleg de llocs de treball abans de descarregar l'importador perquè els desplegables corresponents estiguin poblats.
- Completa tanta informació com sigui possible. Afegir més informació durant la importació inicial pot reduir significativament la feina manual més tard.
- Comença amb la informació obligatòria. Si no tens tota la informació opcional disponible, pots importar primer els/les empleats/des i completar informació addicional més tard.
- Utilitza el Catàleg de llocs de treball sempre que sigui possible. Assignar un rol i nivell a la columna K pot proporcionar automàticament informació laboral relacionada, com ara la descripció del lloc de treball.
- Sigues curos/a amb les adreces de correu electrònic. Utilitza adreces de correu electrònic en minúscules als camps de correu electrònic i gerent.
- Considera assignar els/les gerents més tard. Això pot fer que la primera importació sigui més senzilla, especialment quan s'importen empleats a diferents nivells de l'organigrama.
- Utilitza Google Sheets per a seleccions múltiples. Això és particularment útil quan els/les empleats/des pertanyen a múltiples equips o llocs de treball.
- Comprova les teves preferències de data. El format de data esperat pot dependre de la configuració configurada al teu compte de Factorial.
FAQ
-
Necessito completar cada columna?
No. Només les columnes A–E són necessàries per crear el perfil de l'empleat/da. Les columnes restants són opcionals, tot i que es recomana completar tanta informació com sigui possible.
-
Puc importar empleats sense assignar una posició del Catàleg de llocs de treball?
Sí. No obstant això, si ja has creat el teu Catàleg de llocs de treball, assignar la posició rellevant durant la importació pot reduir la feina manual més tard.
-
Puc assignar més d'un equip a un empleat?
Sí. Un empleat pot pertànyer a múltiples equips i pot tenir diferents rols dins d'aquests equips.
-
Puc assignar més d'un lloc de treball a un empleat?
Sí. Pots assignar un lloc de treball per defecte i llocs de treball addicionals. Es poden fer seleccions múltiples quan utilitzes Google Sheets.
-
Puc importar contractes històrics?
No. L'importador d'empleats inclou el contracte actual de l'empleat/da. Els contractes històrics s'han d'afegir per separat.
-
Què passa si introdueixo una data d'acabament del contracte?
l'empleat/da es desactiva automàticament a Factorial en la data introduïda.
-
Puc canviar les opcions del desplegable del contracte?
Sí. Alguns camps del contracte es poden editar des de Configuració > Entitats legals > Contractes.
-
Què passa si deixo en blanc el títol laboral preferit?
Factorial utilitza el rol i nivell configurats al Catàleg de llocs de treball com a títol laboral de l'empleat/da.
-
Puc importar múltiples dies laborals per a un empleat?
Sí. Si utilitzes Google Sheets, pots habilitar seleccions múltiples al desplegable per a la columna de dies laborals.
-
Haig d'assignar gerents durant la primera importació?
Recomanem deixar els camps dels gerents en blanc durant la primera importació i assignar els/les managers després en massa. Això pot simplificar la importació, especialment quan s'importen empleats a diferents nivells de l'estructura organitzativa.