En enviar documents per a la signatura electrònica, pots definir l'ordre en què es demana als destinataris que signin. Això ajuda a garantir que les signatures segueixin el flux d'aprovació correcte i que cada signant revisi el document només quan sigui el seu torn.
En aquest article, aprendràs com funciona la signatura seqüencial, què poden esperar els signants i consideracions importants abans d'utilitzar aquesta funció.
Overview
La signatura seqüencial et permet definir l'ordre en què els destinataris reben, revisen i signen un document.
En comptes de notificar a tots els signants al mateix temps, el sistema envia el document a cada signant un per un. El següent signant només és notificat després que el signant anterior hagi completat la seva signatura.
Aquesta funció està disponible quan s'envien documents d'empleat o documents interns de l'empresa.
Quan i per què s'hauria d'utilitzar
Utilitza la signatura seqüencial quan la teva organització requereixi que les signatures segueixin un procés d'aprovació específic. Això és particularment útil per a:
- Acords legals que requereixen signatures en un ordre específic
- Documentació relacionada amb el compliment
- Processos de recursos humans amb aprovacions jeràrquiques
- Documents interns on una signatura depèn d'una aprovació prèvia
La signatura seqüencial ajuda a reduir la feina manual, minimitza errors i assegura que els documents segueixin el flux d'aprovació previst.
Com utilitzar
- En la teva barra lateral, ves a Organització i selecciona un/a empleat/da
- Ves a la pestanya Documents i tria una carpeta
- Fes clic a +Pujar fitxers
- En Configuració, activa l'interruptor per a Solicitar signatura electrònica
- En el menú desplegable, fes clic a Incloure signant addicional
- Organitza els signants en l'ordre desitjat
- Activa l'interruptor per a Signatura seqüencial
- Si decideixes Indicar on col·locar la signatura, fes clic a Continuar
- Col·loca els segells de signatura per a cada empleat/da
- Un cop fet això, fes clic a Pujar fitxer i sol·licitar signatura electrònica
- Un cop s'envia el document:
- El primer signant rep una notificació i pot accedir al document
- Després que el primer signant completi la seva signatura, el següent signant és notificat
- Aquest procés continua fins que totes les signatures s'hagin completat
- Cada signant només pot accedir i signar el document quan sigui el seu torn
Si el signant encara està esperant que un signant anterior completi la seva signatura, no rebrà una notificació i no podrà accedir al document fins que sigui el seu torn.
Si un document ha estat rebutjat per un signant, els/les signants restants ja no podran veure ni signar el document.
Els/les empleats/des amb permisos d'administrador a la cua podran veure el document en el seu espai, però no podran signar-lo fins que sigui el seu torn.
Consells i millors pràctiques
- Revisa l'ordre de signatura abans d'enviar el document
- Assegura't que la seqüència de signants reflecteix el procés d'aprovació de la teva organització
- Confirma que els camps de signatura estan assignats als/les destinataris/es correctes/es
Utilitza la signatura seqüencial per a documents que requereixen validació legal, de compliment o de gestió abans de progressar al següent signant.
FAQ
-
Tots/es els/les signants rebran el document al mateix temps?
No. Els/les signants són notificats/des un a un segons l'ordre de signatura que defineixes.
-
Poden els/les signants pendents veure el document abans del seu torn?
No. Els/les signants pendents no poden accedir ni veure el document fins que se'ls notifica per signar.
-
Què passa si un signant rebutja el document?
L'estat del document canvia a Rebutjat per a tots/es els/les destinataris/es, i el procés de signatura s'atura.
-
Puc utilitzar la signatura seqüencial en fluxos de documents en massa?
No. La signatura seqüencial actualment no està disponible per a documents enviats a través de fluxos de treball en massa.
-
L'ordre de signatura afecta la col·locació de la signatura?
Sí. L'ordre de signatura està integrat amb la col·locació de la signatura, creant una experiència de signatura més intuïtiva per als/les destinataris/es.