1. És possible fer el registre d'entrada sense connexió?
Sí, pots fer el registre d'entrada i sortida mentre estiguis fora de línia, però només utilitzant l'aplicació mòbil.
Aprèn com aquí.
2. Quan s'envia la notificació en cas de no fer el registre d'entrada?
Quan el rang horari de registre d'entrada ha acabat i l'empleat encara no ha registrat l'entrada, s'envia una notificació per correu electrònic a l'empleat i al/la manager. El correu s'envia aproximadament un minut després de la falta de registre d'entrada.
Si l'empleat registra l'entrada dins del rang de tolerància permès, no s'envia cap notificació. No obstant això, si registra l'entrada després que el rang horari hagi acabat, s'envia una notificació.
Els/les managers també reben un resum setmanal per correu electrònic de tots els incidents relacionats amb la puntualitat dels membres del seu equip.
3. Què passa quan un/una empleat/ada s'oblida de fer el registre de sortida?
Si les hores treballades superen les hores estimades basades en els horaris laborals, la introducció del contracte i/o les hores lliures, es mostrarà un missatge amb dues opcions:
- Confirmar les hores estimades.
- Registrar les hores reals de sortida.
El missatge es mostra quan l'usuari clica el botó de registre de sortida després de superar les hores estimades per almenys un minut.
Si un/una empleat/ada té múltiples torns en un dia donat, el sistema només modificarà l'hora de sortida de l'últim torn per assegurar que el temps total s'alineï amb les seves hores planificades.
En la fitxa horària i en l'exportació en PDF es mostra si un/una empleat/ada ha utilitzat el modal “Oblidat de fer el registre de sortida” per registrar la sortida i editar el seu temps de sortida.
4. Com puc evitar que els/les empleats/ades manipulin les fitxes horàries?
Per assegurar l'exactitud de les fitxes horàries, hem implementat un sistema d'alertes que detecta i avisa contra manipulacions. Aquest sistema analitza les entrades de registre d'entrada per inconsistències o activitats sospitoses.
Si es troben fitxes horàries manipulades, s'és genera automàticament un informe d'incident, documentant el "temps de registre d'entrada/sortida manipulat" per a una investigació o accions disciplinàries, si és necessari.
Per minimitzar falses alertes a causa de petites variacions horàries, el sistema compara l'hora de registre amb l'hora del servidor, permetent un marge de 2 minuts per a les diferències de fusos horaris.
Les alertes per correu electrònic s'envien al/la responsable de la fitxa horària de l'empleat/ada amb un torn sospitós. Els/les usuaris/àries autoritzats/ades, incloent-hi els administradors d'HR, també reben aquestes alertes per assegurar que es pugui prendre acció ràpidament.
5. Si algú registra l'entrada amb la geolocalització activada i posteriorment edita l'hora, desapareix o canvia la ubicació?
No, la ubicació no desapareixerà. En canvi, apareixeran dos registres en la història: el primer mostrarà el registre d'entrada amb la geolocalització, i el segon reflectirà l'hora editada sense canvis en la informació de la ubicació.
6. Com funcionen les pauses automàtiques per a diferents fusos horaris?
Les pauses automàtiques es basen en les hores treballades per l'empleat/ada, per tant, el fus horari no les afecta.
7. És possible restringir el registre d'entrada a una àrea específica?
Actualment, no és possible limitar el registre d'entrada a una àrea específica.
8. Quin és el rang d'exactitud de les coordenades de geolocalització?
L'exactitud de les coordenades de geolocalització pot variar depenent de factors com la recepció mòbil, la geografia de l'àrea, les condicions meteorològiques i si la ubicació és a l'interior o a l'exterior. Per determinar la precisió de cada geolocalització, emmagatzemem paràmetres anomenats "exactitud" per a la latitud i longitud. Aquest valor indica la diferència en metres, amb un número més baix que indica una major exactitud. Per exemple, un valor de 0 significaria una diferència de només centímetres, mentre que 1000 indicaria una diferència de quilòmetres.
9. Com puc assegurar-me que un/una empleat/ada està present quan registra l'entrada?
Si indicar "Treballant des de casa" o "Treballant des de l'oficina" durant el registre d'entrada no és suficient, la única manera de verificar la seva presència física és mitjançant la geolocalització i comprovant les coordenades proporcionades a Google Maps.
Com utilitzar la geolocalització en el seguiment del temps
10. És possible restringir el registre d'entrada a una àrea específica?
Actualment, no és possible limitar el registre d'entrada a una àrea específica.
11. Quin és el procés per obtenir fitxes horàries signades dels/les empleats/ades?
Exporta les teves fitxes horàries aprovades:
- Al teu menú lateral, clica a Seguiment del temps
- Clica a la icona de tres punts, a la part superior dreta
- Selecciona Exportar fitxa horària
- En Tipus d'exportació selecciona Exportació de Seguiment del Temps - Versió completa
- En Format de fitxer, selecciona PDF
- Selecciona empleats/ades
- Omple els altres camps i clica a Enviar
Rebràs un correu electrònic amb l'exportació.
Envia la fitxa horària en massa i demana signatura electrònica:
- Al teu menú lateral, ves a Documents
- Clica a Enviar en massa
- Carrega les teves fitxes horàries
- Selecciona el nom de la carpeta
- En el Tipus de càrrega, selecciona Mantenir documents amb totes les seves pàgines
- Clica a Carregar document
- Clica a Coincidir documents amb empleats/ades
- Activa l'opció Demana signatura electrònica a tots els receptors
- Clica a Enviar X documents coincidents
12. Editar manualment les hores de registre d'entrada afecta les hores de pausa en les fitxes horàries?
L'impacte d'editar manualment les hores de registre d'entrada sobre les hores de pausa depèn de la situació:
- Si la pausa automàtica està programada per a ocórrer en el futur, es mostrarà a la fitxa horària en el moment adequat, tot i que pot no reflectir actualitzacions en temps real.
- Tanmateix, si la pausa automàtica ja ha estat enregistrada a la fitxa horària, els/les empleats/ades hauran d'ajustar manualment el temps de pausa per assegurar l'exactitud.
13. És possible importar dades de seguiment del temps o fer-ho en massa?
No és possible importar el seguiment del temps directament a través de la interfície de Factorial. No obstant això, pots fer-ho utilitzant l'API, que permet la càrrega i gestió en massa de dades de seguiment del temps.
14. Quan apareix el missatge ‘Tens torns per completar’?
La frase “Tens torns per completar” apareix a Factorial quan un/una empleat/ada té torns programats que no ha completat o registrat.
- L'empleat/ada té hores de treball assignades.
- El sistema els recorda que necessiten completar o registrar aquests torns.
- Normalment apareix a la secció Seguiment del Temps o al tauler de control de l'empleat/ada quan hi ha temps planificat pendent.
15. Com puc configurar el sistema perquè les hores reals treballades pels/les empleats/ades siguin enregistrades, en lloc de les hores programades per defecte, especialment quan utilitzo horaris laborals fixes?
Si les fitxes horàries dels/les teus/tes empleats/ades mostren les seves hores programades (per exemple, 09:00 a 18:00) independentment de quan realment han registrat l'entrada, això es deu generalment a una d'aquestes tres configuracions:
-
Desactivar "Hores Estimades": El sistema podria estar omplint buits automàticament per "completar" el dia.
- Camí: Configuracions > Seguiment del Temps > Política > Configuració de la política.
- Acció: Desactiva "Habilitar restriccions de registre de sortida".
-
Comprovar "Registre d'entrada Automàtic": Algunes empreses tenen això actiu per a horaris fixos, que "registra" per a l'empleat/ada.
- Camí: Configuracions > Seguiment del Temps > Política > Configuració de la política.
- Acció: Assegura't que "Habilitar omplir automàticament la fitxa horària" estigui desactivat.
-
Revisar "Arrodoniment": Si un/una empleat/ada registra l'entrada a les 08:55 i el sistema registra les 09:00, no és que estigui "per defecte" al programa, sinó que està arrodonint.
- Camí: Configuracions > Seguiment del Temps > Política > Preferències > Tolerància de seguiment del temps.
- Acció: Estableix la tolerància de seguiment del temps a 0 minuts tant per al registre d'entrada com per al de sortida, o simplement assegura't que aquesta secció no estigui habilitada.
16. Com restringir l'accés al registre d'entrada per a individus específics
Si necessites assegurar-te que un/una empleat/ada no tingui accés a la funció de registre d'entrada mentre mantens el seu perfil actiu, pots utilitzar aquests mètodes:
- Mou l'empleat/ada a un Grup de Permisos on l'accés a 'Registre d'entrada/sortida' estigui desactivat.
- Exclou un/una empleat/ada del seguiment del temps (Factorial — Com excloure i incloure empleats/ades del seguiment del temps )
17. Què passa amb les fitxes horàries passades quan canvio la política d'un/una empleat/ada?
Res. Un canvi de política s'aplica a partir de la seva data d'entrada en vigor, i els dies anteriors mantenen els seus valors. Només una data d'entrada en vigor passada, escollida amb intenció, recalcula les fitxes horàries des d'aquella data fins avui.
18. Puc programar o retrocedir una mudança de política?
Sí. Escull la Data d'entrada en vigor quan afegeixes empleats/ades a una política, o quan canvies la política d'un/una empleat/ada des del seu perfil a Detalls laborals > Política de seguiment del temps:
- Una data futura els mou automàticament aquell dia.
- Una data passada (fins a 24 mesos enrere) aplica la política des d'aquella data i recalcula les seves fitxes horàries des d'aleshores.