Què és un Canal segur i quins són els requisits de la UE?
- Un canal de denúncies ha de permetre la possibilitat de presentar queixes tant per escrit com verbalment, així com per telèfon o altres sistemes de missatgeria de veu i en persona si ho sol·licita el denunciant.
- Els canals de denúncies han de garantir la confidencialitat de la identitat del denunciant i de qualsevol tercer esmentat en la denúncia.
- Hi ha l'obligació d'acusar la recepció de la denúncia en un termini màxim de 7 dies des de la recepció.
- Totes les denúncies, incloses les anònimes, s'han de tramitar diligentment quan siguin acceptables segons la legislació nacional.
- S'estableix un termini màxim de 3 mesos per respondre al denunciant sobre la tramitació de la denúncia, comptant des de l'acusament de recepció o, si no hi va haver acusament de recepció, des de l'expiració del termini de 7 dies des de la presentació de la denúncia.
Com afegir un responsable de queixes?
Un responsable de queixes és una persona que treballa internament a l'empresa a la qual s'autoritzarà l'accés a les seccions de Queixes i la tramitació de la queixa.
La persona que presenta la queixa i el responsable de queixes designat podran deixar comentaris i pujar fitxers adjunts a través de Factorial per assegurar que, fins i tot quan la queixa sigui anònima, es proporcioni tota la informació necessària per tramitar-la completament.
Per afegir un responsable de queixes:
- A la barra lateral, fes clic a Configuració
- A la secció Persones, selecciona Canal Segur
- Fes clic a Afegir responsable(s) de queixes dins de Responsable(s) de queixes i afegeix-los
Cada vegada que es crea un nou cas de queixa, s'envia una notificació als responsables de queixes.
Com crear una queixa amb Factorial?
Factorial et proporciona una pàgina personalitzada amb la configuració de la personalització de la teva empresa.
Per accedir a l'enllaç de la queixa:
- A la barra lateral, fes clic a Configuració
- A la secció Persones, selecciona Canal segur
- Trobaràs l'enllaç de la queixa a la secció Formulari de queixes
Per enviar una queixa:
- Copia i obre l'enllaç del formulari de queixes al teu navegador
- Emplena el Formulari de Queixa:
- Quina és la teva relació amb l'empresa?
- Descripció de la queixa (obligatori): proporciona informació sobre les parts implicades, ubicació, hora i causa de la queixa.
-
Fitxers adjunts: afegeix qualsevol document, foto, etc. que pugui servir com a prova per a l'informe.
-
Creació de contrasenya: la contrasenya manté la protecció i seguretat de la teva queixa.
La contrasenya serà necessària per entrar a la pàgina de seguiment del teu informe.
-
Codi de queixa: aquest servirà com a nom d'usuari per accedir a la pàgina on has dipositat la teva queixa.
- La persona que informa de la queixa pot veure l'estat de la queixa i afegir comentaris addicionals amb context i documentació rellevant (si ho sol·licita el gestor de queixes).
En cas que vulguis afegir més informació a la teva queixa, prem a Seguiment d'una Queixa i introdueix el teu Número de Queixa & Contrasenya.
Tota la informació serà encriptada per assegurar que la privacitat es preservi durant la transmissió de la informació. A més, només la persona designada podrà accedir a les queixes.
Com procedir amb una queixa dins de Factorial?
Per gestionar una queixa:
Només els responsables de queixes poden gestionar les queixes.
- A la barra lateral, fes clic a Canal Segur
- Tindràs una llista de queixes
- Fes clic a la queixa per procedir
- Un cop facis clic a la queixa:
- Vista general: una llista d'informació sobre la queixa, com la data de creació, data de venciment, descripció i fitxers adjunts.
- Activitat: per afegir comentaris i documents, i també per visualitzar i canviar els diferents estats de la queixa.
Quan es crea o s'actualitza una queixa (per exemple, quan s'envia un nou missatge o el denunciant puja un nou fitxer adjunt), el responsable de queixes rebrà una nova tasca pendent al seu panell de control i una notificació per correu electrònic.
Per canviar l'estat, fes clic a: Canviar estat i podràs canviar-lo a: En procés, processada i descartada.
Per eliminar una queixa:
- A la barra lateral, fes clic a Canal Segur
- Tindràs una llista de queixes
- Fes clic a la queixa que vols eliminar
- Ves a Vista general
- Fes clic a Eliminar queixa situat a la part inferior de la pàgina
- Fes clic a Sí, elimina
Com configurar la teva pròpia pàgina de política de denúncies
- A la barra lateral, fes clic a Configuració
- A la secció Persones, selecciona Canal Segur
- Ves a la secció Sistema Intern d'Informació i Defensa de l'Informant i enganxa la teva URL externa
