La política de eliminació del canal de confiança t'ajuda a gestionar durant quant de temps es mantenen les queixes després d'arribar a un estat final. En aquest article, aprendràs com configurar el període de retenció, entendre quan una queixa expira i eliminar o mantenir queixes quan sigui necessari.
Visió general
La política d'eliminació permet als/les administradors/es definir durant quant de temps s'han de retenir les queixes després d'arribar a un estat final.
Pots establir un període de retenció entre 1 i 120 mesos. El període de retenció per defecte és de 3 mesos.
El període de retenció s'aplica a les queixes que arriben a un estat final després que la política estigui configurada. Les queixes que ja estaven tancades mantenen la data d'expiració que se'ls havia assignat anteriorment.
Important: Les queixes no s'eliminen automàticament. L'eliminació és sempre una acció deliberada realitzada per un/a manager.
Com utilitzar
Configura el període de retenció
- Al teu menú lateral, ves a Configuració
- Ves a Canal de confiança
- Desplaça't cap avall fins a Política de retenció
- Introdueix el període de retenció en mesos
- Tria un període entre 1 i 120 mesos
- Desa els teus canvis
- El període de retenció comença quan una queixa arriba a un dels següents estats finals:
- Completada
- Descartada
- Arxivada
La data d'expiració es calcula a partir de la data en què la queixa arriba al seu estat final
Si una queixa Completada s'arxiva més tard, la seva data d'expiració es recalcula en funció de la data en què es va arxivar.
Els/les managers responsables de la categoria de la queixa reben un correu electrònic 7 dies abans que la queixa arribi a la seva data d'expiració.
Per revisar les queixes que s'acosten a l'expiració, utilitza el filtre Expirat per mostrar les queixes que han passat el seu període de retenció.
Eliminar una queixa expirada
- Ves a la llista de queixes del Canal segur
- Troba una queixa expirada
- Selecciona la queixa que vols eliminar
- Tria Eliminar
- Confirma l'eliminació
- Eliminar una queixa elimina permanentment:
- Missatges
- Fitxers
- Adjunts
- Notes privades
L'eliminació en si mateixa queda registrada al registre d'activitat per a finalitats de compliment.
Pots eliminar queixes individualment o en massa.
Si la data d'expiració d'una queixa no va canviar després d'actualitzar la política d'eliminació, això és esperat si la queixa ja estava tancada abans que la política fos canviada. Les queixes tancades existents mantenen la data d'expiració que se'ls havia assignat originalment. El nou període de retenció s'aplica a les queixes que arriben a un estat final després que la configuració hagi estat canviada.
Si una queixa no es va eliminar automàticament després de la seva data d'expiració, això és un comportament esperat. Les queixes mai s'eliminen automàticament. Un/a manager ha de eliminar deliberadament una queixa expirada.
Les queixes eliminades romanen llistades a la pestanya Eliminades. Això permet a l'empresa mantenir un registre d'auditoria que mostra qui va eliminar la queixa i quan, sense retenir el contingut sensible de la queixa.
Consells i bones pràctiques
- Estableix un període de retenció que coincideixi amb els requisits legals i de compliment de la teva empresa.
- Comprova regularment el filtre Expirat per identificar les queixes que estan llestes per a la revisió.
- Utilitza la notificació de 7 dies com a recordatori per revisar les queixes abans que esdevinguin elegibles per a l'eliminació.
- Utilitza Cancel·lar eliminació quan una queixa ha de ser mantinguda per un motiu legítim.
- Recorda que canviar la configuració de retenció no canvia les dates d'expiració de les queixes que ja estaven tancades. La nova configuració s'aplica a les queixes tancades després del canvi.
FAQ
-
Quin és el període de retenció per defecte?
El període de retenció per defecte és de 3 mesos.
-
Quins períodes de retenció puc configurar?
Pots configurar un període de retenció de 1 a 120 mesos.
-
Quan comença el període de retenció?
El període de retenció comença quan una queixa arriba a un estat final: Completada, Descartada o Arxivada.
-
Què passa si una queixa Completada s'arxiva més tard?
La seva data d'expiració es recalcula utilitzant la data en què es va arxivar.
-
Les queixes s'eliminen automàticament quan expiren?
No. L'expiració només indica que una queixa està llesta per a l'eliminació. Un/a manager ha d'eliminar-la manualment.
-
Qui rep el recordatori d'expiració?
Els/les managers de la categoria de la queixa reben un correu electrònic 7 dies abans que la queixa arribi a la seva data d'expiració.
-
Puc eliminar diverses queixes alhora?
Sí. Els/les managers poden eliminar queixes expirades individualment o en massa.
-
Què passa quan elimino una queixa?
Els missatges, fitxers, adjunts i notes privades de la queixa són eliminats permanentment. Una entrada al registre d'activitat que registra l'eliminació roman per a fins de compliment.
-
Puc mantenir una queixa després que expiri?
Sí. Utilitza Cancel·lar eliminació per mantenir la queixa més enllà del seu període de retenció.
-
Puc canviar el període de retenció més tard?
Sí. Tanmateix, canviar la política només afecta les queixes que arriben a un estat final després del canvi. Les queixes que ja estaven tancades mantenen les seves dates d'expiració existents.
-
Per què les queixes eliminades encara estan llistades?
Les queixes eliminades apareixen a la pestanya Eliminades perquè l'empresa pugui mantenir un registre d'auditoria de l'eliminació sense retenir el contingut sensible de la queixa.
-
Puc recuperar una queixa eliminada?
No. L'eliminació és permanent. Els missatges, fitxers, adjunts i notes privades de la queixa són eliminats permanentment.