La politica di cancellazione del Trust Channel ti aiuta a gestire per quanto tempo le lamentele vengono conservate dopo aver raggiunto uno stato finale. In questo articolo, imparerai come configurare il periodo di conservazione, comprendere quando una lamentela scade e cancellare o mantenere le lamentele quando necessario.
Panoramica
La politica di cancellazione consente agli amministratori di definire per quanto tempo le lamentele devono essere conservate dopo aver raggiunto uno stato finale.
Puoi impostare un periodo di conservazione tra 1 e 120 mesi. Il periodo di conservazione predefinito è di 3 mesi.
Il periodo di conservazione si applica alle lamentele che raggiungono uno stato finale dopo che la politica è stata configurata. Le lamentele già chiuse mantengono la data di scadenza a cui erano precedentemente assegnate.
Importante: Le lamentele non vengono cancellate automaticamente. La cancellazione è sempre un'azione deliberata eseguita da un manager.
Come utilizzare
Configura il periodo di conservazione
- Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
- Vai su Trust Channel
- Scorri verso il basso fino a Politica di conservazione
- Inserisci il periodo di conservazione in mesi
- Scegli un periodo tra 1 e 120 mesi
- Salva le tue modifiche
- Il periodo di conservazione inizia quando una lamentela raggiunge uno dei seguenti stati finali:
- Completata
- Scartata
- Archiviata
La data di scadenza viene calcolata dalla data in cui la lamentela raggiunge il suo stato finale
Se una lamentela Completata viene archiviata successivamente, la sua data di scadenza viene ricalcolata in base alla data in cui è stata archiviata.
I manager responsabili della categoria della lamentela ricevono un'email 7 giorni prima che la lamentela raggiunga la sua data di scadenza.
Per rivedere le lamentele in scadenza, usa il filtro Scaduto per visualizzare le lamentele che hanno superato il loro periodo di conservazione.
Cancella una lamentela scaduta
- Vai alla lista delle lamentele del Trust Channel
- Trova una lamentela scaduta
- Seleziona la lamentela che desideri cancellare
- Scegli Cancella
- Conferma la cancellazione
- Cancellare una lamentela rimuove permanentemente:
- Messaggi
- File
- Allegati
- Note private
La cancellazione stessa rimane registrata nel registro delle attività per motivi di conformità.
Puoi cancellare le lamentele singolarmente o in blocco.
Se la data di scadenza di una lamentela non è cambiata dopo aver aggiornato la politica di cancellazione, questo è previsto se la lamentela era già chiusa prima che la politica fosse cambiata. Le lamentele chiuse esistenti mantengono la data di scadenza a cui erano originariamente assegnate. Il nuovo periodo di conservazione si applica alle lamentele che raggiungono uno stato finale dopo la modifica delle impostazioni.
Se una lamentela non è stata cancellata automaticamente dopo la sua data di scadenza, questo è un comportamento previsto. Le lamentele non vengono mai cancellate automaticamente. Un manager deve deliberatamente cancellare una lamentela scaduta.
Le lamentele cancellate rimangono elencate nella scheda Cancellate. Questo consente all'azienda di mantenere un registro di audit che mostra chi ha cancellato la lamentela e quando, senza conservare il contenuto sensibile della lamentela.
Consigli e migliori pratiche
- Imposta un periodo di conservazione che soddisfi i requisiti legali e di conformità della tua azienda.
- Controlla regolarmente il filtro Scaduto per identificare le lamentele pronte per la revisione.
- Utilizza la notifica di 7 giorni come promemoria per rivedere le lamentele prima che diventino idonee per la cancellazione.
- Usa Annulla cancellazione quando una lamentela deve essere mantenuta per un motivo legittimo.
- Ricorda che cambiare l'impostazione di conservazione non modifica le date di scadenza delle lamentele già chiuse. La nuova impostazione si applica alle lamentele chiuse dopo la modifica.
FAQ
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Qual è il periodo di conservazione predefinito?
Il periodo di conservazione predefinito è di 3 mesi.
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Quali periodi di conservazione posso configurare?
Puoi configurare un periodo di conservazione da 1 a 120 mesi.
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Quando inizia il periodo di conservazione?
Il periodo di conservazione inizia quando una lamentela raggiunge uno stato finale: Completata, Scartata o Archiviata.
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Cosa succede se una lamentela Completata viene archiviata successivamente?
La sua data di scadenza viene ricalcolata utilizzando la data in cui è stata archiviata.
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Le lamentele vengono cancellate automaticamente quando scadono?
No. La scadenza indica solo che una lamentela è pronta per la cancellazione. Un manager deve cancellarla manualmente.
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Chi riceve il promemoria di scadenza?
I manager della categoria della lamentela ricevono un'email 7 giorni prima che la lamentela raggiunga la sua data di scadenza.
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Posso cancellare diverse lamentele contemporaneamente?
Sì. I manager possono cancellare le lamentele scadute singolarmente o in blocco.
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Cosa succede quando cancello una lamentela?
I messaggi, i file, gli allegati e le note private della lamentela vengono rimossi permanentemente. Un'entrata nel registro delle attività che registra la cancellazione rimane per motivi di conformità.
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Posso mantenere una lamentela dopo la sua scadenza?
Sì. Usa Annulla cancellazione per mantenere la lamentela oltre il suo periodo di conservazione.
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Posso cambiare il periodo di conservazione in seguito?
Sì. Tuttavia, cambiare la politica influisce solo sulle lamentele che raggiungono uno stato finale dopo la modifica. Le lamentele già chiuse mantengono le loro date di scadenza esistenti.
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Perché le lamentele cancellate sono ancora elencate?
Le lamentele cancellate appaiono nella scheda Cancellate affinché l'azienda possa mantenere una traccia di audit della cancellazione senza conservare il contenuto sensibile della lamentela.
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Posso recuperare una lamentela cancellata?
No. La cancellazione è permanente. I messaggi, i file, gli allegati e le note private della lamentela vengono rimossi permanentemente.