cpnAcquis o rttAcquis

I dati vengono trasferiti da Factorial a Silae attraverso la nostra "Aggiornamenti Busta Paga dei Dipendenti" sezione. Qualsiasi azione tu compia in Factorial che influisce sulla busta paga genererà un aggiornamento del dipendente.

Per garantire che gli aggiornamenti corretti siano sincronizzati, è importante attivare gli aggiornamenti dei dipendenti pertinenti in Factorial. Questi possono includere nuove assunzioni, modifiche contrattuali, aggiornamenti dei dati personali e assenze. Per fare ciò, vai su Impostazioni > Busta Paga > Aggiornamenti Dipendenti, e abilita tutti gli aggiornamenti che desideri sincronizzare con Silae.

Quando viene generato un aggiornamento del dipendente, potrai rivederlo e inviarlo a Silae contrassegnando l'aggiornamento del dipendente come "Completato". I tempi di trasmissione possono variare a seconda del periodo. Ad esempio, se un gran numero di incidenti viene inviato alla fine del mese durante la chiusura della busta paga, l'elaborazione può richiedere fino a 5–10 minuti per essere completata.

Quando un nuovo dipendente viene creato in Factorial, viene creato un aggiornamento del dipendente. Puoi aprirlo e controllare che tutti i dati siano corretti, e poi contrassegnarlo come "Completato" per sincronizzare la modifica con Silae.

Altre cose importanti da considerare:

• Quando crei il dipendente e carichi le informazioni contrattuali, assicurati che la data del contratto (entrata in azienda) e la data di assunzione (ultimo aggiornamento del contratto) siano le stesse in SILAE. Altrimenti, Silae creerà un nuovo contratto, risultando in duplicazione.
• Per i dipendenti senza numero di previdenza sociale: Il record verrà comunque creato, ma la validazione si baserà sull'indirizzo email invece del numero di previdenza sociale. Pertanto, l'indirizzo email diventa un campo obbligatorio; altrimenti, il profilo del dipendente non può essere creato in Silae.
• La data di nascita e il genere forniti devono essere coerenti con il numero di previdenza sociale.
• Il nome di nascita è obbligatorio. Se lasciato vuoto, il cognome utilizzato sarà trattato come il nome di nascita per evitare il blocco della creazione.
• Il matricule non deve essere aggiunto in Factorial. Quando la nuova assunzione viene sincronizzata, popoleremo automaticamente il campo matricule in Factorial. Puoi abilitare un'opzione in Silae per garantire l'unicità del numero di personale attraverso più file o gruppi di file se necessario.
• Il motivo di inizio lavoro verrà inviato per impostazione predefinita come codice 001: Assunzione, inizio attività, reclutamento diretto o reclutamento tramite concorso (pubblica amministrazione), inizio distacco, inizio vita culturale (religioni). Puoi modificarlo in Silae, se necessario.

Campi inviati a Silae

1. Dati del dipendente
   • Nome
   • Cognome
   • Numero di previdenza sociale (il cliente deve selezionare il numero di previdenza sociale nel campo numero di identificazione)
   • Nome da nubile (se lasciato vuoto in Factorial, il nome verrà sincronizzato qui anche)
   • Genere
   • Email professionale
   • Email personale (se lasciata vuota in Factorial, l'email personale sarà sostituita dall'email professionale)
   • Telefono cellulare
   • Indirizzo di casa (città, paese, stato, strada, numero e codice postale)
   • Codice comune INSEE
   • Data di nascita
   • Dipartimento di nascita (lo prende dal numero di previdenza sociale & se è al di fuori della Francia, viene inviato come codice “99” e l'utente deve modificarlo manualmente in Silae)
   • Codice paese di nascita (lo prende dal numero di previdenza sociale)
   • Nazionalità
   • IBAN
   • BIC
2. Dati del contratto
   • Data di entrata (basata sul campo Data di Inizio del contratto di Factorial)
   • Data di inizio contratto (basata sulla Data Efficace del contratto di Factorial)
   • Data di inizio versione contratto (basata sulla Data Efficace del contratto di Factorial)
   • Data di fine
   • Motivo di inizio (motivo sincronizzato per impostazione predefinita: 001)
   • Stabilimento
   • Titolo di lavoro - sotto “altro titolo di lavoro”
   • Codice contratto di lavoro (deve essere un tipo di contratto disponibile per impostazione predefinita in Factorial)
   • Salario base (deve essere su base mensile o annuale)
   • Per i dipendenti orari → Ore lavorative nel contratto (devono essere su base mensile o settimanale). Popolerà i campi “Ore mensili normali” e “Ore mensili straordinarie” in Silae)
   • Per i dipendenti con contratto giornaliero → Numero di giorni

Quando il profilo o i dati contrattuali di un dipendente vengono aggiornati in Factorial, viene creato un aggiornamento del dipendente. Puoi aprirlo e controllare che tutti i dati siano corretti, e poi contrassegnarlo come "Completato" per sincronizzare la modifica con Silae.

I seguenti campi genereranno un aggiornamento del dipendente che può essere sincronizzato con Silae:

1.  Dati del dipendente
   • Cognome
   • Nome
   • Email professionale
   • Telefono cellulare
   • Indirizzo di casa (città, paese, stato, strada, numero e codice postale)
   • Nazionalità (solo il codice viene cambiato, il testo deve essere cambiato manualmente da Silae)
   • IBAN
   • BIC
2.  Dati del contratto 
   • Data di inizio lavoro
   • Data di inizio contratto
   • Data di entrata
   • Data di fine
   • Stabilimento
   • Titolo di lavoro (sotto "altro titolo di lavoro")
   • Codice contratto di lavoro (deve essere un tipo di contratto disponibile per impostazione predefinita in Factorial)
   • Salario base (deve essere il salario mensile o il salario annuale)
   • Per i dipendenti orari:
     • Ore contrattuali - le ore mensili o settimanali devono essere inserite (queste popoleranno i campi “Ore mensili normali” e “Ore mensili straordinarie” in Silae)
   • Per i dipendenti con contratto giornaliero:
     • Numero di giorni

Come creare un Addendum o semplicemente modificare un contratto

• Crea un Addendum: Quando si verifica una modifica contrattuale, se desideri creare un nuovo lavoro in Silae, vai alla scheda Contratto nel profilo del tuo dipendente su Factorial, clicca su Nuove Condizioni, e inserisci la data della modifica.
• Modifica un contratto: Se desideri effettuare una modifica senza creare un nuovo lavoro in Silae, clicca sui tre puntini e seleziona Correggi Condizioni.

Assicurati che la data efficace corrisponda alla data del lavoro in Silae. Se non lo fa, un nuovo lavoro verrà automaticamente creato in Silae:

Gestire le terminazioni, le estensioni e le successioni dei contratti

Qual è il corretto flusso di lavoro da seguire in Factorial ?

Se il dipendente sta lasciando:

• Chiudi il profilo del dipendente in Factorial, inserisci la data di fine e il suo motivo; l'entrata di cessazione del contratto apparirà nella sezione "Aggiornamenti" del modulo Busta Paga.

Se il dipendente rientra in azienda:

• Riattiva lo stesso profilo per creare la nuova condizione.

Quando l'assenza di un/a dipendente è approvata in Factorial, viene creato un aggiornamento della busta paga del/della dipendente. Puoi verificare che tutti i dati siano corretti e poi contrassegnare l'incidente come “Completato” per sincronizzare i dati con Silae.

Tipi di assenze che possono essere sincronizzate

Le assenze di mezza giornata, giornata intera e orarie possono essere sincronizzate. Le assenze che coinvolgono regole complesse (come periodi di attesa, indennità di sicurezza sociale, integrazioni del datore di lavoro o soglie) sono inviate da Factorial ma calcolate in Silae, che in questo caso funge da sistema principale. Silae determina sia la durata compensata che gli importi da pagare.

Altre assenze, generalmente più semplici, sono gestite direttamente in Factorial, che funge da sistema principale — non è necessaria ulteriore elaborazione da parte di Silae.

• Il congedo retribuito e RTT devono sempre essere inviati in giorni o mezze giornate.
• Il congedo per malattia è calcolato da Silae. Se inviato in giorni, viene elaborato automaticamente.
• Le assenze orarie devono avere i loro contatori correttamente configurati in ore (ad es. formazione, congedo di conversione, festività, congedo compensativo, congedo retribuito/non retribuito).

Se vengono inviate più giornate di assenze orarie, il totale delle ore potrebbe non essere visualizzato immediatamente, ma il calcolo è correttamente riflesso nella busta paga.

Modifica e cancellazione di un'assenza sincronizzata

Se hai inviato un'assenza per uno/a dei tuoi dipendenti da Factorial a Silae, e nel frattempo il/la dipendente ha cancellato questa assenza dal proprio profilo, l'incidente di assenza verrà riaperto con il messaggio: “L'assenza è stata cancellata”. Contrassegnando questo incidente come completato, la cancellazione verrà inviata a Silae:

Flusso di lavoro generale

Passo 1 – Identificare i codici EVP in Silae

Gli elementi variabili della busta paga vengono trasmessi ogni mese da Factorial per l'integrazione in Silae. Ogni EVP in Silae corrisponde a un codice specifico per il cliente. Possono essere trovati sotto Impostazioni > Variabili di input. I codici EVP da utilizzare sono elencati nella colonna **“Nome”**:

Assicurati che tutti i tuoi EVP siano elencati in questo menu, ad eccezione delle ore*.

Passo 2 – Configurare i codici EVP in Factorial

In Factorial, questi EVP vengono inseriti nella stessa posizione dei codici di assenza, numeri di file dei dipendenti e codici di stabilimento, sotto i campi “compensazione aggiuntiva”:

Passo 3 – Inviare l'EVP da Factorial a Silae

Gli EVP vengono inseriti in Factorial e saranno inviati manualmente (tramite un clic su un pulsante) attraverso l'API:

Passo 4 – Controllare lo stato dell'integrazione in Factorial

Una volta che i dati sono stati elaborati, lo stato dell'integrazione ritorna in Factorial:

La risposta deve includere l'ID e lo stato di elaborazione, che può essere una delle seguenti tre opzioni:

• successo – se l'EVP è stato sincronizzato con successo con Silae
• fallito – se un errore tecnico ha impedito la sincronizzazione
• non valido – se i dati inviati sono errati o mancanti

Dettagli aggiuntivi su tipi variabili specifici

*Le Ore

Per le ore, non è necessario inserirle nel menu “Variabili di input”.

È sufficiente assegnare correttamente i codici orari Silae in Factorial, a seconda delle categorie utilizzate nella tua configurazione della busta paga.

1. Ore native (codici standard Silae)

Queste ore utilizzano codici Silae predefiniti:

• HN = ore regolari
• HM = ore a tariffa aumentata
• HC = ore complementari
• HCNSTEPA = ore complementari non soggette a TEPA
• HS25 = straordinari al 25%
• HS50 = straordinari al 50%
• HS100 = straordinari al 100%

2. Ore con codici Silae personalizzati

I seguenti codici corrispondono a ore che si basano su configurazioni Silae personalizzate.

Se la tua configurazione utilizza uno di questi, assicurati di riprodurre esattamente il codice in Factorial:

Invio di un pagamento anticipato

Se hai bisogno di inviare un pagamento anticipato, devi utilizzare il codice “acompte” nei dati di integrazione di Factorial in modo che possiamo identificare correttamente questo tipo di EVP.

Non esiste alcun codice corrispondente specifico in Silae per i pagamenti anticipati.

L'integrazione recupera i contatori di congedo maturato da Silae a Factorial secondo le tue esigenze, riflettendo il congedo accumulato. I contatori vengono aggiornati tramite la piattaforma KLYR all'inizio del mese successivo, una volta che le tue buste paga sono state validate. Dopo questo aggiornamento, i contatori di congedo retribuito (CP) e RTT vengono automaticamente sincronizzati. Per CP, questo include sia i giorni già maturati nell'anno precedente (N‑1) sia i giorni attualmente maturati per l'anno in corso (N).

Come recuperare i contatori di congedo maturato da SILAE a Factorial?

1. Prima di attivare i contatori, devi impostare la base dei giorni cumulativi nelle tue politiche di congedo a 0 per disabilitare il calcolo automatico dell'accumulo da parte di Factorial. Vai a Impostazioni > Congedo e Assenza > la tua politica di congedo > Contatore → imposta la base dei Giorni Cumulativi a 0.
   

   

1. Inserisci il codice del contatore in Factorial sotto Scopri > Integrazione. Ogni riga corrisponde a un contatore diverso collegato a una politica di congedo.
   
   
2. Fai attenzione nelle impostazioni di Factorial a non consentire il carryover dei giorni non utilizzati dall'anno precedente, poiché il calcolo del congedo maturato CP di Silae include i giorni trasferiti.
   
3. Una volta attivati e completati i codici dei contatori, i contatori di Factorial maturati e attualmente in fase di accumulo saranno regolati dalle tue azioni su KLYR

Cos'è KLYR e come funziona?

KLYR è la piattaforma utilizzata per sincronizzare i tuoi contatori di congedo da Silae a Factorial. Ecco come funziona:

1. Alla fine di ogni mese, una volta che le tue buste paga sono state validate, devi selezionare:
   • Il nome della tua azienda
   • Le cartelle di busta paga (entità) che desideri sincronizzare
2. Scegli il mese corretto:
   • Seleziona il mese precedente se stai eseguendo questa azione all'inizio del mese successivo.
   • Seleziona il mese corrente se hai convalidato le tue buste paga prima della fine del mese.
3. Accesso a KLYR:
   • Per dare accesso a qualcuno a KLYR, invia gli indirizzi email delle persone che necessitano accesso al seguente indirizzo: support@fortifydigital.zendesk.com

Una volta effettuata la regolazione, l'utente vedrà una nota nel contatore di Factorial che dice “Aggiornato automaticamente da Silae + un codice.” Tuttavia, il/la dipendente non riceverà alcuna notifica.

Se Silae ha appena iniziato a calcolare le buste paga, è normale che i contatori non siano stati ancora aggiornati. I contatori mensili vengono presi in considerazione solo una volta che tutte le buste paga sono state validate e stampate.

Ad esempio, se le buste paga sono state calcolate ma non ancora revisionate o stampate, quindi la bolla in alto rimane gialla. Una volta che la bolla diventa verde, le informazioni saranno correttamente aggiornate.

Elenco dei contatori e dei loro codici associati in Silae:

Se si verifica un errore di sincronizzazione, un rapporto di errore verrà inviato al cliente via email. Il cliente deve specificare l'indirizzo email a cui desidera che il rapporto venga inviato.

Questi rapporti forniranno un riepilogo dettagliato di tutti i dati inviati a Silae, insieme allo stato del loro aggiornamento, consentendo all'utente di:

• Verificare che tutti i dati siano stati trasmessi correttamente.
• Identificare e risolvere eventuali problemi relativi ai dati che non sono stati trasferiti con successo.

Ecco un esempio di rapporto di errore:

Il nuovo assunto NON verrà sincronizzato (darà un errore).

I dati del nuovo assunto in Factorial sovrascriveranno i dati del dipendente esistente in Silae.

La maggior parte dei dati è sincronizzata da Factorial a Silae. Tuttavia, ci sono 2 punti dati specifici che vengono sincronizzati da Silae a Factorial:

• Matricola - sincronizzata a Factorial una volta che il/la dipendente è creato in Silae
• Contatori di assenza - regolati automaticamente in Factorial 5 giorni dopo il calcolo della busta paga in Silae

Affinché un/a dipendente possa essere creato/a in Silae, il numero di previdenza sociale (SSN) deve essere compilato. Se un/a dipendente non ce l'ha, il/la dipendente deve essere creato/a manualmente sia in Silae che in Factorial. Una volta che il SSN temporaneo è assegnato in Silae, dovrai copiarlo e incollarlo in Factorial.

• I dati di nascita e il numero di previdenza sociale non sono coerenti
• I codici non sono compilati nella pagina del marketplace di Factorial.
• Nessun accesso API per alcuni dossier clienti.