cpnAcquis o rttAcquis

I dati vengono trasferiti da Factorial a Silae tramite la nostra sezione "Aggiornamenti buste paga dei dipendenti" . Qualsiasi azione intrapresa in Factorial che influisca sulle buste paga genererà un aggiornamento dei dati dei dipendenti.

Per garantire la corretta sincronizzazione degli aggiornamenti, è importante attivare gli aggiornamenti relativi ai dipendenti in Factorial . Questi possono includere nuove assunzioni, modifiche contrattuali, aggiornamenti dei dati personali e assenze. Per farlo, vai su Impostazioni > Paghe > Aggiornamenti dipendenti e abilita tutti gli aggiornamenti che desideri sincronizzare con Silae.

Quando viene generato un aggiornamento relativo a un dipendente, potrai rivederlo e inviarlo a Silae contrassegnandolo come "Completato". I tempi di trasmissione possono variare a seconda del periodo. Ad esempio, se un numero elevato di segnalazioni viene inviato alla fine del mese, durante la chiusura dei pagamenti, l'elaborazione potrebbe richiedere fino a 5-10 minuti.

Quando si crea un nuovo dipendente in Factorial , viene generato un aggiornamento del dipendente. È possibile aprirlo, verificare che tutti i dati siano corretti e quindi contrassegnarlo come "Completato" per sincronizzare la modifica con Silae.

Altri aspetti importanti da considerare:

• Quando si crea il dipendente e si caricano le informazioni contrattuali, assicurarsi che la data di inizio del contratto (ingresso in azienda) e la data di inizio del rapporto di lavoro (ultimo aggiornamento del contratto) siano identiche in SILAE. In caso contrario, SILAE creerà un nuovo contratto, con conseguente duplicazione.
• Per i dipendenti sprovvisti di codice fiscale: il record verrà comunque creato, ma la convalida si baserà sull'indirizzo email anziché sul codice fiscale. Pertanto, l'indirizzo email diventa un campo obbligatorio ; in caso contrario, non sarà possibile creare il profilo del dipendente in Silae.
• La data di nascita e il sesso indicati devono corrispondere al numero di previdenza sociale .
• Il nome di battesimo è obbligatorio. Se lasciato vuoto, il cognome inserito verrà utilizzato come nome di battesimo per evitare di bloccare la creazione.
• Non è necessario inserire il numero di matricola in Factorial . Quando il nuovo assunto viene sincronizzato, il campo del numero di matricola verrà compilato automaticamente in Factorial . Se necessario, è possibile abilitare un'opzione in Silae per garantire l'univocità del numero di matricola in più file o gruppi di file.
• Il motivo dell'inizio del rapporto di lavoro verrà inviato di default con il codice 001: Assunzione, inizio attività, reclutamento diretto o reclutamento tramite concorso (servizio pubblico), inizio distacco, inizio vita culturale (religioni). È possibile modificarlo in Silae, se necessario.

Campi inviati a Silae

1. Dati dei dipendenti
   • Nome di battesimo
   • Cognome
   • Numero di previdenza sociale (il cliente deve selezionare il numero di previdenza sociale nel campo del numero di identificazione)
   • Cognome da nubile (se lasciato vuoto nel Factorial , il nome verrà sincronizzato anche qui)
   • Genere
   • Email professionale
   • Indirizzo email personale (se lasciato vuoto nel Factorial , l'indirizzo email personale verrà sostituito dall'indirizzo email professionale)
   • Telefono cellulare
   • Indirizzo di residenza (città, paese, stato, via, numero civico e codice postale)
   • codice comune INSEE
   • Data di nascita
   • Reparto nascita (il sistema ricava il codice fiscale e, se la località si trova fuori dalla Francia, invia il codice "99" e l'utente deve inserirlo manualmente in Silae).
   • Codice del paese di nascita (ricavato dal codice fiscale)
   • Nazionalità
   • IBAN
   • BIC
2. Dati contrattuali
   • Data di ingresso (in base al campo " Data di inizio " del contratto di Factorial )
   • Data di inizio del contratto (basata sulla data di entrata in vigore del contratto di Factorial )
   • Versione del contratto Data di inizio (basata sulla data di entrata in vigore del contratto di Factorial )
   • Data di fine
   • Motivo di avvio (motivo di sincronizzazione predefinito: 001)
   • Stabilimento
   • Titolo professionale - sotto “altro titolo professionale”
   • Codice del contratto di lavoro (deve essere un tipo di contratto disponibile di default in Factorial )
   • Stipendio base (su base mensile o annuale)
   • Per i dipendenti a ore → Ore di lavoro contrattuali (devono essere su base mensile o settimanale). Verranno compilati i campi "Ore mensili normali" e "Ore mensili di straordinario" in Silae.
   • Per i dipendenti con contratto a giornata → Numero di giorni

Quando i dati del profilo o del contratto di un dipendente vengono aggiornati in Factorial , viene creato un aggiornamento del dipendente. È possibile aprirlo, verificare che tutti i dati siano corretti e quindi contrassegnarlo come "Completato" per sincronizzare la modifica con Silae.

I seguenti campi genereranno un aggiornamento dei dati dei dipendenti che potrà essere sincronizzato con Silae:

1. Dati dei dipendenti
   • Cognome
   • Nome di battesimo
   • Email professionale
   • Telefono cellulare
   • Indirizzo di residenza (città, paese, stato, via, numero civico e codice postale)
   • Nazionalità (viene modificato solo il codice, il testo deve essere modificato manualmente da Silae)
   • IBAN
   • BIC
2. Dati contrattuali
   • Data di inizio del rapporto di lavoro
   • Data di inizio del contratto
   • Data di inserimento
   • Data di fine
   • Stabilimento
   • Titolo professionale (sotto "altro titolo professionale")
   • Codice del contratto di lavoro (deve essere un tipo di contratto disponibile di default in Factorial )
   • Stipendio base (deve essere lo stipendio mensile o lo stipendio annuale)
   • Per i dipendenti retribuiti a ore:
     • Ore contrattuali: è necessario inserire le ore mensili o settimanali (queste verranno inserite automaticamente nei campi "Ore mensili normali" e "Ore mensili di straordinario" in Silae).
   • Per i dipendenti con contratto a giornata:
     • Numero di giorni

Come creare un addendum o semplicemente modificare un contratto

• Creazione di un addendum: Quando si verifica una modifica contrattuale, se si desidera creare un nuovo incarico in Silae, accedere alla scheda Contratto nel profilo del dipendente su Factorial , fare clic su Nuove condizioni e inserire la data della modifica.
• Modificare un contratto: se si desidera apportare una modifica senza creare un nuovo lavoro in Silae, fare clic sui tre puntini e selezionare Correggi condizioni .

Assicurati che la data di decorrenza corrisponda alla data di creazione dell'incarico in Silae. In caso contrario, verrà creato automaticamente un nuovo incarico in Silae.

Gestione delle scadenze contrattuali, delle proroghe e delle successioni

Qual è il flusso di lavoro corretto da seguire in Factorial ?

Se il dipendente se ne va:

• Chiudi il profilo del dipendente in Factorial , inserisci la data di fine e la relativa motivazione; la voce relativa alla cessazione del contratto apparirà nella sezione "Aggiornamenti" del modulo Paghe.

Se il dipendente rientra in azienda:

• Riattiva lo stesso profilo per creare la nuova condizione .

Quando l'assenza di un dipendente viene approvata in Factorial , viene creato un aggiornamento dei dati relativi al dipendente per l'elaborazione delle paghe. È possibile verificare che tutti i dati siano corretti e quindi contrassegnare l'evento come "Completato" per sincronizzare i dati con Silae.

Tipologie di assenze che possono essere sincronizzate

È possibile sincronizzare le assenze di mezza giornata, giornata intera e a ore. Le assenze che prevedono regole complesse (come periodi di attesa, indennità previdenziali, integrazioni a carico del datore di lavoro o soglie) vengono inviate da Factorial ma calcolate in Silae , che in questo caso funge da sistema centrale . Silae determina sia la durata retribuita sia gli importi da corrispondere.

Altre assenze, generalmente più semplici, vengono gestite direttamente in Factorial , che funge da sistema centrale : non è necessaria alcuna ulteriore elaborazione da parte di Silae.

• Le richieste di ferie retribuite e di permessi retribuiti devono essere sempre espresse in giorni o mezze giornate .
• Il congedo per malattia viene calcolato da Silae. Se inviato in giorni, viene elaborato automaticamente.
• Le assenze orarie devono avere i relativi contatori configurati correttamente in ore (ad esempio formazione, congedo per conversione, festività, congedo compensativo, congedo retribuito/non retribuito).

Se vengono segnalate più giornate di assenza a ore, il totale delle ore potrebbe non essere visualizzato immediatamente , ma il calcolo è comunque riportato correttamente nella busta paga .

Modifica ed eliminazione di un'assenza sincronizzata

Se hai segnalato un'assenza per un tuo dipendente tramite Factorial e nel frattempo il dipendente ha eliminato tale assenza dal proprio profilo, la segnalazione verrà riaperta con il messaggio: " L'assenza è stata eliminata ". Contrassegnando questa segnalazione come completata, l'eliminazione verrà inviata a Silae.

Flusso di lavoro generale

Passaggio 1 – Identificare i codici EVP a Silae

Gli elementi retributivi variabili vengono trasmessi mensilmente da Factorial per l'integrazione in Silae. Ogni EVP in Silae corrisponde a un codice specifico del cliente. È possibile trovarli in Impostazioni > Variabili di input. I codici EVP da utilizzare sono elencati nella colonna **“Nome”**:

Assicurati che tutti i tuoi EVP siano elencati in questo menu , ad eccezione degli orari*.

Passaggio 2 – Configurare i codici EVP nel Factorial

In Factorial , questi EVP vengono inseriti nella stessa posizione dei codici di assenza, dei numeri di matricola dei dipendenti e dei codici di stabilimento, nei campi "compensi aggiuntivi" :

Passaggio 3 – Inviare l'EVP da Factorial a Silae

Gli EVP vengono inseriti in Factorial e saranno inviati manualmente (tramite un clic su un pulsante) attraverso l'API:

Passaggio 4 – Verifica dello stato di integrazione nel Factorial

Una volta elaborati i dati, lo stato dell'integrazione viene restituito in Factorial :

La risposta deve includere l' ID e lo stato di elaborazione , che può essere una delle seguenti tre opzioni:

• successo – se il VPE è stato sincronizzato correttamente con Silae
• non riuscito – se un errore tecnico ha impedito la sincronizzazione
• non valido – se i dati inviati sono errati o mancanti

Ulteriori dettagli su specifici tipi di variabili

* Le ore

Per ore non è necessario inserirle nel menu "Variabili di input" .

È sufficiente assegnare correttamente i codici orari Silae appropriati in Factorial , a seconda delle categorie utilizzate nella configurazione delle buste paga.

1. Orari locali (codici standard di Silae)

Questi orari utilizzano codici Silae predefiniti:

• HN = orario regolare
• HM = ore a tariffa maggiorata
• HC = ore complementari
• HCNSTEPA = ore complementari non soggette a TEPA
• HS25 = straordinario al 25%
• HS50 = straordinario al 50%
• HS100 = straordinario al 100%

2. Ore con codici Silae personalizzati

I seguenti codici corrispondono agli orari che dipendono da configurazioni personalizzate di Silae .

Se la tua configurazione utilizza uno di questi elementi, assicurati di riprodurre esattamente lo stesso codice in Factorial :

Invio di un pagamento anticipato

Se devi inviare un pagamento anticipato, devi utilizzare il codice "acompte" nei dati di integrazione Factorial in modo che possiamo identificare correttamente questo tipo di VPE.

In Silae non esiste un codice specifico corrispondente per i pagamenti anticipati.

L'integrazione recupera i contatori delle ferie maturate da Silae a Factorial in base alle vostre esigenze, riflettendo le ferie accumulate. I contatori vengono aggiornati tramite la piattaforma KLYR all'inizio del mese successivo, una volta convalidate le buste paga. Dopo questo aggiornamento, i contatori delle ferie retribuite (CP) e dei giorni di ferie maturate (RTT) vengono sincronizzati automaticamente. Per le ferie retribuite, ciò include sia i giorni già maturati nell'anno precedente (N‑1) sia i giorni attualmente maturati per l'anno in corso (N).

Come recuperare i contatori delle ferie maturate da SILAE a Factorial ?

1. Prima di attivare i contatori, è necessario impostare la base di calcolo cumulativo dei giorni nelle proprie politiche di congedo su 0 per disabilitare il calcolo automatico della maturazione tramite Factorial . Andare su Impostazioni > Congedi e assenze > la propria politica di congedo > Contatore → impostare la base di calcolo cumulativo dei giorni su 0.
   

   

1. Inserisci il codice del contatore in Factorial nella sezione Scopri > Integrazione . Ogni riga corrisponde a un contatore diverso collegato a una politica di ferie.
   
   
2. Fai attenzione nelle impostazioni del tuo Factorial a non consentire il riporto dei giorni non utilizzati dall'anno precedente, poiché il calcolo delle ferie maturate da Silae include anche i giorni riportati.
   
3. Una volta attivati e completati i codici del contatore, i contatori Factorial accumulato e in fase di accumulo verranno aggiornati in base alle tue azioni su KLYR.

Cos'è KLYR e come funziona?

KLYR è la piattaforma utilizzata per sincronizzare i contatori delle ferie da Silae a Factorial . Ecco come funziona:

1. Alla fine di ogni mese , una volta convalidate le buste paga, è necessario selezionare:
   • Il nome della tua azienda
   • Le cartelle (entità) relative alle buste paga che si desidera sincronizzare
2. Seleziona il mese corretto:
   • Seleziona il mese precedente se eseguirai questa operazione all'inizio del mese successivo.
   • Seleziona il mese corrente se hai convalidato le tue buste paga prima della fine del mese.
3. Accesso a KLYR:
   • Per concedere l'accesso a KLYR a qualcuno, invia gli indirizzi email delle persone interessate al seguente indirizzo: support@fortifydigital.zendesk.com

Una volta effettuata la modifica, l'utente visualizzerà una nota nel contatore Factorial con la dicitura "Aggiornato automaticamente da Silae + un codice". Tuttavia, il dipendente non riceverà alcuna notifica.

Se Silae ha appena iniziato a calcolare le buste paga, è normale che i contatori non siano ancora stati aggiornati. I contatori mensili vengono presi in considerazione solo dopo che tutte le buste paga sono state validate e stampate.

Ad esempio, se le buste paga sono state calcolate ma non ancora verificate o stampate, la casella in alto rimane gialla. Una volta che la casella diventa verde, le informazioni saranno aggiornate correttamente.

Elenco dei contatori e dei relativi codici a Silae:

In caso di errore di sincronizzazione, verrà inviato un rapporto di errore al cliente tramite e-mail. Il cliente dovrà specificare l'indirizzo e-mail al quale desidera ricevere il rapporto.

Questi report forniranno un riepilogo dettagliato di tutti i dati inviati a Silae, insieme allo stato del loro aggiornamento, consentendo all'utente di:

• Verificare che tutti i dati siano stati trasmessi correttamente.
• Identificare e risolvere eventuali problemi relativi ai dati che non sono stati trasferiti correttamente.

Ecco un esempio di segnalazione di errore:

Il nuovo assunto NON verrà sincronizzato (verrà visualizzato un errore).

I dati del nuovo assunto in Factorial sovrascriveranno i dati del dipendente già presente in Silae.

La maggior parte dei dati viene sincronizzata da Factorial a Silae. Tuttavia, ci sono 2 punti dati specifici che vengono sincronizzati da Silae a Factorial :

• Matricola - sincronizzata con Factorial una volta creato il dipendente in Silae
• Contatori delle ferie - regolati automaticamente in Factorial 5 giorni dopo il calcolo della busta paga a Silae

Per creare un dipendente in Silae, è necessario inserire il codice fiscale (SSN). Se un dipendente non ne è in possesso, dovrà essere creato manualmente sia in Silae che Factorial . Una volta assegnato il codice fiscale temporaneo in Silae, sarà necessario copiarlo e incollarlo in Factorial .

• I dati di nascita e il numero di previdenza sociale non sono coerenti
• I codici non vengono inseriti nella pagina del Marketplace Factorial .
• Nessun accesso API per alcuni dossier cliente.