Quando un nuovo dipendente viene creato in Factorial, viene creato un aggiornamento del dipendente. Puoi aprirlo e controllare che tutti i dati siano corretti, quindi contrassegnarlo come "Completato" per sincronizzare la modifica con Silae.

Altre cose importanti da considerare:

• Quando crei il dipendente e carichi le informazioni del contratto, assicurati che la DATA DEL CONTRATTO sia la stessa in SILAE. In caso contrario, Silae creerà un nuovo contratto, con conseguente duplicazione.
• Quando hai dipendenti senza numero di previdenza sociale → Devi prima creare il dipendente in Silae per ottenere un numero di previdenza sociale provvisorio (dopo la prima busta paga), e poi inserirlo in Factorial. Da quel momento in poi, potrai sincronizzare le modifiche di questo dipendente da Factorial a Silae.
• La data di nascita e il sesso forniti devono essere coerenti con il numero di previdenza sociale.
• Il nome da nubile è obbligatorio. Se viene lasciato vuoto, il cognome utilizzato verrà trattato come nome da nubile per evitare di bloccare la creazione.
• La matricola non deve essere aggiunta in Factorial. Quando la nuova assunzione viene sincronizzata, compileremo automaticamente il campo matricola in Factorial. Se necessario, è possibile abilitare un'opzione in Silae per garantire l'unicità del numero di personale su più file o gruppi di file.
• La motivazione dell'inizio del rapporto di lavoro verrà inviata per impostazione predefinita con il codice 001: Assunzione, inizio attività, reclutamento diretto o reclutamento tramite concorso (servizio pubblico), inizio del distacco, inizio della vita culturale (religioni). È possibile modificarlo in Silae, se necessario.

Campi inviati a Silae

1. Dati del dipendente
   • Nome
   • Cognome
   • Numero di previdenza sociale (il cliente deve selezionare il numero di previdenza sociale nel campo del numero di identificazione)
   • Nome da nubile (se lasciato vuoto in Factorial, il nome verrà sincronizzato anche qui)
   • Sesso
   • E-mail professionale
   • E-mail personale (se lasciata vuota in Factorial, l'e-mail personale verrà sostituita dall'e-mail professionale)
   • Numero di cellulare
   • Indirizzo di casa (città, paese, stato, via, numero e codice postale)
   • Codice comune INSEE
   • Data di nascita
   • Dipartimento di nascita (lo prende dal NSS e se è fuori dalla Francia, viene inviato come codice "99" e l'utente deve modificarlo manualmente in Silae)
   • Codice del paese di nascita (lo prende dal NSS)
   • Nazionalità
   • IBAN
   • BIC
2. Dati del contratto
   • Data di anzianità in azienda (basata sul campo Data di inizio del contratto di Factorial)
   • Data di entrata (basata sul campo Data di inizio del contratto di Factorial)
   • Data di inizio del contratto (basata sulla Data di validità del contratto di Factorial)
   • Data di inizio della versione del contratto (basata sulla Data di validità del contratto di Factorial)
   • Data di fine
   • Motivazione di inizio (motivazione sincronizzata per impostazione predefinita: 001)
   • Stabilimento
   • Titolo di lavoro - sotto "altro titolo di lavoro"
   • Codice del contratto di lavoro (deve essere un tipo di contratto disponibile per impostazione predefinita in Factorial)
   • Salario base (deve essere su base mensile)
   • Per i dipendenti a ore → Ore di lavoro nel contratto (deve essere su base mensile. Popolerà i campi "Ore mensili normali" e "Ore mensili straordinarie" in Silae)
   • Per i dipendenti con un contratto basato sui giorni → Numero di giorni

Quando il profilo o i dati del contratto di un dipendente vengono aggiornati in Factorial, viene creato un aggiornamento del dipendente. Puoi aprirlo e controllare che tutti i dati siano corretti, quindi contrassegnarlo come "Completato" per sincronizzare la modifica con Silae.

I seguenti campi genereranno un aggiornamento del dipendente che può essere sincronizzato con Silae:

1.  Dati del dipendente
   • Cognome
   • Nome
   • E-mail professionale
   • Numero di cellulare
   • Indirizzo di casa (città, paese, stato, via, numero e codice postale)
   • Nazionalità (solo il codice viene modificato, il testo deve essere modificato manualmente da Silae)
   • IBAN
   • BIC
2.  Dati del contratto - Sincronizzazione temporaneamente sospesa
   • Data di inizio del rapporto di lavoro
   • Data di inizio del contratto
   • Data di anzianità in azienda
   • Data di entrata
   • Data di fine
   • Stabilimento
   • Titolo di lavoro (sotto "altro titolo di lavoro")
   • Codice del contratto di lavoro (deve essere un tipo di contratto disponibile per impostazione predefinita in Factorial)
   • Salario base (deve essere il salario mensile)
   • Per i dipendenti a ore:
     • Ore contrattuali - devono essere inserite le ore mensili o settimanali (queste popoleranno i campi "Ore mensili normali" e "Ore mensili straordinarie" in Silae)
   • Per i dipendenti con un contratto basato sui giorni:
     • Numero di giorni

Quando un'assenza di un dipendente viene approvata in Factorial, viene creato un aggiornamento della busta paga. Puoi verificare che tutti i dati siano corretti, quindi contrassegnare l'incidente come “Completato” per sincronizzare i dati con Silae.

Tipo di assenze che possono essere sincronizzate

Le assenze di mezza giornata, di giornata intera e a ore possono essere sincronizzate. Le assenze che comportano regole complesse (come periodi di carenza, indennità di previdenza sociale, integrazioni del datore di lavoro o soglie) vengono inviate da Factorial ma calcolate in Silae, che in questo caso agisce come il sistema principale. Silae determina sia la durata retribuita che gli importi da pagare.

Altre assenze, generalmente più semplici, vengono gestite direttamente in Factorial, che agisce come il sistema principale — non è richiesta alcuna ulteriore elaborazione da parte di Silae.

•  Le ferie retribuite e i RTT devono sempre essere inviati in giorni o mezze giornate.
• La malattia viene calcolata da Silae. Se inviata in giorni, viene elaborata automaticamente.
• Le assenze a ore devono avere i loro contatori correttamente configurati in ore (ad es. formazione, ferie di conversione, festività, ferie compensative, ferie retribuite/non retribuite).

Se vengono inviati più giorni di assenze a ore, il totale delle ore potrebbe non essere visualizzato immediatamente, ma il calcolo è accuratamente riflesso nella busta paga.

Modifica ed eliminazione di un'assenza sincronizzata

Se un'assenza che è già stata sincronizzata con Silae viene successivamente modificata o eliminata, deve essere aggiornata o rimossa anche manualmente in Silae. È possibile esportare un file delta da Factorial per eseguire aggiornamenti in blocco. Attualmente stiamo lavorando per migliorare questo processo.

L'integrazione recupera i contatori di ferie maturate da Silae a Factorial su base ricorrente, ottenendo le ferie accumulate.

I contatori vengono aggiornati una volta al mese, in base alla data di convalida della busta paga (indicata da una bolla verde in Silae). Dopo questo aggiornamento, i contatori delle ferie retribuite (CP) e RTT vengono automaticamente completati sia con i giorni già maturati nell'anno precedente (N-1) che con i giorni in corso di maturazione nell'anno corrente (N).

Come recuperare i contatori di ferie maturate da SILAE a Factorial?

1. Prima di attivare i contatori, devi impostare i contatori delle ferie per tutte le politiche di ferie su 0 giorni disponibili.
2. Inoltre, devi configurare i contatori delle ferie nelle impostazioni del Marketplace. Ogni riga corrisponde a un contatore diverso, collegato a una politica di ferie.
    

3. Una volta attivati e i codici dei contatori completati, i contatori maturati di Factorial verranno regolati 5 giorni dopo la chiusura del ciclo paghe in Silae. Una volta effettuata la regolazione, l'utente vedrà una nota nel contatore che dice “Aggiornato automaticamente da Silae + un codice.” Tuttavia, il dipendente non riceverà alcuna notifica.
4. I giorni disponibili devono essere regolati manualmente dall'amministratore esportando i dati da Silae e importandoli in Factorial.

Elenco dei contatori e dei loro codici associati in Silae:

Se si verifica un errore di sincronizzazione, un rapporto di errore verrà inviato al cliente via e-mail. Il cliente deve specificare l'indirizzo e-mail a cui desidera che il rapporto venga inviato.

Questi rapporti forniranno un riepilogo dettagliato di tutti i dati inviati a Silae, insieme allo stato del loro aggiornamento, consentendo all'utente di:

• Verificare che tutti i dati siano stati trasmessi correttamente.
• Identificare e risolvere eventuali problemi relativi a dati che non sono stati trasferiti con successo.

Ecco un esempio di rapporto di errore:

La nuova assunzione NON verrà sincronizzata (darà un errore).

I dati della nuova assunzione in Factorial sovrascriveranno i dati del dipendente esistente in Silae.

La maggior parte dei dati viene sincronizzata da Factorial a Silae. Tuttavia, ci sono 2 specifici punti dati che vengono sincronizzati da Silae a Factorial:

• Matricola - sincronizzata con Factorial una volta che il dipendente è stato creato in Silae
• Contatori di ferie - regolati automaticamente in Factorial 5 giorni dopo il calcolo della busta paga in Silae

Affinché un dipendente possa essere creato in Silae, il numero di previdenza sociale (NSS) deve essere compilato. Se un dipendente non ce l'ha, l'impiegato deve essere creato manualmente sia in Silae che in Factorial. Una volta che il NSS temporaneo viene assegnato in Silae, dovrai copiarlo e incollarlo in Factorial.

• I dati di nascita e il numero di previdenza sociale non sono coerenti
• I codici non sono compilati nella pagina Marketplace di Factorial.
• Nessun accesso API per alcuni dossier clienti.