cpnAcquis o rttAcquis

I dati vengono trasferiti da Factorial a Silae attraverso la nostra sezione "Aggiornamenti Payroll dei Dipendenti". Qualsiasi azione tu compia in Factorial che influisce sulla busta paga genererà un aggiornamento del dipendente.

Per garantire che gli aggiornamenti corretti siano sincronizzati, è importante attivare gli aggiornamenti dei dipendenti pertinenti in Factorial. Questi possono includere nuove assunzioni, modifiche contrattuali, aggiornamenti dei dati personali e assenze. Per fare ciò, vai su Impostazioni > Payroll > Aggiornamenti Dipendenti e abilita tutti gli aggiornamenti che desideri sincronizzare con Silae.

Quando viene generato un aggiornamento del dipendente, potrai esaminarlo e inviarlo a Silae contrassegnando l'aggiornamento del dipendente come “Completato”. I tempi di trasmissione possono variare a seconda del periodo. Ad esempio, se viene inviato un numero elevato di incidenti alla fine del mese durante la chiusura della busta paga, l'elaborazione può richiedere fino a 5–10 minuti per essere completata.

Quando viene creato un nuovo dipendente in Factorial, viene creato un aggiornamento del dipendente. Puoi aprirlo e controllare che tutti i dati siano corretti, e poi contrassegnarlo come "Completato" per sincronizzare la modifica con Silae.

Altre cose importanti da considerare:

• Quando crei il dipendente e carichi le informazioni contrattuali, assicurati che la data del contratto (entrata in azienda) e la data di assunzione (ultimo aggiornamento del contratto) siano le stesse in Silae. Altrimenti, Silae creerà un nuovo contratto, risultando in duplicazione.
• Per i dipendenti senza un Numero di Previdenza Sociale: La registrazione verrà comunque creata, ma la validazione sarà basata sull'indirizzo email invece del Numero di Previdenza Sociale. Pertanto, l'indirizzo email diventa un campo obbligatorio; altrimenti, il profilo del dipendente non può essere creato in Silae.
• La data di nascita e il genere forniti devono essere coerenti con il numero di previdenza sociale.
• Il nome da nubile è obbligatorio. Se viene lasciato vuoto, il cognome utilizzato sarà considerato come il nome da nubile per evitare il blocco della creazione.
• Il matricule non deve essere aggiunto in Factorial. Quando la nuova assunzione viene sincronizzata, popoleremo automaticamente il campo matricule in Factorial. Puoi abilitare un'opzione in Silae per garantire l'unicità del numero di personale attraverso più file o gruppi di file se necessario.
• Il motivo di inizio lavoro sarà inviato per default come codice 001: Assunzione, inizio attività, reclutamento diretto o reclutamento tramite concorso (pubblica amministrazione), inizio distacco, inizio vita culturale (religioni). Puoi modificare questo in Silae, se necessario.

Campi inviati a Silae

1. Dati del dipendente
   • Nome
   • Cognome
   • Numero di previdenza sociale (il cliente deve selezionare il numero di previdenza sociale nel campo del numero di identificazione)
   • Nome da nubile (se lasciato vuoto in Factorial, il nome verrà sincronizzato qui come bene)
   • Genere
   • Email professionale
   • Email personale (se lasciata vuota in Factorial, l'email personale sarà sostituita dall'email professionale)
   • Telefono cellulare
   • Indirizzo di casa (città, paese, stato, strada, numero e codice postale)
   • Codice comune INSEE
   • Data di nascita
   • Dipartimento di nascita (lo prende dal numero di previdenza sociale e se è al di fuori della Francia, viene inviato come codice “99” e l'utente deve modificarlo manualmente in Silae)
   • Codice paese di nascita (lo prende dal numero di previdenza sociale)
   • Nazionalità
   • IBAN
   • BIC
2. Dati del contratto
   • Data di entrata (basata sul campo Data di inizio del contratto di Factorial)
   • Data di inizio del contratto (basata sulla Data effettiva del contratto di Factorial)
   • Data di inizio della versione del contratto (basata sulla Data effettiva del contratto di Factorial)
   • Data di fine
   • Motivo di inizio (motivo sincronizzato per default: 001)
   • Stabilimento
   • Nome del lavoro - sotto “altro nome di lavoro”
   • Codice contratto di lavoro (deve essere un tipo di contratto disponibile per default in Factorial)
   • Stipendio base (deve essere su base mensile o annuale)
   • Per i dipendenti orari → Ore di lavoro nel contratto (deve essere su base mensile o settimanale). Popolerà i campi “Ore mensili normali” e “Ore mensili straordinarie” in Silae)
   • Per i dipendenti con un contratto basato sui giorni → Numero di giorni

Quando i dati del profilo o del contratto di un/a dipendente vengono aggiornati in Factorial, viene creata un'aggiornamento del dipendente. Puoi aprirlo e controllare che tutti i dati siano corretti, e poi segnarlo come "Completato" per sincronizzare la modifica con Silae.

I seguenti campi genereranno un aggiornamento del dipendente che può essere sincronizzato con Silae:

1. Dati del dipendente
   • Cognome
   • Nome
   • Email professionale
   • Telefono cellulare
   • Indirizzo di casa (città, paese, stato, strada, numero e codice postale)
   • Nazionalità (solo il codice viene cambiato, il testo deve essere cambiato manualmente da Silae)
   • IBAN
   • BIC
2. Dati del contratto 
   • Data di inizio dell'impiego
   • Data di inizio del contratto
   • Data di ingresso
   • Data di fine
   • Stabilimento
   • Titolo di lavoro (sotto "altro titolo di lavoro")
   • Codice del contratto di lavoro (deve essere un tipo di contratto disponibile per impostazione predefinita in Factorial)
   • Stipendio base (deve essere lo stipendio mensile o lo stipendio annuale)
   • Per i dipendenti a ore:
     • Ore contrattuali - devono essere inserite le ore mensili o settimanali (queste popoleranno i campi “Ore mensili normali” e “Ore mensili straordinarie” in Silae)
   • Per i dipendenti con contratto giornaliero:
     • Numero di giorni

Come creare un addendum o semplicemente modificare un contratto

• Creare un Addendum: Quando si verifica una modifica del contratto, se desideri creare un nuovo lavoro in Silae, vai alla scheda Contratto nel profilo del/dei tuo/a dipendente/i su Factorial, clicca su Nuove Condizioni, e inserisci la data della modifica.
• Modificare un contratto: Se desideri fare una modifica senza creare un nuovo lavoro in Silae, clicca sui tre punti e seleziona Correggi Condizioni.

Assicurati che la data di efficacia corrisponda alla data del lavoro in Silae. Se non corrisponde, un nuovo lavoro verrà creato automaticamente in Silae:

Gestire le conclusioni, le estensioni e le successioni dei contratti

Qual è il flusso di lavoro corretto da seguire in Factorial ?

Se il/la dipendente sta lasciando:

• Chiudi il profilo del/dei dipendente/i in Factorial, inserisci la data di fine e il motivo; l'entrata di cessazione del contratto apparirà nella sezione "Aggiornamenti" del modulo Payroll.

Se il/la dipendente rientra in azienda:

• Riattiva lo stesso profilo per creare la nuova condizione.

Quando un'assenza di un/a dipendente viene approvata in Factorial, viene creata un'aggiornamento della busta paga del/dei dipendente/i. Puoi verificare che tutti i dati siano corretti, e poi segnare l'incidente come “Completato” per sincronizzare i dati con Silae.

Tipi di assenze che possono essere sincronizzate

Assenze a mezza giornata, a giornata intera e orarie possono essere sincronizzate. Le assenze che comportano regole complesse (come periodi di attesa, indennità di sicurezza sociale, integrazioni da parte del datore di lavoro o soglie) sono invitate da Factorial ma calcolate in Silae, che in questo caso funge da sistema principale. Silae determina sia la durata compensata che gli importi da pagare.

Altre assenze, generalmente più semplici, sono gestite direttamente in Factorial, che funge da sistema principale — non è necessaria ulteriore elaborazione da parte di Silae. 

•  Congedo retribuito e RTT devono sempre essere inviati in giorni o mezze giornate. 
• Congedo per malattia è calcolato da Silae. Se inviato in giorni, viene elaborato automaticamente. 
• Assenze orarie devono avere i loro contatori correttamente configurati in ore (ad es. formazione, congedo di conversione, festivi, congedo compensativo, congedo retribuito/non retribuito). 

Se vengono inviate più giornate di assenze orarie, il totale delle ore potrebbe non essere visualizzato immediatamente, ma il calcolo è accuratamente riflesso nella busta paga.

Modifica e cancellazione di un'assenza sincronizzata

Se hai inviato un'assenza per uno/a dei tuoi/a dipendenti da Factorial a Silae, e nel frattempo il/la tuo/a dipendente ha cancellato questa assenza dal suo profilo, l'incidente di assenza verrà riaperto con il messaggio: “L'assenza è stata cancellata”. Segnando questo incidente come completato, la cancellazione verrà inviata a Silae:

Flusso di lavoro generale

Passo 1 – Identificare i codici EVP in Silae

Gli elementi variabili della busta paga vengono trasmessi ogni mese da Factorial per l'integrazione in Silae. Ogni EVP in Silae corrisponde a un codice specifico per il cliente. Possono essere trovati sotto Impostazioni > Variabili di input. I codici EVP da utilizzare sono elencati nella colonna **“Nome”**:

Assicurati che tutti i tuoi EVP siano elencati in questo menu, ad eccezione delle ore native*.

Passo 2 – Configurare i codici EVP in Factorial

In Factorial, questi EVP vengono inseriti nello stesso luogo dei codici di assenza, numeri di file dei dipendenti e codici di stabilimento, sotto i campi “compensazione aggiuntiva”:

Passo 3 – Inviare l'EVP da Factorial a Silae

Gli EVP sono inseriti in Factorial e saranno inviati manualmente (tramite un clic su un pulsante) attraverso l'API:

Passo 4 – Controllare lo stato di integrazione in Factorial

Una volta che i dati sono stati elaborati, lo stato di integrazione restituisce in Factorial:

La risposta deve includere l'ID e lo stato di elaborazione, che può essere una delle seguenti tre opzioni:

• successo – se l'EVP è stato sincronizzato con successo con Silae
• fallito – se un errore tecnico ha impedito la sincronizzazione
• non valido – se i dati inviati sono errati o mancanti

Dettagli aggiuntivi su tipi variabili specifici

*Le ore native

Per le ore, non è necessario inserirle nel menu “Variabili di input”.

Devi solo assegnare correttamente i codici ora Silae in Factorial, a seconda delle categorie utilizzate nella tua configurazione della busta paga.

1. Ore native (codici standard Silae)

Queste ore utilizzano codici Silae predefiniti:

• HN = ore regolari
• HM = ore a tariffa aumentata
• HC = ore complementari
• HCNSTEPA = ore complementari non soggette a TEPA
• HS25 = straordinari al 25%
• HS50 = straordinari al 50%
• HS100 = straordinari al 100%

2. Ore con codici Silae personalizzati

I seguenti codici corrispondono a ore che si basano su configurazioni Silae personalizzate.

Se la tua configurazione utilizza uno di questi, assicurati di riprodurre esattamente il codice in Factorial:

3. EVP mancanti dal menu "Variabili da inserire" di Silae

Affinché le tue variabili possano essere recuperate tramite l'interfaccia, è necessario che siano inserite nel menu “variabili da inserire”.

• Esempio per i buoni ristorante:
  Prerequisito: I buoni ristorante devono essere configurati "Numero di buoni ristorante da inserire”:
  

  

Passaggi su Silae:

1- Vai su Impostazioni / Variabili da inserire

2- Controlla se la variabile è presente nella tabella

3- Se la variabile non è presente, clicca su "Crea una variabile"

4- Aggiungi la variabile nella parte inferiore della pagina (ad es.: NbTicket) :

5- Salva la nuova variabile, sarà visibile nella tabella:

6- Inserisci il nome della variabile in Factorial nelle Impostazioni di integrazione Silae (connettore API):

7- La tua variabile è ora pronta per essere interfacciata tramite il modulo di Compensazione

Invio di un pagamento anticipato

Se hai bisogno di inviare un pagamento anticipato, devi utilizzare il codice “acompte” nei dati di integrazione di Factorial in modo che possiamo identificare correttamente questo tipo di VPE.

Non esiste alcun codice corrispondente specifico in Silae per i pagamenti anticipati.

L'integrazione recupera i contatori di ferie maturate da Silae a Factorial secondo le tue necessità, riflettendo le ferie accumulate. I contatori vengono aggiornati tramite la piattaforma KLYR all'inizio del mese successivo, una volta che le tue buste paga sono state validate. Dopo questo aggiornamento, i contatori di ferie retribuite (CP) e RTT vengono sincronizzati automaticamente. Per CP, questo include sia i giorni già maturati nell'anno precedente (N‑1) che i giorni attualmente maturati per l'anno in corso (N).

Come recuperare i contatori di ferie maturate da SILAE a Factorial?

1. Prima di attivare i contatori, devi impostare la base dei giorni cumulativi nelle tue politiche di ferie a 0 per disabilitare il calcolo automatico della maturazione da parte di Factorial. Vai su Impostazioni > Ferie e Assenze > la tua politica di ferie > Contatore → imposta la base dei Giorni Cumulativi a 0.
   

   

1. Inserisci il codice del contatore in Factorial sotto Scopri > Integrazione. Ogni riga corrisponde a un diverso contatore collegato a una politica di ferie.
   
   
2. Fai attenzione nelle impostazioni di Factorial a non consentire il carryover di giorni non utilizzati dall'anno precedente, poiché il calcolo delle ferie maturate di Silae include i giorni trasferiti.
   
3. Una volta attivati e completati i codici dei contatori, i contatori di ferie maturate e attualmente in maturazione di Factorial verranno adeguati dalle tue azioni su KLYR

Che cos'è KLYR e come funziona?

KLYR è la piattaforma utilizzata per sincronizzare i tuoi contatori di ferie da Silae a Factorial. Ecco come funziona:

1. Alla fine di ogni mese, una volta validate le tue buste paga, devi selezionare:
   • Il nome della tua azienda
   • Le cartelle paga (entità) che desideri sincronizzare
2. Scegli il mese corretto:
   • Seleziona il mese precedente se stai eseguendo questa azione all'inizio del mese successivo.
   • Seleziona il mese corrente se hai convalidato le tue buste paga prima della fine del mese.
3. Accesso a KLYR:
   • Per dare accesso a qualcuno a KLYR, invia gli indirizzi email delle persone che necessitano di accesso al seguente indirizzo: support@fortifydigital.zendesk.com

Una volta effettuato l'adeguamento, l'utente vedrà una nota nel contatore di Factorial che dice “Aggiornato automaticamente da Silae + un codice.” Tuttavia, il dipendente non riceverà alcuna notifica.

Se Silae ha appena iniziato a calcolare le buste paga, è normale che i contatori non siano ancora stati aggiornati. I contatori mensili vengono presi in considerazione solo una volta che tutte le buste paga sono state validate e stampate.

Ad esempio, se le buste paga sono state calcolate ma non ancora esaminate o stampate, la bolla in alto rimane gialla. Una volta che la bolla diventa verde, le informazioni saranno correttamente aggiornate.

Elenco dei contatori e dei loro codici associati in Silae:

Se si verifica un errore di sincronizzazione, un rapporto di errore verrà inviato al cliente via email. Il cliente deve specificare l'indirizzo email a cui desidera che venga inviato il rapporto.

Questi rapporti forniranno un riepilogo dettagliato di tutti i dati inviati a Silae, insieme allo stato del loro aggiornamento, consentendo all'utente di:

• Verificare che tutti i dati siano stati trasmessi correttamente.
• Identificare e risolvere eventuali problemi riguardanti i dati che non sono stati trasferiti con successo.

Ecco un esempio di un rapporto di errore:

Il nuovo assunto NON verrà sincronizzato (verrà restituito un errore).

I dati del nuovo assunto in Factorial sovrascriveranno i dati dell'impiegato esistente in Silae.

La maggior parte dei dati viene sincronizzata da Factorial a Silae. Tuttavia, ci sono 2 punti dati specifici che vengono sincronizzati da Silae a Factorial:

• Matricola - sincronizzata a Factorial una volta che l'impiegato è stato creato in Silae
• Contatori di ferie - adeguati automaticamente in Factorial 5 giorni dopo il calcolo della busta paga in Silae

Affinché un dipendente possa essere creato in Silae, il numero di previdenza sociale (SSN) deve essere compilato. Se un dipendente non lo possiede, il dipendente deve essere creato manualmente sia in Silae che in Factorial. Una volta assegnato il SSN temporaneo in Silae, dovrai copiarlo e incollarlo in Factorial.

• I dati di nascita e il numero di previdenza sociale non sono coerenti
• I codici non sono compilati nella pagina Marketplace di Factorial.
• Nessun accesso API per alcuni dossier clienti.