Quando un nuovo dipendente viene creato in Factorial , viene creato un aggiornamento dipendente. Puoi aprirlo e controllare che tutti i dati siano corretti, quindi contrassegnarlo come "Completato" per sincronizzare la modifica con Silae.

Altre cose importanti da considerare:

• Quando hai dipendenti senza numero di previdenza sociale → Devi prima creare il dipendente in Silae per ottenere un numero di previdenza sociale provvisorio (dopo la prima busta paga), quindi inserirlo in Factorial . Da quel momento in poi, sarai in grado di sincronizzare le modifiche di questo dipendente da Factorial a Silae.
• La data di nascita e il sesso indicati devono corrispondere al numero di previdenza sociale .
• Il nome di nascita è obbligatorio. Se lasciato vuoto, il cognome utilizzato verrà trattato come nome di nascita per evitare di bloccare la creazione.
• La matricola non deve essere aggiunta in Factorial . Quando la nuova assunzione viene sincronizzata, popoleremo automaticamente il campo matricola in Factorial . Puoi abilitare un'opzione in Silae per garantire l'unicità del numero di personale su più file o gruppi di file, se necessario.
• Il motivo di inizio impiego verrà inviato di default come codice 001: Assunzione, inizio attività, reclutamento diretto o tramite concorso (servizio pubblico), inizio distacco, inizio vita culturale (religioni). Puoi modificarlo in Silae, se necessario.

Campi inviati a Silae

1. Dati dei dipendenti
   • Nome di battesimo
   • Cognome
   • Numero di previdenza sociale (il cliente deve selezionare il numero di previdenza sociale nel campo numero identificativo)
   • Nome da nubile (se lasciato vuoto in Factorial , anche il nome verrà sincronizzato qui)
   • Genere
   • E-mail professionale
   • Email personale (se lasciato vuoto in Factorial , l'email personale verrà sostituita dall'email professionale)
   • Telefono cellulare
   • Indirizzo di casa (città, paese, stato, via, numero e codice postale)
   • Codice del comune INSEE
   • Data di nascita
   • Dipartimento di nascita (lo prende dal SSN e se è fuori dalla Francia, viene inviato come codice "99" e l'utente deve modificarlo manualmente in Silae)
   • Codice del paese di nascita (lo si ricava dal SSN)
   • Nazionalità
   • Codice IBAN
   • BIC
2. Dati contrattuali
   • Data di anzianità in azienda (in base al campo Data di inizio del contratto di Factorial )
   • Data di inserimento (in base al campo Data di inizio del contratto di Factorial )
   • Data di inizio del contratto (in base alla data di entrata in vigore del contratto di Factorial )
   • Versione del contratto Data di inizio (in base alla data di entrata in vigore del contratto di Factorial )
   • Data di fine
   • Motivo di avvio (per impostazione predefinita motivo di sincronizzazione: 001)
   • Istituzione
   • Titolo del lavoro - sotto "altro titolo del lavoro"
   • Codice del contratto di lavoro (deve essere un tipo di contratto disponibile di default in Factorial )
   • Stipendio base (deve essere mensile)
   • Per i dipendenti orari → Ore di lavoro nel contratto (devono essere su base mensile. Popolerà i campi "Ore mensili normali" e "Ore mensili straordinari" in Silae)
   • Per i dipendenti con contratto giornaliero → Numero di giorni

Quando il profilo o i dati contrattuali di un dipendente vengono aggiornati in Factorial , viene creato un aggiornamento del dipendente. Puoi aprirlo e controllare che tutti i dati siano corretti, quindi contrassegnarlo come "Completato" per sincronizzare la modifica con Silae.

I seguenti campi genereranno un aggiornamento del dipendente che può essere sincronizzato con Silae:

1. Dati dei dipendenti
   • Cognome
   • Nome di battesimo
   • E-mail professionale
   • Telefono cellulare
   • Indirizzo di casa (città, paese, stato, via, numero e codice postale)
   • Nazionalità (viene modificato solo il codice, il testo deve essere modificato manualmente da Silae)
   • Codice IBAN
   • BIC
2. Dati contrattuali
   • Data di inizio dell'occupazione
   • Data di inizio del contratto
   • Data di anzianità in azienda
   • Data di entrata
   • Data di fine
   • Istituzione
   • Titolo del lavoro (sotto "altro titolo del lavoro")
   • Codice del contratto di lavoro (deve essere un tipo di contratto disponibile di default in Factorial )
   • Stipendio base (deve essere lo stipendio mensile)
   • Per i dipendenti orari:
     • Ore contrattuali - devono essere inserite le ore settimanali (che andranno a popolare i campi “Ore mensili normali” e “Ore mensili straordinari” in Silae)
   • Per i dipendenti con contratto giornaliero:
     • Numero di giorni

Quando l'assenza di un dipendente viene approvata in Factorial , viene creato un aggiornamento del libro paga del dipendente. Puoi verificare che tutti i dati siano corretti e quindi contrassegnare l'incidente come "Completato" per sincronizzare i dati con Silae.

Le assenze di mezza giornata possono essere sincronizzate

Le assenze di mezza giornata verranno sincronizzate con precisione su Silae. Si tenga tuttavia presente che le assenze relative ai congés annuels, ai congés pour événements familiaux (mariage, décès, ecc.) e ai congés pour déménagement non possono essere contabilizzate come assenza di mezza giornata a Silae.

Modifica ed eliminazione di un'assenza sincronizzata

Le assenze che sono state modificate o eliminate e sono già state sincronizzate con Silae, dovranno essere aggiornate o eliminate manualmente in Silae. Puoi estrarre il file delta per questo passaggio direttamente in Factorial per aggiornamenti in blocco. Stiamo lavorando per migliorare questo processo.

L'integrazione recupera i contatori delle ferie maturate da Silae a Factorial su base ricorrente ottenendo le ferie accumulate.

Come recuperare i contatori delle ferie maturate da SILAE a Factorial ?

1. Prima di attivare i contatori, è necessario impostare i contatori delle ferie per tutte le policy ferie su 0 giorni disponibili.
2. Inoltre, devi configurare i contatori di congedo nelle impostazioni del Marketplace. Ogni riga corrisponde a un contatore diverso, collegato a una policy di congedo. 
    

3. Una volta attivati e completati i codici contatore, i contatori maturati Factorial verranno regolati 5 giorni dopo la chiusura del ciclo di paga in Silae. Una volta effettuata la regolazione, l'utente vedrà una nota nel contatore che dice " Aggiornato automaticamente da Silae + un codice". Tuttavia, il dipendente non riceverà alcuna notifica.
4. I giorni disponibili devono essere modificati manualmente dall'amministratore esportando i dati da Silae e importandoli in Factorial .

Elenco dei contatori e dei codici associati in Silae:

1. Firmare un nuovo contratto. Per accedere all'API, dovrete firmare una nuova modifica del contratto con la voce API SILAE. Il vostro Account Manager sarà in grado di supportarvi con il nuovo contratto.
2. Verifica la coerenza dei dati tra Factorial e Silae . Controlla che i dati di Factorial e Silae siano coerenti prima di attivare il connettore.
3. Fornisci le informazioni richieste su Silae e Factorial . Raccogli tutte le informazioni richieste dal tuo account Silae e Factorial e condividile con il tuo Account Manager:
   • Da Silae (il tuo contabile potrebbe aver bisogno di assistenza per crearli in Silae):
     • ID client - Chiave di dominio Silae
     • Segreto client - Chiave modello API Silae
     • Chiave di configurazione di accesso API (denominata chiave di abbonamento o chiave master): chiave per le cartelle Silae collegate a un account utente
   • Dal Factorial :
     • Chiave API (è necessario copiarla una volta generata poiché viene visualizzata solo una volta in Factorial )
4. Installa l'integrazione di Silae in Factorial Marketplace . Nel menu in alto a sinistra, vai su Factorial ⇒ Integration ⇒ Silae API Connector ⇒ Fai clic su "Install".

Completa le impostazioni in base alle informazioni che il tuo contabile ha condiviso da Silae:

• I numeri delle cartelle (corrispondenti alle persone giuridiche)
• I codici degli stabilimenti (corrispondenti ai luoghi di lavoro)
• I codici di assenza che l'utente desidera sincronizzare
• I codici dei contatori che l'utente desidera modificare in Factorial

5. Provare l'integrazione nell'ambiente di test

Una volta stabilita la connessione all'ambiente di sviluppo, verranno organizzate alcune sessioni di test con il team Payroll Consultant di Factorial , per mostrarti come funziona l'integrazione e garantire che i dati vengano sincronizzati correttamente da Factorial a Silae. È importante che il contabile o il contabile con accesso a Silae partecipi a queste sessioni.

Ecco l'elenco dei dati che verranno testati durante queste sessioni.

6. Migrare all'ambiente live

Dopo aver testato con successo il connettore nell'ambiente di test, migreremo l'integrazione nell'ambiente live. Per procedere, fornisci le seguenti informazioni a Factorial :

• La chiave API per l'ambiente di produzione di Silae (potrebbe essere la stessa dell'ambiente di test)
• Il nuovo numero della cartella dell'ambiente di produzione Silae
• L'indirizzo email a cui desideri ricevere i report sulle anomalie

Se si verifica un errore di sincronizzazione, verrà inviato un report di errore al client tramite e-mail. Il client deve specificare l'indirizzo e-mail a cui desidera che venga inviato il report.

Questi report forniranno un riepilogo dettagliato di tutti i dati inviati a Silae, insieme allo stato del loro aggiornamento, consentendo all'utente di:

• Verificare che tutti i dati siano stati trasmessi correttamente.
• Identificare e risolvere eventuali problemi relativi ai dati che non sono stati trasferiti correttamente.

Ecco un esempio di segnalazione di errore:

La nuova assunzione NON verrà sincronizzata (verrà generato un errore).

I dati del nuovo assunto in Factorial sovrascriveranno i dati del dipendente esistente in Silae.

La maggior parte dei dati viene sincronizzata da Factorial a Silae. Tuttavia, ci sono due dati specifici che vengono sincronizzati da Silae a Factorial:

• Matricola - sincronizzata con Factorial una volta creato il dipendente in Silae.
• Contatori di ferie - aggiustati automaticamente in Factorial 5 giorni dopo il calcolo della busta paga in Silae.

Per creare un dipendente in Silae, è necessario inserire il codice fiscale (SSN). Se un dipendente non ne è in possesso, deve essere creato manualmente sia in Silae che in Factorial. Una volta assegnato il SSN temporaneo in Silae, è necessario copiarlo e incollarlo in Factorial.

• I dati di nascita e il numero di previdenza sociale non sono coerenti.
• I codici non sono compilati nella pagina Factorial Marketplace.
• Manca l'accesso all'API per alcuni dossier dei clienti.