Che cos'è il Coffre-fort Numérique?
In conformità con la legge francese, alcuni documenti relativi ai dipendenti devono essere conservati in modo sicuro per lunghi periodi — fino a 50 anni in alcuni casi. Per soddisfare questi requisiti legali, le aziende devono utilizzare un coffre-fort numérique (cassaforte digitale) certificato che garantisca sia l'integrità che l'accessibilità dei documenti nel tempo.
Factorial offre questa funzionalità tramite un'integrazione con Primobox, un fornitore affidabile di casseforti digitali in Francia.
Che cos'è Primobox?
Primobox è un'azienda francese specializzata nello stoccaggio sicuro dei documenti e nelle soluzioni di casseforti digitali. Offre una soluzione legalmente certificata chiamata DeskRH, progettata specificamente per la gestione e l’archiviazione dei documenti relativi ai dipendenti, in piena conformità con la normativa francese.
Grazie all'integrazione con Primobox, le aziende che usano Factorial possono archiviare automaticamente i documenti HR importanti in un ambiente digitale sicuro e certificato.
Come attivare il Coffre-fort Numérique?
L'attivazione della funzionalità CFN deve essere eseguita manualmente dal vostro Account Manager in Factorial. Contattatelo/a per ricevere assistenza nel processo di attivazione.
Una volta attivato, verrà visualizzata l’opzione “Cassaforte Digitale” nelle impostazioni del modulo Compensazione.
Creazione delle casseforti
Primobox crea automaticamente spazi di archiviazione sicuri per le entità legali durante il processo di registrazione.
Per i/le dipendenti, lo spazio di archiviazione personale viene generato al momento dell’invio della prima busta paga. In quel momento, ricevono un’e-mail con le istruzioni per creare un nuovo account o collegarlo a uno esistente.
Se in futuro sarà necessario creare ulteriori casseforti per nuove entità legali, contattate il vostro Account Manager per ricevere supporto.
Download delle buste paga
Ogni mattina, Factorial cerca nuovi documenti nella cartella "Payroll" e nelle sue sottocartelle per tutti/e i/le dipendenti associati/e a entità legali francesi registrate in Primobox. I documenti relativi ai/alle dipendenti con identificativo valido ed e-mail personale verranno quindi inviati a Primobox.
In caso di errori, Factorial invierà automaticamente una nuova e-mail il giorno successivo.
Informazioni sulle notifiche
Dopo l'installazione e ogni mattina, se ci sono state modifiche nelle ultime 24 ore, Factorial invierà un’e-mail a tutti/e gli/le amministratori/trici dell'azienda per informarli/e degli aggiornamenti.
Come disattivare il Coffre-fort Numérique?
È possibile disattivare l'integrazione CFN in qualsiasi momento. Per farlo:
- Andare su Impostazioni → Compensazione nella vostra piattaforma
- Individuare la sezione Integrazione CFN
- Fare clic sull’interruttore per disattivare l'integrazione con CFN
Da tenere presente:
- L'integrazione può essere riattivata in seguito, se necessario.
- Una volta riattivata, solo i documenti caricati dopo l’ultima riattivazione verranno sincronizzati. I documenti caricati durante il periodo di disattivazione non verranno elaborati automaticamente.
- È possibile accedere alle buste paga su Primobox anche dopo la disattivazione di un’entità legale o l’uscita da Factorial. Se desiderate continuare a sincronizzare i vostri documenti con la soluzione Primobox senza utilizzare Factorial, dovrete contattare direttamente Primobox.