Introduzione
Chi è Milena?
Milena è un software di gestione delle paghe sviluppato da Seresco , progettato per automatizzare e semplificare tutti i processi legati alla gestione del personale e al calcolo delle paghe .
L'integrazione tra Factorial e Milena collega il tuo sistema HR con il tuo sistema di gestione delle paghe , automatizzando il trasferimento di informazioni tra le due piattaforme.
Grazie a questa integrazione potrai:
- Sincronizzare i dati dei dipendenti
- Ridurre gli errori di immissione manuale dei dati
- Risparmia tempo sui processi amministrativi e di gestione delle paghe
Processo e funzionalità
L'integrazione funziona in entrambe le direzioni, a seconda della configurazione:
Architettura
L'integrazione è stata sviluppata dal nostro partner tecnologico Illusion Studio .
Si basa su:
- Consumo dell'API Factorial .
- Generazione di file tramite SFTP per Milena.
- Convalida manuale in Milena prima di creare o aggiornare i record.
Nell'interfaccia di Milena viene visualizzato un modulo di convalida delle risorse umane, in modo che il team delle risorse umane possa esaminare le informazioni prima di confermarle.
Dati sincronizzati
Dal Factorial a Milena
- Creazione di dipendenti (solo dati personali, nessun dato contrattuale)
- Cessazioni del rapporto di lavoro (data e motivo della cessazione)
- Aggiornamenti sui dipendenti (solo dati personali)
- Supplementi di busta paga (file generato e inviato via email, non importato automaticamente)
Da Milena a Factorial
- Documenti relativi alla busta paga (PDF)
- Certificati di ritenuta (sincronizzazione giornaliera notturna)
Campi sincronizzati
| Sincronizzato | Non sincronizzato |
|---|---|
| Dati personali | Dati contrattuali |
| Assunzioni e licenziamenti | Stipendi |
| Motivi di risoluzione | Assenze |
| Documenti relativi alla busta paga | Monitoraggio del tempo |
| Certificati fiscali | Contabilità |
Dati sincronizzati
Da Factorial → Milena (Assunzioni, Aggiornamenti e Licenziamenti)
| Categoria | Campo Factorial | Campo Milena | Note |
|---|---|---|---|
| Identificazione | Nome di battesimo | Nome | Testo libero |
| Identificazione | Cognome(i) | Cognome 1 / Cognome 2 | Dividi automaticamente |
| Identificazione | DNI / ID | Documento | Deve esistere prima in Milena |
| Previdenza sociale | Numero di Social Security | Codice fiscale | 14 cifre, senza separatori |
| Organizzazione | Persona giuridica | Azienda | Il codice deve corrispondere |
| Organizzazione | Centro di lavoro | Centro | Obbligatorio |
| Organizzazione | Dipartimento | Dipartimento | Deve esistere in Milena |
| Organizzazione | Centro di costo | Centro di costo | Uno solo per dipendente |
| Contatto | Primario | ||
| Contatto | Numero di telefono | Telefono | Priorità personale |
| Indirizzo | Indirizzo completo | Strada | Campo singolo |
| Stato occupazionale | Data di assunzione | Data di inizio | |
| Stato occupazionale | Data di cessazione | Data di fine | |
| Stato occupazionale | Motivo della risoluzione | Motivo della risoluzione | Codici sincronizzati |
Da Milena → Factorial (Documenti)
| Tipo di documento | Fonte | Frequenza | Destinazione in Factorial |
|---|---|---|---|
| Busta paga | Milena | Mensile | Documenti per i dipendenti (PDF) |
| Certificato di ritenuta | Milena | Giornaliero (lavoro notturno) | Documenti dei dipendenti |
Supplementi alla busta paga
| Fonte | Formato | Metodo |
|---|---|---|
| Factorial | Formato file Seresco | Consegna tramite e-mail (nessuna importazione automatica) |
Campi non sincronizzati
Informazioni contrattuali (non inviate da Factorial a Milena)
| Categoria | Campo | Motivo |
|---|---|---|
| Contrarre | Tipo di contratto | L'integrazione sincronizza solo i dati dei dipendenti |
| Contrarre | Data di inizio del contratto | Fuori portata |
| Contrarre | Data di fine del contratto | Fuori portata |
| Contrarre | Ore di lavoro / % | Gestito esclusivamente a Milena |
| Contrarre | stipendio base | Dati sullo stipendio non sincronizzati |
| Contrarre | Categoria professionale | Gestito direttamente a Milena |
| Contrarre | Contratto collettivo | Non mappato |
| Contrarre | Gruppo di contributo | Non sincronizzato |
Dati finanziari e contabili
| Categoria | Campo | Motivo |
|---|---|---|
| Contabilità | Conti contabili | Fuori dall'ambito del connettore |
| Contabilità | Registrazioni di giornale automatiche | Non generato da Factorial |
| Contabilità | Allocazione analitica | Non supportato |
| Contabilità | Cronologia delle paghe | Vengono sincronizzati solo i nuovi documenti |
Tempo e assenze
| Categoria | Campo | Motivo |
|---|---|---|
| Tempo | Vacanze | Non integrato con la busta paga |
| Tempo | Congedo per malattia | Non sincronizzato |
| Tempo | Assenze | Non sincronizzato |
| Tempo | Col tempo | Non sincronizzato |
| Tempo | Turni | Non sincronizzato |
| Tempo | Monitoraggio del tempo | Non sincronizzato |
Altri dati non supportati
| Categoria | Campo | Motivo |
|---|---|---|
| Personalizzazione | Campi personalizzati | Non mappabile a Milena |
| Organizzazione | Manager | Nessun campo corrispondente |
| Organizzazione | organigramma | Non sincronizzato |
| Organizzazione | Centri di costo multipli | Ne è consentito solo uno |
| Documenti | Pignoramenti non relativi alla busta paga | Solo buste paga e certificati |
Come impostare l'integrazione
Passaggio 1: abilitare l'integrazione in Factorial
- Vai su Impostazioni → Integrazioni .
- Seleziona Milena e clicca su Connetti .
- Il tuo Account Manager Factorial ti contatterà per:
- Condividi la documentazione.
- Coordinare l'onboarding con Illusion Studio .
Fase 2: Configurazione della mappatura dei campi
Riceverai un file di configurazione per definire la mappatura dei campi tra entrambi i sistemi insieme ai tuoi consulenti (Seresco e Factorial ).
Campi chiave da rivedere:
- Persona giuridica (obbligatorio)
- Centro di lavoro (deve corrispondere esattamente a Milena)
- Motivi di risoluzione (verificare i codici)
Salvare la configurazione una volta convalidata.
Insieme al tuo team IT, devi generare un sottodominio (URL) per connetterti al server e condividerlo con Illusion Studio.
Fase 3: convalida
- Crea o aggiorna un dipendente di prova.
- Verificare che i dati siano correttamente riflessi in Milena.
Se si verificano errori, rivedere la mappatura dei campi.
Limitazioni e considerazioni tecniche
Campi e formati
- Cognomi: Factorial utilizza un singolo campo; Milena li divide automaticamente.
- Numero di previdenza sociale: deve contenere 14 cifre consecutive , senza spazi o trattini.
- Indirizzo: Inviare interamente nel campo “Via”.
- Numeri di telefono: la priorità spetta al telefono personale; se non disponibile, viene utilizzato il telefono di lavoro.
-
E-mail: si consiglia un unico indirizzo e-mail principale.
Regole di sincronizzazione
- Il periodo di prova potrebbe essere sovrascritto a seconda della categoria professionale di Milena.
- Alcuni campi si applicano solo ai contratti part-time .
- È supportato un solo centro di costo per dipendente .
- I reparti devono essere precedentemente configurati in Milena.
-
Gli integratori devono seguire il formato Seresco.
Ambito geografico
Le funzionalità disponibili dipendono dal Paese (Cile, Colombia, Porto Rico, Germania e Stati Uniti).
Gli elenchi a discesa devono essere allineati in entrambi i sistemi.
Domande frequenti (FAQ)
-
Chi è Illusion Studio?
Illusion Studio è il partner tecnologico che ha sviluppato e gestisce l'integrazione Factorial -Milena.
-
L'integrazione ha un costo?
Sì. È previsto un canone mensile ricorrente per manutenzione, aggiornamenti e supporto.Per maggiori dettagli, contatta il tuo Account Manager.
-
La sincronizzazione è in tempo reale?
No. La frequenza viene definita durante la configurazione iniziale con il Partner.
-
Cosa succede se un campo non esiste in Milena?
Tali dati non verranno sincronizzati e dovranno essere gestiti manualmente o creati in anticipo in Milena.
-
Posso configurare variabili diverse in base al Paese?
Sì. Gli elenchi e le variabili sono configurati per Paese.
-
Perché l'indirizzo appare in un unico campo?
Perché Factorial invia l'indirizzo completo in un unico campo.
-
Cosa devo fare se la sincronizzazione non riesce?
Rivedere la mappatura del campo.
Convalidare i codici entità e centro.
Se il problema persiste, contattare l'assistenza.
-
Dove posso segnalare problemi?
- Invia un'e-mail a:
soporte@illusionstudio.es - Includi sempre:
- Passaggi per riprodurre il problema.
- Prove o screenshot.
- Invia un'e-mail a: