Introducció
Què és la Milena?
Milena és un programari de gestió de nòmines desenvolupat per Seresco , dissenyat per automatitzar i simplificar tots els processos relacionats amb la gestió de l'ocupació i el càlcul de nòmines .
La integració entre Factorial i Milena connecta el teu sistema de recursos humans amb el teu sistema de nòmines , automatitzant la transferència d'informació entre ambdues plataformes.
Amb aquesta integració, podràs:
- Sincronitzar les dades dels empleats
- Reduir els errors d'entrada manual de dades
- Estalvieu temps en processos administratius i de nòmines
Procés i funcionalitats
La integració funciona en ambdues direccions, depenent de la configuració:
Arquitectura
La integració ha estat desenvolupada pel nostre soci tecnològic, Illusion Studio .
Es basa en:
- Consum de l' API Factorial .
- Generació de fitxers via SFTP per a Milena.
- Validació manual a Milena abans de crear o actualitzar registres.
A la interfície de Milena, es mostra un formulari de validació de recursos humans perquè l'equip de recursos humans pugui revisar la informació abans de confirmar-la.
Dades sincronitzades
De Factorial a Milena
- Creació d'empleats (només dades personals, sense dades contractuals)
- Acomiadaments de treballadors (data i motiu de l'acomiadament)
- Actualitzacions d'empleats (només dades personals)
- Complements de nòmina (fitxer generat i enviat per correu electrònic, no importat automàticament)
De Milena a Factorial
- Documents de nòmina (PDF)
- Certificats de retenció (sincronització diària durant la nit)
Camps sincronitzats
| Sincronitzat | No sincronitzat |
|---|---|
| Dades personals | Dades contractuals |
| Contractacions i acomiadaments | Salaris |
| Motius de rescissió | Absències |
| Documents de nòmina | Seguiment del temps |
| Certificats fiscals | Comptabilitat |
Dades sincronitzades
De Factorial → Milena (Contractacions, Actualitzacions i Acomiadaments)
| Categoria | Camp Factorial | Camp de la Milena | Notes |
|---|---|---|---|
| Identificació | Nom | Nom | Text lliure |
| Identificació | Cognom(s) | Cognom 1 / Cognom 2 | Dividir automàticament |
| Identificació | DNI / ID | Document | Ha d'existir prèviament a Milena |
| Seguretat Social | Número de la Seguretat Social | Número de la Seguretat Social | 14 dígits, sense separadors |
| Organització | Entitat jurídica | Empresa | El codi ha de coincidir |
| Organització | Centre de treball | Centre | Obligatori |
| Organització | Departament | Departament | Ha d'existir a Milena |
| Organització | Centre de cost | Centre de cost | Només un per empleat |
| Contacte | Correu electrònic | Correu electrònic | Primària |
| Contacte | Número de telèfon | Telèfon | Prioritat personal |
| Adreça | Adreça completa | Carrer | Camp únic |
| Situació laboral | Data de contractació | Data d'inici | |
| Situació laboral | Data de finalització | Data de finalització | |
| Situació laboral | Motiu de la rescissió | Motiu de la rescissió | Codis sincronitzats |
De Milena → Factorial (Documents)
| Tipus de document | Font | Freqüència | Destinació en Factorial |
|---|---|---|---|
| Nòmina | Milena | Mensual | Documents dels empleats (PDF) |
| Certificat de retenció | Milena | Diari (feina nocturna) | Documents dels empleats |
Complements de nòmina
| Font | Format | Mètode |
|---|---|---|
| Factorial | Format de fitxer Seresco | Lliurament de correu electrònic (sense importació automàtica) |
Camps que no estan sincronitzats
Informació contractual (no enviada des de Factorial a Milena)
| Categoria | Camp | Raó |
|---|---|---|
| Contracte | Tipus de contracte | La integració només sincronitza les dades dels empleats |
| Contracte | Data d'inici del contracte | Fora de l'abast |
| Contracte | Data de finalització del contracte | Fora de l'abast |
| Contracte | Hores de treball / % | Gestionat exclusivament a Milena |
| Contracte | Salari base | Dades salarials no sincronitzades |
| Contracte | Categoria professional | Gestionat directament per Milena |
| Contracte | Conveni col·lectiu | No cartografiat |
| Contracte | Grup de contribució | No sincronitzat |
Dades financeres i comptables
| Categoria | Camp | Raó |
|---|---|---|
| Comptabilitat | Comptes comptables | Fora de l'abast del connector |
| Comptabilitat | Assentaments automàtics del diari | No generat a partir de Factorial |
| Comptabilitat | Assignació analítica | No compatible |
| Comptabilitat | Historial de nòmines | Només es sincronitzen els documents nous |
Temps i absències
| Categoria | Camp | Raó |
|---|---|---|
| Temps | Vacances | No integrat amb les nòmines |
| Temps | Baixa per malaltia | No sincronitzat |
| Temps | Absències | No sincronitzat |
| Temps | hores extres | No sincronitzat |
| Temps | Torns | No sincronitzat |
| Temps | Seguiment del temps | No sincronitzat |
Altres dades no compatibles
| Categoria | Camp | Raó |
|---|---|---|
| Personalització | Camps personalitzats | No cartografiable a Milena |
| Organització | Gerent | No hi ha cap camp coincident |
| Organització | organigrama | No sincronitzat |
| Organització | Múltiples centres de cost | Només se'n permet un |
| Documents | Adjunts no relacionats amb la nòmina | Només nòmines i certificats |
Com configurar la integració
Pas 1: Activa la integració a Factorial
- Aneu a Configuració → Integracions .
- Seleccioneu Milena i feu clic a Connecta .
- El teu gestor de comptes Factorial es posarà en contacte amb tu per:
- Comparteix la documentació.
- Coordinar la incorporació amb Illusion Studio .
Pas 2: Configuració del mapatge de camps
Rebràs un fitxer de configuració per definir la correspondència entre els dos sistemes juntament amb els teus assessors (Seresco i Factorial ).
Camps clau a revisar:
- Entitat jurídica (obligatori)
- Centre de treball (ha de coincidir exactament amb Milena)
- Motius de la rescissió (verificar codis)
Desa la configuració un cop validada.
Amb el vostre equip informàtic, heu de generar un subdomini (URL) per connectar-vos al servidor i compartir-lo amb Illusion Studio.
Pas 3: Validació
- Crea o actualitza un empleat de prova.
- Verifica que les dades es reflecteixen correctament a Milena.
Si es produeixen errors, reviseu la correspondència entre camps.
Limitacions i consideracions tècniques
Camps i formats
- Cognoms: Factorial utilitza un sol camp; la Milena els divideix automàticament.
- Número de la Seguretat Social: Ha de contenir 14 dígits consecutius , sense espais ni guions.
- Adreça: Enviada íntegrament al camp «Carrer».
- Números de telèfon: es prioritza el telèfon personal; si no està disponible, s'utilitza el telèfon de la feina.
-
Correu electrònic: Es recomana una única adreça de correu electrònic principal.
Regles de sincronització
- El període de prova es pot anul·lar en funció de la categoria professional de Milena.
- Alguns camps només s'apliquen a contractes a temps parcial .
- Només s'admet un centre de cost per empleat .
- Els departaments s'han de configurar prèviament a Milena.
-
Els suplements han de seguir el format de Seresco.
Àmbit geogràfic
Les funcions disponibles depenen del país (Xile, Colòmbia, Puerto Rico, Alemanya i els Estats Units).
Les llistes desplegables han d'estar alineades en ambdós sistemes.
Preguntes freqüents (FAQ)
-
Qui és Illusion Studio?
Illusion Studio és el soci tecnològic que ha desenvolupat i manté la integració Factorial i Milena.
-
La integració té algun cost?
Sí. Hi ha una quota mensual recurrent per manteniment, actualitzacions i assistència.Poseu-vos en contacte amb el vostre gestor de comptes per obtenir més informació.
-
La sincronització és en temps real?
No. La freqüència es defineix durant la configuració inicial amb el soci.
-
Què passa si un camp no existeix a Milena?
Aquestes dades no es sincronitzaran i s'hauran de gestionar manualment o crear prèviament a Milena.
-
Puc configurar diferents variables per país?
Sí. Les llistes i les variables es configuren per país.
-
Per què l'adreça apareix en un sol camp?
Perquè Factorial envia l'adreça completa en un sol camp.
-
Què he de fer si la sincronització falla?
Revisa la cartografia del camp.
Validar els codis d'entitat i centre.
Poseu-vos en contacte amb el servei d'assistència si el problema persisteix.
-
On puc informar de problemes?
- Envia un correu electrònic a:
soporte@illusionstudio.es - Inclou sempre:
- Passos per reproduir el problema.
- Proves o captures de pantalla.
- Envia un correu electrònic a: