Enviar plantilles de documents a Factorial et permet:

• Generar documents directament a partir de plantilles predefinides
• Enviar documents a un o diversos empleats en només uns quants passos
• Recopilar signatures electròniques quan calgui
• Seguir de l' estat de cada document (enviat, signat, completat)
• Mantenir tots els documents dels empleats emmagatzemats i organitzats en un sol lloc

Aquesta funció ajuda a estandarditzar els processos de documentació, reduir el treball manual i garantir la coherència a tota l'organització.

Requisits anteriors

Abans d'enviar una plantilla de document, assegura't que:

• La plantilla de document ja existeix al teu compte. Si no, primer l'hauràs de crear. Aprèn com fer-ho en aquest article.
• Tens activat el permís " Utilitza plantilles de documents" . Més informació sobre els permisos de documents aquí .
• Entens que l'enviament d'una plantilla generarà un document i sol·licitarà la signatura de l'empleat (si escau), iniciant el flux de treball del document. Més informació sobre la signatura electrònica en aquest article.
• Ja tens els empleats creats a Factorial . Aprèn com fer-ho aquí .

Assegura't que es compleixin aquests requisits abans de començar el procés per evitar interrupcions o errors. Això ajuda a garantir que el document s'enviï correctament i arribi a l'empleat adequat sense errors.

Com enviar una plantilla de document

Pots enviar plantilles de documents des de la secció Distribueix documents :

1. A la barra lateral, ves a Documents
2. Ves a Distribuir fitxers
3. Selecciona la plantilla de document
4. Selecciona:
   1. Plantilla de document
   2. Nom del fitxer
   3. Carpeta de destinació a l'espai de documents dels empleats Els meus documents
   4. Sol·licitar signatura electrònica
5. Fes clic a Importa plantilla
6. Selecciona els empleats que rebran el document
7. Fes clic a Enviar a x empleats

Què passa després d'enviar una plantilla de document?

Un cop envies una plantilla de document a Factorial :

1. El document es genera a partir de la plantilla i s'envia als empleats seleccionats.
2. Els empleats reben una notificació (correu electrònic o dins de l'aplicació) que els demana que revisin i signin el document, si cal.
3. Pots fer un seguiment de l'estat del document a Factorial : Enviat, Vist, Signat o Completat.
4. Un cop signat, el document s'emmagatzema de forma segura al perfil de l'empleat per a futures consultes.
5. Qualsevol actualització o seguiment es pot monitoritzar i gestionar directament des de la plataforma.

Això garanteix un flux de treball transparent i traçable i manté tota la documentació dels empleats organitzada.

Preguntes freqüents

1. Puc enviar la mateixa plantilla de document a diversos empleats alhora?
   Sí. Factorial et permet seleccionar un o diversos empleats quan envies una plantilla de document. Cadascun rebrà la seva pròpia còpia per revisar i signar.
    
2. Els empleats poden editar el document després que l'enviï?
   No. Els empleats només poden revisar i signar el document. Cal fer qualsevol edició a la plantilla abans d'enviar-la.
    
3. Com puc saber si un empleat ha signat el document?
   Pots comprovar l'estat del document a Factorial . Els estats inclouen: Enviat, Vist, Signat i Completat.
    
4. Puc tornar a enviar un document si un empleat no l'ha signat?
   Sí. Pots tornar a enviar una plantilla de document per recordar als empleats que la revisin i la signin.
    
5. Puc adjuntar fitxers addicionals a la plantilla en enviar-la?
   No. Si necessites fitxers addicionals, s'han d'incloure a la mateixa plantilla abans d'enviar-los.