Com funciona la integració del servei de dades de facturació de DATEV?

La integració envia les teves despeses aprovades de Factorial al teu assessor fiscal a DATEV Unternehmen online. Cada despesa arriba amb el seu rebut i ja està assignada a comptes, així que el teu assessor fiscal només ha de revisar-la i registrar-la.

• Les dades només van en una direcció, de Factorial a DATEV.
• No hi ha fitxers per descarregar o pujar. Factorial envia les dades directament.
• L'integració està disponible per a entitats legals a Alemanya.

Abans de començar

Què necessites a Factorial

Pla: Despeses juntament amb comptabilitat (compte de P/G). Tens comptabilitat si s'aplica alguna d'aquestes opcions:

• Tens despeses en el pla Enterprise, o
• Tens despeses en el pla Business, més comptes a pagar o adquisicions en el pla Business o superior.

No es necessita una activació separada per part de Factorial.

Configuració de comptabilitat: cada categoria de despesa ha d'estar vinculada a un compte de P/G (Sachkonto). Ho fas a les configuracions de comptabilitat o a través de One.

Qui pot fer què:

• Admins instal·len la integració i connecten DATEV.
• Admins i gerents amb permís per gestionar despeses poden transferir despeses.
• Crear el pla de comptes i vincular categories a comptes de P/G necessita permisos de comptabilitat (“Gestionar comptes de llibre” i “Assignar comptes de llibre a recursos”).

Què acordar amb el teu assessor fiscal primer

Revisa aquesta llista junts abans de configurar res:

• Quin client DATEV (Mandant) cada entitat legal alemanya registra, amb el Beraternummer i Mandantennummer. Aquests han de coincidir amb el conjunt de dades de comptabilitat (Buchführungsbestand) a DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
• El any fiscal: ha d'existir a DATEV, amb el llibre correcte habilitat per a això:
  • El Rechnungseingangsbuch (llibre de factures entrants) per a despeses reembossades i qualsevol despesa que no vagi al Kassenbuch,
  • Kassenbuch online si envies despeses de targetes de companyia a un Kassenbuch.
• Pla de comptes i longitud del compte: SKR03 o SKR04, i quants dígits té un compte de P/G (per exemple 4).
• Assignació del compte: quina categoria de despesa s'assigna a quin compte de P/G i centre de costos, i quins comptes de creditors (Personenkonten) s'han d'utilitzar per a reemborsaments i pagaments amb targeta de companyia.
• IVA: Factorial envia la taxa i l'import de l'IVA, però no la clau fiscal (BU-Schlüssel). Acorda com el teu assessor fiscal gestiona l'IVA a DATEV.
• Qui sol·licita el servei i concedeix accés a DATEV (el teu assessor fiscal), i qui inicia sessió a DATEV des de Factorial (veure més avall).

Què configura el teu assessor fiscal a DATEV

El teu assessor fiscal fa això una vegada per a cada client, a MyDATEV Mandantenregistrierung, que comença des de DATEV Arbeitsplatz. La guia pas a pas de DATEV és DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 com a despatx fiscal per demanar i configurar (Doc. No. 1037210).

Abans de començar, el client necessita el servei (Leistung) Buchführung a DATEV Arbeitsplatz, i la persona que sol·licita necessita el dret adequat “Bestellen-/Vertrags- und Personendaten verwalten” a DATEV Rechteverwaltung online.

1. Demana DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 amb el número d'assessor utilitzat pel client (mandantengenutzte Beraternummer). Si el client ja en té un, per exemple per a DATEV Unternehmen online, es reutilitza; si no, se'n crea un de nou. No es pot utilitzar un Kanzlei-Beraternummer aquí. En el mateix pas, el teu assessor fiscal tria la persona de la teva empresa que connectarà Factorial i, si cal, demana un DATEV SmartLogin per a ella. La teva empresa rep l'ID de SmartLogin i el codi d'inscripció per carta.
2. Assigna la plantilla de drets (Rechtevorlage) “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” a aquesta persona. Només un administrador a DATEV Rechteverwaltung online pot fer això, ja sigui durant la comanda o més tard a Rechteverwaltung online.
3. Crea el conjunt de dades a DATEV Belege online amb el formulari de processament “Erweitert”, incloent l'any fiscal. El seu Beraternummer i Mandantennummer es prenen del Leistung Buchführung. No es necessita un contracte separat de DATEV Unternehmen online només per rebre les dades.

La persona del pas 1 connecta Factorial amb el seu SmartLogin (o un altre mètode d'inici de sessió de DATEV, com mIDentity o SmartCard).

Si algú de l'oficina del teu assessor fiscal transfereix les despeses en canvi, el teu assessor fiscal només demana el servei amb el número d'assessor utilitzat pel client, i la teva empresa no necessita un SmartLogin. L'oficina assigna la Rechtevorlage al seu propi empleat (Doc. No. 1018840), qui inicia sessió des de Factorial amb el seu propi inici de sessió de DATEV i necessita accés a Factorial (veure el FAQ més avall).

Si utilitzes el Kassenbuch per a targetes de companyia, el teu assessor fiscal també habilita DATEV Kassenbuch online per al conjunt de dades, crea un Kassenbuch per al client i l'obre per a l'any fiscal actual. DATEV no obre automàticament nous anys de llibre de caixa, així que això s'ha de repetir cada any. Un Kassenbuch que només rep pagaments amb targeta necessita un saldo d'obertura, o que la verificació de saldo negatiu de DATEV estigui desactivada. Belege online amb el formulari de processament “Erweitert” és necessari en aquest cas també.

Configura la integració

1. Instal·la la integració. Vés a Marketplace, obre DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 i fes clic a Instal·lar.
2. Connecta amb DATEV. A la pestanya Connexió, fes clic a Connectar amb DATEV i inicia sessió amb el teu DATEV SmartLogin (o un altre mètode d'inici de sessió de DATEV, com mIDentity o SmartCard).
3. Tria el client DATEV. A la pestanya Configuració, tria el client DATEV per a cada entitat legal alemanya. La llista només mostra clients als quals tens accés a DATEV.
4. Opcional: afegeix comptes de creditors. A la pestanya Rechnungseingangsbuch, introdueix el compte de creditor per a reemborsaments (Kreditorensammelkonto) i, opcionalment, el per a despeses pagades per l'empresa. També pots donar a empleats individuals el seu propi compte de creditor.
5. Opcional: envia despeses de targetes de companyia a un Kassenbuch. A la pestanya Kassenbuch, activa Exportar despeses de targetes de companyia a un Kassenbuch. Tria les targetes (targeta de crèdit de l'empresa, targeta de dèbit de l'empresa o Factorial targeta) i introdueix el nom del Kassenbuch exactament com el teu assessor fiscal l'ha nomenat a DATEV, per exemple “Factorial Karte”. Les despeses reembossades sempre van al Rechnungseingangsbuch.

Comprova que tot estigui connectat correctament

A la pestanya Connexió:

• Estat mostra Connectat.
• Autoritzat per (DATEV) mostra el nom de la persona que esperes.
• La connexió expira el mostra fins quan pots transferir. Per motius de seguretat, la connexió dura 11 hores. Se't demanarà que et tornis a connectar si intentes sincronitzar després d'aquest temps.

A la pestanya Configuració, cada client mostra el seu nom i números, un resultat de verificació per a cada llibre (el Rechnungseingangsbuch, i el Kassenbuch si en fas servir un) i quan es va comprovar per última vegada amb DATEV:

• Lliure: pots transferir.
• Necessita atenció: pots transferir, però alguns comptes seran rebutjats. Fes clic a Mostra detalls per veure quins.
• No es pot exportar: falta alguna cosa a DATEV. El missatge et diu què.

Pots veure i revocar l'accés de Factorial a DATEV a Aplicacions connectades.

Transferir despeses

1. En Despeses, filtra la llista per les despeses aprovades que vols transferir i fes clic a Sincronitzar amb DATEV a la part inferior de la pàgina. Factorial transfereix les despeses mostrades a la llista; seleccionar despeses individuals no canvia el que s'envia.
2. Factorial les envia a DATEV, agrupades per client i mes. Els mesos de Kassenbuch s'envien un a un, els més antics primer, així que una transferència que cobreix diversos mesos triga una mica més.
3. Pots veure l'estat de sincronització de cada despesa directament a Despeses. Per a més detalls, incloent els propis missatges de DATEV, obre la pestanya Registre de processament de la integració.

Què s'envia

Per a cada despesa, Factorial envia:

• data, import i moneda (amb el tipus de canvi per a monedes estrangeres),
• taxa i import de l'IVA,
• compte de P/G i compte de creditor,
• centre de costos,
• nom del comerciant i ID d'IVA,
• número de factura i descripció,
• el rebut.

Què passa a DATEV

A Belege online, els comptes ja estan omplerts: Sachkonto, Geschäftspartner-Konto (el compte de creditor) i la taxa fiscal. BU queda buit, perquè la clau fiscal no s'envia.

1. Cada despesa apareix a Belege online a DATEV Unternehmen online, amb el rebut adjunt. Es classifica al Belegkreis que el teu assessor fiscal ha configurat per a les factures entrants (per defecte “Eingangsrechnungen”), sota el mes de la despesa.
2. Les dades de la seva factura es converteixen en un Belegsatz al Rechnungseingangsbuch de Belege online, vinculat al rebut i amb els comptes ja omplerts. Cada càrrega es llista sota Inici Belege › Protocols › Import › Mostrar registre d'importació.
3. El teu assessor fiscal fa que els Belegsätze estiguin disponibles per a la comptabilitat: sota Inici Belege › Proporcionar documents, seleccionen el Belegstapel i fan clic a Proporcionar.
4. A DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, el teu assessor fiscal els recupera (Estoc › Obtenir dades › Afegir client), crea propostes de registre (Buchungsvorschläge) sota Registrar documents, les comprova, afegeix la clau fiscal si cal i les registra.

Si utilitzes el Kassenbuch, les despeses de targetes de companyia apareixen com a entrades de caixa (Kassenbewegungen) a DATEV Kassenbuch online en canvi. El teu assessor fiscal fa clic a Fixar i proporcionar allà i després les recupera de la mateixa manera.

Factorial mai registra directament als teus comptes. Si canvies una despesa després de transferir-la, corregeix el Beleg a DATEV també, després marca la despesa com Acceptar com exportada a la pestanya Registre de processament perquè les transferències posteriors l'ignorin.

Limitacions

• La clau fiscal de l'IVA (BU-Schlüssel) no s'envia. El teu assessor fiscal la configura a DATEV.
• Les unitats de cost (KOST2) encara no són compatibles. Només es suporten centres de costos (KOST1) per ara.

FAQ

1. El meu assessor fiscal necessita accés a Factorial?
   No. En la majoria dels casos, l'empresa configura la integració i transfereix les despeses, mentre que el teu assessor fiscal treballa només a DATEV.
   Si el teu assessor fiscal ha de treballar a Factorial també, un administrador els afegeix d'una de dues maneres:
   1. Com a empleat de la teva empresa, o
   2. Com a usuari extern del teu compte Factorial.
       
2. Qui contacto si alguna cosa va malament?
   Per a qualsevol cosa relacionada amb la integració a Factorial, contacta amb Factorial Support. El teu assessor fiscal o el seu administrador de DATEV gestiona les configuracions i els drets d'accés a DATEV.
    
3. Què passa si falta el client DATEV, o Factorial diu que no hi ha accés al client?
   La persona que ha iniciat sessió no té el dret de Rechnungsdatenservice 1.0 per a aquell client, o el servei encara no s'ha demanat.
   → Pregunta a l'administrador de DATEV del teu assessor fiscal que assigni la Rechtevorlage “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” a Rechteverwaltung online. Després torna a carregar la pàgina.
   Qui ajuda: el teu assessor fiscal.
    
4. Què he de fer si no puc seleccionar el client que necessito?
   Potser has iniciat sessió amb un SmartLogin o SmartCard diferent. Comprova qui es mostra sota Autoritzat per (DATEV). Si és la persona equivocada, fes clic a Desconnectar i torna a iniciar sessió amb la correcta.
   Qui ajuda: tu; si el client encara no apareix, el teu assessor fiscal.
    
5. Què he de fer si Factorial diu que dues entitats legals no poden registrar-se al mateix client?
   Tria un client diferent per a una d'elles.
    
6. Què passa si el meu SmartLogin està bloquejat o no està activat?
   L'administrador de DATEV del teu assessor fiscal pot solucionar-ho.
    
7. Què he de fer si torno a Factorial però l'estat continua sent “No connectat”?
   Fes clic a Connectar amb DATEV de nou. Si continua passant, contacta amb Factorial Support.
    
8. Què vol dir si l'estat diu “Reconnexió necessària”?
   La connexió ha expirat o ha estat revocada. Fes clic a Connectar amb DATEV de nou.
    
9. Què he de fer si una transferència ha fallat o només ha estat acceptada parcialment?
   Obre el Registre de processament. Per a cada despesa veuràs per què va ser rebutjada, sovint amb un enllaç a l'ajuda de DATEV.
    
10. Què he de fer si el registre mostra un problema de compte, per exemple un compte de P/G falta o té la longitud incorrecta?
    Soluciona-ho a les configuracions de comptabilitat a Factorial, després torna a transferir.
     
11. Què he de fer si el registre mostra un problema de configuració de DATEV, per exemple falta l'any fiscal, o el formulari de processament no és “Erweitert”?
    Prega al teu assessor fiscal que canviï la configuració.
     
12. Què vol dir l'estat “Comprova a DATEV”?
    Factorial no va poder confirmar el resultat. Comprova a Belege online si els documents han arribat. Si no ho han fet, tria No registrat a DATEV perquè la propera transferència els enviï de nou. Si ho han fet, tria Acceptar com exportat.
     
13. Què he de fer si DATEV no es pot contactar, o l'error continua apareixent?
    Contacta amb Factorial Support. Inclou l'ID de feina de DATEV del registre de processament.
     
14. Què he de fer si les despeses de targetes de companyia no arriben al Kassenbuch?
    A la pestanya Configuració, el resultat de la verificació t'informa sobre el que falta.
    Qui ajuda: el teu assessor fiscal; per al nom, tu.
     
15. Què he de fer si la verificació diu “Aquest client no té Kassenbuch” o “El Kassenbuch no té any fiscal per avui”?
    Prega al teu assessor fiscal que creï el Kassenbuch o obri l'any actual a Kassenbuch online.
     
16. Què he de fer si la verificació diu “El Kassenbuch de l'any següent no està obert encara”?
    L'any fiscal acaba aviat. Prega al teu assessor fiscal que obri l'any següent abans de la teva primera transferència de l'any nou.
     
17. Què vol dir si la verificació diu “Només es poden exportar despeses de targetes de companyia”?
    El Kassenbuch està llest però el Rechnungseingangsbuch no. Les despeses amb targeta encara es transfereixen. Les despeses reembossades no es poden transferir fins que el teu assessor fiscal habiliti el Rechnungseingangsbuch. Si només transfereixes despeses amb targeta, pots ignorar aquest missatge.
     
18. Què he de fer si el nom del Kassenbuch a Factorial no coincideix exactament amb DATEV?
    Corregeix-ho a la pestanya Kassenbuch.
     
19. Què he de fer si falten alguns camps a DATEV?
    DATEV només mostra camps que estan habilitats a la màscara d'entrada de Belege online (Erfassungsmaske). Prega al teu assessor fiscal que els habiliti.

Ajuda de DATEV

• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 com a despatx fiscal per demanar i configurar (Doc. No. 1037210)
• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0: Transferir dades (Doc. No. 1071255)
• Serveis de dades de comptabilitat: Definició i configuració de les plantilles de drets (Doc. No. 1018840)
• Comprovar la importació de documents digitals i dades de documents estructurades (Doc. No. 1022872)
• Aplicacions connectades a DATEV

Necessites ajuda?

• Factorial Support — configurant la integració i errors de transferència: contacta amb Factorial Support
• El teu assessor fiscal — sol·licitant el servei, drets a DATEV, configuracions del client i registre a DATEV