Què és la integració DATEV RDS?

DATEV RDS 1.0 (Rechnungsdatenservice 1.0) envia les teves despeses aprovades de Factorial, les dades de la factura més el rebut, directament a la bústia DATEV Unternehmen Online (DUO) del teu assessor fiscal. Els registres arriben pre-codificats amb números de compte i tipus d'IVA. El teu assessor fiscal els revisa, ajusta si cal, i els registra al llibre de comptes. A diferència de l'exportació de fitxers DATEV, no hi ha cap fitxer per descarregar o pujar: Factorial envia les dades a DATEV a través de la seva API.

Configurant la integració

La configuració té dues parts: el que el teu assessor fiscal prepara al costat de DATEV, i el que fas a Factorial. La integració és per a entitats legals alemanyes.

Al costat de DATEV (el teu assessor fiscal)

• Demana Rechnungsdatenservice 1.0. És un servei DATEV separat, demanat pel teu assessor fiscal a través de MyDATEV Mandantenregistrierung. La comanda necessita una SmartCard i es fa a través del mandantengenutzte Beraternummer (Unterberaternummer).
• Configura Belege online en forma de treball "Erweitert". Tant "Mit Lieferantenrechnungen arbeiten" com "Mit Kundenrechnungen arbeiten" han de ser "Erweitert". Això és el que permet a DATEV convertir les dades que envia Factorial en Buchungsvorschläge.
• Dona accés d'escriptura a la persona de connexió. A Rechteverwaltung online necessiten el rol "Belegverwaltung online — Schreibrechte" més permís per Rechnungsdatenservice 1.0. Només un administrador de DATEV (normalment el Kanzleiinhaber) pot concedir això.
• Una SmartLogin o SmartCard per a aquesta persona, per iniciar sessió durant el pas de connexió. Si ningú a la teva empresa en té, sol·licita-ho al teu assessor fiscal.
• Un any fiscal (Wirtschaftsjahr) que cobreixi el període que exportes, amb el seu llibre de comptes a pagar (Rechnungseingangsbuch). DATEV també accepta l'any immediatament anterior dins dels 12 mesos posteriors a la seva finalització.
• Tenir a punt el teu Beraternummer i Mandantennummer (una Mandantennummer per entitat legal).

Al costat de Factorial

1. Configura la comptabilitat a Factorial — el teu pla de comptes i la mapeig de categories a comptes han d'estar configurats, de manera que cada despesa porti un compte G/L.
2. Instal·la DATEV RDS 1.0 — obre el Factorial Marketplace, busca DATEV RDS 1.0, clica "Instal·la per a l'empresa" i segueix els passos de configuració.
3. Connecta el teu compte DATEV — introdueix el teu codi de consultant (Beraternummer), després per a cada entitat legal selecciona el seu conjunt de dades i introdueix el codi del client (Mandantennummer). Seràs redirigit a la pàgina d'inici de sessió de DATEV; inicia sessió amb la teva SmartLogin o SmartCard. Repeteix per cada entitat legal que vulguis connectar.
4. Estableix els teus comptes creditors de fallback — el compte col·lectiu del proveïdor (per a reemborsaments) i el compte per a despeses pagades per l'empresa.
5. Comprova el panell de preparació — mostra si cada conjunt de dades pot rebre una importació i si els teus comptes G/L mapejats s'hi ajusten, i indica exactament quines categories o comptes necessiten atenció.

Exportant despeses

1. A les Despeses, selecciona les despeses aprovades per exportar i clica Exportar a DATEV.
2. Factorial les agrupa per entitat legal i per mes comptable i les envia a DATEV.
3. Segueix el progrés al registre de processament. Els registres arriben a la bústia DUO del assessor fiscal (Belegablage), pre-codificats.
4. El teu assessor fiscal els revisa, ajusta si cal, i els registra al llibre de comptes.

Abast

La integració:

• Exporta despeses regulars, quilometratge i dietes.
• Les dades flueixen en una sola direcció: Factorial a DATEV.
• One registre accountsPayableLedger per despesa (o un per tipus d'IVA quan la despesa té una descomposició de múltiples tipus).

Què s'envia

Es sincronitzen els següents camps:

• Data i import
• Compte G/L (Sachkonto): del teu mapeig de comptes per entitat legal de Factorial
• Compte creditor (Personenkonto): el compte de l'empleat, o el compte col·lectiu del proveïdor, per a reemborsaments; el compte de la targeta per a despeses pagades per l'empresa
• Tipus d'IVA 
• Text de registre, número de document, nom del proveïdor
• Moneda i tipus de canvi (quan sigui aplicable)
• Centre de costos (KOST1)
• Fitxer del rebut per a cada despesa

Limitacions

• Només entitats legals alemanyes.
• Necessita la configuració comptable: els comptes G/L provenen del teu mapeig de categories a comptes de Factorial. El panell de preparació assenyala qualsevol categoria o compte que falta o que no s'ajusta al conjunt de dades, abans que exportis.
• El costat de DATEV ha d'estar preparat: el conjunt de dades necessita la gestió de documents (Belege online) activa, i la persona que connecta DATEV (el teu assessor fiscal, o l'usuari de l'empresa que té la SmartLogin o SmartCard) necessita permís per al servei.
• Les correccions es fan a DATEV: els registres arriben a la bústia DUO perquè el assessor fiscal els revisi i els registri; no s'escriuen directament al llibre de comptes.
• Tractament de l'IVA (còdigs BU): no es configura automàticament al llançament. El tipus d'IVA s'envia, i el teu assessor fiscal introdueix el tractament de l'IVA a DUO.
• Centres de costos: un KOST1 per registre. KOST2 (Kostenträger) encara no està cobert.