Abans d'utilitzar l'eina Compensació, el primer pas és habilitar i personalitzar els conceptes de nòmina . Aquests conceptes són els elements bàsics que componen el salari d'un/a empleat/da, i defineixen tant els guanys com les deduccions , per exemple, un salari mensual fix, vals de menjar, retencions fiscals o contribucions de l'empresa. Organitzar els detalls salarials en conceptes facilita la gestió, el seguiment i l'anàlisi de les nòmines.

Conceptes de gestió de nòmines

Pots gestionar els conceptes de nòmina anant a:

Configuració → Compensació → Configuració dels conceptes de nòmina

Des d'aquí, pots:

• Crear nous conceptes que s'adaptin a les necessitats de la teva empresa
• Triar un nom preferit per als conceptes existents
• Activar o desactivar conceptes segons si els vols utilitzar

Categories de conceptes de nòmina

A Factorial , els conceptes s'agrupen en categories clares:

• Guanys : salari fix, salari variable, beneficis en espècie, bonificacions, etc.
• Deduccions : impostos, seguretat social o altres retencions
• Contribucions de l'empresa : beneficis pagats per l'empresari/a
• Valors resumits : totals i informes per a una millor comprensió

Què hi ha en un concepte de nòmina?

Cada concepte inclou:

• Nom : com es diu (per exemple, "Salari base")
• Categoria : el grup al qual pertany (per exemple, "Guanys - Fixes")
• Descripció : una breu explicació del seu propòsit
• Unitat – què mesura (diners, distància, temps i unitats)

Aquesta estructura garanteix la claredat i la coherència en la gestió de nòmines a Factorial .

Com activar alertes per a compensacions no definides

Per ajudar a prevenir possibles errors humans, el mòdul de Compensació permet a les empreses activar alertes per a compensacions pendents o no definides . Aquestes alertes garanteixen que tots els elements de compensació es facin un seguiment i es gestionin correctament.

Compensacions pendents

• Què significa: Les compensacions definides en el contracte d'un/a empleat/da apareixen com a pendents quan vencen en un cicle de nòmina
• Quan s'activen les alertes: pots configurar la data de cada cicle en què s'envien les alertes, de manera que no s'oblidi res
• Resolució: Un cop definida la compensació, l'alerta desapareix automàticament

Passos per activar les alertes

1. Ves a Configuració → Compensació → Alertes per compensacions perdudes
2. Tria el dia del mes que prefereixes per rebre l'alerta

Com definir la compensació del contracte d'un/a empleat/da

1. A la barra lateral, ves a Organització
2. Selecciona l' empleat/da que vols actualitzar
3. Navega a la secció Contractes
4. Fes clic a Noves condicions
5. Tria Condicions d'actualització i fes clic a Següent
6. Selecciona la Data d'entrada en vigor i fes clic a Següent
7. A Rol, nivell i salari , desplaça't cap avall fins a Compensació addicional
8. Fes clic a Afegeix una compensació addicional
9. Defineix la compensació addicional:
   1. Tipus: Tria el tipus i la freqüència de la compensació:
      • Variable: tenim dos tipus de compensacions variables
        • Sense límit: L'import pot variar cada mes, sense límit màxim. Si el camp de l'import es deixa en blanc, es tractarà com a il·limitat.
        • Fins a: L'import pot variar cada mes en funció del rendiment de l'empleat/da, fins al màxim especificat. El valor introduït al camp d'import es tractarà com el màxim que un empleat pot rebre.
      • Corregit: l'import es manté igual cada mes
10. Configura el calendari : defineix la recurrència i la data del primer pagament
11. Fes clic a Desa
12. Fes clic a Següent per confirmar totes les altres dades
13. Fes clic a Actualitza les condicions

Com eliminar o modificar la compensació del contracte

1. A la barra lateral, ves a Organització
2. Selecciona l' empleat/da que vols actualitzar
3. Navega a la secció Contractes
4. Fes clic a Noves condicions
5. Tria Condicions d'actualització i fes clic a Següent
6. Selecciona la Data d'entrada en vigor i fes clic a Següent
7. A Rol, nivell i salari , desplaça't cap avall fins a Compensació addicional
8. Fes clic a l'eina de llapis de configuració per editar o a la icona de la paperera per suprimir
9. Fes clic a Següent per confirmar totes les altres dades
10. Fes clic a Actualitza les condicions

Comprensió de l'eina d'advertència a Factorial

L'eina d'alerta de Factorial està dissenyada per ajudar a detectar possibles errors humans o desajustos en la compensació dels/les empleats/des. En proporcionar alertes oportunes, garanteix que la nòmina sigui precisa i s'alineï amb les normes definides en els contractes dels/les empleats/des.

Com funciona l'eina d'advertència

• Quan es defineix una compensació amb un límit al contracte , el sistema supervisa els imports introduïts.
• Si una compensació supera el límit definit, s'activa un avís .
• Recursos Humans pot revisar l'alerta i prendre les mesures adequades. Un cop revisada, l'alerta es pot desestimar .

Com gestionar les compensacions dels/les empleats/des?

El panell lateral de compensació a Factorial ofereix als equips de recursos humans una visió general i un control complets sobre les compensacions dels/les empleats/des, fent que la gestió de nòmines sigui transparent i fàcil de seguir.

Característiques clau

• Traçabilitat: Veuràs l'origen de cada compensació (contracte, seguiment del temps, despeses, beneficis), qui la va definir. A més, pots veure l'estat de la sincronització amb el programari de nòmines, en cas que hi hagi una integració instal·lada
• Ajustaments manuals: afegeix compensacions manuals per a qualsevol cicle de nòmina fent clic al botó + . Les compensacions manuals també es poden editar o suprimir si cal

Passos per gestionar la compensació

1. Fes clic a l'eina Compensació
2. A la pestanya Definició , visualitza la llista completa d'empleats/des i les seves compensacions, tant les definides com les pendents
3. Fes clic a l' empleat desitjat
4. Utilitza el panell de la dreta per a:
   • Validar les compensacions existents
   • Editar els detalls si cal
   • Afegir noves compensacions amb el botó +

Com bloquejar el cicle de nòmines

1. Un cop definides i validades les compensacions, localitza la icona del cadenat a la cantonada superior dreta de la pantalla
2. Quan el bloqueig està habilitat, no es poden sincronitzar ni editar compensacions des d'altres mòduls connectats, excepte els/les usuaris/es amb permisos
3. Fes clic a la icona del cadenat per fixar la configuració de compensació actual
4. L'acció és totalment reversible per un/a administrador/a , permetent que es facin canvis si cal

Com ocultar els cicles de compensació

Per donar-te més flexibilitat i reduir el soroll innecessari, pots ocultar els cicles de compensació que ja no funcionen.

Anteriorment, els cicles de compensació es creaven automàticament per país en funció de les entitats legals configurades a Factorial . Tanmateix, algunes organitzacions gestionen certes entitats legals fora de Factorial (per exemple, quan les nòmines es gestionen externament). En aquests casos, els cicles encara apareixien a la plataforma, fins i tot si no s'utilitzaven activament, cosa que podia crear confusió per als/les gestors/es de recursos humans i els comptables.

Com funciona

Els/les administradors/es poden gestionar la visibilitat del cicle directament des de Configuració → Compensació → Cicles

Des d'allà, pots:

• Localitzar el cicle que vols gestionar
• Fer servir el botó de visibilitat per ocultar o mostrar el cicle
• Els canvis s'apliquen immediatament a les vistes operatives

Quan un cicle està ocult:

• No és visible a les vistes operatives
• No genera tasques ni notificacions
• No interfereix amb els fluxos de treball actius
• Es conserven les dades i els càlculs històrics

Això vol dir que pots netejar la vista de compensació sense afectar els registres anteriors ni la lògica de nòmines.