Antes de usar la herramienta de Compensación, el primer paso es habilitar y personalizar los conceptos de nómina . Estos conceptos son los elementos fundamentales que conforman el salario de un/a empleado/a y definen tanto las ganancias como las deducciones ; por ejemplo, un salario fijo mensual, vales de comida, retenciones de impuestos o contribuciones de la empresa. Organizar los detalles salariales en conceptos facilita la gestión, el seguimiento y el análisis de la nómina.

Gestión de conceptos de nómina

Puede gestionar los conceptos de nómina accediendo a:

Configuración → Compensación → Configuración de conceptos de nómina

Desde aquí, puede:

• Crear nuevos conceptos que se adapten a las necesidades de su empresa
• Elegir un nombre preferido para los conceptos existentes
• Activar o desactivar conceptos según quiera utilizarlos

Categorías de conceptos de nómina

En Factorial , los conceptos se agrupan en categorías claras:

• Ganancias : salario fijo, salario variable, beneficios en especie, bonificaciones, etc.
• Deducciones : impuestos, seguridad social u otras retenciones
• Contribuciones de la empresa : beneficios pagados por el/la empleado/a
• Valores resumidos : totales e informes para una mejor comprensión

¿Qué hay en un concepto de nómina?

Cada concepto incluye:

• Nombre : cómo se llama (por ejemplo, “Salario base”)
• Categoría : el grupo al que pertenece (por ejemplo, “Ganancias – Fijas”)
• Descripción : una breve explicación de su propósito
• Unidad : lo que mide (dinero, distancia, tiempo y unidades)

Esta estructura garantiza claridad y consistencia en la gestión de nóminas en Factorial .

Cómo activar alertas para compensaciones no definidas

Para ayudar a prevenir posibles errores humanos, el módulo de Compensación permite a las empresas activar alertas para compensaciones pendientes o indefinidas . Estas alertas garantizan el seguimiento y la gestión adecuados de todos los elementos de compensación.

Compensaciones pendientes

• Qué significa: Las compensaciones definidas en el contrato de un/a empleado/a aparecen como pendientes cuando vencen en un ciclo de nómina
• Cuándo se activan las alertas: puede configurar la fecha en cada ciclo en la que se envían las alertas, para que no se olvide nada
• Resolución: Una vez definida la compensación, la alerta desaparece automáticamente

Pasos para activar las alertas

1. Vaya a Configuración → Compensación → Alertas de compensaciones faltantes
2. Elija su día del mes preferido para recibir la alerta

Cómo definir la compensación del contrato de un/a empleado/a

1. En la barra lateral, vaya a Organización
2. Seleccione el/la empleado/a que desea actualizar
3. Navegue a la sección Contratos
4. Haga clic en Nuevas condiciones
5. Seleccione Actualizar condiciones y haga clic en Siguiente
6. Seleccione la fecha de vigencia y haga clic en Siguiente
7. En Rol, nivel y salario , desplácese hacia abajo hasta Compensación adicional
8. Haga clic en Agregar compensación adicional
9. Defina la compensación adicional:
   1. Tipo: Elija el tipo y frecuencia de la compensación:
      • Variable - Tenemos dos tipos de compensaciones variables
        • Sin límite: El importe puede variar cada mes, sin límite máximo. Si el campo de importe se deja en blanco, se considerará ilimitado.
        • Hasta: El importe puede variar cada mes según el rendimiento del/la empleado/a, hasta el máximo especificado. El valor ingresado en el campo de importe se considerará el máximo que puede recibir un/a empleado/a
      • Fijo: El importe permanece igual cada mes
10. Configure el cronograma : defina la recurrencia y la fecha del primer pago
11. Haga clic en Guardar
12. Haga clic en Siguiente para confirmar todos los demás datos
13. Haga clic en Actualizar condiciones

Cómo eliminar o modificar la compensación del contrato

1. En la barra lateral, vaya a Organización
2. Seleccione el/la empleado/a que desea actualizar
3. Navegue a la sección Contratos
4. Haga clic en Nuevas condiciones
5. Seleccione Actualizar condiciones y haga clic en Siguiente
6. Seleccione la fecha de vigencia y haga clic en Siguiente
7. En Rol, nivel y salario , desplácese hacia abajo hasta Compensación adicional
8. Haga clic en la herramienta de lápiz de configuración para editar o en el ícono de la papelera para eliminar
9. Haga clic en Siguiente para confirmar todos los demás datos
10. Haga clic en Actualizar condiciones

Entendiendo la herramienta Advertencia en Factorial

La herramienta de alertas de Factorial está diseñada para detectar posibles errores humanos o desajustes en la remuneración de los/las empleado/as. Al emitir alertas oportunas, garantiza que la nómina sea precisa y se ajuste a las normas definidas en los contratos de los/las empleado/as.

Cómo funciona la herramienta Advertencia

• Cuando se define una compensación con un límite en el contrato , el sistema monitorea los montos ingresados
• Si una compensación excede el límite definido, se activa una alerta de advertencia 
• Recursos Humanos puede revisar la alerta y tomar las medidas pertinentes. Una vez revisada, la alerta puede ser desestimada 

¿Cómo gestionar las compensaciones de los/las empleado/as?

El panel lateral de compensaciones en Factorial ofrece a los equipos de RRHH una visión general y control completos sobre las compensaciones de los empleado/as, haciendo que la gestión de nóminas sea transparente y fácil de seguir.

Características principales

• Trazabilidad: Consulte el origen de cada compensación (contrato, seguimiento de tiempo, gastos, beneficios) y quién la definió. Además, puede ver el estado de sincronización con el software de nómina, en caso de que se haya instalado una integración.
• Ajustes manuales: Agregue compensaciones manuales para cualquier ciclo de nómina haciendo clic en el botón + . Las compensaciones manuales también se pueden editar o eliminar si es necesario.

Pasos para gestionar la compensación

1. Haga clic en la herramienta Compensación
2. En la pestaña Definición , vea la lista completa de empleados/as y sus compensaciones, tanto definidas como pendientes
3. Haga clic en el/la empleado/a deseado
4. Utilice el panel lateral derecho para:
   • Validar las compensaciones existentes
   • Editar los detalles si es necesario
   • Añadir nuevas compensaciones usando el botón +

Cómo bloquear el ciclo de nómina

1. Una vez definidas y validadas las compensaciones, localice el ícono del candado en la esquina superior derecha de la pantalla
2. Cuando el bloqueo está habilitado, no se pueden sincronizar ni editar compensaciones de otros módulos conectados, excepto los/las usuarios/as con permisos
3. Haga clic en el icono del candado para asegurar la configuración de compensación actual
4. La acción es totalmente reversible por un/a administrador/a , permitiendo realizar cambios si es necesario

Cómo ocultar los ciclos de compensación

Para brindarle más flexibilidad y reducir el ruido innecesario, puede ocultar los ciclos de compensación que ya no están operativos.

Anteriormente, los ciclos de compensación se creaban automáticamente por país según las entidades legales configuradas en Factorial . Sin embargo, algunas organizaciones gestionan ciertas entidades legales fuera de Factorial (por ejemplo, cuando la nómina se gestiona externamente). En estos casos, los ciclos seguían apareciendo en la plataforma, incluso si no se utilizaban activamente, lo que podía generar confusión para los/las responsables de RR. HH. y los/las contables.

Cómo funciona

Los/as administradores/as pueden gestionar la visibilidad del ciclo directamente desde Configuración → Compensación → Ciclos

Desde allí, puede:

• Localizar el ciclo que deseas gestionar
• Utilizar el interruptor de visibilidad para ocultar o mostrar el ciclo
• Los cambios se aplican inmediatamente a las vistas operativas

Cuando un ciclo está oculto:

• No es visible en las vistas operativas
• No genera tareas ni notificaciones
• No interfiere con los flujos de trabajo activos
• Se conservan los datos históricos y los cálculos

Esto significa que puede limpiar su vista de Compensación sin afectar los registros anteriores ni la lógica de nómina.