Antes de usar la herramienta de Compensación, el primer paso es habilitar y personalizar los conceptos de nómina . Estos conceptos son los elementos principales que conforman el salario de un empleado, definiendo tanto los ingresos como las deducciones ; por ejemplo, un salario mensual fijo, vales de comida, retenciones fiscales o aportaciones de la empresa. Organizar los detalles salariales en conceptos facilita la gestión, el seguimiento y el análisis de la nómina.

Conceptos de gestión de nóminas

Puedes gestionar los conceptos de nómina accediendo a:

Configuración → Compensación → Configuración de conceptos de nómina

Desde aquí puedes:

• Crea nuevos conceptos que se adapten a las necesidades de tu empresa.
• Elija un nombre preferido para los conceptos existentes.
• Activa o desactiva los conceptos según si deseas utilizarlos.

Categorías de conceptos de nómina

En Factorial , los conceptos se agrupan en categorías claras:

• Remuneración : sueldo fijo, sueldo variable, prestaciones en especie, bonificaciones, etc.
• Deducciones : impuestos, seguridad social u otras retenciones.
• Aportaciones de la empresa : beneficios pagados por el empleador
• Valores resumidos : totales e informes para una mejor comprensión.

¿Qué implica un concepto de nómina?

Cada concepto incluye:

• Nombre – cómo se le llama (ej., “Salario Base”)
• Categoría – el grupo al que pertenece (por ejemplo, “Ingresos – Fijos”)
• Descripción : una breve explicación de su propósito
• Unidad – qué mide (dinero, distancia, tiempo y unidades)

Esta estructura garantiza claridad y coherencia en la gestión de nóminas en Factorial .

Cómo activar alertas para compensaciones no definidas

Para ayudar a prevenir posibles errores humanos, el módulo de Compensación permite a las empresas activar alertas para compensaciones pendientes o no definidas . Estas alertas garantizan que todos los conceptos de compensación se registren y gestionen correctamente.

Compensaciones pendientes

• ¿Qué significa esto?: Las compensaciones definidas en el contrato de un empleado aparecen como pendientes cuando vencen en un ciclo de nómina.
• Cuándo se activan las alertas: Puede configurar la fecha de cada ciclo en la que se envían las alertas, para que no se olvide nada.
• Resolución: Una vez definida la compensación, la alerta desaparece automáticamente.

Pasos para activar las alertas

1. Ve a Configuración → Compensación → Alertas por compensaciones faltantes
2. Elige el día del mes que prefieras para recibir la alerta.

Cómo definir la compensación a partir del contrato de un empleado

1. En la barra lateral, vaya a Organización.
2. Seleccione el empleado que desea actualizar
3. Navegue a la sección de Contratos .
4. Haga clic en Nuevas condiciones
5. Seleccione Actualizar condiciones y haga clic en Siguiente
6. Seleccione la fecha de entrada en vigor y haga clic en Siguiente.
7. En Rol, Nivel y Salario , desplácese hacia abajo hasta Compensación Adicional.
8. Haga clic en Agregar compensación adicional
9. Defina la compensación adicional:
   1. Tipo: Elija el tipo y la frecuencia de la compensación:
      • Variable - Tenemos dos tipos de compensaciones variables
        • Sin límite: El importe puede variar cada mes, sin límite máximo. Si se deja el campo del importe en blanco, se considerará ilimitado.
        • Hasta: El importe puede variar mensualmente en función del desempeño del empleado, hasta el máximo especificado. El valor introducido en el campo «Importe» se considerará el máximo que puede recibir el empleado.
      • Fijo: La cantidad se mantiene igual cada mes.
10. Configura el calendario : define la periodicidad y la fecha del primer pago .
11. Haz clic en Guardar
12. Haz clic en Siguiente para confirmar el resto de los datos.
13. Haz clic en Actualizar condiciones

Cómo eliminar o modificar la compensación del contrato

1. En la barra lateral, vaya a Organización.
2. Seleccione el empleado que desea actualizar
3. Navegue a la sección de Contratos .
4. Haga clic en Nuevas condiciones
5. Seleccione Actualizar condiciones y haga clic en Siguiente
6. Seleccione la fecha de entrada en vigor y haga clic en Siguiente.
7. En Rol, Nivel y Salario , desplácese hacia abajo hasta Compensación Adicional.
8. Haz clic en la herramienta de lápiz para editar o en el icono de la papelera para eliminar.
9. Haz clic en Siguiente para confirmar el resto de los datos.
10. Haz clic en Actualizar condiciones

Comprender la herramienta de advertencia en Factorial

La herramienta de alertas de Factorial está diseñada para ayudar a detectar posibles errores humanos o discrepancias en la remuneración de los empleados. Al proporcionar alertas oportunas, garantiza que la nómina sea precisa y se ajuste a las normas definidas en los contratos de los empleados.

Cómo funciona la herramienta de advertencia

• Cuando en el contrato se define una compensación con un límite , el sistema controla las cantidades introducidas.
• Si una compensación supera el límite definido, se activa una alerta de advertencia .
• Recursos Humanos puede revisar la alerta y tomar las medidas pertinentes. Una vez revisada, la alerta puede ser descartada .

¿Por qué usar la herramienta de advertencia?

El uso de la herramienta de alerta ayuda a las empresas:

• Evite errores en la nómina antes de que afecten a los empleados.
• Garantizar el cumplimiento de los términos del contrato
• Mantener registros precisos para auditorías e informes.

Al activar y supervisar estas alertas, los equipos de RRHH pueden ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la eficiencia general de la gestión de nóminas.

¿Cómo gestionar las compensaciones de los empleados?

El panel lateral de compensación en Factorial ofrece a los equipos de RRHH una visión general completa y un control total sobre las compensaciones de los empleados, lo que hace que la gestión de nóminas sea transparente y fácil de seguir.

Características clave

• Trazabilidad: Consulte el origen de cada compensación (contrato, registro de horas, gastos, prestaciones) y quién la definió. Además, podrá ver el estado de sincronización con el software de nóminas, en caso de que haya una integración instalada.
• Ajustes manuales: Agregue compensaciones manuales para cualquier ciclo de nómina haciendo clic en el botón + . Las compensaciones manuales también se pueden editar o eliminar si es necesario.

Pasos para gestionar la compensación

1. Haz clic en la herramienta de Compensación .
2. En la pestaña Definición , vea la lista completa de empleados y sus compensaciones, tanto las definidas como las pendientes.
3. Haz clic en el empleado deseado .
4. Utilice el panel lateral derecho para:
   • Validar las compensaciones existentes
   • Edita los detalles si es necesario.
   • Añade nuevas compensaciones usando el botón +.

¿Cómo bloquear el ciclo de nómina?

1. Una vez definidas y validadas las compensaciones, localice el icono del candado en la esquina superior derecha de la pantalla.
2. Cuando el bloqueo está habilitado, no se pueden sincronizar ni editar compensaciones de otros módulos conectados, excepto por los usuarios con permisos.
3. Haz clic en el icono del candado para guardar la configuración de compensación actual.
4. La acción es totalmente reversible por un administrador , lo que permite realizar cambios si es necesario.