Avant d'utiliser l'outil de rémunération, la première étape consiste à activer et à personnaliser vos concepts de paie . Ces concepts correspondent aux éléments essentiels qui composent le salaire d'un employé et définissent à la fois les gains et les déductions : par exemple, un salaire mensuel fixe, des titres-restaurant, les retenues d'impôt ou les contributions de l'entreprise. Organiser les détails de la paie en concepts facilite la gestion, le suivi et l'analyse.

Concepts de gestion de la paie

Vous pouvez gérer les éléments relatifs à la paie en accédant à :

Paramètres → Rémunération → Configuration des concepts de paie

À partir d'ici, vous pouvez :

• Créez de nouveaux concepts adaptés aux besoins de votre entreprise
• Choisissez un nom préféré pour les concepts existants
• Activez ou désactivez les concepts selon que vous souhaitiez les utiliser.

Catégories de concepts de paie

Dans Factorial , les concepts sont regroupés en catégories claires :

• Rémunération – salaire fixe, salaire variable, avantages en nature, primes, etc.
• Déductions – impôts, sécurité sociale ou autres retenues à la source
• Contributions de l'entreprise – avantages sociaux payés par l'employeur
• Valeurs synthétisées – totaux et rapports pour une meilleure compréhension

Qu'est-ce qu'un concept de paie ?

Chaque concept comprend :

• Nom – comment cela s'appelle (par exemple, « salaire de base »)
• Catégorie – le groupe auquel il appartient (par exemple, « Revenus – Fixes »)
• Description – une brève explication de son but
• Unité – ce qu’elle mesure (argent, distance, temps et unités)

Cette structure garantit la clarté et la cohérence de la gestion de la paie chez Factorial .

Comment activer les alertes pour les rémunérations non définies

Afin de prévenir les erreurs humaines potentielles, le module Rémunération permet aux entreprises d'activer des alertes concernant les rémunérations en attente ou non définies . Ces alertes garantissent un suivi et une gestion rigoureux de tous les éléments de rémunération.

Indemnisations en attente

• Explication : Les rémunérations définies dans le contrat d’un employé apparaissent comme étant en attente lorsqu’elles sont dues au cours d’un cycle de paie.
• Déclenchement des alertes : Vous pouvez configurer la date d’envoi des alertes à chaque cycle , afin de ne rien oublier.
• Résolution : Une fois l'indemnisation définie, l'alerte disparaît automatiquement.

Étapes pour activer les alertes

1. Accédez à Paramètres → Rémunération → Alertes pour les rémunérations manquantes
2. Choisissez le jour du mois où vous souhaitez recevoir l'alerte.

Comment définir la rémunération à partir d'un contrat de travail ?

1. Dans la barre latérale, accédez à Organisation
2. Sélectionnez l' employé que vous souhaitez mettre à jour
3. Accédez à la section Contrats
4. Cliquez sur Nouvelles conditions
5. Sélectionnez « Mettre à jour les conditions » et cliquez sur « Suivant ».
6. Sélectionnez la date d'entrée en vigueur et cliquez sur Suivant
7. Dans la section « Rôle, niveau et salaire » , faites défiler jusqu'à la partie « Rémunération supplémentaire ».
8. Cliquez sur « Ajouter une rémunération supplémentaire »
9. Définir la rémunération supplémentaire :
   1. Type : Choisissez le type et la fréquence de la compensation :
      • Variable - Nous avons deux types de rémunérations variables.
        • Sans limite : le montant peut varier chaque mois, sans plafond. Si le champ « Montant » est laissé vide, il sera considéré comme illimité.
        • Jusqu'à concurrence du montant maximal indiqué : ce montant peut varier chaque mois en fonction des performances de l'employé. La valeur saisie dans le champ « Montant » sera considérée comme le montant maximal que l'employé peut recevoir.
      • Fixe : Le montant reste le même chaque mois.
10. Configurez le calendrier : définissez la récurrence et la date du premier paiement .
11. Cliquez sur Enregistrer
12. Cliquez sur Suivant pour confirmer toutes les autres données
13. Cliquez sur « Mettre à jour les conditions ».

Comment supprimer ou modifier la rémunération prévue au contrat

1. Dans la barre latérale, accédez à Organisation
2. Sélectionnez l' employé que vous souhaitez mettre à jour
3. Accédez à la section Contrats
4. Cliquez sur Nouvelles conditions
5. Sélectionnez « Mettre à jour les conditions » et cliquez sur « Suivant ».
6. Sélectionnez la date d'entrée en vigueur et cliquez sur Suivant
7. Dans la section « Rôle, niveau et salaire » , faites défiler jusqu'à la partie « Rémunération supplémentaire ».
8. Cliquez sur l'outil crayon des paramètres pour modifier ou sur l'icône de la corbeille pour supprimer.
9. Cliquez sur Suivant pour confirmer toutes les autres données
10. Cliquez sur « Mettre à jour les conditions ».

Comprendre l'outil d'avertissement dans Factorial

L'outil d'alerte de Factorial est conçu pour détecter les erreurs humaines potentielles ou les incohérences dans la rémunération des employés. En fournissant des alertes en temps opportun, il garantit l'exactitude de la paie et sa conformité avec les règles définies dans les contrats de travail.

Fonctionnement de l'outil d'avertissement

• Lorsqu'une indemnisation est définie avec une limite dans le contrat , le système contrôle les montants saisis.
• Si une indemnisation dépasse la limite définie, une alerte est déclenchée.
• Le service des ressources humaines peut examiner l'alerte et prendre les mesures appropriées. Une fois examinée, l'alerte peut être classée sans suite .

Pourquoi utiliser l'outil d'avertissement

L'utilisation de l'outil d'alerte aide les entreprises :

• Prévenez les erreurs de paie avant qu'elles n'affectent les employés
• Veiller au respect des termes du contrat
• Tenir des registres précis à des fins d'audit et de rapport

En activant et en surveillant ces alertes, les équipes RH peuvent gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer l'efficacité globale de la gestion de la paie.

Comment gérer la rémunération des employés ?

Le panneau latéral de rémunération de Factorial offre aux équipes RH une vue d'ensemble complète et un contrôle total sur les rémunérations des employés, rendant la gestion de la paie transparente et facile à suivre.

Caractéristiques principales

• Traçabilité : Consultez la source de chaque rémunération (contrat, suivi du temps, dépenses, avantages sociaux) et l’identité de la personne qui l’a définie. De plus, vous pouvez vérifier l’état de la synchronisation avec le logiciel de paie, le cas échéant.
• Ajustements manuels : Ajoutez des compensations manuelles pour n’importe quel cycle de paie en cliquant sur le bouton + . Les compensations manuelles peuvent également être modifiées ou supprimées si nécessaire.

Étapes de la gestion de la rémunération

1. Cliquez sur l'outil de rémunération .
2. Dans l'onglet Définition , consultez la liste complète des employés et leurs rémunérations, définies et en attente.
3. Cliquez sur l' employé souhaité .
4. Utilisez le panneau latéral droit pour :
   • Valider les rémunérations existantes
   • Modifiez les détails si nécessaire
   • Ajoutez de nouvelles compensations à l'aide du bouton +

Comment verrouiller le cycle de paie ?

1. Une fois les compensations définies et validées , repérez l' icône de verrouillage dans le coin supérieur droit de l'écran.
2. Lorsque le verrouillage est activé, aucune compensation ne peut être synchronisée à partir d'autres modules connectés ni modifiée, sauf pour les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires.
3. Cliquez sur l' icône de verrouillage pour enregistrer les paramètres de rémunération actuels.
4. Cette action est entièrement réversible par un administrateur , ce qui permet d'apporter des modifications si nécessaire.