Avant d'utiliser l'outil de Compensation, la première étape est de activer et personnaliser vos concepts de paie. Ces concepts sont les éléments essentiels qui composent le salaire d'un/e employé/e, définissant à la fois les revenus et les déductions—par exemple, un salaire mensuel fixe, des tickets restaurant, des retenues fiscales ou des contributions de l'entreprise. Organiser les détails du salaire en concepts facilite la gestion, le suivi et l'analyse de la paie.
Gestion des concepts de paie
Vous pouvez gérer les concepts de paie en allant à :
Paramètres → Compensation → Configuration des Concepts de Paie
À partir de là, vous pouvez :
- Créer de nouveaux concepts pour répondre aux besoins de votre entreprise
- Choisir un nom préféré pour les concepts existants
- Activer ou désactiver les concepts en fonction de leur utilisation
Gardez à l'esprit : Seuls les concepts activés peuvent être utilisés dans la compensation des employés.
Catégories des concepts de paie
Dans Factorial, les concepts sont regroupés en catégories claires :
- Revenus – Rémunération fixe, rémunération variable, avantages en nature, primes, etc.
- Déductions – Impôts, sécurité sociale ou autres retenues
- Contributions de l'entreprise – Avantages payés par l'employeur
- Valeurs résumées – Totaux et rapports pour de meilleures analyses
Qu'est-ce qu'un concept de paie ?
Chaque concept comprend :
- Nom – Comment il s'appelle (par exemple, « Salaire de base »)
- Catégorie – Le groupe auquel il appartient (par exemple, « Revenus – Fixe »)
- Description – Une brève explication de son objectif
- Unité – Ce qu'il mesure (argent, distance, temps et unités)
Cette structure garantit clarté et cohérence dans la gestion de la paie à travers Factorial.
Comment activer les alertes pour les compensations non définies
Pour aider à prévenir les erreurs humaines potentielles, le module de Compensation permet aux entreprises d'activer des alertes pour les compensations en attente ou non définies. Ces alertes garantissent que tous les éléments de compensation sont correctement suivis et gérés.
Compensations en attente
- Ce que cela signifie : Les compensations définies dans le contrat d'un/e employé/e apparaissent comme en attente lorsqu'elles sont dues dans un cycle de paie
- Quand les alertes se déclenchent : Vous pouvez configurer la date dans chaque cycle à laquelle les alertes sont envoyées, afin que rien ne soit oublié
- Résolution : Une fois la compensation définie, l'alerte disparaît automatiquement
Étapes pour activer les alertes
- Allez à Paramètres → Compensation → Préférences
- Localisez l'alerte de compensation manquante
- Choisissez votre jour préféré du mois pour recevoir l'alerte
Astuce : Utilisez ces alertes comme un filet de sécurité pour attraper toute compensation en attente ou non définie avant que la paie ne soit traitée. Cela aide à éviter les erreurs et à maintenir une gestion de la paie fluide et précise.
Comment définir la compensation à partir du contrat d'un/e employé/e
- Dans la barre latérale, allez à Organisation
- Sélectionnez l'employé/e que vous souhaitez mettre à jour
- Naviguez vers la section Contrats
- Cliquez sur Nouvelles conditions
- Choisissez Mettre à jour les conditions et cliquez sur Suivant
- Sélectionnez la Date d'effet et cliquez sur Suivant
- Dans Rôle, niveau et salaire, faites défiler vers le bas jusqu'à Compensation supplémentaire
- Cliquez sur Ajouter une compensation supplémentaire
- Définissez la compensation supplémentaire :
- Concept de paie
- Description
-
Type : Choisissez le type et la fréquence de la compensation :
-
Variable : Le montant peut varier chaque mois en fonction de la performance de l'employé/e, jusqu'à un maximum spécifié. Il existe deux types :
- Sans limite : Le montant peut varier chaque mois, sans limite maximale. Si le champ du montant est laissé vide, il sera considéré comme illimité
- Jusqu'à : La valeur saisie dans le champ du montant sera considérée comme le maximum qu'un/e employé/e peut recevoir
- Fixe : Le montant reste le même chaque mois
-
Variable : Le montant peut varier chaque mois en fonction de la performance de l'employé/e, jusqu'à un maximum spécifié. Il existe deux types :
- Récurrence
- Date du premier paiement
- Cliquez sur Enregistrer
- Cliquez sur Suivant pour confirmer toutes les autres données
- Cliquez sur Mettre à jour les conditions
Gardez à l'esprit : En cas de modification ou de suppression, suivez les mêmes étapes et mettez à jour les compensations directement depuis le contrat.
Comment supprimer ou modifier la compensation du contrat
- Dans la barre latérale, allez à Organisation
- Sélectionnez l'employé/e que vous souhaitez mettre à jour
- Naviguez vers la section Contrats
- Cliquez sur Nouvelles conditions
- Choisissez Mettre à jour les conditions et cliquez sur Suivant
- Sélectionnez la Date d'effet et cliquez sur Suivant
- Dans Rôle, niveau et salaire, faites défiler vers le bas jusqu'à Compensation supplémentaire
- Cliquez sur l'outil de crayon pour modifier ou sur l'icône de poubelle pour supprimer
- Cliquez sur Suivant pour confirmer toutes les autres données
- Cliquez sur Mettre à jour les conditions
Comprendre l'outil d'alerte
L'outil d'alerte dans Factorial est conçu pour aider à détecter les erreurs humaines potentielles ou les incohérences dans la compensation des employés. En fournissant des alertes en temps opportun, il garantit que la paie est précise et conforme aux règles définies dans les contrats des employés.
Comment fonctionne l'outil d'alerte
- Lorsqu'une compensation est définie avec une limite dans le contrat, le système surveille les montants saisis.
- Si une compensation dépasse la limite définie, une alerte d'avertissement est déclenchée.
- Les RH peuvent examiner l'alerte et prendre les mesures appropriées. Une fois examinée, l'alerte peut être écartée.
Pourquoi utiliser l'outil d'alerte
Utiliser l'outil d'avertissement aide les entreprises à :
- Prévenir les erreurs de paie avant qu'elles n'affectent les employés
- Assurer la conformité avec les termes du contrat
- Maintenir des enregistrements précis pour l'audit et le reporting
En activant et en surveillant ces alertes, les équipes RH peuvent gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer l'efficacité globale de la gestion de la paie.
Comment gérer les compensations des employés ?
Le panneau latéral de compensation dans Factorial donne aux équipes RH une vue d'ensemble complète et un contrôle sur les compensations des employés, rendant la gestion de la paie transparente et facile à suivre.
Caractéristiques clés
- Traçabilité : Voir la source de chaque compensation (contrat, suivi du temps, dépenses, avantages), qui l'a définie. De plus, vous pouvez voir le statut de synchronisation avec le logiciel de paie, au cas où une intégration serait installée.
- Ajustements manuels : Ajouter des compensations manuelles pour tout cycle de paie en cliquant sur le bouton +. Les compensations manuelles peuvent également être modifiées ou supprimées si nécessaire.
Étapes pour gérer la compensation
- Cliquez sur l'outil Compensation
- Dans l'onglet Cycles, choisissez un cycle et consultez la liste complète des employés et de leurs compensations
- Cliquez sur l'employé/e souhaité/e
- Utilisez le panneau de droite pour :
- Valider les compensations existantes
- Modifier les détails si nécessaire
- Ajouter de nouvelles compensations en utilisant le bouton +
Astuce : Le panneau latéral garantit une visibilité et un contrôle complets sur tous les types de compensations, qu'elles soient définies dans des contrats, suivies par des intégrations ou ajoutées manuellement. Cela aide les RH à prévenir les erreurs et à maintenir des enregistrements de paie précis.
Comment verrouiller le cycle de paie
- Une fois les compensations définies et validées, localisez l'icône de verrouillage dans le coin supérieur droit de l'écran
- Lorsque le verrou est activé, aucune compensation ne peut être synchronisée depuis d'autres modules connectés ou modifiée, sauf pour les utilisateurs ayant des autorisations.
- Cliquez sur l'icône de verrouillage pour sécuriser les paramètres de compensation actuels
L'action est entièrement réversible par un administrateur, permettant d'apporter des modifications si nécessaire
Astuce : Verrouiller les compensations aide à prévenir les modifications accidentelles tout en gardant la possibilité de les mettre à jour à tout moment.
La clôture est actuellement un processus automatique qui se produit au moment où nous commençons le cycle suivant.
Verrouiller une période est une mesure de sécurité pour garantir le contrôle du contenu du tableau de compensation par l'administrateur RH.
Comment cacher les cycles de compensation
Pour vous donner plus de flexibilité et réduire le bruit inutile, vous pouvez cacher les cycles de compensation qui ne sont plus opérationnels.
Auparavant, les cycles de compensation étaient automatiquement créés par pays en fonction des entités juridiques configurées dans Factorial. Cependant, certaines organisations gèrent certaines entités juridiques en dehors de Factorial (par exemple, lorsque la paie est gérée de manière externe). Dans ces cas, les cycles apparaissaient toujours sur la plateforme — même s'ils n'étaient pas utilisés activement — ce qui pouvait créer de la confusion pour les Responsables RH et les Comptables.
Ce que cela améliore
- Les Administrateurs RH peuvent cacher les cycles qui ne sont plus actifs
- Les Responsables RH ne voient que les cycles pertinents dans la section Compensation
- Les Comptables ne reçoivent plus de visibilité ou de bruit inutiles
- La logique de paie et les données historiques restent intactes en arrière-plan
- Cela garantit que les équipes se concentrent uniquement sur les opérations de paie actives, tout en maintenant l'intégrité des données
Comment cela fonctionne
Les Administrateurs peuvent gérer la visibilité des cycles directement depuis Paramètres → Compensation → Cycles
À partir de là, vous pouvez :
- Localiser le cycle que vous souhaitez gérer
- Utiliser le commutateur de visibilité pour cacher ou dévoiler le cycle
- Les changements s'appliquent immédiatement aux vues opérationnelles
Lorsqu'un cycle est caché :
- Il n'est pas visible dans les vues opérationnelles
- Il ne génère pas de tâches ou de notifications
- Il n'interfère pas avec les flux de travail actifs
- Les données historiques et les calculs sont préservés
Cela signifie que vous pouvez nettoyer votre vue de Compensation sans affecter les enregistrements passés ou la logique de paie.
Considérations importantes
- Seuls les utilisateurs ayant des autorisations d'Administrateur RH peuvent cacher ou dévoiler des cycles
- Cacher un cycle ne supprime pas celui-ci
- Si une entité juridique redevient active dans Factorial, le cycle peut être réactivé à tout moment
- Si vous n'êtes pas sûr qu'un cycle doit être caché, nous vous recommandons de confirmer avec votre équipe de paie ou de finance avant d'apporter des modifications