Avant d'utiliser l'outil de rémunération, la première étape consiste à activer et à personnaliser vos concepts de paie . Ces concepts correspondent aux éléments essentiels qui composent le salaire d'un employé et définissent à la fois les gains et les déductions : par exemple, un salaire mensuel fixe, des titres-restaurant, les retenues d'impôt ou les contributions de l'entreprise. Organiser les détails de la paie en concepts facilite la gestion, le suivi et l'analyse de la paie.

Concepts de gestion de la paie

Vous pouvez gérer les éléments relatifs à la paie en accédant à :

Paramètres → Rémunération → Configuration des concepts de paie

À partir d'ici, vous pouvez :

• Créez de nouveaux concepts adaptés aux besoins de votre entreprise
• Choisissez un nom préféré pour les concepts existants
• Activez ou désactivez les concepts selon que vous souhaitiez les utiliser.

Catégories de concepts de paie

Dans Factorial , les concepts sont regroupés en catégories claires :

• Rémunération – salaire fixe, salaire variable, avantages en nature, primes, etc.
• Déductions – impôts, sécurité sociale ou autres retenues à la source
• Contributions de l'entreprise – avantages sociaux payés par l'employeur
• Valeurs synthétisées – totaux et rapports pour une meilleure compréhension

Qu'est-ce qu'un concept de paie ?

Chaque concept comprend :

• Nom – comment cela s'appelle (par exemple, « salaire de base »)
• Catégorie – le groupe auquel il appartient (par exemple, « Revenus – Fixes »)
• Description – une brève explication de son but
• Unité – ce qu’elle mesure (argent, distance, temps et unités)

Cette structure garantit la clarté et la cohérence de la gestion de la paie chez Factorial .

Comment activer les alertes pour les compensations non définies

Afin de prévenir les erreurs humaines potentielles, le module Rémunération permet aux entreprises d'activer des alertes concernant les rémunérations en attente ou non définies . Ces alertes garantissent un suivi et une gestion rigoureux de tous les éléments de rémunération.

Indemnisations en attente

• Explication : Les rémunérations définies dans le contrat de travail d’un employé apparaissent comme étant en attente lorsqu’elles sont dues lors d’un cycle de paie.
• Déclenchement des alertes : Vous pouvez configurer la date d’envoi des alertes à chaque cycle , afin d’éviter tout oubli.
• Résolution : Une fois l'indemnisation définie, l'alerte disparaît automatiquement.

Étapes pour activer les alertes

1. Accédez à Paramètres → Indemnisation → Alertes pour les indemnisations manquantes
2. Choisissez le jour du mois où vous souhaitez recevoir l'alerte.

Comment définir la rémunération à partir d'un contrat de travail ?

1. Dans la barre latérale, accédez à Organisation
2. Sélectionnez l' employé que vous souhaitez mettre à jour
3. Accédez à la section Contrats
4. Cliquez sur Nouvelles conditions
5. Sélectionnez « Mettre à jour les conditions » et cliquez sur Suivant.
6. Sélectionnez la date d'entrée en vigueur et cliquez sur Suivant
7. Dans la section « Rôle, niveau et salaire » , faites défiler jusqu'à la partie « Rémunération supplémentaire ».
8. Cliquez sur « Ajouter une compensation supplémentaire » .
9. Définir la rémunération supplémentaire :
   1. Type : Choisissez le type et la fréquence de la compensation :
      • Variable - Nous avons deux types de rémunérations variables.
        • Sans limite : le montant peut varier chaque mois, sans plafond. Si le champ « Montant » est laissé vide, il sera considéré comme illimité.
        • Jusqu'à : Le montant peut varier chaque mois en fonction des performances de l'employé, dans la limite du plafond spécifié. La valeur saisie dans le champ « Montant » sera considérée comme le montant maximal qu'un employé peut recevoir.
      • Montant fixe : il reste le même chaque mois.
10. Configurez le calendrier : définissez la récurrence et la date du premier paiement .
11. Cliquez sur Enregistrer
12. Cliquez sur Suivant pour confirmer toutes les autres données
13. Cliquez sur « Mettre à jour les conditions ».

Comment supprimer ou modifier la rémunération prévue au contrat

1. Dans la barre latérale, accédez à Organisation
2. Sélectionnez l' employé que vous souhaitez mettre à jour
3. Accédez à la section Contrats
4. Cliquez sur Nouvelles conditions
5. Sélectionnez « Mettre à jour les conditions » et cliquez sur Suivant.
6. Sélectionnez la date d'entrée en vigueur et cliquez sur Suivant
7. Dans la section « Rôle, niveau et salaire » , faites défiler jusqu'à la partie « Rémunération supplémentaire ».
8. Cliquez sur l'outil crayon des paramètres pour modifier ou sur l'icône de la corbeille pour supprimer.
9. Cliquez sur Suivant pour confirmer toutes les autres données
10. Cliquez sur « Mettre à jour les conditions ».

Comprendre l'outil d'avertissement dans Factorial

L'outil d'alerte de Factorial est conçu pour détecter les erreurs humaines potentielles ou les incohérences dans la rémunération des employés. En fournissant des alertes en temps opportun, il garantit l'exactitude de la paie et sa conformité avec les règles définies dans les contrats de travail.

Comment fonctionne l'outil d'avertissement

• Lorsqu'une indemnisation est définie avec une limite dans le contrat , le système contrôle les montants saisis.
• Si une indemnisation dépasse la limite définie, une alerte est déclenchée.
• Le service des ressources humaines peut examiner l'alerte et prendre les mesures appropriées. Une fois examinée, l'alerte peut être classée sans suite .

Comment gérer la rémunération des employés ?

Le panneau latéral de rémunération de Factorial offre aux équipes RH une vue d'ensemble complète et un contrôle total sur les rémunérations des employés, rendant la gestion de la paie transparente et facile à suivre.

Caractéristiques principales

• Traçabilité : Consultez la source de chaque rémunération (contrat, suivi du temps, dépenses, avantages sociaux) et l’identité de la personne qui l’a définie. De plus, vous pouvez vérifier l’état de la synchronisation avec le logiciel de paie, le cas échéant.
• Ajustements manuels : Ajoutez des compensations manuelles pour n’importe quel cycle de paie en cliquant sur le bouton + . Les compensations manuelles peuvent également être modifiées ou supprimées si nécessaire.

Étapes de la gestion de la rémunération

1. Cliquez sur l'outil de rémunération
2. Dans l'onglet Définition , consultez la liste complète des employés et de leurs rémunérations, définies et en attente.
3. Cliquez sur l' employé souhaité
4. Utilisez le panneau latéral droit pour :
   • Valider les rémunérations existantes
   • Modifiez les détails si nécessaire
   • Ajoutez de nouvelles compensations à l'aide du bouton +

Comment verrouiller le cycle de paie

1. Une fois les compensations définies et validées , repérez l' icône de verrouillage dans le coin supérieur droit de l'écran.
2. Lorsque le verrouillage est activé, aucune compensation ne peut être synchronisée à partir d'autres modules connectés ni modifiée, sauf pour les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires.
3. Cliquez sur l' icône de verrouillage pour enregistrer les paramètres de rémunération actuels.
4. Cette action est entièrement réversible par un administrateur , ce qui permet d'apporter des modifications si nécessaire.

Comment masquer les cycles de compensation

Pour vous offrir plus de flexibilité et réduire les bruits parasites, vous pouvez masquer les cycles de compensation qui ne sont plus opérationnels.

Auparavant, les cycles de rémunération étaient créés automatiquement par pays en fonction des entités juridiques configurées dans Factorial . Cependant, certaines organisations gèrent certaines entités juridiques en dehors de Factorial (par exemple, lorsque la paie est externalisée). Dans ces cas, les cycles apparaissaient toujours sur la plateforme, même s'ils n'étaient pas utilisés, ce qui pouvait engendrer de la confusion chez les responsables RH et les comptables.

Comment ça marche

Les administrateurs peuvent gérer la visibilité des cycles directement depuis Paramètres → Rémunération → Cycles

À partir de là, vous pouvez :

• Repérez le cycle que vous souhaitez gérer
• Utilisez le bouton de visibilité pour afficher ou masquer le cycle.
• Les modifications s'appliquent immédiatement aux vues opérationnelles

Lorsqu'un cycle est caché :

• Il n'est pas visible dans les vues opérationnelles
• Il ne génère ni tâches ni notifications
• Cela n'interfère pas avec les flux de travail actifs.
• Les données et calculs historiques sont conservés

Cela signifie que vous pouvez nettoyer votre vue Rémunération sans affecter les enregistrements précédents ni la logique de paie.