Avant d'utiliser l'outil Rémunération, la première étape consiste à activer et personnaliser vos concepts de paie . Ces concepts constituent les éléments clés du salaire d'un employé, définissant à la fois les gains et les retenues , par exemple un salaire mensuel fixe, des tickets restaurant, des retenues fiscales ou des cotisations patronales. Organiser les informations salariales en concepts simplifie la gestion, le suivi et l'analyse de la paie.

Gestion des concepts de paie

Vous pouvez gérer les concepts de paie en allant dans :

Paramètres → Rémunération → Configuration des concepts de paie

À partir d'ici, vous pouvez :

• Créez de nouveaux concepts adaptés aux besoins de votre entreprise
• Choisissez un nom préféré pour les concepts existants
• Activer ou désactiver les concepts selon que vous souhaitez les utiliser

Catégories de concepts de paie

Dans Factorial , les concepts sont regroupés en catégories claires :

• Gains – salaire fixe, salaire variable, avantages en nature, primes, etc.
• Déductions – impôts, sécurité sociale ou autres retenues
• Cotisations de l'entreprise – avantages sociaux payés par l'employeur
• Valeurs résumées – totaux et rapports pour une meilleure compréhension

Qu'est-ce qu'un concept de paie ?

Chaque concept comprend :

• Nom – comment il s'appelle (par exemple, « Salaire de base »)
• Catégorie – le groupe auquel il appartient (par exemple, « Bénéfices – Fixes »)
• Description – une brève explication de son objectif
• Unité – ce qu’elle mesure (argent, distance, temps et unités)

Cette structure garantit clarté et cohérence dans la gestion de la paie dans l'ensemble Factorial .

Comment activer les alertes pour les compensations indéfinies

Afin de prévenir les erreurs humaines potentielles, le module Rémunération permet aux entreprises d'activer des alertes pour les rémunérations en attente ou non définies . Ces alertes garantissent le suivi et la gestion adéquats de tous les éléments de rémunération.

Compensations en attente

• Ce que cela signifie : Les rémunérations définies dans le contrat d'un employé apparaissent comme en attente lorsqu'elles sont dues dans un cycle de paie.
• Quand les alertes se déclenchent : vous pouvez configurer la date de chaque cycle à laquelle les alertes sont envoyées, afin que rien ne soit oublié.
• Résolution : Une fois la compensation définie, l'alerte disparaît automatiquement.

Étapes pour activer les alertes

1. Accédez à Paramètres → Compensation → Alertes pour les compensations manquantes
2. Choisissez votre jour préféré du mois pour recevoir l'alerte

Comment définir la rémunération à partir du contrat d'un employé

1. Dans la barre latérale, accédez à Organisation
2. Sélectionnez l' employé que vous souhaitez mettre à jour
3. Accédez à la section Contrats
4. Cliquez sur Nouvelles conditions
5. Choisissez « Mettre à jour les conditions » et cliquez sur « Suivant ».
6. Sélectionnez la date d'entrée en vigueur et cliquez sur Suivant
7. Dans Rôle, niveau et salaire , faites défiler jusqu'à Rémunération supplémentaire
8. Cliquez sur Ajouter une rémunération supplémentaire
9. Définir la rémunération complémentaire :
   1. Type : Choisissez le type et la fréquence de la compensation :
      • Variable - Nous avons deux types de rémunérations variables
        • Sans limite : Le montant peut varier chaque mois, sans limite maximale. Si le champ « Montant » est vide, il sera considéré comme illimité.
        • Jusqu'à : Le montant peut varier chaque mois en fonction des performances de l'employé, jusqu'au maximum indiqué. La valeur saisie dans le champ « montant » sera considérée comme le maximum qu'un employé peut recevoir.
      • Fixe : Le montant reste le même chaque mois.
10. Configurer le calendrier : définir la récurrence et la date du premier paiement
11. Cliquez sur Enregistrer
12. Cliquez sur Suivant pour confirmer toutes les autres données
13. Cliquez sur Mettre à jour les conditions

Comment supprimer ou modifier une indemnisation du contrat

1. Dans la barre latérale, accédez à Organisation
2. Sélectionnez l' employé que vous souhaitez mettre à jour
3. Accédez à la section Contrats
4. Cliquez sur Nouvelles conditions
5. Choisissez « Mettre à jour les conditions » et cliquez sur « Suivant ».
6. Sélectionnez la date d'entrée en vigueur et cliquez sur Suivant
7. Dans Rôle, niveau et salaire , faites défiler jusqu'à Rémunération supplémentaire
8. Cliquez sur l'outil crayon de réglage pour modifier ou sur l'icône de la corbeille pour supprimer
9. Cliquez sur Suivant pour confirmer toutes les autres données
10. Cliquez sur Mettre à jour les conditions

Comprendre l'outil d'avertissement dans Factorial

L'outil d'alerte de Factorial est conçu pour détecter les erreurs humaines potentielles ou les incohérences dans la rémunération des employés. En générant des alertes rapides, il garantit l'exactitude de la paie et sa conformité aux règles définies dans les contrats de travail.

Comment fonctionne l'outil d'avertissement

• Lorsqu'une compensation est définie avec une limite dans le contrat , le système surveille les montants saisis.
• Si une compensation dépasse la limite définie, une alerte d'avertissement est déclenchée.
• Les RH peuvent examiner l'alerte et prendre les mesures appropriées. Après examen, l'alerte peut être rejetée .

Pourquoi utiliser l'outil d'avertissement

L’utilisation de l’outil d’alerte aide les entreprises à :

• Prévenez les erreurs de paie avant qu'elles n'affectent les employés
• Assurer le respect des clauses du contrat
• Tenir des registres précis pour l'audit et la production de rapports

En activant et en surveillant ces alertes, les équipes RH peuvent gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer l’efficacité globale de la gestion de la paie.

Comment gérer les rémunérations des salariés ?

Le panneau latéral de rémunération de Factorial offre aux équipes RH un aperçu complet et un contrôle sur les rémunérations des employés, rendant la gestion de la paie transparente et facile à suivre.

Caractéristiques principales

• Traçabilité : Consultez la source de chaque rémunération (contrat, suivi du temps, dépenses, avantages sociaux) et son auteur. De plus, vous pouvez consulter l'état de synchronisation avec le logiciel de paie, si une intégration est installée.
• Ajustements manuels : Ajoutez des compensations manuelles pour tout cycle de paie en cliquant sur le bouton + . Les compensations manuelles peuvent également être modifiées ou supprimées si nécessaire.

Étapes pour gérer la rémunération

1. Cliquez sur l’outil Compensation .
2. Dans l’onglet Définition , affichez la liste complète des employés et leurs rémunérations, définies et en attente.
3. Cliquez sur l' employé souhaité .
4. Utilisez le panneau de droite pour :
   • Valider les compensations existantes
   • Modifiez les détails si nécessaire
   • Ajoutez de nouvelles compensations en utilisant le bouton +

Comment verrouiller le cycle de paie ?

1. Une fois les compensations définies et validées , repérez l' icône de cadenas dans le coin supérieur droit de l'écran.
2. Lorsque le verrouillage est activé, aucune compensation ne peut être synchronisée à partir d'autres modules connectés ou modifiée, à l'exception des utilisateurs disposant d'autorisations.
3. Cliquez sur l’ icône de verrouillage pour sécuriser les paramètres de compensation actuels.
4. L'action est entièrement réversible par un administrateur , ce qui permet d'apporter des modifications si nécessaire.