Qu'est-ce qu'un PDF remplissable ?
Un PDF remplissable est un type de document PDF comportant des champs de texte, des cases à cocher ou des boutons radio que les utilisateurs peuvent renseigner à l'aide d'un lecteur PDF. Pour qu'un PDF possède ces fonctionnalités, il doit être créé avec un logiciel spécifique permettant de générer des PDF avec des champs remplissables.
Des exemples de PDF remplissables sont le modèle 145 en Espagne ou le formulaire W-4 aux États-Unis, qui sont des modèles de documents fournis par le gouvernement que les entreprises doivent partager avec leurs employés pour collecter des informations personnelles afin de se conformer aux obligations fiscales.
Les PDF remplissables sont uniquement disponibles pour les forfaits Entreprise.
Qu'est-ce qu'un modèle de document officiel ?
Un modèle de document officiel (ODT) est un modèle de document fourni par Factorial que les utilisateurs ne peuvent pas supprimer. Les ODT sont destinés à servir de modèles de documents officiels tels que le formulaire Modelo 145 (Espagne) ou le formulaire W-4 (États-Unis).
Pour le moment, vous ne pouvez avoir que des modèles de documents officiels pour l'Espagne (Modelo 145) et le formulaire américain W-4), mais nous augmenterons bientôt la liste des ODT pour un autre pays.
Où trouver les PDF à remplir ?
- Dans votre barre latérale, cliquez sur Documents
- Modèles de documents de presse
- Trouvez les PDF remplissables disponibles
Pour ajouter un PDF remplissable :
- Ajouter un modèle de document
- Ajouter un nom de modèle
- Ajoutez le document PDF ou DOCX
- Appuyez sur Créer un modèle
Comment envoyer le document ?
- Dans votre barre latérale, cliquez sur Documents
- Cliquez sur Distribuer les fichiers
- Sélectionner un modèle de document
- Une nouvelle fenêtre apparaîtra dans laquelle vous devrez remplir :
- Modèle de document que nous souhaitons utiliser
- Nom de fichier
- Dossier de destination
- Demande de signature électronique
- Sélectionnez les employés auxquels vous souhaitez envoyer le document.
- Envoyer à X employés
- Cochez la case « Demander une signature électronique » si nécessaire.
- Sélectionnez les employés auxquels vous souhaitez l'envoyer.
- Appuyez sur Envoyer aux employés
Comment les employés peuvent-ils remplir un PDF interactif ?
Après l'envoi du document, les employés recevront une notification sur le tableau de bord concernant un nouveau document à remplir.
- Cliquez sur « Boîte de réception » dans votre tableau de bord ou votre barre latérale .
- Demandes de presse
- Ouvrez le PDF remplissable
- Remplissez les informations nécessaires
- Cliquez sur Terminer à gauche.
- Signez le document si cela vous est demandé.
Dans quelques secondes, une copie du document signé se trouvera dans le dossier de l'employé.