Lorsque les employé·e·s ne peuvent pas modifier ou supprimer leur propre congé approuvé, ils peuvent envoyer une demande de changement ou une demande d'annulation au lieu de contacter leur manager ou les RH. Rien ne change tant que la demande n'est pas approuvée, et chaque étape est enregistrée dans le journal d'activité.
Ces options n'apparaissent que sur les congés approuvés que l'employé·e ne peut pas modifier ou supprimer en raison de ses permissions. Les employé·e·s qui peuvent modifier ou supprimer leur propre congé approuvé à venir continuent de le faire directement et ne voient rien de nouveau.
Vue d'ensemble
- Demander un changement : demander de nouvelles dates, une demi-journée, des heures différentes ou un type d'absence différent sur un congé approuvé que vous ne pouvez pas modifier.
- Demander une annulation : demander à annuler un congé approuvé que vous ne pouvez pas supprimer.
- Vous pouvez ajouter un raison et retirer la demande pendant qu'elle est en attente.
- Pendant que la demande est en attente, le congé reste approuvé. Les soldes et les calendriers ne changent pas.
- La demande suit les étapes d'approbation habituelles et s'applique lorsque le dernier approbateur l'accepte. Si elle est rejetée, le congé approuvé reste tel quel.
- Toute demande, décision et retrait est enregistré dans le journal d'activité, et l'employé·e est informé·e de la décision.
Quand l'utiliser
- Votre entreprise maintient les congés approuvés fixes (par exemple, parce que le plan de vacances annuel doit être publié) et vous devez changer vos dates.
- Vous n'avez plus besoin de congé approuvé et souhaitez l'annuler, mais vous ne pouvez pas le supprimer vous-même.
Comment demander un changement ou une annulation
- Dans votre barre latérale, allez dans Congé
- Cliquez sur le congé approuvé que vous souhaitez changer ou annuler
- Sélectionnez Demander un changement ou Demander une annulation
- Pour un changement, saisissez les nouveaux détails (dates, demi-journée, heures ou type)
- (Optionnel) Ajoutez une raison
- Envoyez la demande
Pour retirer une demande en attente, ouvrez à nouveau le congé et retirez-la.
Demander à One
Vous pouvez également demander à One avec vos propres mots, par exemple "Je veux déplacer mes vacances à la semaine prochaine". One prépare la demande et l'envoie une fois que vous confirmez.
Comment les approbateurs examinent la demande
- Ouvrez la demande depuis votre Boîte de réception, depuis Accueil ou depuis la notification
- Comparez les dates approuvées et les dates demandées côte à côte. Sur le web, vous voyez également le solde avant et après le changement
- Cliquez sur Approuver ou Rejeter
La demande suit les mêmes étapes d'approbation que les autres demandes de congé et s'applique lorsque le dernier approbateur l'accepte.
Ce que voient les RH
Si vous essayez de modifier ou de supprimer un congé qui a une demande de changement ou d'annulation en attente, Factorial affiche d'abord un avertissement. Si vous enregistrez votre changement, la demande est retirée et l'employé·e est informé·e.
Comment l'activer
Aucune configuration n'est nécessaire si vos employé·e·s ne peuvent déjà pas modifier ou supprimer leur propre congé approuvé. Pour le configurer :
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Cliquez sur Permissions
- Sélectionnez le groupe de permissions de vos employé·e·s et allez dans la section Congé
- Gardez Demander des congés activé
- Dans Modifier les congés et créer pour d'autres, retirez Pour eux-mêmes. Les employé·e·s verront Demander un changement
- Pour les demandes d'annulation, retirez également Pour eux-mêmes dans Supprimer des congés. Les employé·e·s verront Demander une annulation
- Cliquez sur Enregistrer les modifications
En savoir plus dans Permissions de congé.
Limitations
- Non disponible sur les congés qui ont déjà commencé.
- Non disponible sur un congé maladie ou médical.
- Le nouveau premier jour doit être après aujourd'hui.
- Seulement une demande en attente par congé.
- Si personne ne décide avant le congé ou le début des nouvelles dates, la demande est automatiquement retirée et l'employé·e est informé·e.
Dans l'application mobile
- Les approbateurs reçoivent la demande dans la Boîte de réception et comme notification, et peuvent l'approuver ou la rejeter. La tâche ne montre pas encore les dates approuvées ou demandées, donc ouvrez-la sur le web si vous avez besoin des détails.
- Les employé·e·s ne peuvent pas encore envoyer de demandes de changement ou d'annulation depuis l'application mobile. Envoyez-les depuis le web ou en demandant à One.
Conseils et meilleures pratiques
- Ajoutez une raison afin que votre approbateur comprenne la demande d'un coup d'œil.
- Envoyez la demande bien avant le début du congé, afin qu'il y ait le temps de décider.
- Approbateurs : vérifiez le solde avant et après sur le web avant de décider.
FAQ
-
Mon congé change-t-il pendant que la demande est en attente ?
Non. Il reste approuvé, et votre solde et vos calendriers ne changent pas tant que la demande n'est pas approuvée. -
Que se passe-t-il si ma demande est rejetée ?
Votre congé approuvé reste tel quel, et vous êtes informé·e de la décision. -
Pourquoi ne vois-je pas "Demander un changement" ou "Demander une annulation" ?
Vous pouvez probablement modifier ou supprimer ce congé directement, ou il a déjà commencé, est un congé maladie ou médical, ou a déjà une demande en attente. Dans l'application mobile, les employé·e·s ne peuvent pas encore envoyer ces demandes. -
Puis-je envoyer plus d'une demande pour le même congé ?
Non. Une seule demande peut être en attente par congé. Retirez-la d'abord si vous devez en envoyer une différente. -
Que se passe-t-il si personne ne décide à temps ?
Si le congé ou les nouvelles dates commencent avant une décision, la demande est retirée et vous êtes informé·e. -
Dois-je changer des paramètres ?
Non. Les permissions de personne ne changent. Les options apparaissent automatiquement pour les employé·e·s qui ne peuvent pas modifier ou supprimer leur propre congé approuvé.